Pengumpulan data karyawan memberikan manfaat bagi perusahaan, mulai dari membantu meningkatkan kinerja mereka, mencapai tujuan bisnis, hingga mengurangi risiko hukum. Namun, jumlah data karyawan yang besar tentu juga menjadi tantangan bagi perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa yang dimaksud dengan pengumpulan data karyawan, tipe data karyawan, manfaat, hingga bagaimana penerapannya.
Apa yang Dimaksud dengan Data Karyawan?
Data karyawan adalah semua informasi pribadi yang diberikan kepada perusahaan selama karyawan bekerja. Data tersebut akan dikumpulkan, dikelola, dianalisis, dan dibandingkan untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan yang mungkin dialami perusahaan.
Sebagai profesional HR Anda juga dapat memanfaatkan data tersebut untuk memperoleh insight berharga, melihat tren, dan memantau aspek kemanusiaan dalam menjalankan sebuah bisnis.
Pengumpulan data karyawan dilakukan secara terus-menerus. Misalnya, data rekrutmen yang digunakan untuk melacak aplikasi pekerjaan dan wawancara, keberagaman calon karyawan, serta karyawan baru dalam satu tahun.
Dalam pengumpulan data, penting bagi Anda untuk mengetahui jenis data yang harus dikumpulkan, sumber data terbaik, dan cara mengelola analisis SDM dengan efektif. Terkadang diperlukan trial and error untuk mencapai hasil yang tepat.
Baca Juga: Peer Interview: Panduan Praktis untuk HR
Jenis-Jenis Data Karyawan
Berikut adalah beberapa jenis data yang dapat memberikan dampak besar pada optimalisasi SDM di perusahaan:
1. Informasi Personal
Informasi personal mencakup nama lengkap, tanggal lahir, tanggal bergabung dengan perusahaan, informasi kontak pasangan atau keluarga terdekat, masa kerja, catatan kehadiran, dan sebagainya.
2. Informasi Mendetail Karyawan
Data ini mencakup perjanjian kerja, insentif, hasil pemeriksaan latar belakang, dan dokumen hukum lain yang menjelaskan persyaratan kerja setiap individu dengan perusahaan.
3. Detail Pekerjaan
Kemudian, Anda juga perlu mengumpulkan data terkait detail pekerjaan, seperti deskripsi pekerjaan, persyaratan, kebutuhan pendidikan, dan pengalaman. Pastikan bahwa data-data tersebut diperbarui secara rutin, setidaknya dalam satu tahun.
4. Inventaris Keterampilan
Inventaris keterampilan atau skills inventory dapat membantu perusahaan memahami apakah keterampilan karyawan saat ini sudah cukup untuk mencapai tujuan atau perlu dilakukan perbaikan.
Dengan mengumpulkan data terkait keterampilan, Anda dapat menjaga keterampilan karyawan agar mereka siap mengemban tanggung jawab baru. Selain itu, data ini juga membantu Anda untuk mengidentifikasi adanya kesenjangan keterampilan yang membutuhkan pelatihan tambahan atau merekrut karyawan baru.
Baca Juga: Audit Keterampilan: Arti, Jenis, Hingga Tips Melakukannya
5. Data Pelatihan dan Pengembangan
Karyawan perlu mendapatkan pelatihan dan pengembangan untuk mencapai potensi maksimal dan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas dengan efektif.
Salah satu contoh kegiatan tersebut adalah sales training game, yang merupakan salah satu strategi untuk meningkatkan kinerja penjualan.
Karena pelatihan ini dilakukan secara berkala, sangat penting untuk mencatat dengan tepat pelatihan yang diterima oleh setiap karyawan dan keterampilan yang mereka miliki atau perlu dikembangkan.
6. Data Gaji
Setaip tahun, gaji dapat berubah tergantung tanggung jawab baru yang diemban, teknologi, dan inflasi, sehingga penting bagi Anda untuk melakukan pengumpulan data terkait gaji dan perubahannya agar tetap bersaing di pasar kerja yang semakin kompetitif.
7. Informasi Tunjangan
Selain gaji, Anda juga perlu mengumpulkan informasi terkait tunjangan, seperti asuransi kesehatan, cuti yang dibayar, dan program pelatihan karyawan. Biasanya, Anda dapat memperoleh data ini dari penyelenggara program dan menggunakannya untuk mengevaluasi nilai tunjangan bagi karyawan setiap tahun.
