Saat Anda mempekerjakan seseorang yang baru di perusahaan Anda, kemungkinan besar adalah Anda akan memberi mereka pengalaman onboarding khusus perusahaan untuk membantu mereka mempelajari cara agar berhasil di tempat kerja baru mereka.
Pengalaman ini menciptakan dasar bagi lingkungan kerja karyawan dan dapat berkontribusi pada perasaan mereka tentang pekerjaan, tanggung jawab, dan rekan kerja mereka.
Sebagai manajer, penting untuk memahami bagaimana Anda dapat mengukur keberhasilan onboarding dan area peningkatan untuk memastikan Anda memberi setiap karyawan baru pengalaman yang luar biasa.
Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu onboarding adalah, manfaat yang didapatkan dalam proses onboarding, tahapan, dan metrik yang perlu Anda ukur dalam proses onboarding.
Apa itu Onboarding?
Onboarding adalah proses pengenalan karyawan baru dengan sumber daya yang mereka butuhkan untuk transisi ke peran baru mereka dengan perusahaan.
Proses ini pada dasarnya membantu karyawan baru merasa lebih nyaman dengan pekerjaan baru mereka, sementara juga memberi kesempatan kepada pemberi kerja untuk membuat kesan pertama yang baik.
Onboarding adalah juga menyiapkan mereka untuk sukses dalam posisi baru mereka dan meningkatkan kemungkinan mereka untuk mendapatkan kepuasan kerja. Biasanya, seorang anggota departemen sumber daya manusia melakukan proses onboarding.
Baca juga: 14 Cara Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan
Apa Manfaat dari Onboarding?
Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan rencana onboarding yang sukses:
Peningkatan produktivitas
Memperkenalkan karyawan baru ke perangkat lunak dan sistem perusahaan selama minggu pertama membantu mereka segera memulai tugas.
Tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memperpendek kurva pembelajaran karena mereka memiliki seseorang yang membimbing mereka melalui sistem ini selama beberapa hari pertama mereka bersama perusahaan.
Memfasilitasi kepatuhan terhadap prosedur dan tujuan
Proses onboarding memungkinkan Anda untuk meninjau prosedur, kebijakan, dan tujuan perusahaan dengan setiap karyawan baru.
Membuat mereka sadar akan kebijakan ini membantu mereka mematuhinya sambil berhasil menerapkannya pada peran baru mereka.
Peningkatan komunikasi
Saat Anda memperkenalkan karyawan baru kepada manajer dan tim mereka, ini membantu memfasilitasi komunikasi antara pihak-pihak ini sejak awal.
Membangun komunikasi ini memudahkan mereka untuk bekerja sama di masa depan, memungkinkan produktivitas yang lebih besar dan moral perusahaan yang meningkat.
Baca juga: Bagaimana Cara Negosiasi Gaji? Berikut Tips dan Contohnya
Kepuasan dan retensi kerja yang lebih besar
Ketika Anda membuat karyawan merasa diterima selama proses onboarding, mereka cenderung menemukan kesenangan untuk datang bekerja setiap hari.
Ketika mereka menikmati bekerja untuk perusahaan Anda, mereka cenderung akan terus bekerja untuk Anda daripada mencari peluang kerja di tempat lain.
Bagaimana Cara Melakukan Onboarding pada Karyawan Baru?
Gunakan langkah-langkah ini untuk melakukan onboarding secara efektif:
1. Mulai pra-boarding
Sebelum proses onboarding dan hari pertama karyawan baru Anda, kirimkan email perkenalan kepada karyawan Anda yang berisi informasi berikut:
- Dokumen dan formulir rekrutmen baru untuk mereka isi
- Tanggal mulai, waktu, dan lokasi mereka
- Salinan buku company handbook
- Jadwal atau agenda mereka untuk minggu pertama atau hari pertama
- Nama pengguna dan kata sandi untuk akun perusahaan yang relevan atau portal karyawan
- Daftar dokumen atau informasi yang harus dibawa pada hari pertama mereka
- Detail mengenai kode berpakaian perusahaan
- Petunjuk tentang cara tiba dan tempat parkir
Informasi yang Anda kirimkan dalam email memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan di hari pertama kerja.
