Contoh Non Disclosure Agreement (NDA): Pengertian, Manfaat, dan Komponennya

Dalam bisnis, ada kalanya informasi tertentu harus tetap dirahasiakan. Salah satu cara paling efektif untuk mencegah pengungkapan informasi rahasia adalah dengan NDA. Namun apa itu NDA?

Dokumen ini secara hukum mengikat pihak-pihak yang terlibat dari pengungkapan informasi tertentu dan memberikan jalan hukum jika perjanjian dilanggar.

Dalam artikel ini, kami membahas apa itu NDA, fungsi NDA, serta apa yang harus disertakan dalam NDA pada bisnis.

Apa itu NDA?

Nondisclosure agreement (NDA) adalah kontrak dua atau lebih pihak yang menyatakan mereka setuju untuk menjaga kerahasiaan.

Setiap orang yang menandatangani kontrak yang mengikat secara hukum ini setuju untuk merahasiakan informasi sensitif atau rahasia yang mereka terima dari satu sama lain. Nama lain dari kontrak ini adalah perjanjian kerahasiaan.

Dua jenis utama nondisclosure agreement adalah:

• Perjanjian kerahasiaan satu sisi: Perjanjian ini mencegah hanya satu pihak dari berbagi informasi rahasia yang mereka terima dari pihak lain.
• Perjanjian kerahasiaan bersama: Dengan perjanjian ini, kedua belah pihak harus menjaga kerahasiaan informasi yang mereka bagikan satu sama lain.

Baca juga: Pengertian Analisis Swot, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya

Mengapa Nondisclosure Agreement Itu Penting?

Nondisclosure agreement penting karena mencegah orang berbagi data rahasia atau sensitif dengan individu yang tidak terlibat dalam perjanjian.

Ketika seorang individu atau bisnis memiliki akses ke informasi pribadi, membagikannya dapat mengakibatkan orang menggunakan ide atau proses mereka tanpa izin.

Berbagi informasi itu juga dapat melanggar undang-undang privasi orang-orang yang memberikan data kepada individu atau bisnis tersebut.

Nondisclosure agreement dapat melindungi materi dan data yang sensitif, rahasia, hak milik, atau berhak cipta agar tidak dibagikan kepada orang yang tidak berwenang untuk menerimanya. Pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian diberikan perlindungan hukum.

Baca juga: Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis

Kapan Suatu Bisnis dapat Menggunakan NDA?

Setelah memahami apa itu NDA, Anda perlu memahami situasi apa yang membuat bisnis perlu menggunakan perjanjian kerahasiaan, yaitu:

Menciptakan produk baru

Penemuan produk baru seringkali memerlukan penggunaan perjanjian kerahasiaan. Dengan membatasi pembagian informasi tentang penemuan dan desainnya, proses manufaktur, formula atau resep, penemu dapat menghindari penemu lain atau perusahaan pesaing menyalin ide mereka.

Setiap informasi kepemilikan tentang suatu produk atau bagaimana produk itu dibuat berada di bawah rahasia dagang perusahaan, yang dilindungi oleh NDA.

Jika seorang penemu mencari perlindungan hukum untuk ide mereka melalui hak cipta atau merek dagang, ide tersebut dapat termasuk dalam persyaratan perjanjian kerahasiaan.

Meskipun pejabat pemerintah yang meninjau gagasan untuk menentukan apakah memenuhi syarat untuk perlindungan hukum tidak masuk ke dalam perjanjian kerahasiaan formal, sifat pekerjaan mereka membatasi mereka dari berbagi informasi tentang konsep tersebut.

Melakukan negosiasi dengan bisnis lain

Ketika bisnis masuk ke dalam negosiasi untuk bekerja sama, mereka mungkin menggunakan perjanjian kerahasiaan untuk melindungi kekayaan intelektual mereka.

Perusahaan mungkin menggunakan perjanjian ini ketika mempertimbangkan usaha patungan, merger, atau akuisisi.

Dalam situasi ini, tujuan perjanjian adalah untuk mencegah pihak-pihak berbagi informasi sensitif atau hak milik dengan pesaing.

Ketika bisnis bekerja sama dan kedua belah pihak menandatangani perjanjian kerahasiaan, dokumen tersebut dapat disebut sebagai perjanjian kerahasiaan bersama. Kedua bisnis setuju untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi organisasi lain.

