Survei onboarding merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk meminta karyawan baru berbagi pendapat mereka mengenai beberapa hari atau minggu pertama mereka saat bekerja, serta membantu mengevaluasi keberhasilan dan efektifitas program onboarding mereka.
Hasil survei tersebut nantinya dapat membantu Anda dan tim HR untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan diperbaiki dalam proses onboarding.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu survei onboarding, manfaat, komponen penting, hingga contoh-contoh pertanyaannya.
Apa yang Dimaksud dengan Survei Onboarding?
Survei onboarding karyawan adalah cara untuk mengumpulkan pendapat dan pengalaman dari karyawan baru mengenai proses saat mulai bekerja di sebuah perusahaan.
Survei ini biasanya dilakukan saat atau setelah proses onboarding, dan tujuannya adalah untuk mengetahui seberapa baik proses tersebut berjalan, menemukan hal-hal yang bisa diperbaiki, serta mengukur sejauh mana kepuasan dan keterlibatan karyawan.
Pertanyaan dalam survei onboarding karyawan biasanya meliputi:
- Seberapa puas karyawan dengan proses onboarding?
- Bagaimana efektivitas pelatihan dan orientasi onboarding?
- Seberapa jelas pemahaman karyawan tentang tugas dan tujuan pekerjaannya?
- Seberapa baik saluran komunikasi bekerja selama proses onboarding?
- Apakah karyawan mendapatkan dukungan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk bekerja dengan baik
- Bagaimana pandangan mereka terhadap budaya kerja dan tim di perusahaan?
- Apakah ada feedback atau saran untuk meningkatkan pengalaman onboarding?
Dengan mengajukan beberapa pertanyaan di atas, perusahaan dapat memahami bagaimana cara meningkatkan pengalaman onboarding bagi karyawan.
Baca Juga: 8 Contoh OKR Marketing, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Apakah Onboarding Survei itu Penting?
Ya, sangat penting, karena survei onboarding dapat memberikan informasi berharga tentang seberapa baik strategi perekrutan Anda, dan membuat karyawan merasa bahwa pendapat serta perasaan mereka dihargai oleh perusahaan.
Sebagai profesional HR, tentunya Anda memahami bahwa onboarding karyawan merupakan langkah penting dalam siklus hidup karyawan daan menetapkan dasar kesuksesan karyawan baru.
Pengalaman onboarding yang optimal akan membantu karyawan beradaptasi dengan peran baru mereka, sehingga mereka dapat dengan cepat memberikan kontribusi bagi pertumbuhan perusahaan dan mengembangkan diri di lingkungan baru.
Ketika karyawan baru merasa pengalaman onboarding mereka tidak menyenangkan, mereka mungkin berpikir bahwa perusahaan tidak kompeten dalam mengatur onboarding tersebut dan mungkin perusahaan Anda bukanlah tempat yang baik untuk bekerja.
Pemikiran tersebut bisa menyebabkan karyawan meninggalkan perusahaan lebih cepat, sehingga akan banyak waktu dan usaha yang terbuang percuma.
Menurut Harvard Business Review, 33% karyawan baru mencari pekerjaan baru dalam enam bulan pertama merka bekerja, dan sebagian besar dapat berhubungan dengan pengalaman onboarding mereka.
Baca Juga: 12 Cara Menjadi Mentor yang Baik di Tempat Kerja
Apa Saja Manfaat Survei Onboarding?
Berikut adalah beberapa manfaat dari survei onboarding:
1. Meningkatkan Pengalaman Onboarding
Survei yang dilakukan secara optimal dapat membantu mengidentifikasi area di mana proses onboarding dapat ditingkatkan. Hal ini memungkinkan perusahaan membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan pengalaman bagi karyawan baru.
Dengan demikian, hari pertama kerja karyawan menjadi lebih mudah dan menyenangkan.
2. Meningkatkan Keterlibatan dan Kepuasan Karyawan
Perusahaan dapat meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan dengan mendengarkan feedback melalui survei dan membuat perubahaan yang sesuai dalam proses onboarding. Hal ini dapat menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi dan tim yang lebih efektif.
3. Meningkatkan Komunikasi
Survei onboarding dapat mengungkap seberapa baik komunikasi berjalan selama proses onboarding. Hal ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi kesenjangan komunikasi dan melakukan perubahan untuk meningkatkan kejelasan dan efektivitas.
