HRIS Adalah: Berikut adalah Pengertian Lengkap dan Cara Memilihnya

Human resources information system, juga kadang-kadang disebut human resources information software atau biasa disingkat HRIS,adalah alat yang berguna yang dapat membantu bisnis mengelola berbagai proses di berbagai departemen.

Menggunakan HRIS dapat menghemat waktu, sumber daya, dan uang dengan menyimpan semua dokumen dan prosedur di satu lokasi digital.

Penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor ketika memilih HRIS untuk memastikan memenuhi kebutuhan dan anggaran perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan menejelaskan mengapa HRIS adalah hal penting dalam bisnis, mengetahui beberapa fitur utama yang harus ada, menawarkan beberapa langkah untuk membantu Anda memilih sistem yang tepat.

Apa itu HRIS?

HRIS adalah jenis perangkat lunak yang digunakan perusahaan untuk mengelola semua sistem dan proses mereka secara elektronik.

Sistem ini membantu bisnis memantau siklus hidup perekrutan, mendokumentasikan kinerja karyawan, dan mengelola penggajian dan tunjangan dalam satu ruang elektronik.

Banyak vendor menawarkan berbagai jenis sistem yang ideal untuk berbagai ukuran dan kebutuhan perusahaan. Anda juga dapat memiliki opsi untuk menyesuaikan HRIS agar sesuai dengan persyaratan perusahaan yang lebih spesifik.

Mengapa HRIS itu Penting dalam Sebuah Bisnis?

HRIS dapat membantu menstandardisasi prosedur dan menyimpan dokumen di tempat yang mudah diakses. Berikut adalah beberapa alasan tambahan mengapa sistem ini penting:

1. Hemat waktu dan uang

Menggunakan HRIS untuk sebagian besar atau semua kebutuhan sumber daya manusia dan akuntansi Anda dapat mengkonsolidasikan program dan perangkat lunak Anda, menghemat uang. Hal ini juga dapat membantu karyawan menghemat waktu karena mereka hanya perlu menggunakan satu sistem untuk melakukan tugas-tugas HR dan akuntansi.

2. Lebih terorganisir

Dengan HRIS, Anda tidak perlu lagi menyisir lemari arsip atau menelusuri berbagai versi spreadsheet lagi. Setiap informasi yang Anda butuhkan dapat dengan mudah dikumpulkan, dilacak, diperbarui, dan dicari dalam hitungan detik.

3. Kepatuhan

Vendor HRIS yang baik akan tetap mengikuti peraturan yang memengaruhi SDM dan mengadaptasi perangkat lunak mereka untuk memudahkan organisasi memenuhi persyaratan kepatuhan.

4. Efisiensi

Banyak proses SDM yang membosankan menjadi cepat dan sederhana dengan HRIS. Misalnya, waktu istirahat hanya membutuhkan beberapa detik untuk meminta dan menyetujui. Akrual dan saldo dilacak secara otomatis. Dan setelah menyiapkan kebijakan ini, profesional sumber daya manusia tidak perlu menghabiskan waktu untuk mempertahankannya.

Baca juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda

5. Mudah mengembangkan strategi SDM

Ketika SDM memiliki lebih sedikit tugas operasional untuk dikelola, mereka dapat menghabiskan keterampilan dan waktu mereka yang berharga untuk inisiatif SDM strategis yang meningkatkan hasil bisnis.

Meningkatkan retensi, meningkatkan produktivitas, dan memantau budaya perusahaan hanyalah beberapa cara HR dapat menghabiskan waktu mereka ketika mereka memiliki HRIS.

6. Pengalaman karyawan yang lebih baik

Karyawan kelas atas menyukai perusahaan kelas atas. HRIS yang baik dapat membantu meningkatkan persepsi karyawan terhadap organisasi mereka.

Baik itu proses onboarding yang lancar dan cepat, aplikasi yang memungkinkan mereka mencari informasi kontak rekan kerja, atau kemampuan untuk memperbarui dan meminta waktu istirahat, HRIS yang baik dapat membantu karyawan mendapatkan pengalaman yang lebih baik.

