Masalah pencatatan absensi seperti keterlambatan dan ketidakhadiran tanpa alasan dapat mengurangi produktivitas karyawan dan kinerja tim. Tetapi tidak mudah untuk menemukan ketidakberesan ini tanpa catatan presensi karyawan Anda. Untungnya, Anda dapat dengan mudah melakukan pelacakan absen online gratis menggunakan alat seperti Microsoft Excel.
Anda dapat membuat pelacak absensi Excel Anda sendiri atau menggunakan templat untuk mencatat kehadiran karyawan, entri waktu, dll., dan menyederhanakan proses attendance management.
Pada artikel ini, kita akan membahas cara membuat absen online gratis menggunakan excel, kelebihannya, dan kekurangannya. Kami juga akan memberikan template pencatatan absensi berbeda yang bisa Anda download dan memperkenalkan Anda alternatif yang efisien untuk pelacak kehadiran di Excel.
Cara Membuat Alat Pencatatan Absen Online Gratis di Excel
Pelacak kehadiran excel adalah spreadsheet yang membantu melacak kehadiran, ketidakhadiran, keterlambatan, cuti, dan data terkait kehadiran lainnya.
Pelacakan kehadiran dapat membantu perusahaan:
- Mencatat hari libur, cuti sakit, cuti berbayar, dll, untuk setiap karyawan dengan mudah.
- Spot absensi, keterlambatan, dan ketidakhadiran tanpa alasan.
- Hitung gaji harian, mingguan, atau bulanan.
Selain menawarkan manfaat ini, spreadsheet kehadiran Excel juga mudah dibuat.
Tetapi jika Anda lebih suka mengunduh template, Anda dapat langsung beralih ke bagian template.
Mari kita lihat langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk membuat spreadsheet pelacakan kehadiran bulanan Excel:
Langkah 1
Buka spreadsheet Excel baru dan buat kolom untuk setiap tanggal dalam sebulan.
Baca juga: Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?
Langkah 2
Buat kolom nama karyawan di pojok kiri.
Langkah 3
Isi kolom yang sesuai dengan akhir pekan dan hari libur nasional dengan warna.
Misalnya, Anda dapat mengisi sel hari Minggu dan Sabtu dengan warna hitam dan hari libur nasional dengan warna merah.
Langkah 4
Terapkan Validasi Data (dari drop-down di tab Data pada taskbar) untuk mencegah inkonsistensi input dari karyawan.
Misalnya, Anda dapat membatasi karyawan untuk memasukkan waktu antara pukul 6 sore dan 8 pagi. Demikian pula, Anda dapat membiarkan mereka mengetik hanya kata ‘Hadir’, ‘Absen’, dan ‘Setengah Hari’.
Langkah 5
Kunci sel (melalui tab Beranda) selain sel tempat karyawan harus memasukkan data mereka.
Langkah 6
Klik pada sel tempat Anda ingin menampilkan ‘Jumlah Absen’ dan masukkan rumus =COUNTIF(range,criteria). Anda dapat menggunakan rumus yang sama untuk mendapatkan jumlah hadiah.
Misalnya, pada gambar, kami telah menggunakan rumus =COUNTIF(B2:Q10,A).
Dan itu saja!
Anda siap untuk menggunakan spreadsheet Excel pelacak kehadiran bulanan!
Baca juga: UMR Adalah: Pengertian, Komponen, dan Perbedaan UMR, UMP, dan UMK
Langkah 7
Terakhir, bagikan spreadsheet Excel dengan semua karyawan dan beri mereka akses untuk mengedit.
Untuk membuat lembar kehadiran tahunan, yang harus Anda lakukan adalah membuat lembar pelacak kehadiran bulanan yang berbeda untuk setiap bulan dalam dokumen Excel yang sama.
Anda juga dapat membuat pelacak kehadiran harian sederhana dengan memasukkan bidang yang relevan seperti nama karyawan, total jam kerja, dll., di buku kerja Excel.
Sekarang, mari kita lihat berbagai jenis template alat pelacakan absen online Excel gratis yang bisa Anda unduh.
3 Template Excel untuk Pencatatan Absen yang Bisa Anda Download Gratis
Berikut adalah templat pelacak kehadiran Excel yang berbeda:
1. Templat pencatatan kehadiran harian
Templat pencatatan kehadiran harian memungkinkan Anda melacak kehadiran beberapa karyawan dalam sehari.