8. Data Kinerja
Banyak perusahaan yang melacak kinerja karyawan secara rutin, baik melalui penilaian kerja tahunan, setiap tiga bulan, atau melalui proses yang berlangsung terus-menerus.
Oleh karena itu, pastikan Anda telah memiliki sistem di mana karyawan dapat menetapkan tujuan dengan bantuan manajernya, serta cara untuk melacak kemajuan mereka melalui metrik yang relevan.
9. Data Survei dan Feedback
Banyak data karyawan yang diperoleh langsung dari karyawan, seperti data yang dikumpulkan melalui survei atau feedback. Data tersebut nantinya dapat menjadi sumber informasi berharga untuk melakukan perbaikan dan perubahan.
Selain beberapa jenis data di atas, juga terdapat jenis data lain yang dikumpulkan perusahaan. Contohnya, 87% pemimpin bisnis mengatakan bahwa perusahaan mengumpulkan informasi medis pribadi terkait COVID-19 seperti status vaksinasi, hasil tes COVID-19, atau pemeriksaan suhu tubuh.
Baca Juga: Skills Taxonomy: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Pentingnya Pengumpulan Data Karyawan
Setiap perusahaan penting untuk melakukan pengumpulan data karyawan. Berikut penjelasannya:
1. Memahami Tenaga Kerja Secara Menyeluruh
Melalui data karyawan yang dikumpulkan, Anda akan memiliki pemahaman yang baik tentang mereka yang berkerja untuk perusahaan, berapa lama mereka telah bekerja, keterampilan yang dimiliki, dan sebagainya.
Semua informasi ini nantinya dapat membantu Anda dan tim untuk mengembangkan strategi SDM baik jangka pendek maupun panjang. Data tersebut juga dapat digunakan untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif, sehingga karyawan mampu meningkatkan produktivitas.
2. Mengidentifikasi Tren dalam SDM
Dengan rutin mengumpulkan dan menganalisis data karyawan, Anda dapat melihat tren yang tengah terjadi di tempat kerja dan pada tenaga kerja. Misalnya, Anda mungkin mengetahui bahwa karyawan kerap kali mengajukan resign setelah dua tahun bekerja.
Memahami alasan di balik tren tersebut dapat membantu Anda mengembangkan program retensi yang lebih baik.
3. Meningkatkan Proses Administrasi
Mengelola data karyawan menggunakan software khusus dapat membuat proses administrasi menjadi lebih efisien. Melalui software tersebut, Anda dapat melihat informasi terkini tentang karyawan, memperbarui data, mengelola proses SDM, dan lain sebagainya.
Namun, Anda perlu memilih teknologi yang tepat untuk mendukung strategi perusahaan. Selain itu, pilihlah teknologi yang sudah terintegrasi agar karyawan dapat menggunakannya dengan mudah dan efisien.
Saat ini sudah banyak software dengan berbagai fitur yang memudahkan pekerjaan HR, salah satunya adalah Gajihub.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan karyawan dengan fitur yang ada di dalamnya, mulai dari penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik coba gratis selama 14 hari atau selamanya dengan klik gambar di bawah ini:
Cara Pengumpulan Data Karyawan
Saat mengumpulkan data karyawan, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal agar proses ini berjalan dengan lancar. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:
1. Bersikap Transparan
Beritahu karyawan tentang jenis informasi yang mungkin perusahaan dapatkan, di mana menyimpannya, dan bagaimana perusahaan menggunakannya untuk mencapai tujuan bisnis. Informasikan pula bahwa Anda dan tim telah mematuhi hukum terkait hal ini dan melindungi informasi mereka.
Ini sangat penting ketika Anda mengumpulkan informasi sensitif seperti data medis. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa hanya 1 dari 4 karyawan yang merasa nyaman memberikan data semacam itu kepada majikan mereka.
Contohnya, Anda bisa membuat lembar informasi dan memberikannya kepada karyawan saat mereka baru bergabung dengan perusahaan, atau Anda bisa membuat halaman di situs internal perusahaan yang bisa diakses oleh karyawan.
