Hampir semua organisasi dan perusahaan memiliki informasi digital yang perlu dijaga keamanannya. Baik itu informasi pribadi karyawan, tanda terima transaksi bisnis, atau laporan keamanan yang sangat sensitif, klasifikasi data sering kali merupakan langkah pertama dalam menjaga informasi individu atau kelompok untuk mengurangi risiko bahaya jika disalahgunakan.
Mengetahui lebih banyak tentang klasifikasi data dapat membantu Anda mengembangkan kemampuan profesional untuk digunakan di hampir semua industri, terutama karir TI.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu klasifikasi data, membahas mengapa itu penting, dan membagikan lima jenis klasifikasi data dengan contoh untuk membantu Anda memahami pentingnya proses klasifikasi data dalam proses pengelolaan manajemen SDM atau HR.
Apa itu Klasifikasi Data?
Klasifikasi data adalah tindakan menetapkan kategori informasi berdasarkan tingkat sensitivitas konten. Ini membantu menentukan jumlah pengamanan dan kontrol keamanan yang diperlukan untuk data berdasarkan klasifikasinya.
Jika Anda bekerja di klasifikasi data atau manajemen data, Anda mungkin memegang jabatan seperti data steward, manajer data, atau data scientist saat menangani tanggung jawab semacam ini.
Misalnya, Anda dapat meninjau semua file dan transaksi digital perusahaan, mengklasifikasikan data ke dalam kategori sebelum menempatkan parameter untuk melindungi setiap klasifikasi.
Untuk membantu Anda memahami bagaimana klasifikasi data dapat diterapkan pada peran atau organisasi Anda, pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan analisis berikut untuk menentukan jenis data dan seberapa banyak yang dibuat, ditransfer, dan disimpan oleh pekerjaan Anda:
- Informasi apa yang dikumpulkan perusahaan Anda dari karyawan, pelanggan, klien, vendor, dan entitas bisnis lainnya?
- Informasi dan data apa yang dibuat oleh perusahaan Anda, seperti file, spreadsheet, profil pelanggan, dan tanda terima?
- Berapa tingkat keamanan atau sensitivitas data itu?
- Pihak mana yang perlu mengakses data Anda dan seberapa sering?
- Apa pencatatan digital yang dilakukan perusahaan Anda, dan berapa lama menyimpan dokumen dari setiap kategori?
Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Mengapa Proses Klasifikasi Data Penting dalam Proses HR?
Klasifikasi data penting karena membantu Anda mengatur data karyawan agar tetap aman, berpotensi mencegah atau membatasi pelanggaran data, peretasan, dan serangan siber.
Ini bertindak sebagai ukuran keamanan, terutama karena lebih banyak bisnis, perusahaan, dan organisasi menggunakan teknologi canggih dan platform digital seperti komputasi cloud, email, metode pembayaran online, tanda terima dan akun digital, penyimpanan data, dan aplikasi messenger.
Karena data karyawan yang disusupi dapat berdampak rendah, sedang, atau tinggi, sangat penting untuk mengambil tindakan untuk mengategorikan dan melindunginya, dan klasifikasi data adalah langkah pertama dalam proses tersebut. Proses pengklarifikasian data karyawan pada akhirnya dapat membantu:
- Meindungi integritas, ketersediaan, dan kerahasiaan data karyawan
- Melindungi informasi pengenal pribadi dan informasi bisnis eksklusif
- Menetapkan kepatuhan pada peraturan, pedoman, dan undang-undang ketanagakerjaan
- Menentukan siapa yang memiliki akses ke data, seberapa sering dan dengan cara apa
- Menetapkan berapa lama data karyawan disimpan untuk tujuan pencatatan dan langkah-langkah keamanan apa yang akan diterapkan
- Mempertahankan kepercayaan karyawan
- Mempromosikan budaya keamanan data
- Menjunjung tinggi merek dan reputasi perusahaan
- Mengemat waktu dan uang dengan memfokuskan kontrol yang sesuai pada data tertentu
Penting untuk mengevaluasi klasifikasi data karyawan secara teratur untuk memastikan data Anda tetap dikategorikan dengan benar, terutama jika ada kemajuan teknologi besar atau perubahan dalam undang-undang, peraturan, dan pedoman keamanan ketenagakerjaan.