4. Membantu Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Survei terkait onboarding memberikan data dan wawasan yang dapat digunakan untuk memberikan informasi pada keputusan onboarding.
Dengan menggunakan data untuk mengambil keputusan, organisasi dapat melakukan penyesuaian yang lebih mungkin efektif dan meningkatkan keseluruhan pengalaman onboarding.
5. Kesesuaian dengan Harapan
Survei ini membantu perusahaan menentukan apakah karyawan baru memahami posisi mereka, tanggung jawab, budaya perusahaan, dan harapan kinerja selama proses rekrutmen.
Hal ini memastikan bahwa karyawan sejalan dengan tujuan organisasi dan memahami apa yang diperlukan untuk berhasil dalam bidang masing-masing.
6. Retensi dan Produktivitas
Pengalaman onboarding yang positif sangat mempengaruhi retensi karyawan dan produktivitas.
Dengan menyelesaikan tantangan atau kekhawatiran yang diungkapkan dalam survei karyawan, organisasi dapat menciptakan lingkungan di mana rekrutan baru merasa didukung, terintegrasi, dan mampu menjalankan pekerjaan mereka secara efektif. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan retensi karyawan dan produktivitas secara keseluruhan.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
Apa yang Perlu Ada dalam Survei Onboarding?
Untuk memanfaatkan survei onboarding secara maksimal, berikut beberapa hal yang perlu Anda tanyakan:
1. Proses Perekrutan
75% calon pekerja jarang atau bahkan tidak pernah diminta feedback setelah melamar pekerjaan. Padahal, hal tersebut merupakan kesempatan perusahaan untuk mendapatkan wawsan berharga tentang efektivitas proses perekrutan mereka.
Contoh hal yang perlu dibahas terkait proses perekrutan:
a. Apakah deskripsi pekerjaan sesuai dengan peran yang sebenarnya?
Menurut data dari LinkedIn, 49% pencari kerja percaya bahwa rincian pekerjaan adalah salah satu bagian paling penting dari deskripsi pekerjaan.
Oleh karena itu, penting untuk menanyakan kepada karyawan baru apakah mereka merasa tugas mereka sesuai dengan informasi yang disajikan selama proses perekrutan.
b. Mengukur kepuasan calon
Kepuasan calon mengukur kepuasan karyawan terhadap proses perekrutan. Calon yang puas dengan proses perekrutan lebih cenderung memulai pekerjaan mereka dengan percaya diri, merasa nyaman, dan optimis tentang peran baru mereka.
c. Identifikasi area di mana proses rekrutmen dapat ditingkatkan
Tanyakan kepada karyawan baru area mana yang perlu diperbaiki dalam rekrutmen dan area mana yang mereka nikmati.
Hal ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang berhasil dalam proses rekrutmen Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkan area yang belum berhasil.
2. Proses Onboarding
Orientasi atau onboarding karyawan memberikan informasi dasar kepada karyawan untuk bergabung dengan tim mereka dan mempersiapkan peran baru mereka dalam perusahaan.
Dalam bagian ini, Anda dapat menanyakan kepada karyawan baru apakah mereka memiliki semua alat dan sumber daya yang diperlukan untuk beralih dengan lancar ke peran baru mereka.
a. Tanyakan apakah karyawan memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan
Untuk memastikan karyawan baru Anda dapat mulai bekerja dengan baik, Anda perlu memastikan bahwa mereka memiliki semua informasi, teknologi, dan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Pastikan mereka memiliki akses ke berbagai platform perusahaan (misalnya, Email, Slack, Zoom, aplikasi manajemen proyek, dll.) untuk hari pertama kerja mereka.
b. Tanyakan apakah karyawan baru memiliki pertanyaan
Minggu pertama di tempat kerja bisa menakutkan dan membuat gugup, sehingga terkadang karyawan begitu terkejut sehingga mereka lupa atau terlalu takut untuk bertanya.
Melalui survei onboarding, karyawan lebih percaya diri dalam mengajukan pertanyaan yang mungkin tidak ingin mereka tanyakan secara langsung.
