Setiap perusahaan perlu menjalankan sistem penggajian. Dan meskipun ini mungkin bukan pekerjaan yang paling mudah, itu tetap merupakan tugas yang sangat penting.
Tetap mengelola penggajian dengan baik dalam bisnis memungkinkan semua orang di tim Anda untuk mendapatkan bayaran dalam jumlah yang benar tepat waktu.
Namun, proses penggajian bisa menjadi pekerjaan yang berulang dan memakan waktu. Jika Anda menjalankan perusahaan dengan banyak karyawan, proses penggajian juga bisa menjadi rumit.
Sistem penggajian memungkinkan Anda menjalankan penggajian dengan cepat dan efisien. Dengan menghabiskan lebih sedikit waktu dan tenaga untuk penggajian, Anda dapat fokus pada kebutuhan bisnis lain yang lebih mendesak.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu sistem penggajian, bagaimana penggajian dilakukan, dan bagaimana bisnis Anda dapat memperoleh manfaat dari proses penggajian.
Apa itu penggajian?
Menjalankan penggajian mengacu pada proses kompensasi karyawan untuk pekerjaan mereka. Setiap periode pembayaran, pemberi kerja harus menghitung dan mendistribusikan upah karyawan.
Perusahaan bertanggung jawab untuk secara akurat menjumlahkan jam kerja seorang karyawan dan menghitung upah kotor mereka.
Pengusaha juga ditugaskan untuk melakukan pemotongan pajak penghasilan, BPJS ketenagakerjaan, atau mungkin potongan lainnya. Kemudian perusahaan harus mencairkan gaji kepada karyawan pada hari gajian.
Seperti yang dapat Anda bayangkan, proses ini bisa menjadi berantakan dengan cepat. Jika Anda memiliki lebih dari satu atau dua karyawan, menjalankan penggajian bisa menjadi sangat rumit dan berlebihan.
Demi waktu dan kenyamanan, sebagian besar pemilik bisnis menemukan cara untuk menghindari menjalankan penggajian sendiri. Biasanya, mereka membuat sistem penggajian internal atau mengalihdayakan penggajian ke perusahaan lain.
Baca juga: Motivasi Melamar Kerja dan Cara Menjawabnya Saat Wawancara
Bagaimana Cara Kerja Penggajian?
Mungkin mentransfer uang dari perusahaan ke karyawan terdengar sederhana, tapi ada berbagai aspek penting yang harus dipertimbangkan.
Mengikuti proses penggajian yang konsisten untuk setiap karyawan dapat meminimalkan kesalahan dan menjaga agar bisnis Anda tetap mematuhi undang-undang pajak yang relevan.
Proses penggajian untuk sebagian besar perusahaan umumnya dapat dipecah menjadi delapan langkah penting:
- Tentukan sistem penggajian Anda
- Patuhi setiap kebijakan penggajian
- Kumpulkan informasi karyawan
- Siapkan setoran langsung
- Menerapkan sistem pelacakan waktu
- Tinjau timesheet karyawan
- Menyetujui dan menyerahkan penggajian
- Buat dan simpan catatan penggajian
Seperti yang Anda lihat, ada lebih banyak langkah untuk menjalankan penggajian daripada yang Anda harapkan.
Namun, setelah Anda melakukan pekerjaan awal untuk menyiapkan sistem penggajian, prosesnya menjadi lebih sederhana.
Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Manfaat, Proses dan Strateginya
Apa itu Proses Penggajian?
Seorang administrator penggajian perlu melakukan perencanaan rinci dari seluruh proses penggajian. Selalu ada pekerjaan yang mengelola tugas-tugas berkelanjutan yang membutuhkan perhatian dan pemantauan konstan terhadap perubahan pemotongan pajak, kontribusi, dan hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam prosesnya.
Proses penggajian dapat dibagi menjadi tiga tahap — pra-penggajian, penggajian aktual, dan aktivitas pasca penggajian.
Aktivitas pra-penggajian
Menentukan kebijakan: Pada tahap awal ini, penting untuk menetapkan kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan cuti dan tunjangan, serta kebijakan kehadiran.
Pastikan bahwa kebijakan ini didefinisikan dengan baik dan ditandatangani oleh manajemen perusahaan Anda sehingga proses penggajian standar dapat ditetapkan.
Mengumpulkan data masukan: Berinteraksi dengan banyak departemen dan penggajian sering kali merupakan bagian integral dari proses penggajian. Ini adalah orang-orang yang dapat memberi Anda lebih banyak akses ke informasi penting seperti revisi gaji tengah tahun dan data kehadiran.
Prosesnya mungkin lebih terkonsolidasi dalam organisasi yang lebih kecil dan lebih kuat di perusahaan yang lebih besar.
Mengumpulkan data ini bisa sangat melelahkan, tetapi dengan menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub yang memiliki fitur terintegrasi seperti manajemen cuti dan kehadiran serta portal layanan mandiri karyawan akan mempermudah pekerjaan.
Validasi input: Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah memeriksa validitas data input dan apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Inilah saatnya untuk memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan tidak ada karyawan tidak aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.