Jika Anda menentukan beberapa data memerlukan klasifikasi ulang, pertimbangkan untuk meninjau langkah-langkah keamanan dan keselamatan di sekitarnya jika data tersebut juga perlu diubah.
Dalam lingkungan bisnis, pertimbangkan juga untuk meninjau secara berkala karyawan mana yang memiliki akses ke informasi apa, terutama selama perubahan peran.
Seringkali, semakin cepat Anda memperbarui proses pengklasifikasian data dan langkah-langkah keamanan yang diperbarui, semakin aman data Anda dengan risiko internal dan eksternal.
Baca juga: Revolusi Industri: Pengertian, Sejarah, dan Dampaknya di Berbagai Bidang
5 Jenis Klasifikasi Data
Klasifikasi data seringkali melibatkan lima tipe umum. Berikut adalah penjelasan masing-masing, bersama dengan contoh spesifik untuk lebih membantu Anda memahami berbagai tingkat klasifikasi:
1. Data publik
Data publik adalah informasi penting, meskipun seringkali tersedia materi yang dapat diakses secara bebas untuk dibaca, diteliti, ditinjau, dan disimpan oleh orang-orang.
Ini biasanya memiliki tingkat klasifikasi dan keamanan data terendah, karena data ini sering dibagikan, diperbarui, dan diedarkan dan tidak menimbulkan risiko jika diketahui, diakses, atau digunakan oleh orang lain.
Data publik dapat bersifat pribadi bagi individu atau perusahaan atau organisasi. Berikut adalah beberapa contoh umum dari data publik:
- Nama depan dan belakang
- Nama perusahaan dan informasi pendiri atau eksekutif
- Tanggal pendirian perusahaan
- Alamat, nomor telepon dan alamat email
- Deskripsi pekerjaan dan posting posisi
- Siaran pers
- Bagan organisasi
- Nomor plat
2. Data pribadi
Data pribadi berbeda dari data publik, meskipun tidak memiliki tingkat keamanan yang tinggi seperti beberapa jenis lainnya, namun data pribadi adalah informasi yang harus dijaga dari akses publik untuk melindungi integritas informasi dan akses ke data lain yang melaluinya.
Data pribadi seringkali merupakan informasi yang mungkin karyawan rahasiakan melalui penggunaan kata sandi atau fitur akses sidik jari, seperti kotak masuk email atau layar PC Anda, misalnya.
Biasanya, jika data pribadi dibagikan, dihancurkan, atau diubah, itu mungkin menimbulkan sedikit risiko bagi organisasi atau karyawan. Contoh data pribadi mungkin termasuk:
- Informasi kontak pribadi, seperti alamat email dan nomor telepon
- Data penelitian atau histori penelusuran online
- Kotak masuk email atau konten ponsel
- Nomor kartu identitas karyawan atau siswa
3. Data internal
Data ini sering berhubungan dengan sebuah perusahaan, bisnis atau organisasi. Hanya karyawan yang bekerja untuk perusahaan yang biasanya memiliki akses ke data internal. Beberapa contoh data internal dapat mencakup:
- Rencana dan strategi bisnis
- Email atau memo internal
- Platform intranet perusahaan
- Spreadsheet anggaran dan proyeksi pendapatan
- Platform email dan messenger
- File yang diarsipkan
- Universal resource locators (URL)
- Alamat protokol Internet (IP)
Dengan data internal, dapat ada tingkat keamanan dan akses yang terpisah di antara karyawan. Misalnya, akuntan tingkat pemula mungkin tidak memiliki tingkat akses yang sama dengan yang mungkin dimiliki eksekutif keuangan ke file historis atau laporan perkiraan masa depan.
Baca juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis
4. Data rahasia
Klasifikasi data rahasia berarti sekelompok individu atau pihak terbatas dapat mengakses informasi sensitif, seringkali memerlukan izin atau otorisasi khusus.
