Aplikasi absensi saat ini telah menjadi kebutuhan banyak pemilik bisnis dan karyawan untuk memudahkan mereka mencatat kehadiran, terutama saat wabah Covid 19 menyerang.
Saat ekonomi berangsur membaik, aplikasi ini masih banyak digunakan karena membantu bisnis untuk melakukan proses pemeriksaan kehadiran karyawan dengan lebih mudah dan praktis. Terlebih perusahaan yang menerapkan kerja remote pada karyawannya
Pada artikel kali ini, kami telah menyiapkan daftar aplikasi absensi pilihan kami yang akan membantu Anda memastikan bahwa Anda membayar karyawan sesuai jam kerja yang mereka lakukan, dan hal apa saja yang perlu Anda perhatikan sebelum memilih aplikasi karyawan yang akan Anda gunakan.
Apa itu Aplikasi Absensi?
Seperti namanya, aplikasi absensi karyawan membantu Anda melacak kapan, di mana, dan berapa lama karyawan Anda bekerja. Sebagian besar aplikasi pelacakan kehadiran modern memungkinkan bisnis untuk:
- Melacak jam dan kehadiran karyawan secara digital dan akurat
- Memastikan karyawan masuk di lokasi yang tepat dengan stempel waktu GPS
- Kelola batas waktu dan waktu lembur dengan peringatan dan pemberitahuan
- Cepat menangani penggajian
- Kelola ketidakhadiran karyawan dan permintaan PTO
Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Absensi?
Aplikasi ini biasanya dipasang di ponsel karyawan dan memungkinkan mereka untuk masuk dan keluar dari shift mereka dengan satu klik.
Aplikasi absensi secara otomatis melacak waktu karyawan masuk dan membuat log terperinci yang dapat langsung Anda ekspor ke daftar gaji Anda.
Beberapa aplikasi juga menyertakan fitur lokasi geografis yang membantu pemberi kerja memastikan bahwa karyawan mereka berada di lokasi kerja yang sebenarnya saat mereka masuk kerja.
Beberapa juga dilengkapi dengan fitur pengenalan wajah untuk memastikan bahwa karyawan Anda yang masuk dan menghindari teman meninju.
Baca juga: Onboarding Adalah: Berikut Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Metriknya
Apa Manfaat Aplikasi Absensi?
Mengurangi kesalahan manual
Mengurangi kesalahan manual menghemat waktu dan uang perusahaan Anda. Dengan software absensi, pelacakan waktu dan kehadiran, Anda dapat mengirim faktur yang akurat kepada klien.
Selain itu, dengan penggajian yang akurat dan tepat, Anda meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan.
Memastikan kepatuhan terhadap peraturan
Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Adil mengharuskan bisnis untuk menyimpan catatan yang akurat dan aplikasi pelacakan waktu dan kehadiran otomatis memungkinkan bisnis untuk dengan mudah dan efisien melacak semua data.
Lewatlah sudah hari-hari dokumen hilang atau salah tempat; sekarang semuanya dapat disimpan di aplikasi.
Memberi Anda pengawasan penuh
Aplikasi absensi yang baik akan memberi manajer dan bisnis kemampuan untuk memiliki pengawasan penuh terhadap karyawan mereka. Ini termasuk pelacakan waktu, manajemen proyek, dan bahkan pelaporan.
Dengan data dan pelaporan waktu nyata, pemilik bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih tepat.
Membantu menghilangkan pencurian waktu
Dengan aplikasi absensi, Anda dapat dengan mudah membatasi waktu lembur dengan pemberitahuan dan pengingat otomatis. Selain itu, karyawan tidak dapat lagi meluangkan waktu untuk teman-teman mereka.
Jika aplikasi waktu kehadiran yang Anda pilih memiliki kemampuan geofencing, maka karyawan bahkan tidak dapat mencatat pekerjaan mereka kecuali mereka berada di lokasi yang ditentukan. Anehnya, sebuah survei menemukan 43% karyawan melakukan pencurian waktu tetapi aplikasi waktu kehadiran membatasi kemungkinan ini karena stempel GPS secara real time.
Baca juga: HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya
Apa yang Perlu Anda Perhatikan Saat Memilih Aplikasi Absensi?