Baca juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya

Mempekerjakan karyawan baru

Beberapa perusahaan mengharuskan karyawan baru untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan sebagai persyaratan kerja mereka.

NDA ketenagakerjaan paling umum di industri di mana perusahaan bekerja dengan data sensitif atau informasi kepemilikan dan untuk posisi di mana karyawan dapat mengakses informasi ini.

Untuk tetap bekerja di perusahaan, karyawan harus mengikuti ketentuan perjanjian tersebut.

Mencari investasi

Ketika sebuah bisnis mencari investasi, individu yang terlibat dalam upaya penggalangan dana sering berbagi data perusahaan dengan calon investor.

Pemilik bisnis mungkin meminta investor yang tertarik untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut. Investor modal ventura, bagaimanapun, jarang setuju untuk menandatangani NDA, sehingga sulit bagi para pemula untuk mendapatkan investasi dari pemodal ventura.

Baca artikel ini jika Anda membutuhkan tips untuk mencari investor dalam untuk bisnis Anda.

Membahas kemungkinan akuisisi

Jika pemilik bisnis ingin menjual perusahaannya ke bisnis atau individu lain, mereka dapat meminta pihak tersebut menandatangani NDA untuk melindungi informasi rahasia yang dibagikan selama proses peninjauan dan pertimbangan.

Sebelum satu perusahaan mengakuisisi perusahaan lain, mereka yang terlibat sering kali meninjau catatan keuangan, data penjualan, dan informasi lainnya untuk membuat keputusan yang tepat. Jika akuisisi tidak terjadi, perusahaan yang menandatangani NDA akan merahasiakan informasi yang mereka tinjau.

Baca juga: Pengertian Kompensasi, Manfaat, Strategi, Struktur, dan Faktor yang Mempengaruhinya

Bekerjasama dengan calon klien atau pemegang lisensi

Saat bisnis bekerja dengan calon klien atau penerima lisensi, mereka mungkin membagikan informasi yang tidak ingin mereka bagikan kepada pesaing.

Misalnya, jika perusahaan perangkat lunak menawarkan demo kepada pihak yang berkepentingan, mereka mungkin membatasi pihak tersebut untuk membagikan tangkapan layar atau detail tentang perangkat lunak dengan meminta mereka menandatangani perjanjian kerahasiaan.

Dengan mewajibkan calon pelanggan untuk menandatangani NDA, perusahaan dapat melindungi informasi hak milik dan data sensitifnya.

Apa yang Harus Disertakan dalam NDA?

Agar NDA efektif, kedua belah pihak harus memahami apa itu NDA dan memiliki pemahaman yang jelas tentang perjanjian tersebut. Perjanjian NDA biasanya mencakup informasi berikut:

• Pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian: Pihak-pihak yang terlibat adalah pemilik informasi hak milik atau rahasia dan penerima informasi tersebut. Kedua belah pihak dapat berupa individu atau bisnis.
• Lamanya periode non-disclosure: Ini termasuk tanggal berlakunya NDA serta berapa lama NDA dapat bertahan. Pemilik dapat meminta penerima untuk melindungi informasi rahasia untuk jangka waktu tertentu setelah jangka waktu NDA. Periode ini mungkin tergantung pada sifat informasi. Misalnya, suatu pihak dapat meminta agar rahasia dagang dirahasiakan tanpa batas waktu.
• Kewajiban kedua pihak yang terlibat: Pemilik informasi rahasia memiliki opsi untuk memasukkan klausul dalam NDA yang melindungi mereka agar tidak dilewati dalam transaksi bisnis. Misalnya, klausa non-penghindaran dapat membatasi penerima untuk melakukan bisnis dengan kontak yang dibagikan oleh pemilik.
• Hak kepemilikan dan penyimpanan informasi: NDA mendefinisikan apa yang dianggap rahasia dan apa yang dapat dibagikan. Apa yang mungkin dianggap rahasia dapat sangat bervariasi dan mencakup rahasia dagang, data teknis, catatan bisnis, informasi keuangan, ide produk, kode sumber, kontrak, hak cipta, kekayaan intelektual, atau daftar klien.
• Detail penandatanganan: NDA juga harus menyertakan informasi tentang penandatanganan dokumen. Setelah kedua belah pihak menandatangani NDA, dokumen tersebut menjadi mengikat secara hukum.

