Ketika perusahaan tumbuh dan peran berubah, profesional SDM mungkin perlu meninjau peran dan harapan pekerjaan dengan melakukan analisis jabatan. Dalam analisisini, karyawan dapat mendiskusikan keahlian atau tugas yang diperlukan untuk menjalankan peran tersebut.
Analisis jabatan dapat membantu merevisi peran, meningkatkan praktik saat ini, dan bahkan mungkin menyesuaikan gaji dalam beberapa kasus. mempelajari apa yang dilakukan setiap orang dalam peran mereka dan mengidentifikasi potensi kesenjangan. Mempelajari cara perusahaan melakukan ini dapat membantu Anda memahami mengapa praktik ini dapat mengoptimalkan efisiensi bisnis.
Dalam artikel ini, kita membahas apa itu analisis jabatan dan membahas berbagai metode analisis jabatan, manfaat dan cara melakukan analisis tersebut.
Apa itu Analisis Jabatan?
Analisis jabatan adalah proses mempelajari peran atau posisi, mempelajari aktivitas apa yang dilakukan dan keterampilan apa yang diperlukan untuk jabatan tersebut.
Analisis jabatan juga dapat menilai dalam kondisi apa karyawan melakukan pekerjaan dan menemukan bagaimana peran itu dapat memengaruhi peran lain di perusahaan.
Proses ini adalah untuk memeriksa peran atau posisi itu sendiri dan bukan karyawan atau kinerja mereka. Ini adalah studi menyeluruh tentang peran, digunakan untuk mendapatkan pemahaman dan perspektif baru tentang posisi untuk menciptakan perbaikan proses.
Analisis ini melibatkan pengumpulan data pada setiap aspek peran dan kemudian memeriksanya, menciptakan seperangkat standar baru untuk peran itu.
Dalam kebanyakan kasus, perwakilan sumber daya manusia melakukan analisis pekerjaan dan melaporkan data kepada HR manager dan departemen, yang kemudian membuat penyesuaian yang diperlukan.
Karena perwakilan SDM tidak bekerja di departemen yang sama dengan pekerjaan yang mereka evaluasi, mereka biasanya dapat membuat analisis yang lebih objektif.
Baca juga: Analisis Beban Kerja: Pengertian dan Cara Manajemennya
Mengapa Analisis Jabatan itu Penting?
Analisis jabatan penting karena beberapa alasan:
- Sudut pandang realistis: Analisis ini memberikan pandangan realistis tentang apa yang dilakukan karyawan dalam peran tertentu. Karena karyawan sering melakukan tugas yang berbeda dari deskripsi pekerjaan aslinya, ini menciptakan wawasan tentang tugas yang sebenarnya dilakukan orang.
- Peningkatan proses: Dengan mempelajari apa yang dilakukan orang dalam peran tertentu, manajemen dapat mengidentifikasi area di mana mereka dapat meningkatkan proses. Ini dapat mencakup waktu menyesuaikan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas tertentu atau menyarankan karyawan untuk fokus pada tanggung jawab yang lebih penting.
- Refleksi diri: Proses ini sering melibatkan karyawan sendiri mendiskusikan apa yang mereka lakukan dalam peran sehari-hari mereka. Ini memberikan kesempatan bagi mereka untuk merenungkan metode kerja mereka sendiri, yang dapat menghasilkan ide-ide inovatif atau perubahan perilaku.
Metode dalam Melakukan Analisis Jabatan
Ada beberapa metode umum saat melakukan proses analisis jabatan:
Metode observasi
Metode observasi adalah ketika seorang analis luar mengamati seorang karyawan dan tugas-tugas yang mereka lakukan.
Mereka akan sering membayangi karyawan selama beberapa hari saat mereka melakukan tugas mereka, menghadiri rapat dan mengevaluasi beban kerja mereka untuk memahami fungsi penting peran tersebut.