Proses penggajian aktual
Perhitungan penggajian: Ini adalah tahap dalam proses penggajian dimana data input dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk benar-benar memproses penggajian. Proses ini menghasilkan gaji bersih yang dihasilkan setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan.
Setelah proses ini selesai, praktik terbaik adalah merekonsiliasi nilai dan memverifikasi akurasi untuk menghindari kesalahan.
Baca juga: Contoh Slip Gaji, Beserta Pengertian, Fungsi dan Tips Membuatnya
Proses pasca-penggajian
Kepatuhan terhadap undang-undang: Pada saat pemrosesan, semua pemotongan menurut undang-undang ketenagakerjaan seperti BPJS TK, dan PPh 21. Administrator penggajian kemudian mengirimkan jumlah tersebut ke lembaga pemerintah yang sesuai.
Frekuensi proses ini dapat bervariasi tergantung pada iuran. Sebagian besar biaya ini dapat dilakukan melalui formulir khusus yang ditetapkan. Setelah semua iuran dibayar, laporan pengembalian diajukan.
Akuntansi penggajian: Penting bagi setiap organisasi untuk mencatat semua transaksi keuangannya untuk proses penggajian.
Gaji adalah salah satu bagian terpenting dari biaya operasional untuk dicatat dalam pembukuan Anda. Manajemen penggajian harus selalu memastikan bahwa semua data gaji dan penggantian secara akurat dimasukkan ke dalam sistem akuntansi.
Pembayaran: Gaji dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek, atau transfer bank. Biasanya, majikan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah penggajian diproses, perusahaan perlu memastikan rekening banknya memiliki cukup dana untuk melakukan pembayaran gaji.
Langkah selanjutnya adalah mendapatkan pernyataan saran bank gaji dari cabang perusahaan. Pernyataan ini mencakup rincian seperti id karyawan, nomor rekening bank, dan jumlah upah.
Jika Anda menggunakan software payroll yang memiliki portal data karyawan, akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan karyawan dapat masuk untuk mengakses akun dan slip gaji mereka.
Pelaporan: Setelah Anda menyelesaikan penggajian untuk bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen Anda mungkin meminta laporan tentang hal-hal seperti biaya karyawan departemen atau biaya karyawan lokasi.
Administrator penggajian perlu mengumpulkan data dan mengekstrak informasi yang diperlukan untuk membagikan laporan ini.
Apa yang Dilakukan Sistem Penggajian?
Menyiapkan sistem penggajian membantu memastikan bahwa penggajian dilakukan secara akurat dan tepat waktu.
Dengan adanya sistem, perusahaan dapat mengelola penggajian dengan lebih baik. Hal terakhir yang Anda inginkan sebagai pemilik bisnis adalah agar tim Anda tidak memiliki masalah dengan gaji mereka.
Setiap karyawan mengharapkan untuk dibayar jumlah yang mereka harus bayar pada hari gajian. Jika mereka menerima pembayaran yang terlambat atau gaji yang kurang, mereka kemungkinan besar tidak akan puas dengan manajemen.
Lalu apa itu sistem penggajian? Sejauh apa sistem penggajian terlihat, perusahaan memiliki beberapa opsi berbeda. Banyak perusahaan menggunakan jenis sistem penggajian berikut untuk mengelola kompensasi karyawan.
Berikut adalah beberapa metode sistem penggajian:
Penggajian internal
Beberapa perusahaan menyiapkan proses penggajian internal yang harus diselesaikan secara manual setiap periode pembayaran.
Dengan metode ini, baik pemilik bisnis atau karyawan sumber daya manusia bertanggung jawab langsung untuk menjalankan penggajian.
Meskipun ini bisa menjadi pilihan ekonomis untuk bisnis kecil, akan sulit untuk mempertahankannya begitu tim Anda tumbuh.
Baca juga: Take Home Pay Adalah: Pengertian, Komponen, dan Cara Menghitungnya
Akuntan penuh waktu
Seorang akuntan adalah ahli keuangan yang dapat menjalankan penggajian dan mengajukan formulir pajak atas nama Anda.
Mengalihdayakan manajemen penggajian ke akuntan dapat memberi Anda dukungan yang bermanfaat. Mereka dapat menangani proses penggajian dari awal hingga akhir dan memberi Anda saran dan wawasan di sepanjang jalan.
Layanan penggajian
Penyedia layana penggajian adalah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam menjalankan penggajian untuk bisnis lain.
Mereka menawarkan berbagai layanan penggajian, mulai dari pelacakan waktu hingga pengajuan pajak atas nama perusahaan Anda.
Umumnya, penyedia penggajian membebankan biaya tetap per bulan atau penggajian berjalan.
Software payroll
Dengan software payroll khusus, Anda dapat mengotomatiskan pemrosesan penggajian sepenuhnya.
Salah satu manfaat dari solusi software payroll adalah bahwa mereka meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia. Plus, program software payroll dan SDM biasanya dapat menghasilkan laporan penggajian terperinci dan potongan pembayaran setiap periode pembayaran.
