Payroll Performance: Pengertian Lengkap dan Metrik untuk Mengukurnya

Pernahkah Anda mendengar tentang apa itu payroll performance? Memiliki sistem penggajian yang efektif adalah bagian penting dari bisnis. Karyawan mengharapkan untuk menerima gaji yang akurat tepat waktu setiap periode pembayaran, dan bisnis dapat memenuhi harapan ini dengan memastikan departemen penggajian mereka berjalan secara efektif.

Mempelajari beberapa key performance indicator (KPI) umum dari departemen penggajian yang efisien dapat membantu Anda melacak kinerja departemen penggajian Anda, menemukan area untuk peningkatan, dan menetapkan tujuan untuk membantunya berjalan dengan lancar.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu payroll performance dan memberikan tujuh contoh metrik payroll performance utama untuk dilacak oleh bisnis Anda.

Apa itu Payroll Performance?

Payroll performance adalah bagaimana bisnis menilai kemampuan mereka untuk membayar karyawan mereka secara akurat dan tepat waktu.

Banyak karyawan bergantung pada perusahaan mereka memberikan gaji mereka tepat waktu dengan jumlah pendapatan yang benar sehingga mereka dapat memenuhi kewajiban keuangan mereka.

Ketika perusahaan memenuhi harapan pembayaran karyawan mereka, itu dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan dan menanggapi kekhawatiran karyawan.

Agar operasi penggajian berjalan dengan lancar, bisnis melacak payroll performance mereka menggunakan KPI spesifik dan terukur.

Metrik ini membantu bisnis menilai kekuatan dan kelemahan mereka sehingga mereka dapat mengembangkan proses internal yang efektif yang memastikan keberhasilan dalam proses payroll.

Baca juga: Hubungan Industrial: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

7 Metrik Penting dalam Mengukur Payroll Performance

Berikut adalah tujuh KPI untuk melacak metrik payroll performance bisnis Anda:

1. Cost payroll

Mengetahui biaya dalam proses penggajian  atau cost payroll dapat membantu Anda mengidentifikasi area di mana Anda dapat mengurangi biaya penggajian.

Misalnya, Anda dapat melacak pengeluaran apa pun yang terkait dengan kesalahan penggajian, seperti denda atau biaya keterlambatan dan jumlah lembur yang dibayarkan kepada karyawan.

Anda juga dapat menilai biaya pemeliharaan departemen penggajian, termasuk personelnya dan ruang kantor, serta biaya apa pun yang terkait dengan pembelian perangkat lunak untuk menyimpan dan memproses informasi penggajian. Melacak biaya penggajian membantu Anda memantau pengeluaran Anda.

Anda dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi pengeluaran departemen penggajian Anda tanpa kehilangan efisiensi dan akurasi.

Misalnya, Anda dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi pengeluaran gaji sebesar 15% selama kuartal berikutnya. Anda dapat mengembangkan rencana untuk mengurangi biaya pengoperasian ruang kantor dengan menerapkan hari kerja dari rumah seminggu sekali untuk karyawan departemen tertentu dalam bisnis Anda.

Setelah menetapkan tujuan dan menerapkan rencana, pantau efektivitas strategi Anda pada poin-poin penting, seperti sebulan sekali. Sesuaikan rencana sesuai kebutuhan untuk mencapai tujuan Anda.

2. Produktivitas dan efektivitas

Efektivitas adalah aspek penting lain dari payroll performance. Metrik ini mengukur seberapa baik departemen HR atau penggajian Anda menggunakan sumber dayanya, seperti waktu dan anggaran yang perusahaan berikan

Ketika departemen HR produktif dan efisien, departemen tersebut memanfaatkan sebagian besar sumber dayanya untuk mencapai tujuannya, seperti memastikan karyawan menerima cek gaji yang akurat dan tepat waktu.

Bahkan bisnis yang menggunakan sistem atau software payroll otomatis terkadang menghadapi keadaan khusus yang memerlukan penyesuaian manual. Misalnya, jika seorang karyawan mengambil cuti, perusahaan mungkin perlu memperhitungkannya secara manual.