Saat mengamati, analis membuat catatan terperinci tentang peran tersebut, termasuk alat apa yang mereka gunakan, berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk tugas dan dengan siapa mereka berinteraksi untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Baca juga: Karyawan Tetap: Pengertian, Keuntungan, dan Bedanya dengan Kontrak
Metode wawancara
Metode wawancara adalah ketika analis menanyai karyawan tentang peran dan jabatan mereka. Mereka berharap untuk mempelajari aspek yang sama dari pekerjaan yang mungkin mereka lihat dalam metode observasi, seperti sistem apa yang mereka gunakan, proses apa yang mereka ikuti dan bagaimana mereka menerapkan keterampilan mereka untuk mencapai hasil.
Dengan metode ini, orang yang diwawancarai dapat merumuskan gaya kerja mereka sendiri untuk melakukan peran tertentu.
Analis dapat mewawancarai beberapa orang dalam peran yang sama untuk mendapatkan pandangan yang lebih holistik tentang tanggung jawab.
Metode kuesioner
Metode kuesioner adalah ketika analis membuat serangkaian pertanyaan bagi karyawan untuk dijawab tentang pekerjaan mereka.
Mereka sering bertanya kepada manajer karyawan dan orang lain dalam tim tentang persepsi mereka tentang peran untuk mengidentifikasi kesenjangan antara harapan.
Pertanyaan-pertanyaan ini dapat mencakup bertanya kepada karyawan tentang bagaimana mereka menghabiskan setiap hari, apa prioritas mereka dan bagaimana mereka secara efektif melakukan tugas mereka.
Metode catatan harian
Metode catatan harian adalah ketika seorang karyawan membuat catatan harian tentang tugas yang mereka lakukan. Ini bisa selama periode waktu tertentu, seperti seminggu, di mana mereka merinci aktivitas mereka dan lama waktu yang mereka habiskan untuk masing-masing.
Ini bisa menjadi cara yang objektif untuk memahami bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka dan dapat mengidentifikasi area di mana seorang karyawan dapat mengalihkan perhatian mereka ke tanggung jawab yang lebih penting.
Baca juga: Apa itu NDA dalam Hubungan Kerjasama? Berikut Penjelasannya
Metode analisis pekerjaan fungsional
Analisis pekerjaan fungsional adalah metode formal untuk mengevaluasi pekerjaan dan menangkap hasil kuantitatif.
Ini berarti mereka mungkin menggabungkan beberapa metode lain untuk memahami segala sesuatu tentang peran itu sendiri dan orang yang melakukannya.
Analis dapat mengidentifikasi keterbatasan individu dan teknis dalam peran untuk menyarankan area untuk perubahan.
Perusahaan sering menggunakan metode analisis pekerjaan fungsional untuk membuat deskripsi pekerjaan baru atau posting berdasarkan apa yang dibutuhkan untuk menjalankan peran tersebut.
Metode inventaris pekerjaan
Inventaris pekerjaan melibatkan daftar periksa terstruktur yang dapat diperiksa oleh karyawan untuk memverifikasi bahwa mereka menyelesaikan tugas tertentu.
Ini biasanya berasal dari deskripsi pekerjaan peran atau harapan manajemen untuk memastikan mereka melakukan tugas tertentu atau menggunakan alat tertentu.
Daftar periksa ini dapat berfokus pada tugas itu sendiri, anggota tim, atau kualifikasi untuk setiap peran.
Metode kinerja pekerjaan
Metode kinerja pekerjaan adalah ketika seorang analis benar-benar melakukan peran karyawan untuk lebih memahaminya.
Ini mungkin berarti mereka menjawab email, melakukan tugas fisik, dan berinteraksi dengan kolega atau sistem untuk mempelajari pengalaman karyawan.
Dengan pengalaman langsung ini, mereka dapat menentukan beberapa masalah dan persyaratan dan bagaimana perusahaan dapat merincinya dengan benar dalam deskripsi pekerjaan.