Baca Juga: Perbedaan Induksi Karyawan dan Onboarding, serta Tahapannya
3. Evaluasi Tingkat Keterlibatan Karyawan
Sertakan pertanyaan tentang keterlibatan dalam survei onboarding untuk mengukur kepuasan, motivasi, dan antusiasme karyawan terhadap peran baru mereka, serta faktor-faktor yang memengaruhinya.
a. Tanyakan kepada karyawan tentang rencana masa depan mereka
Karyawan yang terlibat lebih antusias tentang pekerjaan baru mereka dan apa yang akan terjadi ke depan.
Sebaliknya, karyawan yang tidak terlibat biasanya tidak peduli tentang masa depan perusahaan dan peran mereka di dalamnya.
b. Sertakan pertanyaan tentang kejelasan peran
Karyawan merasakan kejelasan peran ketika mereka tahu persis apa yang diharapkan dari mereka. Saat karyawan tidak mengetahui secara jelas tentang harapan pekerjaan atau peran mereka dalam organisasi, hal ini bisa berdampak pada keterlibatan, tanggung jawab, dan produktivitas.
c. Ajukan pertanyaan tentang keselarasan dengan Perusahaan
Pertanyaan tentang keselarasan menguji sejauh mana nilai inti karyawan cocok dengan nilai organisasi. Identifikasi apakah karyawan baru Anda memiliki visi dan tujuan yang sama dengan perusahaan Anda.
d. Ukur kebanggaan karyawan
Karyawan yang terlibat adalah brand ambassador terbaik perusahaan. Apabila karyawan merasa kurang bangga terhadap proses onboarding, maka hal tersebut bisa menjadi indikasi awal tantangan yang dapat menyebabkan keterlibatan rendah dan pergantian karyawan.
e. Jelajahi peran kepemimpinan dan manajemen dalam keterlibatan karyawan
82% pekerja pernah mempertimbangkan untuk meninggalkan pekerjaan mereka karena manajernya yang buruk. Hal ini menunjukkan seberapa berpengaruh kepemimpinan dan manajemen perusahaan terhadap sentimen dan keterlibatan di tempat kerja.
Untuk menilai kinerja kepemimpinan Anda dengan karyawan baru, tanyakan kepada karyawan seberapa aktif manajemen terlibat dalam kinerja dan pengembangan karir mereka selama beberapa bulan pertama bekerja.
Pertanyaan spesifik yang bisa Anda ajukan adalah:
- Apakah Anda telah mendiskusikan tujuan karier Anda dengan manajer Anda?
- Apakah Anda menerima feedback kinerja secara teratur?
- Apakah manajer Anda secara efektif menyampaikan harapan kerja untuk peran Anda?
4. Evaluasi Pengalaman Onboarding secara Keseluruhan
Tanyakan karyawan baru Anda tentang keseluruhan pengalaman onboarding mereka dan bagaimana perusahaan dapat meningkatkannya.
a. Apa yang dapat ditingkatkan dalam pengalaman onboarding Anda?
Tanyakan kepada karyawan baru Anda tentang bagian mana dari pengalaman onboarding yang dapat ditingkatkan. Hal ini memberi Anda wawasan langsung tentang area yang mungkin perlu diperbaiki atau disempurnakan.
b. Apakah karyawan merasa diterima dan didukung?
Pastikan karyawan baru Anda merasa diterima dan didukung selama proses onboarding. Ini dapat memastikan bahwa mereka merasa nyaman dan siap untuk sukses dalam peran baru mereka.
c. Apakah karyawan merasa siap dan percaya diri untuk bekerja?
Tentukan apakah karyawan baru Anda merasa siap dan percaya diri untuk memulai pekerjaan mereka. Jika tidak, identifikasi faktor-faktor apa yang mungkin membuat mereka merasa kurang siap dan berikan dukungan tambahan yang diperlukan.
d. Berikan ruang untuk umpan balik tambahan
Selain pertanyaan yang telah dipersiapkan, berikan kesempatan bagi karyawan baru untuk memberikan feedback tambahan atau mengemukakan masalah yang mungkin tidak tercakup dalam pertanyaan survei.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Bagaimana Tips Mengoptimalkan Survei Onboarding?
Selain menyusun pertanyaan secara tepat, Anda juga perlu melakukan beberapa tips berikut untuk mengoptimalkan survei onboarding:
1. Kirim Survei pada Waktu yang Tepat
Mengirim survei pada waktu yang tepat sangat penting untuk keberhasilan survei. Untuk survei onboarding, penting untuk memilih waktu pengiriman yang tepat agar Anda mendapatkan manfaat maksimal.