7. Kenyamanan

Banyak klien kami mengatakan HRIS mereka membantu mereka terlihat seperti bintang rock HR karena kenyamanan dan kemudahan penggunaannya.

Para eksekutif terkesan dengan kemampuan mereka untuk melakukan hal-hal seperti menyusun laporan dalam hitungan detik dan profesional HR menghargai bahwa itu hanya membutuhkan beberapa klik.

Secara keseluruhan, manfaat HRIS sering kali lebih besar daripada harga pembeliannya. Tentu saja, Anda harus mengevaluasi nilai yang diberikan oleh setiap HRIS yang Anda pertimbangkan untuk memastikan Anda mendapatkan yang terbaik untuk organisasi Anda.

Fitur Apa Saja yang Wajib Dimiliki HRIS?

Saat mempertimbangkan HRIS, Anda dapat mencari fitur berikut:

1. Recruiting

Saat merekrut, profesional SDM sering melacak beberapa kandidat melalui proses perekrutan beberapa langkah. Sistem rekrutmen yang efektif memungkinkan para profesional SDM dengan cepat mencari kandidat yang memenuhi persyaratan pekerjaan.

Tim HR juga harus dapat menyimpan semua informasi kandidat dalam HRIS dan dengan mudah mengaksesnya selama proses berlangsung.

Mampu mengambil dan membandingkan informasi kandidat di satu area dapat membantu perwakilan SDM membuat keputusan perekrutan yang objektif.

Baca juga: Serikat Pekerja: Pengertian, Manfaat, dan Regulasi yang Mengaturnya

2. Onboarding

Program orientasi yang terperinci adalah kunci untuk membuat karyawan baru merasa diterima dan mengenalkan mereka dengan tim dan tugas mereka.

Baik departemen SDM dan supervisor tim dapat melacak kemajuan orientasi dalam HRIS, memastikan setiap karyawan baru menerima pelatihan yang tepat untuk peran mereka.

HRIS juga dapat membantu Anda menstandarkan orientasi untuk semua karyawan baru sehingga mereka semua menerima informasi yang sama tentang bisnis.

3. Review karyawan

Review karyawan melacak kemajuan dan mengidentifikasi area di mana anggota tim dapat belajar dan maju di perusahaan. Anda dapat menggunakan HRIS untuk menyimpan catatan terperinci pada semua ulasan dan dengan mudah meninjau kembali ulasan sebelumnya saat menentukan kenaikan gaji dan promosi.

Agar semua ulasan karyawan tetap seragam, Anda dapat membuat dan menyimpan template ulasan di HRIS.

4. Time tracking

Salah satu fitur utama dari sebagian besar sistem informasi sumber daya manusia adalah pelacakan waktu, termasuk jam kerja dan waktu istirahat yang dibayar.

Karyawan harus dapat meninjau jam kerja mereka dan membayar serta meminta waktu istirahat di HRIS. Tim HR dan supervisor karyawan kemudian dapat menggunakan HRIS untuk meninjau jam dan menyetujui permintaan PTO atau personal time off.

Baca juga: Manajemen Personalia: Pengertian, Jenis, Elemen, dan Manfaatnya

5. Payroll dan tunjangan

Sebagian besar sistem informasi SDM melacak penggajian dan tunjangan, seperti kontribusi 401(k), yang memudahkan untuk membandingkan jam kerja dengan gaji.

Karyawan juga harus dapat meninjau manfaat mereka dalam HRIS dan membuat perubahan. Misalnya, seorang karyawan dapat mengubah rencana asuransi kesehatan mereka di HRIS.

6. Employee self-service

Banyak HRIS memiliki portal layanan mandiri karyawan di mana mereka dapat membuat perubahan pada informasi mereka, seperti alamat surat mereka, dan meminta dokumen, seperti slip gaji, atau bahkan melakukan presensi melalui aplikasi yang tersedia di smartphone.

