Interview Feedback: Panduan Lengkap untuk HR

Interview feedback akan sangat berharga, baik untuk Anda sebagai profesional HR maupun bagi para kandidat. Memberikan feedback setelah wawancara dapat membantu kandidat untuk meningkatkan diri dan mendapatkan pekerjaan yang mereka inginkan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa yang dimaksud dengan interview feedback, manfaat, hingga bagaimana HR dapat memberikan feedback yang efektif kepada para kandidat.

Apa yang Dimaksud dengan Interview Feedback?

Interview feedback merupakan informasi yang diberikan kepada seorang kandidat setelah mereka selesai wawancara dengan sebuah perusahaan.

Meskipun tidak semua perusahaan melakukannya, namun perlu Anda ketahui bahwa feedback tersebut sangat membantu, baik bagi kandidat maupun perusahaan.

Melalui feedback wawancara yang diberikan, pelamar dapat menerima informasi berharga mengenai penampilan mereka saat melakukan wawancara. Informasi ini tentu dapat membantu upaya mereka untuk sukses dalam wawancara pekerjaan selanjutnya.

Selain itu, memberikan feedback setelah wawancara juga dapat membantu perusahaan menciptakan citra yang baik dan memudahkan proses rekrutmen. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan mengahargai waktu pelamar dan mengakui usaha yang telah dilakukan dalam proses wawancara.

Baca Juga: Agile HR: Arti, Manfaat, Hingga Contoh Penerapannya

Pentingnya Interview Feedback

Feedback positif dari wawancara dapat memberikan dampak yang besar bagi kepercayaan diri dan meningkatkan pengetahuan kandidat tentang proses wawancara.

Bahkan jika mereka tidak berhasil memperoleh pekerjaan, feedback wawancara yang diberikan dapat membuat mereka memperoleh pengalaman dan membuat mereka menjadi kandidat yang lebih baik di masa depan.

Itulah sebabnya mengapa sekitar 91% kandidat sangat menginginkan feedback, sebab hal tersebut dapat membantu mereka untuk mendapatkan pekerjaan berikutnya.

Selain memberikan manfaat bagi kandidat, feedback tersebut juga menunjukkan budaya perusahaan yang baik, di mana nilai-nilai seperti kejujuran integritas, yang merupakan ciri khas banyak perusahaan ditunjukan dalam tindakan kepada kandidat.

Sebuah penelitian juga telah menunjukkan bahwa 52% kandidat yang menerima feedback wawancara cenderung akan melanjutkan hubungan dengan perusahaan tersebut. Jadi, meskipun kandidat tersebut tidak berhasil dalam proses rekrutmen, mereka bisa mencoba kembali pada kesempatan lainnya.

Baca Juga: SEO untuk Rekrutmen: Panduan Menarik Kandidat Terbaik

Manfaat Interview Feedback

Berikut adalah beberapa manfaat dari memberikan feedback setelah wawancara:

1. Meningkatkan keterampilan HR dalam mengidentifikasi kandidat berkualitas dengan baik.
2. Memungkinkan kandidat melamar kembali untuk posisi lain di perusahaan.
3. Membantu memperkuat citra perusahaan sebagai tempat kerja yang baik.
4. Membantu menunjukkan budaya perusahaan yang positif.

Baca Juga: Peer Interview: Panduan Praktis untuk HR

Jenis-Jenis Interview Feedback

Berikut adalah beberapa jenis feedback yang perlu Anda ketahui:

1. Feedback yang Tidak Membangun

Memberikan feedback yang tidak membangun tidak akan membantu kandidat dalam meningkatkan performa wawancaranya. Biasanya, feedback tersebut berisi ungkapan negatif, tidak memberikan bantuan, atau kurang jelas sehingga kandidat tidak mendapatkan informasi berharga.

Misalnya, feedback yang tidak relevan dengan performa kandidat atau kritik pribadi yanng tidak berhubungan dengan pekerjaan.

2. Feedback yang Membangun

Feedback yang baik akan membantu meningkatkan performa kandidat dalam wawancara. Feedback ini memberikan saran yang spesifik dan bisa diterapkan oleh kandidat pada wawancara berikutnya.

Selain itu, feedback ini juga memberikan dukungan dan motivasi bagi, serta tidak akan meruntuhkan semangat mereka. Misalnya, Anda bisa memberitahu kesalahan terkait komunikasi mereka atau memberikan saran dan contoh kerja yang lebih baik.

Feedback yang membantu kandidat tentunya cenderung lebih efektif dibandingkan feedback yang tidak membantu. Feedback yang positif akan menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi kandidat secara keseluruhan, meskipun mereka tidak berhasil dalam proses rekrutmen tersebut.

3. Feedback dari Kandidat

Selain memberikan feedback kepada mereka, Anda juga dapat meminta feedback dari kandidat untuk membantu meningkatkan proses rekrutmen dalam perusahaan.

