Bagaimana Anda memeriksa apakah karyawan telah tiba atau datang terlambat? Apakah Anda menggunakan sistem absen fingerprint manual atau solusi yang lebih modern?
Sejumlah besar perusahaan di Indonesia masih menggunakan sistem absensi menggunkan mesin fingerprint atau timesheet kertas manual karena mudah digunakan. Namun disisi lain, semakin banyak juga perusahaan yang beralih ke software pelacak waktu dan absensi karyawan
Mengapa mereka melakukan itu? Apakah bisnis Anda perlu beberapa perubahan? Apakah perubahan menggunakan mesin absen fingerprint manual ke software absensi otomatis itu sepadan? Cari tahu lebih mendalam melalui artikel ini.
Apa itu Absen Fingerprint Manual?
Sistem absen fingerprint atau sidik jari manual sudah banyak digunakan oleh banyak perusahaan dari berbagai skala dan jenis indusri. Ini adalah semacam sistem biometrik yang memungkinkan karyawan melakukan absensi melalui sidik jari untuk aktivitas check-in dan check-out.
Nantinya perusahaan dapat memantau jam kerja setiap karyawan dengan baik dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan jam kerja atau absensi yang salah.
Sistem absensi ini bekerja dengan memindai pola unik sidik jari setiap karyawan. Sehingga dapat dipastikan bahwa kehadiran tersebut benar dan tidak dipalsukan oleh orang lain.
Dengan sistem ini, laporan kehadiran yang akurat dan detail dapat dikelola dengan baik. Oleh karena itu, ini adalah salah satu sistem umum yang dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk mendapatkan informasi yang sesuai terkait jam kerja karyawan.
Apa itu Software Absensi
Pilihan lainnya adalah menggunakan sistem absensi online sebagai pencatatan kehadiran setiap karyawan. Salah satu keunggulan dari sistem ini adalah sistem absensi ini akan dapat melakukan pencatatan dimanapun dan kapanpun dengan mudah. Karena absensi online biasanya akan menggunakan aplikasi online yang terpasang di smartphone masing-masing karyawan.
Sistem ini akan terhubung ke server dan membawa informasi yang cukup terkait dengan jam kerja dan lokasi karyawan. Sehingga dapat membantu perusahaan untuk memantau karyawan mereka dengan tepat dan akurat.
Plus, absensi online ini memberikan cara yang lebih mudah untuk melakukan check-in dan check-out. Dilengkapi dengan GPS untuk melacak lokasi karyawan, tentunya sistem absensi sidik jari VS manajemen absensi online akan memberikan hasil yang berbeda. Karena absensi online dinilai lebih akurat dan mudah digunakan.
Biasanya, sistem ini sudah terintegrasi dengan proses HR dan payroll. Salah satu software payroll dan HR yang juga memiliki fitur absensi yang terintegrasi adalah Gajihub.
Jika Anda sedang mencari solusi pengelolaan HR yang modern dan software yang mudah digunakan, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Payroll Performance: Pengertian Lengkap dan Metrik untuk Mengukurnya
Keamanan Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi
Hal pertama yang perlu diperhatikan saat membandingkan sistem manajemen absensi fingerprint dan software absensi online adalah memeriksa keamanan masing-masing sistem.
Perlu dipastikan bahwa setiap sistem cukup aman untuk digunakan agar tidak ada data penting yang diambil oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Ada banyak kasus di mana data pribadi setiap karyawan kemudian diambil oleh peretas karena beberapa kelemahan dalam sistem keamanan. Seperti virus, atau masalah lain yang dapat menyebabkan masalah keamanan saat menggunakan.
Oleh karena itu, baik menggunakan sidik jari atau sistem online, perlu memastikan bahwa penutup keamanan optimal sehingga dapat membantu untuk menghasilkan kondisi yang aman dari setiap data pribadi, terutama data sidik jari yang disimpan dalam sistem.
Teknologi Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi
Dalam hal teknologi absensi sidik jari dan sistem manajemen absensi online akan mempunyai jenis teknologi yang sama. Keduanya membutuhkan teknologi yang sesuai untuk membantu perusahaan memantau dan mengelola kehadiran karyawan secara efektif dan efisien.
Oleh karena itu, tidak perlu khawatir lebih jauh apakah perusahaan bertujuan untuk menggunakan sistem sidik jari atau sistem online.
Setiap jenis sistem telah dilengkapi dengan dasar-dasar teknologi yang hebat sehingga semua data yang disimpan dan dicatat di dalamnya menjadi aktual dan benar.
Plus, itu juga mudah dilakukan oleh siapa saja. Sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengelola data secara optimal pada software manajemen absensi.
Di mana penting untuk memastikan bahwa perusahaan akan mendapatkan data yang sesuai dengan kebutuhan terkait jam kerja dan kehadiran karyawan.
Baca juga: Hubungan Industrial: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya
Aksesibilitas Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi
Pertimbangan lain untuk membuat antara sistem absen fingerprint dan softwae absensi online adalah aksesibilitas setiap metode. Diketahui bahwa sistem fingerprint biasanya dilakukan di lokasi tertentu seperti masuk kantor.
Namun, sistem online lebih fleksibel untuk diakses karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Oleh karena itu, pastikan untuk memilih pendekatan yang paling sesuai untuk mendukung aksesibilitas yang mudah bagi semua karyawan.
