HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya

Apakah tim Anda melakukan HR audit secara teratur? Proses, sistem, dan kebijakan SDM atau HR yang tidak efektif dapat merugikan bisnis Anda.

Jika faktor-faktor ini tidak terus-menerus dipantau, sebuah bisnis dapat menemukan dirinya berada di sisi yang salah dari undang-undang ketenagakerjaan. Seperti, menghadapi hukuman berat karena tidak memiliki program keselamatan karyawan.

Melakukan HR audit membantu memastikan Anda mengatur karyawan dan bisnis Anda untuk kesuksesan dan kepatuhan jangka panjang.

Mungkin sudah lama sekali Anda tidak berpartisipasi dalam HR audit sehingga Anda lupa betapa bermanfaatnya hal ini bagi organisasi Anda. Terutama saat kita mengelolaa bisnis pascapandemi, banyak hal dapat berubah dengan cepat dalam bisnis dengan orang-orangnya.

Ini membutuhkan mengambil langkah cepat dan mengevaluasi ke mana arah organisasi dalam hal manajemen sumber daya manusia.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu HR audit,  manfaatnya bagi bisnis, dan cara melakukannya agar proses HR dalam bisnis Anda optimal.

Apa itu HR Audit?

HR Audit meninjau proses dan kebijakan sumber daya manusia untuk mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan perbaikan dan area mana yang berkinerja baik.

Organisasi dapat menggunakan HR audit untuk memastikan kepatuhan dan menyelaraskan program SDM dengan tujuan bisnis. Mereka memastikan bahwa proses ini benar-benar berkontribusi pada kinerja organisasi.

HR Audit mirip dengan audit proses internal. Sederhananya, ini seperti memberi departemen sumber daya manusia Anda kartu laporan tentang seberapa efektifnya. Menjalankan audit departemen SDM Anda juga menangkap area ketidakpatuhan untuk mengurangi risiko bisnis.

Pada dasarnya, HR  audit adalah kesempatan untuk memperketat proses sehingga aspek-aspek seperti rekrutmen, retensi, orientasi, pelatihan, gaji dan kompensasi, penggajian, dan manajemen kinerja mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan.

Baca juga: Analisis Jabatan: Pengertian, Metode dan Manfaatnya

Fungsi Melakukan HR Audit

Tujuan dari HR audit bermacam-macam. Meskipun tidak wajib, setiap bidang SDM yang ditinjau mendapat manfaat dari upaya ini.

Menurut Mark S. Floyd, mitra dengan firma hukum Cleveland Walter dan Haverfield, “Audit memeriksa efektivitas kebijakan, prosedur, dan sistem departemen SDM saat ini yang terkait dengan perubahan dan perkembangan terbaru dalam undang-undang perburuhan dan ketenagakerjaan.”

Selain itu, ia menambahkan, “kepemimpinan senior sangat bergantung pada departemen [SDM] untuk memastikan bahwa strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan konsisten dengan banyak undang-undang dan peraturan kompleks yang mengatur lingkungan tempat kerja.”

Belum yakin? Berikut adalah beberapa alasan mengapa HR audit harus menjadi prioritas di organisasi Anda:

Meningkatkan proses dan kebijakan yang berdampak pada karyawan

Audit SDM adalah kesempatan untuk meningkatkan area proses dan kebijakan Anda yang memiliki dampak terbesar pada karyawan. Ini memberdayakan pekerja, membantu mempertahankan mereka, dan pada akhirnya membuat perusahaan menjadi lebih kuat.

Memastikan kepatuhan perusahaan

Jangan pernah menerima begitu saja bahwa kebijakan Anda sesuai dengan semua undang-undang. Ada undang-undang ketenagakerjaan baru dan perubahan undang-undang yang terjadi setiap saat.

Untuk mendapatkan dan tetap patuh dan menghindari tuntutan hukum yang tidak diinginkan, Anda harus menjadi yang terdepan dalam audit kepatuhan SDM yang mengidentifikasi area risiko potensial.