Saat mencari aplikasi absensi terbaik untuk bisnis Anda, perhatikan aspek dan fitur berikut:
- Kemudahan penggunaan: Aplikasi waktu kehadiran mudah diatur dan menawarkan pengalaman pengguna yang intuitif.
- Kustomisasi: Ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan struktur tim dan jenis shift Anda.
- Masuk cepat: Ini memungkinkan karyawan Anda masuk dengan cepat dan mudah untuk masuk dan keluar di tempat.
- Jam masuk dan keluar: Ini memungkinkan karyawan Anda untuk masuk dan keluar dari shift mereka.
- Peringatan dan pengingat otomatis: Ini mengirimkan peringatan otomatis kepada admin dan karyawan untuk berbagai acara di aplikasi. Aplikasi waktu kehadiran misalnya memberi tahu ketika seorang karyawan bekerja lembur atau ketika permintaan cuti disetujui atau ditolak.
- Manajemen absensi: Di luar apa yang disarankan oleh nama “aplikasi waktu dan kehadiran”, itu juga harus melacak kapan karyawan Anda tidak hadir.
- Manajemen penggajian: Memungkinkan Anda mengekspor data untuk penggajian atau mengintegrasikan dengan software payroll.
- Harga: Hemat biaya dan sesuai dengan anggaran Anda.
- Dukungan: Muncul dengan dukungan pelanggan yang baik untuk membantu Anda dengan masalah apa pun.
Baca juga: Analisis Beban Kerja: Pengertian dan Cara Manajemennya
9 Aplikasi Absensi Terbaik Saat Ini
1. Gajihub
Gajihub adalah sofware HR dan payroll yang juga memiliki fitur absensi online mobile yang lengkap seperti pelacakan melalui GPS, abuse detection, integrasi mesin absensi fingerprint, pengelolaan lembur dan cuti, dan juga terintegrasi dengan fitur payroll.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.
Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui gambar di bawah ini:
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Gajihub sangat cocok untuk semua bisnis, terutama yang membuatuhkan solusi terlengkap untuk kebutuhan HR, payroll, absensi, dan akuntansi secara menyeluruh.
2. Connecteam
Connecteam adalah aplikasi pelacak waktu dan kehadiran online terbaik yang menawarkan solusi mobile-first all-in-one sehingga manajer dapat mengelola organisasi mereka secara efisien dari mana saja dan kapan saja.
Fitur waktu dan kehadiran online inti Connecteam memungkinkan efisiensi absensi yang lebih baik, sementara teknologi Breadcrumbs memungkinkan Anda melihat lokasi karyawan Anda saat mereka bergerak sepanjang hari (sehingga mengetahui di mana dan kapan mereka berada, mencegah potensi pencurian waktu).
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Connecteam adalah aplikasi absensi karyawan terbaik dan ideal untuk pekerja garis depan dan karyawan jarak jauh atau tanpa meja yang bekerja untuk bisnis kecil atau organisasi besar.
Connecteam melayani lebih dari 90 industri termasuk konstruksi, perawatan kesehatan, F&B, kebersihan, layanan lapangan, ritel, dan banyak lagi.
Baca juga: Mengenal Kompensasi Finansial dan Non Finansial untuk Karyawan
3. Timely
Dengan Timely, Anda dapat melacak waktu dan kinerja tim Anda dalam satu dasbor. Dengan pelacakan KPI real time, Anda dapat memantau kinerja tim dalam hal metrik utama seperti kapasitas produksi.
Buat sistem penandaan yang dapat disesuaikan untuk mengetahui bagaimana waktu dihabiskan. Temukan jam yang hilang dengan mudah dan beri tahu siapa pun yang perlu mencatat jam mereka.
Aplikasi waktu dan kehadiran tepat waktu terintegrasi dengan mulus dengan banyak solusi seperti Asana, Toggl, Freshservice, Todoist, Trello, Wrike, dan banyak lagi.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Timely adalah solusi yang baik untuk bisnis salon dan spa.
4. Hubstaff
Hubstaff bangga menawarkan pelacakan waktu dengan tangkapan layar, pelaporan, dan pembayaran otomatis. Selain itu, Anda dapat melacak jam dengan lokasi GPS real-time, penggajian, pembuatan faktur, dan banyak lagi.