Berikut beberapa teknis praktis yang bisa Anda lakukan:

1. Sejak awal, innformasikan kepada kandidat bahwa feedback mereka penting.
2. Dengarkan feedback dengan saksama. Prioritaskan untuk mendengarkan feedback dan serius mempertimbangkan saran yang diberikan.
3. Sediakan beberapa cara untuk feedback. Biarkan kandidat memilih cara mereka memberikan tanggapan. Beberapa kandidat mungkin lebih suka memberikan feedback langsung setelah wawancara, sedangkan yang lain mungkin ingin memberikan feedback melalui email setelah proses wawancara selesai.

Baca Juga: Ketahui Pentingnya Screening Interview dalam Proses Rekrutmen

Tips Terbaik dalam Melakukan Interview Feedback

Terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan untuk membuat interview feedback berjalan dengan baik:

1. Konstruktif

Feedback harus selalu berharga. Di sini, sebagai pewawancara Anda harus menjelaskan bagaimana kandidat dapat meningkatkan diri dan area apa yang perlu merek fokuskan dan perbaiki.

2. Tepat Waktu

Jangan menunda waktu untuk memberikan feedback, sampaikan saran Anda kepada calon segera etelah proses selesai dan keputusan telah diambil.

3. Adil dan Jujur

Sampaikan kepada mereka dengan lembut dan tetap memperhatikan perasaan kandidat tersebut, mengenai hal yang harus mereka perbaiki dalam wawancara kedepannya.

4. Akurat

Di sinilah formulir feedback wawancara standar akan sangat bergguna. Tanpa formulir, Anda harus mencoba mengingat-ingat feedback yang diberikan kandidat kepada perusahaan. Hal ini dikhawatirkan saran yang disampaikan menjadi tidak akurat.

Baca Juga: Ketauhi Dampak dan Cara Menghindari Interviewer Bias

5. Sensiftif

Sebagai pewawancara, Anda harus memperhatikan emosi kandidat, yakni sampaikan feedback dengan rasa empati. Hindari untuk menyerang pribadi mereka dan tetap fokus pada keterampilan, pengetahuan, serta pengalaman kandidat.

6. Profesional

Terkadang kandidat dapat merespons saran yang diberikan dengan buruk, dan itu bisa dimengerti. Jangan terjebak dalam aspek emosional atau pribadi pada percakapan Anda dan kandidat. Di sini, Anda dapat menunjukkan empati tanpa terlibat dalam perdebatan mengapa seorang kandidat tidak cocok untuk peran tersebut.

7. Spesifik

Menggunakan matriks penilaian untuk membuktikan alasan Anda akan sangat membantu para kandidat. Hal ini dapat menunjukkan mereka area mana yang harus diperbaiki dan ditingkatkan.

8. Bermanfaat

Memberikan feedback dan menawarkan saran tambahan dapat membantu calon dengan peluang yang lebih cocok di dalam organisasi. Mungkin ada pekerjaan yang belum pernah mereka pikirkan sebelumnya, namun sesuai dengan keahlian mereka.

Baca Juga: Strategi Rekrutmen: Pengertian, Proses, dan Tips Suksesnya

Hal Penting yang Sebaiknya Ada dalam Interview Feedback

Berikut adalah hal-hal yang sebaiknya Anda sertakan dalam feedback wawancara:

1. Kesan Pertama Terhadap Calon

Hal ini bisa mencakup penilaian awal tentang karakter atau kepribadian calon dan bagaimana kesan Anda berubah atau tetap sama sepanjang wawancara.

2. Pandangan Mengenai Keterampilan Interpersonal dan Teknis

Saat menyampaikan feedback wawancara, penting untuk secara seimbang menyajikan keterampilan interpersonal dan teknis calon agar anggota tim Anda dapat mengevaluasi potensi mereka sebagai karyawan.

Misalnya, jika Anda menyatakan bahwa seorang calon memiliki keterampilan komunikasi lisan yang sangat baik, kemampuan mendengarkan aktif, dan adaptabilitas yang baik, pastikan Anda juga menyebutkan keahlian mereka dalam penggunaan software tertentu, pengalaman dalam manajemen proyek, dan keterampilan berbicara di depan umum.

3. Ringkasan Pengalaman Wawacara

Sertakan ringkasan yang menggambarkan bagaimana wawancara berlangsung dan bagaimana calon melaksanakannya. Hal ini membantu juga dapat membantu tim rekrutmen ketika meninjau feedback wawancara untuk beberapa calon sekaligus.

4. Saran untuk Langkah Selanjutnya

Setelah ringkasan, berikan pendapat Anda mengenai proses perekrutan. Anda juga perlu menjelaskan secara singkat alasan di balik keputusan Anda.

Dengan memasukkan elemen-elemen ini dalam interview feedback, Anda dapat memberikan informasi yang lengkap dan bermanfaat kepada kandidat.