Untuk menilai dan meningkatkan KPI ini, pertimbangkan faktor-faktor seperti waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan penggajian, seberapa sering departemen perlu melakukan pembayaran retrospektif dan berapa banyak pembayaran yang dilakukan departemen di luar siklus pembayaran biasa.

Dengan mengidentifikasi area kesalahan yang ada, Anda dapat mengembangkan rencana untuk meningkatkan produktivitas departemen.

Misalnya, Anda dapat menetapkan sasaran untuk mengurangi jumlah kesalahan sebesar 10% selama tiga periode pembayaran berikutnya. Lacak jumlah rata-rata kesalahan yang dibuat dan jenis kesalahan, lalu terapkan sistem baru untuk mencegah kesalahan penggajian paling umum di bisnis Anda.

Baca juga: Surat Peringatan Karyawan: Pembahasan Lengkap dan Contoh yang Bisa Anda Download

3. Lembur

Melacak lembur karyawan secara akurat penting untuk memberi penghargaan kepada karyawan yang mendedikasikan waktu berjam-jam untuk bisnis Anda dan memastikan mereka menerima gaji yang mereka peroleh.

Lembur juga bisa menjadi indikator masalah beban kerja di dalam departemen. Jika karyawan dalam departemen tertentu secara konsisten bekerja lembur, ini mungkin menunjukkan bahwa departemen mereka memiliki terlalu banyak tanggung jawab atau Anda perlu mempekerjakan lebih banyak anggota tim untuk mendukung pekerjaan mereka.

Melacak pengeluaran lembur juga dapat membantu Anda menilai apakah membayar karyawan Anda saat ini lebih banyak untuk jam kerja yang lebih lama lebih atau kurang efektif dari segi biaya daripada mempekerjakan karyawan tambahan.

Saat melacak KPI ini, pertimbangkan berapa banyak lembur yang Anda antisipasi untuk membayar karyawan Anda setiap periode pembayaran. Tetapkan anggaran lembur dan lacak seberapa baik Anda tetap dalam anggaran itu setiap periode.

Jika karyawan Anda secara konsisten bekerja lembur lebih banyak dari yang Anda anggarkan, periksa apa yang berkontribusi pada kerja lembur ini. Kemudian, pertimbangkan apakah Anda perlu meningkatkan anggaran lembur Anda atau menemukan strategi untuk mengurangi jam kerja lembur karyawan Anda.

Tetapkan tujuan untuk mengurangi jumlah jam lembur dengan persentase tertentu, atau periksa pengeluaran gaji Anda untuk meningkatkan anggaran lembur.

4. Cuti

Perusahaan menawarkan opsi ketidakhadiran karyawan yang berbeda sebagai bagian dari kontrak kerja mereka. Pilihan ini termasuk waktu liburan, waktu sakit, cuti hamil dan cuti kegiatan penting lainnya menurut undang-undang ketenagakerjaan.

Bisnis harus memberikan opsi cuti kepada karyawan penuh waktu, dan penting untuk mencatat waktu istirahat karyawan sebagai bagian dari penggajian Anda.

Melacak cuti karyawan membantu Anda meningkatkan komunikasi dengan karyawan Anda tentang waktu istirahat mereka, memungkinkan Anda memahami pola cuti seperti berdasarkan musim dan mengungkapkan jumlah waktu cuti minimum dan maksimum yang digunakan karyawan rata-rata.

Melacak cuti karyawan adalah KPI penting yang dapat memberikan data penting yang membantu Anda merencanakan periode dengan ketidakhadiran karyawan yang tinggi.

Misalnya, Anda dapat menggunakan metrik ketidakhadiran karyawan untuk mengidentifikasi kapan sebagian besar karyawan mengambil waktu liburan.

Jika sebagian besar karyawan mengambil waktu liburan hari raya, Anda dapat menerapkan sistem di tempat kerja untuk memperhitungkan ketidakhadiran ini tanpa kehilangan produktivitas.

Baca juga: Pengertian Prorata dan Cara Menghitung Gaji Prorata

5. Biaya pelatihan

Proses perekrutan dan onboarding bisa sangat mahal, jadi melacak biaya yang terkait dengan pelatihan karyawan baru penting untuk merencanakan anggaran perekrutan.