Baca juga: Analisis Beban Kerja: Pengertian dan Cara Manajemennya

Membuat data SDM bermakna dan strategis

Manfaatkan semua data SDM itu dengan baik dengan menghubungkannya dengan realitas kebijakan dan prosedur SDM Anda.

Membantu mencegah dampak buruk dalam praktik ketenagakerjaan

Anda dapat mengurangi masalah dengan dampak yang berbeda pada kandidat dalam perekrutan, dan pada kandidat dalam gaji dan kompensasi, perencanaan suksesi, dan umumnya, di seluruh siklus hidup karyawan, dengan melakukan audit.

Menciptakan kompensasi yang adil dan wajar

Selama audit keuangan dan analisis kompensasi Anda, ini juga merupakan praktik yang baik untuk mengaudit seberapa adil dan kompetitif paket gaji dan kompensasi Anda. Hal ini dapat mendukung upaya perekrutan dan retensi dan juga menghindari keluhan.

Mengidentifikasi inefisiensi dalam sistem dan praktik

Paling tidak, HR audit dapat membantu menemukan praktik atau sistem yang tidak efisien. Tugas yang berlebihan atau proses yang terlalu panjang dapat menyebabkan kesalahan terjadi.

Area Spesifik Apa yang Diperiksa saat HR Audit ?

Saat Anda melakukan HR audit, Anda dapat melihat satu atau lebih area berikut, tergantung pada kekhawatiran, anggaran, dan kerangka waktu Anda.

Kepatuhan

Setiap tim kepemimpinan sumber daya manusia pasti ingin tahu bahwa mereka patuh. Audit kepatuhan SDM berfokus pada seberapa baik bisnis Anda mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan lokal dan negara saat ini.

Ini adalah audit mitigasi risiko. Tujuan Anda adalah memastikan Anda tidak melanggar undang-undang apa pun atau membiarkan diri Anda terbuka terhadap tuntutan hukum pertanggungjawaban.

Baca juga: Karyawan Tetap: Pengertian, Keuntungan, dan Bedanya dengan Kontrak

Praktik terbaik

Apakah tim manajemen sumber daya manusia Anda berada di puncak permainan mereka? Audit praktik terbaik SDM membandingkan proses dan kebijakan SDM Anda dengan standar industri yang diterima.

Jenis audit ini dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan yang sedang berkembang karena dapat membantu memastikan Anda berada di jalur yang benar saat Anda meningkatkan penggajian, membuat buku pegangan, menetapkan deskripsi pekerjaan, dan menetapkan harapan untuk karyawan baru Anda.

Performa

Audit kinerja SDM melibatkan peninjauan file personel dengan tujuan mengevaluasi kualitas feedback yang diberikan manajer Anda kepada staf mereka.

Kurangnya umpan balik yang berkualitas dapat menghambat pertumbuhan karyawan. Audit kinerja dapat mengidentifikasi masalah dengan proses peninjauan dan umpan balik Anda sebelum pengembangan karyawan terganggu. Anda juga bisa membaca lebih lengkap tentang performance management melalui tautan ini.

Daya saing

Paket kompensasi seperti apa yang dibuat oleh manajer SDM Anda? Apakah upah, gaji, dan paket tunjangan Anda kompetitif? Audit daya saing SDM memeriksa semua bidang kompensasi dan tunjangan karyawan untuk menilai apakah bisnis Anda melakukan apa yang perlu dilakukan untuk menarik karyawan dengan kualifikasi terbaik.

Bahkan jika Anda tidak dapat bersaing dalam hal upah atau gaji, audit daya saing dapat mengidentifikasi area lain (seperti peluang telecommuting dan jadwal kerja yang fleksibel) yang dapat meningkatkan daya tarik Anda bagi pelamar.