Nah, karena perjalanan seorang karyawan dimulai dengan onboarding, maka Anda perlu mngirim survei di awal perjalanan karier karyawan.
Apakah Anda mengirim survei onboarding sehari setelah bergabung, atau setelah seminggu atau sebulan, yang penting dikirim sebelum terlalu lama.
Ini supaya pengalaman masih segar dalam pikiran karyawan untuk dibagikan, dan Anda bisa segera mengambil tindakan untuk meningkatkan pengalaman mereka jika diperlukan.
Anda juga dapat memilih untuk mengirim beberapa survei, seperti:
- Survei saat bergabung untuk mengetahui pengalaman wawancara dan feedback terhadap proses seleksi.
- Survei setelah pelatihan selesai untuk mengumpulkan feedback pelatihan.
- Survei setelah karyawan menyelesaikan seluruh proses onboarding dan mulai bekerja untuk mendapatkan umpan balik tentang pengalaman keseluruhan.
2. Buat Survei Singkat dan Sederhana
Pastikan survei yang Anda buat singkat dan tidak memakan banyak wajtu. Survei seharusnya tidak membutuhkan waktu lebih dari dua hingga lima menit bagi karyawan untuk mengisi semua tanggapan.
Apabila survei terlalu panjang, karyawan akan merasa lelah dan bahkan kurang fokus dalam bekerja. Oleh karena itu, buatlah survei secara singkat dengan mencakup berbagai informasi yang dibutuhkan.
3. Jaga Agar Survei Tetap Anonim
Sebaiknya, buat survei tetap anonim agar karyawan merasa nyaman dalam berbagi perasaan dan feedback yang jujur. Terutama pada survei onboarding, di mana karyawan belum sepenuhnya nyaman di tempat kerja baru mereka.
4. Libatkan Tim dan Manajer dalam Proses Survei Onboarding
Onboarding bukan hanya tanggung jawab tim HR, tetapi juga tugas manajer tim, pelatih, dan rekan-rekan yang berpengalaman.
Manajer harus memastikan bahwa karyawan baru di timnya mengisi survei dan memberikan feedback secara jujur. Anggota tim lain juga harus berusaha membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja dan budaya organisasi. Ini akan meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan.
5. Gunakan Software Feedback Karyawan yang Efektif
Untuk membuat survei berhasil, selalu gunakan software yang efektif untuk membuat dan mengirim survei, serta mengumpulkan feedback karyawan.
Software yang baik tidak hanya membantu mengumpulkan feedback tetapi juga bekerja untuk meningkatkan pengalaman dan kepuasan karyawan.
Semua langkah ini dirancang untuk membantu organisasi memahami pengalaman dan kebutuhan karyawan baru, sehingga perusahaan dapat terus meningkatkan proses onboarding dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.
Baca Juga: Evaluasi Kandidat: Arti dan Panduan Lengkap untuk HR
Download Contoh Survei Onboarding
Untuk memudahkan Anda, berikut adalah contoh survei onboarding yang bisa Anda unduh secara gratis:
Download Contoh Survei Onboarding Karyawan
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Survei onboarding karyawan adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan pendapat dan pengalaman karyawan baru mengenai proses onboarding.
Survei ini membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengevaluasi keberhasilan program onboarding.
Pentingnya survei onboarding terletak pada memberikan informasi berharga tentang efektivitas strategi perekrutan dan membuat karyawan merasa dihargai. Onboarding yang baik membantu karyawan beradaptasi dan memberikan kontribusi positif.
Salah satu hal yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan pengalaman onboarding karyawan, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan software ini, baik karyawan baru maupunlama dapat secara mudah melakukan presensi, pengajuan cuti dan izin menggunakan smartphone masing-masing.
Selain itu, sebagai profesional HR, Anda juga dapat menghitung seluruh komponen penggajian karyawan, mulai dari gaji bulanan, bonus, hingga potongan. Besaran komponen tersebut juga bisa diatur, khususnya bagi karyawan baru yang kerap mendapatkan gaji prorate.
Anda juga bisa mengirimkan slip gaji untuk karyawan dalam format PDF, sehingga turut meningkatkan transparansi dalam proses payroll.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.