Beberapa biaya yang terkait dengan pelatihan karyawan baru termasuk membayar instruktur, berinvestasi dalam fasilitas pelatihan, peralatan dan bahan, membayar biaya perjalanan karyawan baru dan memperhitungkan produktivitas yang hilang saat karyawan baru menyesuaikan diri dengan tempat kerja.

Menghitung total biaya pelatihan karyawan baru dan membaginya dengan jumlah peserta pelatihan dapat membantu Anda mengidentifikasi biaya individual pelatihan karyawan baru.

Melacak biaya pelatihan penting untuk mengidentifikasi biaya utama dari proses orientasi. Setelah Anda mengidentifikasi biaya apa yang berkontribusi pada total biaya pelatihan Anda, Anda dapat mengidentifikasi cara untuk menurunkan biaya tersebut.

Misalnya, Anda dapat mengurangi biaya perjalanan dengan mentransisikan sistem pelatihan Anda ke proses jarak jauh. Anda juga dapat melakukan sesi pelatihan kelompok jika Anda mempekerjakan beberapa karyawan baru sekaligus daripada melatih karyawan secara individu.

6. Jumlah kesalahan

Akuntansi untuk kesalahan adalah metrik payroll performance penting lainnya. Mengurangi atau menghilangkan potensi kesalahan adalah kunci untuk menghemat waktu dan uang bisnis.

Ketika payroll performance bebas dari kesalahan, ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan dan mengatasi masalah.

Ini juga meminimalkan risiko menimbulkan hukuman finansial, yang menghemat uang bisnis. Beberapa area yang harus diperiksa oleh profesional penggajian ketika mencari kesalahan meliputi:

• Pajak dan biaya yang dibayarkan di semua area
• Akurasi timesheet karyawan dan kompensasi per jam
• Entri yang benar untuk karyawan yang mendapatkan jenis gaji berbeda, seperti per jam atau komisi
• Dokumentasi cuti berbayar karyawan

Bisnis dapat melacak KPI ini dengan menilai jumlah kesalahan yang dilaporkan setiap periode pembayaran. Mereka dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi jumlah kesalahan dengan persentase tertentu selama periode yang ditentukan.

Jika Anda melihat area di mana departemen penggajian membuat kesalahan yang konsisten, Anda dapat menerapkan kebijakan atau sistem baru untuk membantu menangkap kesalahan ini sebelum pemrosesan penggajian.

Baca juga: Take Home Pay Adalah: Pengertian, Komponen, dan Cara Menghitungnya

7. Saat menjalankan penggajian

Akhirnya, memastikan bahwa departemen HR dan penggajian berjalan secara efisien adalah metrik kunci untuk memastikan kinerjanya. Dibutuhkan waktu untuk menjalankan departemen penggajian, memastikan bahwa personel penggajian memenuhi tujuan departemen dan bahwa pengiriman penggajian akurat.

Bisnis dapat melacak produktivitas dan efisiensi departemen penggajian untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Anda mungkin bisa menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub untuk meningkatkan efisiensi proses payroll dalam bisnis Anda.

Misalnya, saat mengukur efisiensi payroll performance, Anda mungkin memperhatikan bahwa personel menghabiskan sebagian besar waktunya untuk memasukkan permintaan cuti karyawan.

Melakukan tugas entri data ini secara manual membutuhkan waktu karena karyawan departemen harus meninjau setiap permintaan cuti dan mengirimkannya secara manual ke dalam sistem, memeriksa kesalahan saat mereka bekerja.

Menggunakan Gajihub akan secara otomatis mencatat waktu istirahat karyawan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan personel penggajian untuk memasukkan informasi waktu istirahat. Hal ini memungkinkan mereka untuk menghabiskan lebih banyak waktu menyelesaikan tugas-tugas lain, meningkatkan efisiensi departemen.

Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub, Anda bisa menggunakannya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Tunjangan Karyawan: Pengertian, Jenis dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai payroll performance yang harus Anda perhatikan dalam proses pengelolaan HR bisnis Anda.

Jika Anda kesulitan dalam melakukan kegaiatan payroll dan HR, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub untuk proses yang lebih mudah dan praktis.

Gajihub adalah software payroll dan HR yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jika Anda tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini untuk proses pengelolaan payroll performance yang lebih baik.