Mampu membuat perubahan dan menemukan dokumen dalam HRIS dapat menghemat waktu karena karyawan tahu persis ke mana harus mencari daripada menghubungi departemen yang berbeda.

Beberapa sistem juga menawarkan kemampuan penetapan tujuan, di mana karyawan dapat menetapkan pencapaian profesional dan memperbarui kemajuan mereka.

Fitur ini berguna bagi karyawan dan supervisor yang ingin melacak kinerja dan menentukan apakah karyawan harus mendapatkan kenaikan gaji atau promosi.

Baca juga: Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?

Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Tepat untuk Bisnis?

Jika Anda ditugaskan untuk memilih HRIS, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Tinjau organisasi Anda

Catat elemen utama bisnis Anda untuk melihat bagaimana Anda dapat menggunakan HRIS untuk meningkatkan area ini. Bicaralah dengan para pemimpin departemen untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang mereka inginkan dari HRIS yang akan Anda adopsi.

Anda juga dapat meninjau proses setiap departemen dan bagaimana Anda dapat mengintegrasikannya ke dalam HRIS. Setelah Anda memiliki beberapa ide dasar tentang harapan dan proses departemen, Anda dapat membentuk garis besar tujuan yang Anda inginkan untuk sistem Anda.

2. Tentukan kebutuhan Anda

Dapatkan spesifik dengan kebutuhan Anda untuk menemukan HRIS yang paling cocok untuk perusahaan. Pertimbangkan hal berikut:

• Ukuran perusahaan: Sistem yang sederhana mungkin cukup untuk perusahaan yang lebih kecil, sementara perusahaan besar dapat memperoleh manfaat lebih banyak dari sistem yang terperinci.
• Fitur yang Diperlukan: HRIS dapat menyertakan banyak fitur, jadi penting untuk mencantumkan fitur yang Anda butuhkan dan fitur yang Anda inginkan, tetapi bersifat opsional.
• Sistem saat ini: Tentukan apakah HRIS akan menggantikan semua sistem Anda saat ini atau melengkapi apa yang sudah Anda miliki.

3. Siapkan anggaran

Anggaran dapat berfungsi sebagai panduan saat Anda menjelajahi sistem. Saat membuat anggaran tentatif, pertimbangkan teknologi Anda saat ini dan jika perlu ditingkatkan untuk mengakomodasi sistem baru.

Anda juga dapat memperhitungkan biaya sekali pakai dan berkelanjutan yang dapat dimiliki oleh HRIS. Sebagian besar vendor HRIS membebankan biaya bulanan berulang berdasarkan jumlah karyawan yang menggunakan sistem.

Pertimbangan lain adalah waktu yang dibutuhkan untuk melatih karyawan dalam sistem baru dan potensi hilangnya produktivitas selama waktu ini.

Baca juga: Kepanjangan HRD, Pengertian, Tugas, Manfaat, dan Tips Menjadi HRD

4. Hubungi vendor

Anda dapat menemukan banyak vendor HRIS yang semuanya menawarkan sistem dengan berbagai fitur pada titik harga yang berbeda.

Buatlah daftar vendor yang menawarkan fitur yang Anda butuhkan dengan harga yang sesuai dengan anggaran Anda. Setelah Anda memiliki daftar lima atau kurang, mintalah percobaan atau demonstrasi dari vendor.

Anda biasanya dapat mencoba HRIS selama satu atau dua minggu untuk menentukan apakah perangkat lunak tersebut mudah dinavigasi dan fitur-fiturnya sepenuhnya memenuhi kebutuhan Anda. Cobalah untuk membuat catatan terperinci dari setiap HRIS yang Anda coba untuk membuat keputusan yang tepat.

Salah satu software payroll dan aplikasi HRIS yang mungkin bisa Anda coba adalah GajiHub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Anda juga bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan ini.

5. Mempersiapkan HRIS

Persiapan untuk mengimplementasikan HRIS baru dapat membuat transisi semudah mungkin. Bekerja dengan vendor untuk menyiapkan garis waktu yang secara jelas menguraikan setiap langkah, termasuk sesi untuk melatih karyawan

Pantau dengan cermati cara kerja HRIS dalam beberapa minggu pertama, dan tanyakan kepada karyawan apakah ada yang akan mereka ubah atau tambahkan. Anda dapat membuat penyesuaian berdasarkan umpan balik karyawan dan catatan apa pun yang Anda buat.

Baca juga: Human Resource Adalah Bagian Penting Dalam Organisasi Bisnis, Berikut Fungsinya

Lalu, Apa yang Harus Anda Lakukan Selanjutnya?

Setelah memilih HRIS Anda, Anda dapat mengambil langkah-langkah berikut untuk memaksimalkannya:

1. Pelajari semua fitur dan fungsinya

Pastikan untuk memanfaatkan software yang Anda gunakan sepenuhnya. Anda membayarnya, jadi Anda harus menggunakannya! Luangkan waktu untuk memahami semua fitur.

Dapatkan semua data Anda dimigrasikan. Luangkan waktu yang dibutuhkan, bahkan jika perlu beberapa saat untuk membiasakan diri dengan proses baru. Jika Anda telah memilih HRIS yang baik, imbalan dari komitmen ke sistem baru akan jauh lebih besar daripada kesulitan awal penyiapan dan penyesuaian.

2. Fokus pada adopsi

Memastikan bahwa karyawan dan eksekutif Anda mengadopsi HRIS Anda adalah salah satu cara terbaik untuk memanfaatkan sepenuhnya sistem baru Anda.

Tentu saja, langkah pertama adalah memilih HRIS yang user-friendly, tetapi Anda juga dapat memberikan pelatihan untuk membuatnya lebih mudah untuk diadopsi.

Saat karyawan menggunakan perangkat lunak, Anda dapat mengandalkan mereka untuk pembaruan. Partisipasi mereka dalam proses baru juga akan menghemat waktu Anda.

Ketika eksekutif menggunakan perangkat lunak, mereka akan dapat menarik laporan mereka sendiri dan mendapat manfaat dari informasi tambahan yang diberikan.

3. Terus berhubungan baik dengan vendor

Vendor HRIS Anda harus menjadi mitra Anda. Mereka harus sangat peduli untuk memecahkan masalah Anda dan mendorong kesuksesan Anda.

Pilih HRIS yang mengerti dan peduli dengan SDM, cari tahu pilihan layanan pelanggan apa yang mereka berikan dan tanyakan tentang pelatihan untuk Anda dan karyawan. Kemudian, biarkan mereka menunjukkan cara memaksimalkan HRIS Anda.

4. Tetap up to date

Penyedia HRIS yang inovatif akan secara teratur memperbarui dan meningkatkan perangkat lunak mereka, yang berarti Anda akan terus menerima nilai lebih.

Namun, itu juga berarti bahwa Anda harus meluangkan waktu untuk selalu mengikuti perubahan sehingga Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur terbaru dan terbaik.

Untuk pertanyaan spesifik tentang penggunaan perangkat lunak Anda, bekerjalah dengan tim vendor Anda. Jika Anda memilih HRIS yang baik, tim akan siap mengajari Anda semua yang ingin Anda ketahui.

Baca juga: Apa itu Performance Management System? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai HRIS hingga cara memilih HRIS yang tepat untuk bisnis Anda. Memilih HRIS yang tepat untuk bisnis adalah suatu tantangan, terutama jika Anda adalah bagian dari tim HR atau pemilik bisnis.

Namun, jika Anda telah menemukan HRIS yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis, maka seluruh pengelolaan manajemen SDM dan operasional bisnis menjadi jauh lebih mudah dari yang Anda bayangkan.

Salah satu software HRIS yang bisa Anda gunakan adalah GajiHub. Dengan segudang fitur dan tampilan yang mudah dimengerti, pengelolaan manajemen SDM Anda kini bisa jadi lebih mudah dan praktis.

Jadi, tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan ini.