Template seperti itu biasanya memiliki kolom untuk mencatat nama karyawan, tanggal, waktu istirahat, dan status kehadiran.
Templat pelacakan kehadiran harian sederhana ini dapat membantu Anda merekam:
- Beberapa nama karyawan.
- Jam masuk dan keluar
- Jumlah jam kerja.
- Tanda tangan karyawan.
- Jumlah kehadiran harian.
Templat Excel dapat membantu Anda melacak cuti dan ketidakhadiran karyawan. Selain itu, Anda dapat membayar karyawan per jam Anda secara akurat menggunakan total jam kerja yang diperoleh dari templat kehadiran.
Unduh templat spreadsheet lembar kehadiran harian ini di sini.
2. Templat pencatatan kehadiran mingguan
Templat pencatatan kehadiran mingguan memungkinkan Anda melacak kehadiran karyawan selama seminggu.
Umumnya, templat kehadiran seperti itu akan memiliki nama karyawan, entri kehadiran untuk setiap hari dalam seminggu, total absen mingguan, dan banyak lagi.
Ini adalah contoh template dari spreadsheet kehadiran mingguan Excel. Itu dapat merekam:
- Nama-nama karyawan.
- Hari kerja dalam seminggu.
- Jumlah jam kerja dalam seminggu.
- Tanda tangan karyawan.
- Jumlah kehadiran.
Seperti template pencatatan kehadiran harian, template spreadsheet Excel mingguan juga memungkinkan Anda merekam kehadiran, ketidakhadiran, cuti sakit, waktu liburan, dan status kehadiran lainnya.
Template spreadsheet ini cocok untuk perusahaan yang membayar karyawannya setiap minggu. Anda dapat menghitung gaji mingguan karyawan dari total jam kerja.
Unduh templat lembar kehadiran mingguan ini dari sini.
3. Templat spreadsheet kehadiran bulanan
Templat pelacak kehadiran bulanan membantu Anda mencatat kehadiran karyawan selama sebulan.
Templat lembar kehadiran bulanan yang khas akan mencakup informasi dasar karyawan, status kehadiran, tanggal, dll.
Templat pelacak kehadiran karyawan ini dapat menunjukkan kepada Anda:
- Nama karyawan.
- Status kehadiran setiap karyawan selama sebulan.
- Jumlah hari kerja dalam sebulan.
- Tanda tangan karyawan.
- Jumlah hari kerja.
Selain mencatat informasi kehadiran seperti cuti sakit dan cuti berbayar, templat lembar kehadiran bulanan ini dapat membantu perhitungan penggajian. Anda dapat dengan mudah mencatat jumlah hari kerja dalam sebulan dan menghitung gaji karyawan.
Unduh templat lembar Excel bulanan ini dari sini.
Sekarang setelah Anda memiliki berbagai jenis template spreadsheet pencatata absen online Excel gratis, mari kita lihat bagaimana menggunakannya dapat membantu Anda.
Baca juga: Manajemen Data Karyawan: Pengertian dan Tips Mengelolanya
3 Keuntungan Utama Menggunakan Alat Pencatat Kehadiran Excel
Berikut adalah tiga manfaat utama menggunakan spreadsheet Excel untuk melacak kehadiran:
1. Mudah digunakan
Pelacak kehadiran Excel adalah salah satu alat termudah untuk digunakan dan dioperasikan. Yang perlu dilakukan karyawan hanyalah memasukkan detail kehadiran mereka di kolom yang relevan.
Selain itu, Anda dapat dengan mudah melatih staf admin Anda tentang fungsi Excel yang relevan seperti menambahkan rumus, menerapkan validasi, menggunakan tabel pivot, dll., dalam beberapa sesi.
2. Mudah diakses
Anda dapat dengan mudah mengunduh MS Excel ke desktop, laptop, atau tablet Anda dari situs web Microsoft. Selain itu, ia memiliki proses pengaturan minimal yang tidak memakan waktu.
Setelah Anda mengunduhnya, Anda dapat mengakses spreadsheet dari perangkat kapan saja dan mengeditnya bahkan tanpa koneksi internet.
Ini bisa berguna ketika karyawan Anda bekerja di luar lokasi dan tidak memiliki konektivitas internet yang baik.