Menggunakan software manajemen absensi online seperti Gajihub memudahkan karyawan untuk meminta cuti, lembur, dan absensi. Dengan Gajihub, karyawan cukup selfie untuk mencatat kehadiran
Pelacakan Lokasi pada Proses Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi
Jika terkait dengan lokasi karyawan, software absensi online memberikan pendekatan yang lebih baik untuk dipertimbangkan. Jika kita cek lebih jauh mengenai sistem manajemen absensi fingerprint dan software absensi online, sebagian besar absensi fingerprint tidak dilengkapi dengan GPS.
Sementara sebagian besar softwae absensi online menyertakan GPS sebagai tambahan untuk membantu perusahaan melacak karyawan mereka saat melakukan absensi. Sehingga dapat membantu perusahaan untuk mengetahui apakah karyawan tersebut fokus pada pekerjaannya atau tidak.
Dengan menggunakan Gajihub misalnya, karyawan Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan kehadiran melalui sistem absensi mobile melalui smartphone.
Untuk mengetahui lebih jauh fitur absensi di Gajihub, Anda bisa membacanya melalui tautan ini.
Baca juga: Surat Peringatan Karyawan: Pembahasan Lengkap dan Contoh yang Bisa Anda Download
Sistem Penggajian pada Proses Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi
Kedua sistem tersebut, baik absensi fingerprint maupun software absensi online dapat langsung terhubung dengan sistem penggajian sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan perhitungan penggajian dengan upaya manual.
Melalui software payroll yang memiliki fitur absen seperti Gajihub, Anda dapat mengatur untuk memberikan perhitungan penggajian yang akurat yang telah dikaitkan dengan catatan kehadiran karyawan
Nantinya, baik tim HR maupun tim keuangan perusahaan dapat bekerja lebih efektif dan efisien juga. Ini juga akan membantu untuk menghindari kesalahan lebih lanjut terkait dengan perhitungan penggajian dan pemotongan pajak.
Jadi, Mengapa Anda Harus Menggunakan Software Absensi Online Dibandingkan Absen Manual?
Software absensi online adalah solusi yang membantu bisnis memantau kehadiran dan jam kerja karyawan, serta membayar gaji staf secara akurat.
Setelah Anda mengetahui perbedaanya diatas, lalu pertanyaannya adalah: Mengapa Anda harus menggunakan aplikasi tersebut? Apakah ada manfaat yang lebih menarik dari menggunakan software absensi online seperti Gajihub?
Penggajian lebih akurat
Software HR yang memiliki fitur absensi otomatis menghilangkan risiko kesalahan manusia, sehingga memberikan data penggajian yang lebih akurat. Pemilik bisnis tidak perlu takut dengan masalah kepatuhan undang-undang ketenagakerjaan, dan karyawan tidak perlu takut dibayar dengan tidak benar.
Baca juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan
Mencegah pencurian waktu
Software pelacakan kehadiran sering meminta staf untuk masuk dengan menggunakan sidik jari dan stempel lokasi, mengakses Wi-Fi lokasi, atau mengambil foto diri mereka sendiri di lokasi kerja.
Ini membatasi dan mencegah perilaku pencurian waktu seperti karyawan masuk terlambat atau karyawan pulang lebih cepat dan mencegah karyawan titip absen pada pada rekan kerja mereka.
Memang, sistem fingerprint juga memiliki kelebihan ini. Namun menggunakan software absensi online cocok untuk para pekerja remote atau mereka yang bekerja secara mobile yang tidak mengharuskan kehadiran di kantor.
Peningkatan keterlibatan, produktivitas, dan efisiensi
Ketika staf mengetahui sistem kehadiran Anda akurat dan dapat diandalkan, mereka tidak perlu takut lagi dibayar dengan nominal tidakakurat. Mereka dapat lebih fokus pada pekerjaan, produktivitas, dan efisiensi daripada mencoba mengelabui sistem kehadiran.
Aplikasi absensi tidak hanya bermanfaat untuk kinerja karyawan, tetapi juga untuk manajer. Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memeriksa kehadiran dan lebih banyak lagi untuk hal-hal yang membutuhkan perhatian Anda.
Fitur yang lebih terintegrasi
Mungkin ada fitur lain selain pelacakan kehadiran seperti penjadwalan atau pengiriman pesan tim. Terlebih dengan menggunakan Gajihub, Anda dapat mengintegrasikan fitur absensi dan fitur penggajian atau payroll sehingga Anda mendapatkan solusi menyeluruh untuk kemudahan proses pengelolaan SDM dalam bisnis Anda.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan
Kesimpulan
Itulah beberapa informasi penting dan perbandingan absensi fingerprint manual dan software absensi online serta alasan mendalam mengapa Anda harus menggunakan software absensi online.
Dengan informasi di atas, akan lebih mudah bagi perusahaan untuk memutuskan sistem mana yang lebih menguntungkan daripada yang lain.
Dan pada akhirnya, perusahaan dapat menghadirkan cara yang paling efektif untuk memantau kehadiran karyawan. Selain itu, juga dapat menghasilkan laporan kehadiran dan sistem manajemen yang lebih baik dan akurat.
Dengan cara mengelola sistem yang lebih baik, dapat memberikan peningkatan dan pertumbuhan yang lebih baik untuk bisnis perusahaan juga.
Ingin proses absensi, payroll, dan seluruh solusi HR dalam bisnis berjalan dengan optimal dalam satu platform? Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah software payroll yang memiliki fitur terlengkap, harga terjangkau, dan mudah digunakan, bahkan jika Anda adalah seorang yang tidak memiliki pengetahuan HR yang mendalam.
Tertarik menggunakan Gajihub untuk menggantikan proses absen manual? Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tautan ini.