Ini juga memungkinkan mereka untuk mulai mengisi dokumen apa pun di rumah daripada menghabiskan hari pertama mereka melakukannya.
Selain mengirimkan email ini, Anda juga dapat menyiapkan ruang kerja atau meja mereka. Bekerja samalah dengan departemen teknologi informasi perusahaan Anda untuk memastikan komputer dan email mereka berfungsi.
Selain itu, kumpulkan paket selamat datang dengan informasi tambahan termasuk buku pegangan karyawan dan ID karyawan mereka.
Anda juga dapat memberi mereka barang curian bermerek perusahaan, seperti botol air dengan logo perusahaan, sebagai hadiah selamat datang.
Baca juga:Mengetahui Apa Saja Tugas Supervisor dalam Bisnis
2. Beri mereka tur
Pastikan ada seseorang yang menyapa karyawan baru di hari pertama mereka bekerja. Kemudian, beri mereka tur ke gedung atau ruang kerja agar mereka terbiasa dengan area tersebut.
Mengajak mereka berkeliling di hari pertama akan memudahkan mereka menavigasi lingkungan kerja mereka di masa depan. Itu juga membuat mereka lebih nyaman dengan lingkungan baru mereka.
3. Buat perkenalan
Saat Anda memberi mereka tur, perkenalkan mereka kepada rekan baru dan tim mereka. Melakukan hal ini membantu mereka berasimilasi dengan budaya perusahaan dan mendapatkan teman baru di tempat kerja.
Anda juga harus meminta mereka bertemu dengan seseorang di departemen sumber daya manusia untuk meninjau kebijakan perusahaan mengenai hal-hal seperti waktu liburan dan jam kerja.
4. Suruh mereka pergi makan siang bersama tim atau manajernya
Di sore hari, mintalah mereka pergi makan siang dengan manajer atau tim mereka untuk lebih mengenal. Mengajak mereka makan siang memberi mereka kesempatan untuk keluar dari kantor atau lingkungan kerja.
Ini juga memungkinkan mereka untuk mengenal tim mereka dan membentuk hubungan kerja yang lebih baik.
5. Tugaskan mereka bertemu manajer mereka
Setelah makan siang, minta manajer mereka bertemu dengan mereka untuk meninjau deskripsi pekerjaan dan harapan karyawan dan membantu mereka menetapkan tujuan mereka.
Ini juga memberi mereka waktu untuk mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi.
6. Siapkan mereka dengan ruang kerja mereka
Setelah aktivitas pagi dan makan siang mereka, beri mereka kesempatan untuk mengatur ruang kerja mereka. Minta mereka masuk ke komputer mereka dengan informasi akun perusahaan mereka dan membiasakan diri dengan sistem perangkat lunak baru.
Baca juga: Karyawan Tetap: Pengertian, Keuntungan, dan Bedanya dengan Kontrak
7. Jadwalkan tindak lanjut
Karena Anda memberi karyawan baru Anda banyak informasi baru saat mereka memulai pekerjaan baru mereka, penting untuk terhubung kembali dengan mereka di akhir minggu pertama mereka.
Minta manajer mereka menjadwalkan pertemuan satu lawan satu untuk memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan yang mungkin mereka temui sejak dipekerjakan.
Ini juga memungkinkan manajer mereka untuk melihat bagaimana mereka menangani beban kerja baru mereka dan menentukan akomodasi apa yang perlu mereka buat untuk memastikan transisi yang menyenangkan ke peran baru mereka.
Baca juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Tips Melakukan Onboarding Karyawan
Saat ada karyawan baru bergabung, pertimbangkan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan proses onboarding. Gunakan tips ini untuk membantu Anda menerima karyawan baru dengan mudah:
Miliki rencana dan tetapkan tujuan
Sebelum memulai onboarding, pastikan Anda memiliki rencana dengan tujuan untuk membantu Anda mengukur kesuksesan. Misalnya, Anda dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi tingkat pergantian karyawan perusahaan Anda.
Setelah Anda memiliki rencana tentang bagaimana Anda ingin menangani onboarding dan langkah-langkah yang ingin Anda ambil, buat daftar periksa untuk memastikan Anda tetap berpegang pada setiap langkah dalam proses. Ikuti rencana ini dengan setiap karyawan baru untuk memastikan onboarding yang sukses untuk semua orang.
