Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis atau orang yang mengelola manajemen sumber daya manusia dalam sebiah bisnis, Anda harus mengetahui secara mendalam tentang apa itu fraud triangle.
Pemilik bisnis harus memahami pola pikir di balik tindakan fraud karyawan. Memang, asuransi kejahatan dapat menutupi kerugian setelah terjadi, tetapi jika pemilik dapat mengetahui apa yang menyebabkan pekerja menjadi seorang penipu dan melakukan tindakan fraud, mereka dapat bekerja untuk mencegah penipuan sebelum terjadi.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu fraud triangle pada lingkungan kerja dan juga cara mencegah tindakan fraud dalam sebuah bisnis.
Apa itu Fraud Triangle?
Fraud triangle adalah kerangka kerja yang biasa digunakan dalam audit untuk menjelaskan alasan di balik keputusan seseorang untuk melakukan penipuan.
Pada 1970-an, kriminolog Donald R. Cressey menerbitkan sebuah model yang disebut “fraud triangle” yang menguraikan tiga kondisi yang mengarah pada kasus penipuan pekerjaan yang lebih tinggi: motivasi, peluang, dan rasionalisasi.
Ketika seorang karyawan memiliki alasan untuk melakukan penipuan, mendapat kesempatan untuk melakukannya tanpa ketahuan, dan dapat memberikan pembenaran atas perilaku mereka, mereka cenderung melakukan kejahatan pekerjaan.
Siapa saja yang berpotensi melakukan fraud?
Pelaku fraud atau penipuan stereotip sangat mirip dengan karyawan tepercaya dan berkinerja tinggi lainnya.
Sembilan dari sepuluh pelaku fraud tidak memiliki riwayat tindakan fraud sebelumnya, dan 55% tidak memiliki riwayat pelanggaran di tempat kerja. Faktanya, hanya 13% penipu yang memiliki catatan evaluasi kinerja yang buruk.
Keadaan, bukan sifat kepribadian, yang menyebabkan orang melakukan penipuan. Faktanya, Asosiasi Nasional Auditor, Pengawas Keuangan, dan Bendahara Negara di US mengklaim bahwa kebanyakan orang dapat didorong untuk melakukan penipuan dalam situasi yang tepat.
Perkiraan ini disebut “Aturan 10-80-10”. Ini menyatakan bahwa hanya 10% orang yang tidak akan pernah melakukan penipuan karena alasan apa pun, 10% orang lainnya secara aktif mencari peluang untuk melakukan penipuan, dan 80% sisanya berada di antaranya.
Anggota kelompok yang berada diantaranya ini pada dasarnya bukanlah penipu, tetapi mereka juga tidak teguh dalam komitmen mereka terhadap kehidupan yang bebas dari kejahatan.
Misalnya, seorang karyawan dengan catatan sepuluh tahun yang luar biasa mungkin tiba-tiba dapat membenarkan penggelapan setelah anak mereka didiagnosis menderita penyakit serius yang memerlukan perawatan yang tidak terjangkau.
Setiap orang memiliki situasi yang berbeda—kombinasi motivasi, rasionalisasi, dan peluang yang berbeda—yang akan membuat penipuan terasa “berharga”.
Dengan menggali masing-masing dari tiga kondisi ini, pemilik bisnis dapat bekerja untuk mencegah mereka mempengaruhi karyawan mereka.
Baca juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya
3 Konisi dalam Fraud Triangle
Kondisi #1: Motivasi
Kecuali 10% yang secara aktif mencari peluang untuk melakukan tindakan fraud dan penipuan, kebanyakan orang tidak akan melakukan tindakan fraud tanpa alasan yang kuat. Namun, motivasi yang tepat dapat menggoda karyawan yang dapat dipercaya untuk mempertimbangkan untuk menipu perusahaan mereka.
Apa yang dirasakan seseorang sebagai pembenaran yang sah mungkin tidak menarik bagi orang lain. Ada banyak motivasi yang berbeda untuk penipuan karena ada banyak orang di dunia, tetapi mereka dapat diurutkan ke dalam beberapa kategori utama:
- Perubahan mendadak dalam keadaan: kehilangan pekerjaan pasangan, tagihan medis yang mengejutkan
- Perasaan dianiaya: dilewatkan untuk promosi atau ditolak kenaikan gaji
- Kelangsungan hidup: ketidakmampuan untuk membeli obat-obatan yang menyelamatkan jiwa atau untuk meletakkan makanan di atas meja
- Tekanan status: merasa terdorong untuk mengikuti penghasilan atau pengeluaran teman sebaya
Kemampuan Anda untuk memahami motivasi potensial karyawan Anda untuk penipuan bergantung pada seberapa baik Anda mengenal mereka.