Akses data rahasia mungkin melibatkan aspek identitas dan manajemen otorisasi, misalnya, seperti tautan yang diatur ke file atau otentikasi kata sandi khusus untuk melihat konten. Beberapa contoh data rahasia antara lain:
- Nomor BPJS ketenagakerjaan
- Nomor KTP atau nomor SIM
- Rekam medis dan kesehatan
- Informasi penyedia asuransi
- Nomor kartu kredit, nomor pin, dan tanggal kedaluwarsa
- Informasi rekening dan transaksi pemegang kartu
- Bahan pada strip magnetik kartu kredit
- Catatan keuangan
- Nomor sertifikasi atau izin kerja
- Catatan siswa atau karyawan
- Pengidentifikasi biometrik, seperti sidik jari
Dalam lingkungan bisnis, data rahasia juga mungkin memiliki batasan di dalam departemen atau karyawan. Sudah menjadi praktik umum untuk secara ketat membatasi jumlah orang atau posisi yang memiliki akses ke materi rahasia, dan terkadang mungkin melibatkan penandatanganan non-disclosure agreement untuk lebih melindungi integritas data.
5. Data terbatas
Data yang dibatasi adalah yang paling sensitif dari klasifikasi data. Seringkali memiliki kontrol keamanan yang ketat untuk membatasi jumlah orang yang memiliki akses ke data dan sistem cadangan, seperti enkripsi data, untuk mencegah pengguna jahat mengakses atau membaca konten pada platform terbatas.
Jika dilanggar atau disusupi, data yang dibatasi dapat menimbulkan risiko bagi operasional dan kesejahteraan karyawan atau informasi kepemilikan perusahaan atau organisasi.
Serangan siber terhadap data yang dibatasi biasanya ilegal, yang mengakibatkan potensi denda atau tuntutan hukum, terutama jika data yang disusupi berada di bawah peraturan dan undang-undang negara Indonesia
Berikut adalah beberapa contoh data yang dibatasi:
- Data dilindungi oleh perjanjian kerahasiaan yang ketat
- informasi pajak
Klasifikasi rahasia dan klasifikasi terbatas terkadang digunakan secara bergantian. Persyaratan di Negara maju bahkan memberikan kerangka kerja bagi organisasi untuk mengklasifikasikan data dan informasi mereka, seperti PHI.
Misalnya, Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) membantu memastikan kerahasiaan, penyimpanan, transmisi, dan akses catatan pasien di berbagai entitas seperti kantor dokter, rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, sekolah dan universitas, serta apotek.
Baca juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya
Tips Membuat Sistem Klasifikasi Data
Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan saat Anda memilih sistem klasifikasi data. Berikut adalah beberapa tip yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda mengembangkan sistem klasifikasi data terbaik untuk organisasi Anda:
Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas data
Salah satu tip penting untuk membuat sistem klasifikasi data untuk organisasi Anda adalah menentukan siapa yang bertanggung jawab atas data Anda, termasuk akurasi dan integritasnya.
Di organisasi Anda, ini mungkin orang yang bekerja sebagai analis data, data scientist, atau dalam peran lain.
Cari tahu di mana menyimpan data Anda
Tip lain untuk membuat sistem klasifikasi data adalah mencari tahu di mana Anda ingin menyimpan data Anda. Seringkali, organisasi menyimpan data mereka dalam database dan mengaksesnya melalui sistem manajemen database (DBMS).
Anda dapat membuat database dengan kategori terpisah yang memungkinkan Anda untuk mengklasifikasikan data Anda.
Temukan peraturan yang berlaku untuk data Anda
Penting juga untuk menemukan standar dan peraturan yang berlaku untuk data Anda. Menentukan dengan tepat peraturan yang berlaku untuk organisasi Anda dapat membantu Anda merancang sistem klasifikasi data yang menjaga kepatuhan organisasi Anda.
Baca juga: HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya
Gunakan Gajihub untuk Proses Klasifikasi Data Karyawan yang Lebih Baik
Seperti yang sudah dibahas diatas, data adalah hal penting yang harus disimpan dan dijaga, baik perorangan maupun perusahaan termasuk database karyawan.
Software HRIS dan Payroll Gajihub hadir menyediakan fitur penyimpanan data-data terkait karyawan, sehingga Anda sebagai pemilik bisnis atau HR Manager tidak perlu sulit lagi dalam mengelola data perusahaan dan karyawan.
Selain itu, Gajihub juga merupakan sebuah aplikasi absensi pegawai online maupun aplikasi employee self service yang bisa dengan mudah membuat laporan absensi kehadiran dari tiap-tiap pegawai.
Kini, jadikan proses klasifikasi data karyawan lebih mudah, aman, dan efisien, dengan menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
1 thought on “Mengenal Klasifikasi Data dan Pentingnya Bagi Proses HR”