Personalisasikan pengalaman untuk setiap karyawan baru
Meskipun Anda harus tetap pada proses onboarding yang sama untuk semua orang, carilah cara kecil untuk mempersonalisasi pengalaman untuk setiap karyawan baru.
Jika Anda mempekerjakan seorang desainer grafis, pertimbangkan untuk memberi mereka komputer dengan monitor komputer yang lebih besar agar mereka dapat mengerjakan desain.
Jika Anda mempekerjakan seorang penulis, pertimbangkan untuk memberi mereka pena atau buku catatan yang dipersonalisasi. Melakukan hal ini dapat membuat mereka merasa diterima sambil menunjukkan bahwa Anda peduli.
Baca juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya
Gunakan teknologi saat proses onboarding
Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi atau software untuk mengelola proses onboarding dan tugas terkait masalah HR lainnya.
Salah satu software HR yang akan memudahkan Anda dalam mengelola proses onboarding karyawan baru adalah Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan waktu onboarding dan memberikan informasi dari manfaat dan benefit yang karyawan dapatkan secara realtime melalui email.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
9 Metrik yang Perlu Anda Perhatikan Saat Proses Onboarding
Pertimbangkan sembilan metrik onboaridng berikut yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan pengalaman perekrutan Anda:
1. Pelatihan selesai
Satu metrik yang dapat Anda gunakan untuk mengukur proses onboarding adalah apakah karyawan baru dapat menyelesaikan semua pelatihan yang diperlukan dari mereka dalam jangka waktu tertentu.
Mengukur ini dapat memberi tahu Anda apakah tujuan pelatihan Anda untuk karyawan baru dapat dicapai secara realistis, dan berapa banyak waktu yang mungkin dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan pelatihan mereka sambil tetap mengingat informasi yang mereka pelajari.
Untuk mengukur seberapa baik karyawan baru menyelesaikan pelatihan mereka, pertimbangkan untuk bertemu dengan mereka setiap minggu sampai masa pelatihan mereka selesai untuk menanyakan kemajuan mereka.
Anda juga dapat menggunakan Gajihub yang memungkinkan Anda melacak modul pelatihan mana yang telah diselesaikan oleh setiap karyawan.
Setelah periode pelatihan selesai, mintalah karyawan untuk menilai pengalaman dan memberikan umpan balik sehingga Anda dapat lebih memahami cara menyesuaikan pelatihan dan mendukung karyawan baru secara efektif.
2. Kepuasan karyawan baru
Kepuasan karyawan baru adalah indikator kunci lainnya tentang seberapa baik proses onboarding Anda memenuhi harapan dan mencapai tujuan.
Karyawan baru mengandalkan informasi yang mereka dapatkan dari onboarding, seperti kursus pelatihan, perkenalan dengan rekan kerja, dan pertemuan rutin dengan manajer.
Kepuasan mereka dapat sangat ditingkatkan dengan teknik onboarding yang tepat, dan kepuasan ini dapat membuat karyawan merasa lebih terpenuhi dan siap untuk pekerjaan mereka.
Anda dapat mengukur kepuasan karyawan baru Anda melalui survei dan pertemuan individu. Dengan informasi ini, Anda dapat lebih memahami bagaimana praktik perekrutan Anda memengaruhi kebahagiaan dan kenyamanan karyawan baru.
Menciptakan pengalaman onboarding yang lebih ramah dengan memeriksa bagaimana prosedur Anda saat ini memengaruhi kepuasan kerja dapat mengarah pada peningkatan produktivitas dan moral di dalam perusahaan Anda.
Baca juga: Surat Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, Cara Buat dan Contohnya
3. Kepuasan pemimpin
Selain karyawan baru, Anda juga dapat mengukur bagaimana perasaan orang-orang di posisi kepemimpinan yang bekerja dengan karyawan baru tentang proses onboarding.
Ini berguna karena Anda dan manajer serta supervisor lainnya sangat penting untuk pengalaman onboarding bagi sebagian besar karyawan baru, sehingga pendapat Anda tentang proses tersebut dapat membantu Anda meningkatkan onboarding untuk semua orang yang terlibat.