Fungsi-Spesifik

Audit khusus fungsi adalah sejenis audit mini di mana Anda memeriksa hanya satu area dari proses atau kebijakan SDM Anda.

Anda dapat memilih untuk menyelidiki area seperti manajemen penggajian, kebijakan peninjauan karyawan, efisiensi pencatatan, dll.

Baca juga: Mengenal Kompensasi Finansial dan Non Finansial untuk Karyawan

7 Langkah untuk Proses HR Audit yang Efektif

Ingin tahu bagaimana melakukan HR audit? Berikut adalah daftar periksa HR audit yang berguna untuk membantu Anda memulai:

Langkah 1: Tentukan apa yang ingin Anda audit

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, ada banyak jenis audit SDM yang dapat Anda fokuskan. Namun, untuk tujuan ini, Anda perlu menentukan dengan jelas tujuan audit untuk organisasi Anda. Jangan mencoba melakukan semuanya sekaligus. Tetapkan garis waktu untuk penyelesaian.

Langkah 2: Dapatkan dukungan dari manajemen

Satu-satunya cara untuk membuat perubahan langgeng yang akan berdampak positif bagi organisasi Anda adalah memastikan bahwa Anda melibatkan tim manajemen eksekutif Anda. Anda akan membutuhkan dukungan mereka, terutama jika Anda meminta untuk menyewa pihak ketiga untuk melakukan audit.

Langkah 3: Tentukan siapa yang akan melakukan audit

Apakah Anda akan mencoba melakukan audit sendiri, atau akankah Anda mempekerjakan di luar organisasi? Putuskan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas apa jika itu adalah upaya bersama. Tetapkan harapan untuk evaluasi Anda sejak awal.

Langkah 4: Kumpulkan datanya

Awalnya, Anda perlu mengumpulkan semua data relevan yang berkaitan dengan apa yang Anda audit. Misalnya, Anda dapat menggunakan data dari bagian personalia Anda jika Anda mengaudit proses rekrutmen Anda. Pastikan Anda memiliki izin untuk menggunakan data.

Langkah 5: Tinjau temuan Anda

Luangkan waktu untuk mengatur dan menganalisis informasi yang telah Anda temukan. Cobalah untuk mengidentifikasi potensi masalah dan peluang untuk perbaikan.

Misalnya, Anda dapat mencegah cedera di masa depan dengan meningkatkan seberapa sering perusahaan memesan APD untuk pekerja.

Baca juga: Timesheet Karyawan: Pengertian Lengkap, Cara Buat, dan Template yang Bisa Anda Download

Langkah 6: Rencanakan dan terapkan peningkatan Anda

Pertama, prioritaskan area yang paling bermasalah, misalnya, area yang dapat membawa organisasi Anda ke dalam masalah hukum yang paling parah. Kemudian turunkan daftar prioritas Anda untuk memperbaiki proses dan kebijakan yang lemah dan perlu perbaikan.

Langkah 7: Bersikaplah transparan tentang perubahan

Karyawan akan tertarik untuk mengetahui tentang perubahan dan peningkatan yang Anda lakukan pada proses SDM. Temukan cara untuk mengomunikasikan perubahan ini kepada mereka dan minta manajer untuk memperbarui karyawan.

Daftar Periksa yang Diperlukan saat HR Audit

Daftar periksa HR adalah daftar hal-hal yang harus Anda perhatikan saat melakukan Audit SDM di berbagai divisi.

Daftar periksa ini umumnya sangat panjang, tetapi berikut adalah beberapa poin penting untuk berbagai departemen yang telah kami ringkas:

1. Catatan karyawan

• Hal pertama adalah memeriksa kerja Human Resource Information System (HRIS) Anda. Anda harus memiliki HRIS yang tepat untuk melacak dan mencari informasi secara efisien.
• Pastikan Anda memiliki data pajak secara berurutan dan semua file personel lainnya.
• Pisahkan informasi sensitif karyawan. Salah satu contohnya di sini adalah informasi kesehatan para pekerja.