Baca juga: Fraud Triangle: Pengertian dan Cara Mencegah Fraud Dalam Lingkungan Kerja

Informasi Apa yang Dianggap Rahasia?

Informasi rahasia mencakup semua informasi yang bukan merupakan pengetahuan umum atau dalam domain publik.

Tidak ada daftar informasi khusus yang dapat dianggap rahasia. Informasi rahasia dapat bergantung pada kasus, keadaan, pengaturan, atau industri tertentu.

Untuk memungkinkan fleksibilitas, undang-undang mendefinisikan istilah “informasi rahasia” menggunakan banyak kategori yang ambigu.

Informasi rahasia sering dipisahkan menjadi dua kelas yang berbeda: keunggulan kompetitif, yang dapat berupa informasi terkait bisnis seperti strategi penjualan dan pemasaran, data penelitian atau rencana bisnis, dan pribadi, yang berlaku untuk data pribadi yang sangat rahasia seperti nomor rekening pribadi.

Umumnya, informasi rahasia termasuk dalam salah satu atau semua klasifikasi ini:

• Ini memiliki beberapa nilai komersial. Ini berarti bahwa informasi tersebut berpotensi menghasilkan keuntungan bagi bisnis Anda dan harus tetap dirahasiakan hanya kepada pihak-pihak yang terlibat.
• Ini tidak tersedia untuk umum. Tidak perlu ada kerahasiaan dengan informasi yang sudah tersedia untuk umum.
• Itu dilindungi dalam beberapa bentuk. Informasi yang disajikan kepada publik harus memiliki perlindungan, seperti hak cipta atau merek dagang, untuk menjaga kerahasiaan yang wajar.
• Itu dibagikan secara pribadi. Informasi yang dibagikan secara pribadi harus tetap dirahasiakan antara hanya pihak-pihak yang terlibat.

Apa Saja Jenis-jenis NDA dan Perbedaannya?

Jenis-jenis NDA antara lain:

• Pembelian atau transaksi potensial NDA: Perjanjian ini digunakan dengan penjualan aset di mana beberapa detail keuangan yang terkait dengan aset dianggap rahasia.
• Perjanjian penemuan: Jenis perjanjian ini memberi pemberi kerja hak tertentu atas penemuan yang dibuat oleh karyawan selama masa kerja mereka.
• Perjanjian karyawan/kontraktor: Perjanjian ini melindungi pemberi kerja ketika informasi rahasia diungkapkan kepada karyawan atau kontraktor.
• Perjanjian tujuan lain: Perjanjian ini digunakan dalam situasi lain di mana kerahasiaan informasi diperlukan.

Baca juga: Apa Itu Work from Home, Kelebihan, dan Bedanya dengan Kerja Remote?

Apa Saja Tantangan dan Solusinya dalam Implementasi NDA?

Implementasi Non-Disclosure Agreement (NDA) seringkali melibatkan sejumlah tantangan yang perlu diatasi agar perjanjian tersebut dapat berjalan secara efektif dan dapat ditegakkan.

Berikut adalah beberapa tantangan umum yang berkaitan dengan penerapan NDA:

1. Identifikasi dan Penggolongan Informasi Rahasia

Untuk mengidentifikasi dengan jelas segala jenis informasi yang dianggap rahasia, Anda perlu memastikan bahwa semua pihak yang terlibat telah memahami isi dari NDA.

Sebagai solusi, Anda dapat melakukan klarifikasi dan klasifikasi terkait definisi informasi rahasia agar tidak terjadi kebingungan di kemudian hari.

2. Kesepakatan dan Kepatuhan Pihak Terhadap NDA

Tantangan berikutnya adalah memastikan semua pihak yang terlibat setuju dan mematuhi ketentuan NDA. Oleh karena itu, Anda perlu memeriksa ulang mengenai kesepakata dari berbagai pihak mengenai syarat-syarat perjanjian dan penerapan prosedur internal.

3. Penetapan Batas Waktu dan Ruang Geografis yang Tepat

Dalam implementasi NDA, Anda juga perlu menentukan periode waktu dan wilayah geografis yang sesuai.

Sebagai solusinya, tentukan batas waktu dan geografis secara wajar, dengan mencerminkan sifat informasi dan industri yang terlibat.