Melalui hal ini, perusahaan ingin menunjukkan bahwa transparansi ini sangat penting. Oleh karena itu, perusahaan juga ingin mendengar pendapat karyawan tentang informasi apa yang mereka ingin ketahui tentang pengumpulan data karyawan.
Beberapa perusahaan memiliki dokumen yang membantu perusahaan memastikan bahwa data karyawan dikumpulkan dengan memperhatikan hal-hal berikut:
- Minimasi – Perusahaan hanya mengumpulkan data yang benar-benar diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu.
- Tujuan – Perusahaan menentukan alasan yang sah untuk menggunakan data karyawan.
- Keadilan – Perusahaan berusaha menghilangkan segala bentuk keberpihakan atau diskriminasi.
- Kesadaran – Perusahaan memberi tahu karyawan tentang data apa yang dikumpulkan dan alasan melakukannya.
2. Menjaga Keamanan
Pilihlah software yang aman untuk mengelola dan memproses data karyawan. Sebab, data pribadi yang sensitif harus dilinungi agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu, pastikan perusahaan menggunakan sistem keamanan yang terpercaya dan mampu mengenkripsi data yang disimpan.
3. Mematuhi Aturan
Perhatikan persyaratan umum terkait pengumpulan dan penyimpanan data karyawan, seperti mematuhi perundang-undangan yang mengatur tentang perlindungan data pribadi.
4. Berikan Penjelasan kepada Karyawan
Sampaikan dengan jelas kepada karyawan mengenai jenis informasi yang dikumpulkan, tujuan pengumpulan data, dan bagaimanan data tersebut akan digunakan. Informasikan juga mengenai langkah-langkah yang akan perusahaan ambil untuk melindungi data pribadi mereka.
Dengan demikian, karyawan akan merasa lebih percaya dan memiliki pemahaman yang mendetail tentang pengumpulan data.
Baca Juga: HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya
5. Batasi Akses
Berikan akses kepada pihak yang membuthukan data karyawan untuk tujuan bisnis yang resmi. Gunakan sistem manajemen data yang memungkinkan pengaturan izin akses dengan tepat. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menjaga privasi dan mengurangi risiko penyalahgunaan data.
6. Hapus Data yang Tidak Diperlukan
Terakhir, Anda perlu menentukan jangka waktu penyimpanan data dan menghapusnya apabila memang sudah tidak relevan atau diperlukan lagi. Pastikan perusahaan memiliki kebijakan yang jelas tentang penghapusan data dan melaksanakannya secara rutin.
Melalui langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengumpulkan dan memproses data karyawan dengan cara yang transparan, aman, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hal ini akan membantu menjaga kepercayaan karyawan dan memastikan perlindungan data yang memadai.
7. Gunakan Data dengan Etis
Perusahaan harus mempertimbangkan implikasi etis dalam pengumpulan dan penggunaan data karyawan. Penting untuk memastikan bahwa praktik pengumpulan dan analisis data adil, tidak memihak, dan menghormati hak privasi karyawan.
Penggunaan data harus dilakukan dengan cara yang bermanfaat bagi karyawan dan berkontribusi pada pertumbuhan dan kesejahteraan mereka secara profesional.
8. Melihat Data Karyawan Secara Menyeluruh
Ada beberapa informasi yang saat digabungkan dapat membantu memvalidasi dan mendukung tren dan keputusan SDM yang akan diambil.
Misalnya, jika perusahaan membentuk departemen baru untuk memperluas operasi ke wilayah baru. Dalam hal ini, bagaimana departemen tersebut berkembang, menambah karyawan baru, dan menghasilkan bisnis baru dapat menjadi petunjuk keberhasilan dalam manajemen sumber daya manusia (SDM).
Baca Juga: 8 Skill Teknologi HR yang Wajib Anda Kuasa, Manfaat, Serta Strategi Pengembangannya
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa pengumpulan data karyawan merupakan hal penting yang harus dilakukan oleh perusahaan.
Dengan memanfaatkan data karyawan, perusahaan dapat meningkatkan kinerja karyawan, mencapai tujuan bisnis, hingga mengurangi risiko hukum.
Untuk memudahkan Anda dalam pengelolaan data karyawan, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fiturnya yang menarik.
Bersama Gajihub, Anda dapat mengelola data karyawan, gaji, serta penyediaan slip gaji kepada semua karyawan melalui smartphone.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.