Saat Anda menghabiskan waktu bersama staf, Anda cenderung melihat perubahan mendadak dalam perilaku atau raut wajah yang mungkin menandakan kesulitan pribadi atau tragedi keluarga, dan Anda akan memiliki kesempatan untuk menanyakan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu.
Menunjukkan empati kepada karyawan Anda akan membantu mereka melihat bahwa Anda peduli dengan kesejahteraan mereka dan bersedia menawarkan bantuan dan dukungan yang mereka butuhkan di saat-saat baik dan buruk.
Dengan perusahaan atau atasan yang mendukung di belakang mereka, pekerja memiliki lebih sedikit alasan untuk beralih ke penipuan.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Payroll dan HR Terbaik
Kondisi #2: Peluang
Mungkin bagian fraud triangle yang paling mudah untuk dikendalikan oleh pemilik bisnis adalah peluang. Tidak peduli seberapa tidak puas atau putus asanya perasaan karyawan Anda, mereka hanya dapat melakukan tindakan fraud jika mereka diberi kesempatan untuk melakukannya.
Proses standar dan prosedur pengawasan yang ketat adalah kunci untuk menjaga operasi Anda kebal terhadap penipuan.
Namun, tidak cukup hanya menerapkan sistem ini: peluang penipuan masih ada jika protokol keamanan ada tetapi tidak dipantau, tidak efektif, atau tidak ditegakkan.
Khususnya dalam hal penipuan yang mengandalkan akses keamanan siber, pengujian dan penyesuaian yang sering diperlukan untuk memastikan standar keamanan tetap efektif.
Penting juga untuk memiliki rencana tentang apa yang terjadi setelah pelanggaran terdeteksi.
Jika peringatan dibiarkan menumpuk di kotak masuk yang tidak terpantau atau jika pelanggaran tidak ditanggapi dengan konsekuensi nyata, karyawan cenderung mengambil risiko dengan harapan mereka dapat melakukan tindakan kecurangan dengan cara yang sama dan beranggapan mereka akan lolos dari konsekuensi.
Baca juga: Apa Itu Work from Home, Kelebihan, dan Bedanya dengan Kerja Remote?
Kondisi #3: Rasionalisasi
Bagian terakhir dari fraud triangle adalah rasionalisasi. Bahkan ketika orang memiliki motivasi dan kesempatan, sebagian besar tidak akan memilih untuk bertindak kecuali mereka dapat membenarkan diri mereka sendiri mengapa penipuan mereka “baik-baik saja.”
Bahkan mereka yang dapat didorong untuk melanggar hukum dengan motivasi yang tepat biasanya tidak akan mau melakukannya jika itu berarti mereka merugikan orang lain.
Tetapi ketika datang untuk menipu sebuah perusahaan, banyak penipu dapat meyakinkan diri mereka sendiri bahwa mereka adalah kejahatan tanpa korban.
Misalnya seorang karyawan dalam perjalanan kerja mungkin membebankan biaya tambahan yang tidak perlu ke kamar hotel mereka karena “semua orang melakukannya; itu salah satu keuntungan dari pekerjaan ini.”
Cara efektif untuk mencegah jenis rasionalisasi ini adalah dengan memperjuangkan transparansi dalam hal keuangan perusahaan.
Jika Anda menjelaskan kepada staf Anda bahwa bonus liburan bergantung pada kemampuan perusahaan untuk mencapai margin keuntungan tertentu, karyawan akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pentingnya beberapa dolar di sana-sini.
Ketika karyawan menyaksikan keuntungan perusahaan diinvestasikan kembali dalam tenaga kerjanya, mereka cenderung terlibat secara emosional dalam kesuksesan tim.
Jika Anda seorang bos yang peduli dan berkomitmen, Anda mungkin sudah menggunakan sebagian besar strategi ini hanya karena Anda yakin itu cara yang tepat untuk menjalankan perusahaan Anda.
Anda tidak perlu memberikan ancaman penipuan potensial untuk memotivasi karyawan yang menghabiskan waktu bersama karyawan Anda, karena ini akan membuat budaya dan atmosfir kerja yang buruk.
Yang terpenting adalah Anda harus menjunjung standar keadilan, dan mempraktikkan komunikasi terbuka dan transparansi. Cara-cara seperti ini tidak hanya dapat mencegah fraud triangle pada perusahaan Anda namun juga akan meningkatkan loyalitas karyawan secara keseluruhan.
Baca juga: Manajemen SDM: Pengertian, Fungsi, Tugas, Tujuan, dan Tips Mengelolanya
Tips Mitigasi Fraud Triangle dalam Organisasi Bisnis
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mempelajari cara mencegah tindakan fraud yang akan berdampak negatif pada bisnis Anda:
1. Lakukan pencatatan yang akurat
Semua catatan harus ditangani dan dikelola dengan baik sehingga Anda dapat membuktikan bahwa transaksi tersebut sah dan bebas dari kesalahan.