3. Hemat biaya
Untuk menggunakan spreadsheet Excel, Anda perlu membeli langganan Microsoft Office 365. Anda dapat mengaksesnya dalam paket bulanan dengan harga selitar Rp45.000/ pengguna per bulan bila ditagih setiap tahun tanpa pajak.
Bersama dengan MS Excel, paket ini mencakup Word, PowerPoint, Teams, dan alat berguna lainnya.
Selain itu, Anda dapat menggunakan Excel secara gratis dalam versi webnya – bagian dari paket online Office 365.
Terlepas dari manfaat ini, pelacak kehadiran Excel memiliki banyak keterbatasan. Mari ketahui beberapa kekurangannya.
Baca juga: Employee Self Service (ESS): Pengertian, Fitur, Manfaat, dan Perannya dalam HR
4 Kekurangan Utama Menggunakan Pelacak Kehadiran Excel
Berikut adalah empat kerugian menggunakan spreadsheet pelacakan kehadiran Excel:
1. Tidak memiliki fitur pelacakan kehadiran yang lengkap
Pelacak spreadsheet kehadiran Excel tidak memiliki fitur canggih seperti manajemen penggajian, penjadwalan karyawan, dll.
Mengapa itu penting?
Menggunakan sistem pelacakan kehadiran karyawan dasar dapat menghambat kemajuan perusahaan Anda di bidang yang kompetitif.
Misalnya, dengan pelacak kehadiran Excel, Anda harus menghitung gaji setiap karyawan secara manual. Sebaliknya, alat pelacak kehadiran canggih seperti software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub dapat melakukannya dalam hitungan detik hanya dengan beberapa klik mouse.
Selain itu, pelacak kehadiran Excel mungkin tidak terintegrasi dengan alat lain yang Anda gunakan. Jadi, Anda mungkin harus terus-menerus beralih antara alat lain dan formulir kehadiran, yang memperumit pekerjaan Anda.
Proses manual ini dapat memakan terlalu banyak waktu dan mencegah Anda mengerjakan tugas penting lainnya seperti mempekerjakan atau menyetujui cuti.
2. Sulit dikelola
Salah satu kelemahan paling signifikan dari pelacak kehadiran Excel adalah sepenuhnya manual. Seorang karyawan harus memasukkan jam masuk dan keluar jam, tanggal, dan data lainnya secara manual ke dalam lembar kehadiran.
Meskipun bisnis kecil mungkin dapat mengelola ini, itu bisa menjadi membosankan dan melelahkan seiring pertumbuhan perusahaan.
Karyawan Anda tidak hanya akan membuang waktu mereka dalam mengisi spreadsheet kehadiran karyawan, tetapi juga menunggu dalam antrian untuk memasukkan data pada jam kerja yang sibuk.
Misalnya, seorang karyawan yang tiba pada pukul 08:55 untuk pekerjaan pukul 9:00 mungkin harus menunggu selama 10-15 menit agar karyawan lain mengisi lembar kehadiran.
Ini dapat membuang waktu dan tenaga mereka dan juga mencegah mereka menyelesaikan tugas-tugas yang lebih penting.
Selain itu, seiring waktu, mereka yang bertanggung jawab atas catatan kehadiran Excel mungkin mengalami kesulitan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola catatan kehadiran karyawan.
Baca juga: Talent Management: Pengertian, Proses, Strategi, dan Tips Mengelolanya
3. Rentan terhadap manipulasi
Alat absen online gratis berbasis spreadsheet seperti Google Forms, Google Sheets, dan MS Excel mengandalkan entri manual – membuatnya rentan terhadap manipulasi.
Karyawan dapat mengambil keuntungan dari ini dan memasukkan entri waktu yang salah, mengatur proxy, dan terlibat dalam kesalahan praktik lainnya.
Misalnya, seorang karyawan dapat dengan mudah membuat catatan palsu untuk rekan yang tidak hadir di spreadsheet. Demikian pula, karyawan dapat memasukkan jam yang salah pada waktunya untuk rekan kerja yang terlambat.
Kerentanan seperti itu membuat pelacak spreadsheet kehadiran karyawan rentan terhadap manipulasi.
4. Kurangnya wawasan produktivitas
Pelacak kehadiran Excel hanya dapat merekam kehadiran karyawan dan jam kerja harian mereka.
Untuk mengukur produktivitas karyawan, Anda mungkin harus menemukan jumlah total jam kerja dari entri waktu karyawan Anda – yang merupakan tugas yang memakan waktu. Dan itu tetap tidak efektif karena Anda tidak dapat memantau tingkat aktivitas karyawan secara real-time.