Jika seorang karyawan kehilangan jaringan internet, jam kerja dilacak secara offline dan akan disinkronkan kembali setelah koneksi dipulihkan.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Hubstaff sangat cocok untuk industri layanan lapangan dan pekerja remote.
5. Harvest
Harvest menawarkan penghitung waktu mulai dan berhenti sehingga Anda dapat bekerja sesuai kebutuhan dan semua jam dimasukkan ke dalam lembar waktu sekaligus.
Dengan Harvest, pelacakan waktu disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi Anda. Ini juga mudah untuk melacak waktu untuk klien, proyek, dan tugas tertentu.
Selain itu, Anda dapat menambahkan catatan ke jam waktu. Selain itu, Harvest terintegrasi dengan beberapa solusi hebat seperti Trello, Zendesk, Slack, Asana, Xero, dan banyak lagi.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Harvest sangat cocok untuk industri layanan klien dan juga pekerja lepas atau para freelancer.
6. TSheets
TSheets adalah solusi populerTSeets, sekarang dikenal sebagai QuickBooks, adalah solusi populer untuk melacak jam, proyek, atau bahkan perkiraan tenaga kerja.
Pada intinya, TSheets menawarkan laporan penggajian, lembar waktu terperinci, visibilitas tenaga kerja, dan banyak lagi.
Selain itu, QuickBooks terintegrasi dengan solusi seperti Xero, Square, Dropbox, Salesforce, dan banyak lagi. untuk melacak jam, proyek, atau bahkan perkiraan tenaga kerja.
TSheets juga menawarkan laporan penggajian, lembar waktu terperinci, visibilitas tenaga kerja, dan banyak lagi.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
TSheets, sekarang dikenal sebagai QuickBooks, sangat ideal untuk usaha kecil.
Baca juga: Perbedaan HRD dan Personalia yang Harus Anda Tahu
7. Avaza
Dengan menggunakan Avaza, Anda bisa mengundang karyawan Anda untuk melacak waktu per proyek atau tarif per pengguna.
Ada pengatur waktu mulai dan berhenti sehingga Anda dapat melacak proyek kerja saat bepergian. Avaza juga menawarkan penagihan dan pelaporan yang mudah. Mudah menyalin atau mengimpor lembar waktu sesuai kebutuhan.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Avaza sangat cocok untuk usaha kecil hingga menengah di industri layanan klien.
8. Toggl
Toggl mampu pelacakan waktu sederhana dan pelaporan yang kuat. Fitur dasarnya termasuk pengatur waktu sekali klik, pengingat pelacakan, lebih dari 100 integrasi dengan solusi perangkat lunak lain, dasbor proyek, tarif yang dapat ditagih, dan dapat diatur di perangkat apa pun.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
Toggl sangat ideal untuk bisnis besar dan perusahaan.
9. ClickTime
ClickTime adalah solusi yang baik untuk perusahaan yang ingin mengurangi biaya yang dibuat pada kesalahan timesheet, melacak jam kerja karyawan, dan anggaran yang lebih efektif.
Selain itu, Anda juga dapat memperkirakan biaya proyek dan mengatur penganggaran masing-masing. Dengan ClickTime Anda juga dapat membuat laporan khusus untuk membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data.
Selain itu, mereka menyediakan beberapa integrasi berbeda termasuk QuickBooks, Slack, dan ADP.
Siapa yang cocok menggunakan aplikasi ini?
ClickTime sangat cocok untuk ukuran bisnis apa pun yang ingin melacak jam kerja karyawan secara akurat.
Baca juga: Cara Buat Absen Online Gratis Menggunakan Excel Dengan Mudah
Kesimpulan
Terlepas dari jenis industri dan ukuran perusahaan, manfaat aplikasi absensi tidak ada habisnya dan ketika ada banyak aplikasi absensi yang terjangkau, ini bisa memudahkan Anda dalam memilih aplikasi mana yang cocok untuk bisnis Anda.
Tinjau fitur yang disertakan dalam aplikasi aplikasi yang Anda cari, jalankan uji coba, dan lihat apakah aplikasi waktu kehadiran benar-benar mudah digunakan oleh Anda dan tim Anda. Ini akan menjadi keputusan bisnis terbaik yang akan Anda buat!
Jika Anda masih bingung, Anda juga bisa mencoba aplikasi absensi, HR, dan payroll Gajihub secara gratis melalui tautan ini.