Mengukur kepuasan pemimpin juga dapat memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang bagaimana karyawan baru di seluruh departemen Anda merespons onboarding, karena kepuasan karyawan sering kali memengaruhi kepuasan manajemen.
Salah satu cara untuk mengukurnya adalah dengan mengumpulkan semua rekan manajer dan pemimpin tim Anda yang membantu proses onboarding di departemen Anda untuk rapat.
Anda kemudian dapat memberikan survei atau melakukan jajak pendapat untuk mempelajari seberapa puas setiap pemimpin dengan proses onboarding dan bagaimana hal itu berdampak pada tim mereka.
4. Voluntary turnover
Tingkat voluntary turnover adalah metrik yang bagus untuk menentukan seberapa baik karyawan Anda beradaptasi dengan lingkungan kerja baru mereka.
Ketika Anda memberikan banyak dukungan dan dorongan selama beberapa minggu pertama kerja mereka, Anda seringkali dapat menurunkan tingkat pengunduran diri karyawan.
Ini karena karyawan merasa dihormati dan dihargai dalam pekerjaan dengan proses onboarding yang positif, dan mereka memiliki alat yang mereka butuhkan untuk berhasil sepanjang karier mereka dengan perusahaan Anda, yang seringkali memberikan lebih sedikit insentif untuk keluar.
Anda dapat melacak tingkat turnover dengan memeriksa berapa banyak karyawan yang mengundurkan diri dari posisi mereka selama periode waktu tertentu, seperti sebulan.
Anda kemudian dapat membagi jumlah pengunduran diri dengan jumlah total karyawan, termasuk mereka yang mengundurkan diri bulan itu, untuk mengetahui persentase karyawan yang keluar.
5. Involuntary turnover
Involuntary turnover adalah metrik lain yang berguna untuk mengukur onboarding dan proses perekrutan lainnya. Involuntary turnover mengacu pada saat Anda harus memberhentikan karyawan karena mereka tidak cocok untuk perusahaan Anda.
Meninjau jumlah tingkat involuntary turnover memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak karyawan yang diberhentikan dalam jangka waktu tertentu, yang dapat memungkinkan Anda untuk menentukan apakah praktik perekrutan dan onboarding Anda menemukan individu yang berbakat dan mendukung mereka dengan benar.
Mengukur involuntary turnover adalah proses yang sama dengan mengukur pergantian sukarela, yang melibatkan pembagian jumlah karyawan yang diberhentikan dalam sebulan dengan jumlah total karyawan.
Berikan perhatian ekstra pada apakah Anda memberhentikan karyawan selama pelatihan atau periode perkenalan mereka ke perusahaan, kemudian pertimbangkan bagaimana Anda dapat meningkatkan kriteria perekrutan dan dukungan onboarding untuk menurunkan jumlah ini.
Baca juga: General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis
6. Peningkatan produktivitas
Bagian penting dari onboarding bagi banyak karyawan adalah proses peningkatan, di mana Anda perlahan-lahan meningkatkan jumlah pekerjaan dan tanggung jawab yang dimiliki karyawan baru hingga mereka mencapai potensi kerja yang diharapkan.
Seringkali, Anda mungkin menetapkan tujuan produktivitas baru untuk karyawan ini setiap minggu untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan tugas mereka dan menjadi lebih percaya diri dan nyaman dalam pekerjaan mereka.
Memeriksa metrik onboarding ini memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang seberapa baik karyawan dapat memenuhi tujuan ini dan apakah itu realistis dan berguna.
Pertimbangkan untuk memantau pekerjaan karyawan baru selama periode peningkatan onboarding, baik dengan memeriksa kemajuan mereka dalam rapat mingguan atau melacak pekerjaan yang mereka selesaikan dalam program perangkat lunak manajemen.
Cobalah untuk memprediksi kemajuan pekerjaan mereka untuk menentukan tujuan, dan jika mereka tidak memenuhi tujuan tersebut, Anda dapat bertemu dengan mereka untuk membahas tantangan.
7. Retensi tim
Karena manajer dan pemimpin tim sangat penting untuk membuat pengalaman onboarding yang positif, Anda juga dapat mengukur tingkat retensi karyawan di berbagai tim.