Keterbatasan ini dapat mencegah Anda menjelajahi tren produktivitas karyawan dan tim. Dan Anda mungkin tidak menemukan hambatan yang menghalangi seorang karyawan untuk mencapai potensi maksimal mereka.
Di sisi lain, pelacak kehadiran yang canggih dapat melihat penurunan produktivitas dengan cepat.
Misalnya, katakanlah Anda memperhatikan bahwa produktivitas karyawan menurun setelah dua rapat pagi. Anda dapat menjadwal ulang rapat yang akan datang ke penghujung hari untuk meningkatkan produktivitas.
Dengan pelacak kehadiran Excel, Anda mungkin perlu waktu berbulan-bulan untuk melihat tren tersebut.
Untungnya, ada alternatif untuk spreadsheet pelacakan kehadiran ini – software absensi online mobile karyawan yang mencatat entri waktu, keterlambatan, dan data terkait kehadiran lainnya secara otomatis, contohnya adalah GajiHub.
Mengapa Harus Menggunakan Gajihub Sebagai Alat Absen Online Gratis Anda?
Gajhub adalah software HRIS yang memiliki fitur pencatatan kehadiran karyawan dan performance management yang kuat yang digunakan oleh UKM serta perusahaan besar.
Berikut adalah beberapa fitur GajiHub yang menawarkan pengalaman pelacakan kehadiran yang lebih baik daripada pelacak kehadiran Excel:
1. Laporan Kehadiran
Manajer dapat menghasilkan laporan kehadiran terperinci berdasarkan entri waktu karyawan.
Anda dapat melihat kedatangan dan ketidakhadiran yang terlambat secara real-time, dan mengidentifikasi pola yang salah selama tinjauan kehadiran.
Selain itu, karyawan dapat menentukan alasan keterlambatan atau ketidakhadiran mereka sebagai catatan. Ini dapat menghemat waktu dan tenaga yang seharusnya Anda habiskan untuk percakapan yang tidak perlu.
Selanjutnya, Anda dapat membuat catatan kehadiran untuk rentang tanggal apa pun yang Anda perlukan.
Baca juga: Human Resource Department: Fungsi, Tugas, dan Tips Mengelolanya
2. Jadwal kerja
GajiHub memungkinkan Anda mengatur shift tetap dan fleksibel untuk karyawan dengan fitur Jadwal Kerja. Ini juga mencatat apakah mereka tepat waktu untuk shift dengan menunjukkan ‘Hadir’, ‘Absen’, atau ‘Tidak Masuk Sebagian’.
Misalnya, seorang karyawan yang mulai bekerja di sore hari akan ditandai ‘Absen Sebagian’. Demikian pula, seorang karyawan yang tidak melacak waktu akan ditandai ‘Absen’.
Dengan cara ini, Anda dapat terlibat dalam pelacakan kehadiran tanpa meninggalkan meja atau pesan Anda.
3. Pelacakan waktu
Tidak seperti pelacak kehadiran Excel, GajiHub tidak memerlukan karyawan untuk memasukkan data waktu mereka. Alat ini menawarkan fitur pelacakan waktu yang interaktif dan senyap untuk melacak jam kerja karyawan.
Pelacak interaktifnya mengharuskan karyawan untuk Menghentikan dan Memulai penghitung waktu secara manual.
GajiHub juga memiliki pengatur waktu otomatis yang mencatat entri waktu saat sistem dihidupkan dan dimatikan. Timer ini bersembunyi di latar belakang saat karyawan sedang bekerja dan tidak mengganggu tugas mereka.
4. Sistem payroll
Dengan GajHub, Anda dapat secara otomatis menghasilkan penggajian untuk semua karyawan hanya dengan beberapa klik dan terintegrasi dengan data presensi karyawan.
Anda bisa melakukan kalkulasi payroll otomatis dan menghemat waktu hingga 90% dibandingkan proses manual. Dengan begitu Anda bisa melakukan pembayaran gaji ke berbagai Bank dan menetapkan jadwal penerimaan yang variatif pada karyawan dengan mudah dan cepat.
Jadi, apalagi yang Anda tunggu? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub untuk proses absensi, HR, payroll, dan seluruh proses manajemen SDM Anda yang lebih baik dengan menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan ini.