Jika Anda tidak yakin sistem penggajian mana yang cocok untuk perusahaan Anda, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Tunjangan Karyawan: Pengertian, Jenis dan Cara Menghitungnya
Tiga Alasan Mengapa Sistem Penggajian Penting untuk Bisnis
Penggajian adalah kebutuhan untuk setiap bisnis, tidak peduli seberapa besar atau kecil. Memiliki sistem penggajian yang efektif dapat memastikan setiap orang dalam tim mendapatkan gaji yang tepat tepat waktu.
Dan sementara sistem penggajian dapat menguntungkan karyawan, itu juga merupakan aset yang bagus bagi perusahaan, terutama divisi HR.
Di bawah ini, kami telah mencantumkan beberapa alasan mengapa penting untuk memiliki sistem penggajian untuk bisnis Anda.
Hemat waktu
Sistem penggajian dapat membantu Anda merampingkan proses penggajian. Menambahkan angka secara manual, memasukkan data, dan menghitung pajak bisa sangat memakan waktu.
Sistem penggajian memungkinkan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk penggajian dan lebih banyak waktu menjalankan bisnis Anda.
Meningkatkan kepuasan karyawan
Karyawan Anda akan ingin menerima upah yang seharusnya mereka terima pada hari gajian. Sebagai pemilik bisnis, bahkan membuat satu kesalahan dengan gaji dapat merusak citra Anda di mata karyawan.
Jika gaji terlambat masuk ke rekening bank karyawan, ini dapat mencegah mereka membayar tagihan dan merusak kepercayaan mereka pada perusahaan. Sistem penggajian membantu memastikan karyawan dibayar dengan jumlah yang tepat tepat waktu.
Kepatuhan pajak
Salah satu bagian tersulit dari pemrosesan penggajian adalah akuntansi untuk pemotongan pajak.
Setiap periode pembayaran, pemotongan harus dilakukan untuk pajak penghasilan, BPJS ketenagakerjaan, dana pensiun, dan sebagainya.
Gagal memperhitungkan pengurangan pajak pekerjaan dapat membuat perusahaan Anda bermasalah dengan hukum.
Sistem penggajian yang solid akan membuat pemotongan atau pemotongan pajak yang diperlukan agar perusahaan Anda tetap patuh.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Payroll dan HR Terbaik
Manfaat Menggunakan Software Payroll
Penyedia layanan penggajian lengkap dan software payroll menawarkan keunggulan unik dibandingkan solusi penggajian lainnya.
Berikut adalah beberapa manfaat yang datang dengan layanan penggajian khusus ini:
Menghemat uang
Harga adalah salah satu pertimbangan terpenting bagi banyak pemilik usaha kecil. Mempekerjakan manajer penggajian internal atau akuntan bisa mahal.
Anda harus membayar gaji, tunjangan, PTO, dan sebagainya. Namun, dengan menggunakan software payroll seperti Gajihub, Anda biasanya membayar biaya bulanan tetap, menjadikannya pilihan yang hemat biaya dalam jangka panjang.
Otomatiskan proses penggajian
Saat Anda menggunakan software payroll, Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar aspek proses penggajian.
Dalam hal ini, Anda hanya perlu melakukan beberapa pengaturan awal, kemudian Anda dapat menjalankan penggajian online dalam hitungan klik setiap periode pembayaran.
Minimalkan kesalahan
Saat Anda menjalankan penggajian secara manual, segala macam kesalahan manusia dapat terjadi. Kesalahan ini dapat mengakibatkan ketidakpuasan karyawan atau ketidakpatuhan pajak.
Software payroll dapat menyelesaikan perhitungan rumit dalam waktu singkat, menghemat waktu Anda dan meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia.
Banyak perusahaan penggajian bahkan menawarkan perlindungan penalti jika Anda terkena penalti pajak.
Akses di mana saja
Hampir setiap software payroll memiliki situs web atau aplikasi seluler, tidak terkecuali Gajihub. Hal ini membuat Anda dengan mudah dapat mengakses data penggajian di mana pun Anda berada.
Banyak juga yang menawarkan portal layanan mandiri karyawan yang memungkinkan pekerja Anda melacak jam kerja mereka dan melihat data SDM saat bepergian.
Baca juga: UMR Adalah: Pengertian, Komponen, dan Perbedaan UMR, UMP, dan UMK
Kesimpulan
Jika Anda menjalankan bisnis, menyiapkan sistem penggajian sangat penting. Sistem penggajian memudahkan untuk memberi kompensasi kepada tim Anda tepat waktu secara akurat.
Dan saat ini, semakin banyak perusahaan mulai mengotomatiskan proses penggajian. Dengan software payroll seperti Gajihub, Anda dapatmenghemat waktu dan meminimalkan kesalahan pada titik harga yang terjangkau.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda dapat mengatur penggajian otomatis sehingga berjalan secara otomatis setiap periode pembayaran.
Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin ingin menghabiskan waktu sesedikit mungkin untuk penggajian. Namun, pekerjaan itu harus diselesaikan dengan benar setiap saat. Dan menggunakan Gajihub adalah langkah awal untuk memastikan proses payroll yang lebih baik.
Jadi tunggu apalagi? Hadirkan sistem penggajian yang lebih baik dengan menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
5 thoughts on “Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya”