HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya

HR Digital sangat penting bagi perusahaan karena memberikan sejumlah manfaat yang signifikan. Dengan HR Digital, perusahaan dapat melakukan proses terkait sumber daya manusia secara otomatis dan lebih efektif.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa yang dimaksud dengan HR Digital, apa saja bentuk transformasi digital di bidang HR, manfaat, hingga langkah-langkah implementasinya.

Apa itu HR Digital?

HR Digital merupakan sebuah optimisasi proses di mana teknologi  social, mobile, analytics, dan cloud (SMAC) dimanfaatkan untuk membuat pekerjaan HR lebih efisien, efektif, dan terintegrasi. Sederhananya, HR Digital dapat diartikan sebagai penggunaan teknologi digital dalam manajemen sumber daya manusia.

Meskipun demikian, bukan berarti ketika menerapkan teknologi baru otomatis membuat HR menjadi digital. HR Digital juga harus sejalan dengan budaya, talenta, struktur, dan proses untuk mencapai keseimbangan antara efisiensi dan inovasi, serta memberikan dampak yang terukur pada perusahaan.

Baca Juga: HRIS Adalah: Berikut adalah Pengertian Lengkap dan Cara Memilihnya

Bentuk Transformasi HR Digital

Seperti teknologi digital yang telah mengubah kehidupan sehari-hari manusia, saat ini teknologi tersebut mulai merambah ke dunia HR. Berikut adalah beberapa bentuk transofrmasi HR Digital:

1. Digital Onboarding 

Setelah masa pandemi, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh ataupun hybrid. Hal ini tentunya menjadi tantangan bagi tim HR, misalnya saat melaksanakan onboarding untuk karyawan baru.

Dalam digital onboarding, biasanya ada platform digital yang digunakan untuk memberikan informasi, pelatihan, dan panduan kepada karyawan baru secara online. 

Misalnya, dibandingkan memberi materi onboarding secara langsung di kantor, perusahaan dapat menyediakan akses ke portal atau aplikasi tertentu yang berisi informasi penting, video pelatihan, materi pengantar dari perusahaan, dan sebagainya.

Digital onboarding dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, serta mempercepat proses pengenalan karyawan baru ke dalam perusahaan. Selain itu proses onvoarding pun menjadi lebih terstruktur, konsisten, dan mudah diakses karyawan baru.

2. Employee Self-Service Portals 

Portal self-service karyawan menjadi bagian transformasi HR Digital yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi perusahaan secara mandiri, seperti mengetahui sisa cuti, prosedur apabila sakit, atau dokumen-dokumen penting lainnya.

Dengan adanya portal ini, karyawan dapat dengan mudah menemukan informasi tersebut dan melihat data penting lainnya, seperti skor NPS, kabar perusahaan, informasi terkait evaluasi diri, dan masih banyak lagi.

Selain bermanfaat bagi karyawan, hal ini juga tim HR untuk lebih fokus pada tugas-tugas lain yang berkaitan dengan kebijakan dan pengembangan karyawan.

3. People Analytics 

People analytics merupakan penggunaan data untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam proses HR, terkait peningkatan produktivitas, keterlibatan, dan kinerja karyawan.

Perusahaan biasanya menggunakan people analytics untuk mengelola talenta, mempertahankan karyawan, merencanakan penggantian posisi, atau proses perekrutan.

Dengan transformasi HR Digital, Anda akan menganalisis data yang sudah terkumpul untuk diubah menjadi strategi pelatihan dan pengembangan yang efektif, termasuk peningkatan skill, produktivitas, dan kepuasan karyawan.

4. Applicant Tracking System 

Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan sistem pelacakan pelamar berbasis kecerdasan buatan, yaitu ATS untuk menyaring pelamar yang tidak memenuhi syarat tertentu.

ATS sendiri menggunakan filter berdasarkan kata kunci, keterampilan, pengalaman, dan pendidikan untuk menyaring pelamar yang tidak memenuhi syarat.

Selain itu, ATS juga membantu mempublikasikan lowongan pekerjaan, menjadwalkan wawancara, dan memberikan data untuk mengevaluasi proses perekrutan. Dengan demikian, ATS membuat proses perekrutan menjadi lebih efisien dan adil bagi semua pelamar.

5. Pelatihan dengan Sistem Cloud 

Dengan sistem pelatihan berbasis cloud, karyawan yang berada di luar negeri sekalipun dapat tetap mengikuti pelatihan. Hanya dengan koneksi internet, karyawan tersebut sudah bisa mangakses materi pelatihan yang berupa video, teks, atau audio.

6. Recruiting Chatbot 

Dalam proses perekrutan yang cepat seperti sekarang ini, waktu menjadi hal yang penting bagi para perekrut dan pelamar. Recruiting chatbot umumnya menggunakan kecerdasan buatan atau AI untuk memahami percakapan yang dikirim oleh pelamar, serta memberikan balasan secara otomatis.

Recruiting chatbot mengambil beberapa tugas yang sebelumnya harus dilakukan secara manual, seperti:

• Penjadwalan wawancara
• Mengumpulkan jawaban otomatis dari screening
• Memberikan jawaban kepada pengunjung halaman karir dan mengarahkan mereka kepada perekrut jika diperlukan
• Menjawab pertanyaan pelamar tentang status aplikasi atau yang lainnya

7. Human Resources Information Software (HRIS)

HRIS merupakan salah satu bentuk HR Digital, yakni sebuah sistem informasi yang digunakan oleh tim HR untuk mengelola dan mengatur data karyawan. HRIS membantu dalam penyimpanan dan pengelolana informasi karyawan seperti data personal, pekerjaan, absensi, gaji, dan lain-lain.

Sistem ini juga memberikan kemudahan dalam melaksanakan proses-proses HR seperti penggajian, manajemen kinerja, rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, serta analisis data SDM. Dengan adanya HRIS, departemen SDM dapat lebih efisien dalam menjalankan tugas-tugasnya dan meningkatkan pengalaman kerja karyawan.

Baca Juga: Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan

Manfaat Implementasi HR Digital

Penerapan HR Digital memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:

1. Efisiensi Operasional

HR digital memungkinkan proses pengelolaan data karyawan, administrasi absensi, penggajian, dan manajemen kinerja menjadi lebih otomatis dan mudah. Hal ini mengurangi beban kerja manual HR dan mempercepat proses yang sebelumnya memakan waktu.

2. Aksebilitas dan Visibilitas Data

Melalui digitalisasi dalam sumber daya manusia, data karyawan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Informasi tentang karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, dan kinerja, dapat diakses secara real-time. Hal ini membantu pengambilan keputusan yang lebih baik dan transparansi dalam organisasi.

3. Pengembangan Karyawan

Platform HR Digital umumnya menyediakan alat untuk mengelola pengembangan karyawan, seperti pelatihan dan pengembangan kompetensi. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengakses pelatihan online dan mengikuti program pengembangan kapanpun dan di manapun.

4. Analisis dan Pelaporan

Transformasi digital membantu HR untuk melacak dan menganalisis data karyawan, seperti tingkat kehadiran, produktivitas, dan kepuasan karyawan. Sebagai HR, Anda pun akan lebih mudah dalam membuat keputusan berdasarkan data.

5. Efisiensi Biaya

Implementasi HR Digital dapat mengurangi biaya operasional dalam jangka panjang. Proses yang serba otomatis ini mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja, meminimalisir human error, serta menghemat waktu.

Selain itu, pemanfaatan teknologi ini juga mengurangi penggunaan kertas dan dokumen fisik, sehingga meminimalisir biaya pencetakan dan penyimpanan.

Baca Juga: Manfaat HR Cloud untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik

Tahapan dalam Transformasi HR Digital

Berdasarkan penelitian Brian Solis dari Altimeter, terdapat 6 tahapan dalam transformasi HR digital:

Tahap 1: Business as usual 

Business as usual artinya perusahaan masih menggunakan metode lama, seperti panggilan telepon dan memo untuk mencatat dan berkomunikasi. Pada tahap ini, pemimpin perusahaan belum melihat kebutuhan untuk perubahan dan tim HR mengalami keterbatasan untuk merekrut dan mempertahankan karyawan.

Tahap 2: Present and Active 

Pada tahap ini, pemimpin perusahaan dan tim HR mulai mendengarkan masukan dari kandidat dan karyawan. Beberapa anggota tim HR juga mulai melakukan inovasi dalam transformasi digital.

Tahap 3: Formalized 

Pada tahap formalized, data para karyawan mulai menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Kerjasama antar tim pun mulai meningkat karena dukungan pemimpin dalam mengadopsi teknologi baru.

Tahap 4: Strategic

Tahap strategic berarti perusahaan mulai berinvestasi dalam teknologi terbaru untuk mendorong transformasi digital SDM. Selain itu, data serta masukan dari kandidat dan karyawan digunakan dengan lebih strategis. Perusahaan juga mulai melakukan riset terkait kepuasan karyawan.

Tahap 5: Converged

Selain melibatkan karyawan, pada tahap converged atau terintegrasi perusahaan juga mulai menggunakan layanan eksternal untuk mendukung proses transformasi HR Digital. Proses tersebut mencakup perekrutan, pelatihan, dan tujuan karyawan berubah untuk meningkatkan kepuasan, kinerja, dan retensi karyawan.

Tahapan 6: Innovative and adaptive 

Tahap inovatif dan adaptif artinya transformasi digital tidak hanya diterapkan pada departemen HR, melainkan transformasi tersebut telah menjadi bagian dari budaya perusahaan.

Pada tahap ini, perusahaan terus melakukan inovasi di semua bidang, termasuk pengembangan produk, pemasaran, penjualan, layanan, dan sebagainya.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll dan HR Terbaik

8 Langkah Penerapan HR Digital

Untuk memastikan trasnformasi HR Digital dapat berjalan dengan baik, berikut adalah beberapa langkah yang perlu Anda lakukan:

1. Tentukan Tujuan

Sebelum melakukan implementasi teknologi baru, tentukan tujuan Anda terlebih dahulu dan perhatikan situasi saat ini. Identifikasi apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan karyawan. Lalu, pertimbangkan tujuan apa yang ingin Anda capai melalui tranformasi digital. Pastikan tujuan tersebut jelas dan spesifik.

Dengan tujuan yang jelas sebelum memulai transformasi, Anda dapat mempertimbangkan cara yang harus ditempuh dan menyusun pedoman untuk mengukur keberhasilan.

2. Bentuk Tim Transformasi

Setelah memiliki tujuan yang jelas, Anda perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab atas proses transformsai HR Digital. Tim transformasi tersebut tentunya harus diisi oleh orang-orang yang ahli di bidangnya.

Selain membutuhkan orang yang memahami proses HR secara mendalam, Anda juga memerlukan ahli dalam transformasi digital yang mengetahui bagaimana teknologi dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

Dalam tim tersebut juga mencakup seorang manajer yang bertugas untuk memfasilitasi perubahan dan memastikan semuanya berjalan dengan baik. Formasi tim yang tepat dapat membantu transformasi digital berjalan dengan efisien dan mencegah hambatan.

3. Kembangkan Strategi

Strategi merupakan kunci agar lebih efisien dalam melakukan transformasi pada perusahaan Anda. Tanpa strategi yang jelas, tim transformasi pun tidak akan tahu apa langkah yang harus diambil selanjutnya atau teknologi apa yang perlu diimplementasikan.

Oleh karena itu, Anda perlu memikirkan langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan. Kemudian, buatlah strategi jangka panjang dan pendek untuk mempermudah proses transformasi.

4. Pilih Teknologi yang Tepat

Memilih teknologi dengan tepat dapat mendukung strategi yang telah Anda susun sebelumnya. Pertimbangkan untuk menggunakan software yang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Pilihlah teknologi yang sudah terintegrasi agar karyawan dapat menggunakannya dengan mudah dan efisien. Saat ini sudah banyak software  dengan berbagai fitur yang memudahkan pekerjaan HR, salah satunya adalah Gajihub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan karyawan dengan fitur yang ada di dalamnya, mulai dari penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik coba gratis selama 14 hari atau selamanya dengan klik gambar di bawah ini:

5. Jangan Takut Bereksperimen

Tidak ada aturan baku dalam transformasi HR Digital. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan, tantangan, dan tujuan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, jangan takut untuk mencoba hal baru.

Sebagai bagian dari tim HR, Anda dapat bereksperimen dengan teknologi dan proses yang ada. Identifikasi cara yang dinilai lebih efisien untuk mencapai tujuan Anda serta lakukan evaluasi apa yang berhasil dan tidak berhasil.

6. Pantau Hasil Transformasi

Ukur dan pantau hasil yang telah Anda peroleh untuk melihat sejauh mana tujuan yang telah ditetapkan. Pastikan Anda mengukur hal-hal yang dapat diukur secara spesifik dan relevan dengan tujuan.

Sebagai contoh, jika Anda ingin meningkatkan kertelibatan karyawan, ukur tingkat keterlibatan sebelum dan setelah melakukan tranformasi. Hal ini tentu akan membantu Anda untuk mengetahui dampak dari dari eksperimen yang telah dilakukan.

7. Berikan Informasi yang Transparan

Saat melakukan transformasi digital pada departemen HR, penting untuk memberikan informasi yang jelas kepada karyawan. Sebab, mereka perlu mengetahui tentang aturan terbaru, proses apa saja yang berubah, dan teknologi apa yang akan digunakan.

Dengan informasi yang jelas, karyawan pun dapat memahami perubahan dan akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan. Selain itu, persilakan mereka untuk memberikan ide atau feedback terkait transformasi HR Digital.

8. Perhatikan Budaya Perusahaan

Meskipun transformasi digital pada HR meningkatkan efisiensi perusahaan, namun Anda tetap tidak boleh melupakan budaya perusahaan. Oleh karena itu, pastikan teknologi yang Anda pilih dapat meningkatkan budaya perusahaan, bukan menggantikannya.

Kemudian, jangan lupa untuk selalu mempertimbangkan kebutuhan dan kenyaman karyawan. Dalam hal ini, Anda bisa mendengar masukan dari karyawan tentang sistem dan proses baru tersebut.

Baca Juga: 8 Skill Teknologi HR yang Wajib Anda Kuasa, Manfaat, Serta Strategi Pengembangannya

Kesimpulan

Secara keseluruhan, implementasi HR Digital dapat membuat pekerjaan terkait sumber daya manusia menjadi lebih mudah dan efektif. Hal ini membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia dengan lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan memperkuat keseluruhan kinerja organisasi.

Sebagai upaya implementasi HR Digital, Anda dapat mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub memudahkan Anda untuk mengelola data karyawan, gaji, serta penyediaan slip gaji kepada semua karyawan melalui smartphone. 

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.