Keselamatan dan keamanan bisnis kecil Anda bergantung pada bagaimana organisasi menangani dokumennya.
Langkah paling dasar yang dapat Anda ambil adalah dengan hati-hati memeriksa dokumen apa pun untuk setiap informasi pribadi atau bisnis yang mungkin Anda kirim atau terima melalui faks, email, atau pos.
Jangan pernah memposting informasi pribadi atau sensitif secara online kecuali Anda menggunakan server atau jaringan yang aman.
Jika penipu dapat mencuri alamat surat atau nomor telepon, mereka juga dapat dengan mudah mencuri data pribadi dan keuangan lainnya dari perusahaan Anda.
2. Carilah dukungan profesional
Solusi fraud management dapat digunakan oleh usaha kecil untuk membantu mengidentifikasi dan mengurangi risiko.
Fraud management membantu dalam membuat rencana tentang cara meningkatkan proses dengan meninjau tujuan untuk memastikan keberhasilan bisnis.
Ini juga melibatkan pengumpulan dan penanganan informasi yang aman yang mungkin berguna di masa depan.
Baca juga: Team Work: Pengertian, Manfaat, dan Juga Cara Membangunnya
3. Lakukan audit secara berkala
Audit rutin membantu mendeteksi tanda-tanda yang jelas dari aktivitas penipuan. Jika aktivitas tersebut terjadi, maka pemilik bisnis perlu mengambil tindakan untuk meminimalkan kerusakan.
Berikut adalah cara audit reguler dapat menangkap penipuan:
- Memiliki audit rutin membantu mengidentifikasi aktivitas yang tidak biasa di akun Anda, seperti penarikan atau pembelian yang tidak teratur.
- Jika Anda ingin menjaga bisnis Anda tetap aman dan klien Anda senang, Anda harus bekerja sama dengan tim akuntan dan manajemen catatan Anda untuk mencegah aktivitas penipuan. Bekerja samalah dengan pemegang buku Anda untuk memastikan bahwa semua transaksi sudah beres.
- Jika bisnis kecil tidak memiliki akuntan, maka sangat disarankan untuk segera menjalin hubungan dengan seseorang yang dapat diandalkan untuk mencegah aktivitas penipuan dan memperbarui semua dokumentasi.
4. Menerapkan dan memperbarui sistem keamanan
Jika perusahaan Anda menerima pembayaran online, pertimbangkan untuk mendapatkan sistem perlindungan pencurian identitas.
Beberapa perusahaan menawarkan ini sebagai bagian dari paket, jadi Anda tidak akan dikenakan biaya tambahan apa pun.
Ini berarti bahwa detail pribadi dan dokumen penting lainnya dienkripsi dan, oleh karena itu, jauh lebih sulit bagi peretas untuk mendapatkannya. Ini akan secara signifikan mengurangi risiko bisnis kecil Anda menjadi sasaran penipu.
Baca juga: Manajemen Data Karyawan: Pengertian dan Tips Mengelolanya
5. Edukasi karyawan Anda
Tindakan fraud dapat merugikan seluruh organisasi bisnis, baik besar maupun kecil. Jika Anda seorang karyawan, mungkin menakutkan untuk mengetahui bahwa perusahaan Anda telah menjadi korban aktivitas penipuan.
Salah satu langkah terpenting yang harus disertakan dalam meminimalisir tindakan fraud adalah dengan mengedukasi staf tentang risiko tindakan fraud.
Penting juga untuk mempekerjakan karyawan yang dapat dipercaya dan jujur. Konsekuensi dari karyawan yang mengakses informasi sensitif dengan cara yang tidak diizinkan adalah merugikan perusahaan dan pelanggannya.
Aktivitas penipuan internal bahkan lebih berbahaya daripada ancaman eksternal, jadi penting bagi Anda untuk memilih karyawan yang tepat selain menerapkan strategi dan kebijakan manajemen fraud yang efektif.
Untuk memaksimalkan sistem pengendalian dan arus informasi kepada internal perusahaan, Anda dapat menggunakan software HRIS GajiHub untuk memastikan seluruh informasi terjaga keamanannya.
Dengan menggunakan software HRIS GajiHub Anda dapat melakukan otomatisasi dalam pengendalian dan pengaturan sumber daya perusahaan. Software ini ini juga menyediakan fitur aplikasi cuti online dalam mengajukan cuti dengan mudah tanpa perlu membuat surat.
GajiHub selalu menjadikan inovasi teknologi dan sekuritas data pelanggan sebagai prioritas mereka sehingga produk-produk software HR milik GajiHub tidak perlu diragukan lagi kualitasnya sebagai software hris terpercaya dan aplikasi slip gaji online terbaik.
Jadikan proses pengelolaan HR dalam bisnis Anda menjadi lebih mudah dan minimalisir terjadinya fraud triangle dengan menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan ini.