2. Buku pegangan karyawan

• Mintalah penasihat hukum melihat undang-undang ketenagakerjaan nasional dan lokal untuk pekerjaan yang mungkin memiliki suara dalam kebijakan kantor Anda.
• Melakukan pemeriksaan tahunan pada buku pegangan untuk memastikan tidak terjadi kesalahan
• Membuat tenaga kerja mengetahui setiap perubahan baru dalam buku pegangan dan mendapatkan pengakuan mereka untuk hal yang sama.

3. Proses perekrutan & orientasi

• Meninjau bahwa Applicant Tracking System (ATS) atau Sistem Pelacakan Pelamar Anda berfungsi secara setara dan sesuai kebutuhan Anda.
• Memastikan dan memeriksa kelayakan alat rekrutmen yang digunakan perusahaan
• Menilai gagasan menerapkan sistem teman atau mentor untuk karyawan baru

4. Kompensasi

• Periksa skala gaji nasional untuk menawarkan paket gaji yang kompetitif dan temukan perbedaan gaji berdasarkan ras, kecacatan, jenis kelamin, kasta, dll.
• Bangun sistem untuk menetapkan bagaimana Anda menentukan kenaikan gaji.
• Tinjau undang-undang gaji yang mengatur untuk memeriksa masalah seperti gaji rata-rata, upah minimum, dll.

5. Evaluasi kinerja

• Lihat alat penilaian kinerja yang Anda gunakan saat ini dan lihat apakah itu memenuhi kebutuhan Anda
• Tentukan periode yang tepat untuk menilai kinerja tenaga kerja. Juga, memutuskan sistem untuk menentukan promosi karyawan dan demosi karyawan.
• Periksa setiap pilih kasih di tempat kerja yang merugikan proses penilaian kinerja.

6. Kompensasi

• Periksa dan perbarui paket tunjangan karyawan saat ini untuk menawarkan paket yang lebih kompetitif kepada pekerja.
• Komunikasikan paket kompensasi secara efektif kepada staf yang bekerja. Kebanyakan pekerja tidak mengerti keuntungan apa yang mereka miliki sejak awal. Contohnya adalah manfaat BPJS ketanagakerjaan yang kebanyakan orang tidak tahu cara menggunakannya.
• Kenali manfaat apa yang paling dibutuhkan karyawan Anda. Anda dapat beralih ke survei pulsa untuk memahami kepribadian karyawan yang berbeda dan manfaat mana yang paling sesuai untuk mereka, dll.

7. Pelatihan

• Tentukan program pelatihan untuk karyawan baru dari setiap departemen.
• Pertimbangkan untuk memiliki program bimbingan dalam perusahaan untuk melatih junior oleh senior.
• Menyelenggarakan pelatihan Equal Employment Opportunity (EEO) tahunan perusahaan.

Baca juga: Perbedaan HRD dan Personalia yang Harus Anda Tahu

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai HR Audit dalam sebuah bisnis. Melakukan dan menentukan rencana tindakan yang tepat dari HR audit sama pentingnya dengan memilikinya sejak awal.

Audit yang tidak tepat dapat memberikan hasil yang menyesatkan, yang dapat menyebabkan keputusan manajemen yang salah. Jadi, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang audit ini.

Informasi di atas seharusnya memberi Anda gambaran yang adil tentang apa, mengapa, dan bagaimana mengenai audit sumber daya manusia.

Tentu, setiap audit SDM dapat menjadi proses yang kompleks yang juga dapat menghabiskan banyak waktu dan sumber daya. Namun, manfaatnya jauh lebih besar daripada upayanya. Anda dapat mendesain ulang proses dan sistem perusahaan Anda yang dapat mendukung tujuan dan sasaran bisnis.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola dan melakukan HR audit, Anda bisa mencoba menggunakan software HR dan payroll dari Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.