Baca Juga: 11 KPI untuk Rekrutmen yang Wajib HR Pahami

Contoh Interview Feedback

Feedback yang membantu harus disampaikan dengan cara yang mudah dipahami dan meningkatkan pengalaman kandidat. Berikut adalah beberapa contoh feedback untuk kandidat yang tidak berhasil mendapatkan posisi pekerjaan yang diinginkan:

1. Feedback yang Membantu

Contoh buruk: “Anda tidak cocok untuk pekerjaan ini.”

Contoh baik: “Kami merasa meskipun Anda terlihat percaya diri dalam wawancara, Anda kurang memiliki pengalaman dalam menjual kepada bisnis lain.”

2. Feedback yang Sensitif

Contoh buruk: “Kami tidak terkesan dengan pemahaman Anda tentang IT.”

Contoh baik: “Kami melihat semangat Anda untuk belajar, tetapi saat ini pengetahuan Anda dalam bidang pengembangan belum mencapai tingkat yang kami harapkan untuk posisi Senior Developer.”

3. Feedback yang Spesifik

Contoh buruk: “Anda tidak memiliki pengalaman yang tepat.”

Contoh baik: “Meskipun kami terkesan dengan riwayat pekerjaan Anda di industri perhotelan, kami melihat bahwa Anda belum memiliki pengalaman dalam mengelola acara secara khusus. Kami membutuhkan seseorang yang memiliki setidaknya 12 bulan pengalaman langsung dalam berinteraksi dengan klien dan tim operasional.”

4. Feedback yang Membangun

Contoh buruk: “Kami rasa Anda tidak cocok untuk layanan pelanggan.”

Contoh baik: “Selama wawancara, Anda menunjukkan minat yang kuat dalam organisasi – pernahkah Anda mempertimbangkan peran yang tidak berhubungan langsung dengan pelanggan di mana Anda dapat menggunakan keahlian tersebut? Kami memiliki posisi untuk kebutuhan gudang yang mungkin sesuai dengan keahlian Anda. Jika Anda tertarik, kami akan mengirimkan informasi lebih lanjut.”

Baca Juga: Analisis Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Cara Menyampaikan Interview Feedback

Selama proses wawancara, jangan lupa untuk menanyakan kepada kandidat bagaimana mereka ingin memberikan feedback setelah proses selesai. Sebagai referensi, berikut adalah beberapa cara yang bisa Anda gunakan:

1. Melalui Panggilan Telepon

Telepon pertama kepada calon akan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu mereka dan mengakui seberapa banyak mereka telah berinvestasi dalam proses ini. Meskipun berita yang disampaikan mungkin tidak menyenangkan, Anda dapat berterima kasih secara pribadi kepada mereka karena tertarik dengan peran ini.

2. Email

Setelah panggilan telepon, kirim email tindak lanjut kepada calon yang menjelaskan dengan jelas mengapa mereka tidak diterima untuk peran tersebut. Tawarkan kesempatan untuk berbicara lebih lanjut jika mereka merasa itu akan bermanfaat.

3. Surat

Meskipun saat ini sudah tidak umum, namun mengirim surat cocok untuk menyampaikan feedback yang menjelaskan mengapa seorang calon tidak berhasil. Ini bisa sesuai untuk calon yang kurang terbiasa dengan teknologi.

Baca Juga: Recruitment Funnel: Panduan Lengkap Untuk Tim HR

Hal yang Harus Dihindari dalam Memberikan Interview Feedback

Berikut beberapa hal yang harus Anda hindari dalam memberikan feedback:

1. Hindari Melakukan Diskriminasi

Hindari memberikan alasan yang bersifat diskriminatif. Misalnya, jangan memberitahu calon bahwa mereka tidak mendapatkan pekerjaan karena Anda memilih seseorang yang lebih muda dan dianggap lebih kuat dan lebih cepat. Hal ini merupakan bentuk diskriminasi usia yang dapat berujung pada masalah hukum.

2. Jangan Hanya Memberikan Kritik

Meskipun penting untuk memberikan feedback yang jujur, tetaplah memberikan dorongan kepada mereka. Jangan hanya fokus pada hal-hal negatif. Cobalah untuk memberikan feedback positif di sela-sela kritik, misalnya tentang sikap atau potensi calon.

3. Hindari Emosi Pribadi

Jika calon mencoba membantah keputusan Anda, tetaplah profesional. Pemrosesan wawancara dapat melelahkan secara emosional bagi calon, dan mungkin mereka menjadi sedih ketika mendapatkan berita bahwa mereka tidak berhasil. Ingatlah untuk tidak terlibat dalam perdebatan yang tidak produktif.

Baca Juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa interview feedback memberikan dampak positif untuk kandidat maupun perusahaan.

Bagi kandidat, feedback tersebut dapat memacu semangat mereka untuk terus berkembang agar memperoleh pekerjaan yang diinginkan. Sementara itu, perusahaan juga dapat memperkuat citra mereka sebagai tempat kerja yang baik.

Nah, selain dalam proses rekrutmen, Anda juga perlu melakukan efisiensi terkait pengelolaan data karyawan dengan menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR.

Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.