4. Penanganan Pelanggaran

Tantangan selanjutnya adalah menghadapi pelanggaran NDA dan harus mengambil tindakan yang sesuai.

Di sinni, Anda bisa menyertakan ketentuan penanganan pelanggaran, termasuk prosedur penyelesaian sengketa di dalam NDA.

5. Kepatuhan dengan Hukum dan Peraturan:

Isi dari NDA juga harus mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Untuk memastikan kesesuaian dengan ketentuan hukum setempat dan nasional, Anda bisa mengkonsultasikan NDA dengan ahli hukum.

6. Pengawasan Penggunaan Informasi

Dalam implementasi NDA, Anda juga perlu memonitor penggunaan informasi rahasia.

Sebagai solusinya, terapkan tindakan pengawasan dan audit untuk memastikan kepatuhan dan mencegah penyalahgunaan.

7. Pendidikan dan Komunikasi

Tantangan selanjunta adalah Anda perlu memastikan semua pihak memahami implikasi dan kewajiban di bawah NDA.

Untuk itu, berikan edukasi dan komunikasi yang efektif untuk mencegah kebingungan dan meningkatkan kepatuhan.

8. Ketidakpastian Hukum dan Kebijakan Publik

Saat penerapan NDA, Anda juga akan berhadapan dengan ketidakpastian hukum dan kebijakan publik.

Oleh karena itu, Anda perlu melibatkan konsultan hukum untuk memastikan kesesuaian dengan norma hukum dan kebijakan publik yang berlaku saat ini.

Penting untuk menyusun NDA secara cermat dengan mempertimbangkan tantangan-tantangan ini sesuai dengan kebutuhan khusus dari kedua pihak yang terlibat dan sifat informasi yang dilindungi.

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Bisa Anda Download

Apa Saja Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Membuat NDA?

Berikut beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat Anda menyusun NDA:

1. Mengirim Informasi Tanpa Perlindungan dari Perjanjian Kerahasiaan

Kesalahan yang paling jelas adalah tidak membuat perjanjian, tetapi terkadang bisnis membuat perjanjian namun tidak ditandatangani dengan benar atau bahkan tidak lengkap.

Jadi, pastikan karyawan tidak mengirim informasi rahasia sebelum kontrak ditandatangani.

2. Tidak Cukup Spesifik

Tujuan NDA bukan hanya melindungi data, tetapi juga memberikan kesempatan untuk mendapatkan kompensasi jika perjanjian dilanggar. Namun, menggunakan perjanjian yang terlalu umum bisa sulit untuk mendapatkan kompensasi ini.

Perjanjian yang terlalu umum dapat dianggap tidak wajar dan mahal untuk ditegakkan. Sebaiknya gunakan perjanjian yang ketat dan jelas.

3. Tidak Mengakomodasi Penggunaan Informasi oleh Pihak Ketiga

Bisnis atau kontraktor mungkin perlu berbagi informasi yang dicakup oleh perjanjian. Pastikan perjanjian menentukan bagaimana cara berbagi informasi dengan pihak ketiga tanpa menghambat proyek.

Baca Juga: Peraturan Tenaga Kerja Asing, Ketahui Poin-Poin Pentingnya

4. Tidak Menentukan Cara Penyelesaian Sengketa

NDA harus menjelaskan cara penyelesaian sengketa. Tanpa penjelasan ini, mungkin harus menghadapi kasus pengadilan mahal.

5. Tidak Kooperatif

Menulis sesuatu yang tidak bisa disetujui oleh pihak lain akan merusak kepercayaan dan memperlambat proyek. Pastikan perjanjian mencakup pengecualian yang sesuai untuk hal-hal yang tidak dicakupnya.

6. Kehilangan Salinan yang Ditandatangani

NDA tidak akan berarti jika salinannya hilang. Jadi, pastikan Anda selalu memiliki salinan fisik dan digital untuk menghindari kehilangan ini.

Baca Juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu NDA dalam sebuah perjanjian pada bisnis. Seperti yang telah Anda baca, membuat nondisclosure agreement juga berguna jika Anda merekrut karyawan baru untuk melindungi data sensitif atau informasi kepemilikan dan untuk posisi di mana karyawan dapat mengakses informasi ini.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola informasi bisnis dan karyawan, Anda bisa mencoba menggunakan software HR dan aplikasi HR yang memiliki fitur terlengkap seperti GajiHub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan ini.