Baca juga: Pengertian Analisis Swot, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya
Cara Melakukan Analisis Jabatan
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil perusahaan untuk melakukan analisis jabatan:
1. Kumpulkan informasi tentang suatu jabatan
Amati dan wawancarai karyawan yang saat ini berada di posisi pekerjaan. Minta karyawan untuk menjelaskan tugas yang mereka lakukan dan dorong mereka untuk sespesifik mungkin saat mendefinisikan tanggung jawab mereka.
Bacalah manual book atau dokumen tertulis yang saat ini menentukan posisi tersebut. Bandingkan deskripsi pekerjaan saat ini dengan apa yang sebenarnya dikatakan dan dilakukan karyawan.
Catat hasil Anda berdasarkan departemen atau posisi individu. Buat akun tentang semua tugas dan keterampilan yang termasuk dalam pekerjaan.
2. Mengevaluasi pentingnya setiap tugas dan kompetensi
Setelah Anda mendapatkan pemahaman tentang kompetensi mana yang diperlukan untuk melakukan setiap pekerjaan, Anda dapat menentukan peringkat kesulitan setiap tugas dan keahlian.
Tentukan keterampilan tingkat tinggi untuk setiap posisi. Perhatikan keterampilan mana yang tingkat pemula dan mana yang membutuhkan lebih banyak pengalaman.
Anda mungkin mendapatkan ide yang berbeda dari apa yang semula Anda anggap sebagai bagian terpenting dari sebuah pekerjaan.
Baca juga: Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis
3. Riset standar industri
Temukan data tentang posisi pada analisis pekerjaan Anda untuk memastikan Anda selaras dengan angkatan kerja saat ini. Gunakan literatur pemerintah dan informasi dari organisasi profesional untuk memeriksa hasil Anda.
Konsultasikan dengan ahli materi pelajaran yang dapat menjelaskan tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Jaringan dengan bisnis lain dan bandingkan data.
4. Merevisi deskripsi pekerjaan dan standar
Setelah Anda mengamati dan menemukan kompetensi paling penting yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan, buatlah daftar setiap tugas dan keahlian.
Gunakan ini untuk mengubah deskripsi pekerjaan yang ada atau membuat yang baru yang sesuai dengan analisis Anda.
Buat seperangkat standar untuk setiap posisi yang sesuai dengan masukan karyawan Anda dan pengamatan Anda sendiri terhadap pekerjaan tersebut. Sertakan harapan yang mungkin tidak Anda amati tetapi didasarkan pada pedoman profesional dari penelitian Anda.
5. Gunakan data untuk membuat perubahan
Lihatlah organisasi Anda secara keseluruhan. Putuskan apakah tugas yang tepat ditugaskan ke pekerjaan yang tepat berdasarkan analisis Anda.
Jika Anda menemukan pekerjaan dari satu departemen lebih cocok untuk tim yang berbeda, alihkan tugas tersebut ke pekerjaan lain.
Anda mungkin juga menemukan bahwa beberapa departemen menangani lebih dari yang lain. Dengan data dari analisis pekerjaan, Anda dapat menemukan cara untuk memindahkan tanggung jawab pekerjaan berdasarkan kompetensi masing-masing posisi.
Baca juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai analisis jabatan dan cara melakukan analisis jabatan dalam perusahaan Anda.
Penempatan seseorang untuk jabatan tertentu memerlukan analisa yang mendalam. Jika Anda salah menempatkan seseorang tidak pada kapabilitasnya, bisa dipastikan bahwa usaha Anda tidak akan berjalan optimal.
Untuk proses analisis dan mengetahui performa karyawan lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software HR seperti Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda tidak hanya akan mendapatkan kemudahan dalam mengelola data karyawan namun juga mendapatkan solusi menyuluruh untuk proses HR seperti pencatatan absensi, payroll, reimbursement, dan lainnya.
Jadi tunggu apalagi? Mudahkan proses HR dan analisis jabatan karyawan Anda dengan menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
2 thoughts on “Analisis Jabatan: Pengertian, Metode dan Manfaatnya”