Ini dapat membantu Anda mempelajari tim dan manajer mana yang dapat memberikan pengalaman onboarding yang lebih ramah dan mendukung dan tim mana yang dapat meningkatkan proses mereka.
Jika Anda mengelola departemen atau sekelompok besar karyawan, ini adalah metrik yang berguna untuk mempelajari bagaimana Anda dapat menciptakan pengalaman perekrutan yang lebih konsisten.
Untuk mengukur tingkat retensi tim, bagi jumlah karyawan yang telah meninggalkan tim atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu, dan bagi jumlah ini dengan jumlah total karyawan dalam tim.
Bandingkan hasil ini antara beberapa tim dan departemen untuk mengetahui apakah angka-angka ini tipikal atau jika beberapa pemimpin mempertahankan karyawan dengan lebih mudah.
Baca juga: Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?
8. Keterlibatan karyawan baru
Seberapa baik karyawan baru Anda terlibat dengan kolega dan tempat kerja mereka adalah cara lain untuk mengukur keberhasilan proses onboarding Anda.
Selain mempersiapkan karyawan baru untuk pekerjaan mereka, onboarding adalah kesempatan untuk memperkenalkan mereka ke komunitas kerja Anda dan mengintegrasikan mereka ke dalam budaya perusahaan.
Ketika karyawan menjalin hubungan dengan rekan kerja mereka dan menciptakan ikatan, mereka cenderung meminta bantuan yang diperlukan dan merasa terhubung dengan tempat kerja mereka.
Survei dan kuesioner adalah alat yang berguna untuk mengukur keterlibatan karyawan baru di tempat kerja. Anda dapat mengajukan pertanyaan langsung kepada mereka tentang pengalaman mereka di komunitas tempat kerja dan apakah mereka merasa diterima, dihormati, dan dihargai.
Kemudian, kumpulkan jawaban untuk mempelajari bagaimana praktik onboarding perusahaan Anda memengaruhi keterlibatan karyawan dan gunakan hasilnya untuk menciptakan cara baru untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan tempat kerja mereka dan membentuk hubungan profesional.
9. Biaya perekrutan
Biaya penting untuk sering diukur dalam bisnis, jadi sebaiknya pertimbangkan metrik onboarding ini saat memeriksa proses perekrutan Anda.
Biaya terkait dapat mencakup pemasaran posisi terbuka, perekrutan, pelatihan, penyediaan peralatan kerja, dan bahkan meluangkan waktu dari hari-hari manajer untuk membantu proses tersebut.
Jika Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang biaya berbagai area onboarding, Anda dapat dengan lebih mudah menentukan area mana yang lebih mahal dan bagaimana Anda dapat membuat prosedur yang lebih efisien dan hemat biaya untuk karyawan baru.
Mengukur biaya biasanya mudah karena Anda dapat memeriksa catatan keuangan departemen Anda untuk melihat berapa banyak yang Anda keluarkan rata-rata untuk onboarding.
Coba bandingkan kegunaan area yang berbeda dengan biaya untuk mengetahui apakah Anda dapat menurunkan pengeluaran dan menghemat waktu dengan mengadaptasi area tersebut.
Misalnya, jika sebagian besar karyawan baru merasa sulit untuk menyelesaikan semua pelatihan mereka, dan pelatihan itu mahal, pertimbangkan cara untuk mempersingkat program tersebut untuk menghemat uang dan waktu.
Baca juga: Internship Adalah Pengertian, Jenis, dan Cara Mencari Tempat Internship
Kesimpulan
Itu adalah pembahasan lengkap mengenai proses onboarding pada karyawan baru dan juga metrik yang harus Anda perhatikan saat melakukan onboarding pada karyawan.
Proses onboarding adalah proses yang krusial jika bisnis Anda ingin mendapatkan talenta hebat untuk pengembangan bisnis, oleh sebab itu Anda membutuhkan sistem yang mampu membantu Anda dalam menyeleksi dan memudahkan Anda dalam proses ini. Salah satu software HR yang bisa Anda pilih adalah Gajihub.
Gajihub adalah software HR dan payroll buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.
Jadi tunggu apalagi? Permudah proses onboarding dalam bisnis Anda dengan menggunkan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
3 thoughts on “Onboarding Adalah: Berikut Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Metriknya”