Analisis Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Analisis rekrutmen penting untuk Anda manajer HR atau pemilik bisnis saat pasar tenaga kerja dan talenta yang berkembang pesat.

Kita telah melihat meningkatnya tingkat pengunduran diri, perubahan ekspektasi karyawan, dan kesenjangan talenta yang semakin melebar.

Untuk tetap menjadi yang terdepan dan menarik talenta yang tepat, kami perlu menyesuaikan strategi perekrutan dan cara kami mengelola tenaga kerja.

Dan hal ini membutuhkan akses ke data yang tepat sehingga kita dapat membuat keputusan berdasarkan data yang tepat di setiap tahap praktik perekrutan.

Dengan kata lain, kita perlu mengukur analitik talenta dan rekrutmen yang tepat untuk secara efektif menavigasi lanskap yang terus berubah dan tetap kompetitif sebagai perusahaan.

Dalam artikel hari ini, kami akan menjelaskan apa itu analisis rekrutmen, KPI perekrutan yang harus Anda lacak, dan mengapa analisis data perekrutan menjadi elemen kunci dalam proses perekrutan.

Apa yang Dimaksud dengan Analisis Rekrutmen?

Analisis rekrutmen adalah bentuk analisis yang Anda gunakan untuk melacak, mengelola, dan menganalisis semua metrik yang berkaitan dengan proses perekrutan Anda.

Ini termasuk proses pencarian, seleksi, dan perekrutan, serta dampak keseluruhan dari karyawan baru terhadap tingkat retensi dan pergantian karyawan.

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi hambatan dan area yang perlu ditingkatkan sehingga Anda dapat merampingkan seluruh proses dan menawarkan pengalaman kandidat yang lebih baik.

Sebagai contoh, jika karyawan baru yang keluar dari bisnis Anda dalam tiga bulan pertama, ini menunjukkan bahwa Anda memiliki masalah dalam siklus perekrutan.

Hal ini mungkin disebabkan oleh pemilihan kandidat yang salah atau tidak menawarkan pengalaman orientasi yang efektif kepada karyawan baru.

Sebelum Anda dapat menganalisis semua metrik perekrutan, Anda perlu mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang saluran rekrutmen Anda dan dampaknya terhadap bisnis Anda.

Ada beberapa sumber yang bisa Anda gunakan untuk ini. Sebagai contoh, Anda bisa mengumpulkan wawasan tentang proses seleksi dan rekrutmen melalui Applicant Tracking System (ATS).

Atau Anda dapat menggunakan software manajemen kinerja atau software HR dan payroll untuk menentukan waktu peningkatan karyawan baru untuk melihat seberapa cepat mereka menjadi anggota staf yang produktif.

Dan Anda dapat menggunakan survei kepuasan karyawan untuk mengetahui seberapa efektif proses rekrutmen dan orientasi Anda. Kemudian, setelah Anda mengumpulkan semua data, Anda bisa mulai menganalisisnya untuk menyusun strategi perbaikan.

Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Benefit Strategy yang Baik

Mengapa Analisis Rekrutmen Penting?

Analisis rekrutmen menjadi semakin penting untuk departemen SDM saat ini. Faktanya, menurut laporan terbaru dari Deloitte, 71% perusahaan melihat analisis talenta sebagai prioritas utama dalam organisasi mereka.

Hal ini sebagian disebabkan oleh meningkatnya ketersediaan big data. Namun, hal ini juga bertambah berat karena perubahan di pasar kerja dan peningkatan omset secara keseluruhan yang dialami banyak perusahaan sebagai akibat dari pengunduran diri besar-besaran.

Perusahaan menyadari bahwa, untuk dapat bersaing di pasar yang sudah jenuh dan menarik talenta terbaik ke dalam bisnis mereka, mereka harus fokus pada analisis tenaga kerja dan menerapkan strategi perekrutan yang lebih berbasis data.

Misalnya, analisis perekrutan dapat membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Berapa biaya rata-rata per karyawan Anda?
• Berapa lama waktu rata-rata Anda untuk merekrut?
• Apakah Anda menawarkan pengalaman kandidat yang positif?
• Berapa pendapatan Anda per perekrutan?
• Apakah tingkat penerimaan tawaran Anda dapat diterima?
• Apakah kualitas karyawan yang Anda rekrut sesuai dengan ekspektasi?

Wawasan yang Anda kumpulkan dari pemantauan analisis rekrutmen secara rutin juga dapat melampaui HR departemen Anda.

Hal ini karena semakin efisien proses rekrutmen Anda berjalan, semakin baik kualitas talenta yang akan Anda tarik dan semakin besar kemungkinan karyawan baru akan menjadi anggota yang loyal dan produktif dalam tim Anda.

Hal ini membantu Anda mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan operasi bisnis Anda, yang berdampak langsung pada keuntungan organisasi Anda.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Non-Discrimination Policy

Manfaat Analisis Rekrutmen

Analisis rekrutmen dapat bermanfaat bagi bisnis Anda dalam beberapa cara.

Beberapa manfaat terbesarnya adalah sebagai berikut:

• Membantu Anda menciptakan proses seleksi dan rekrutmen yang lebih efisien
• Meningkatkan kualitas perekrutan Anda
• Mengoptimalkan biaya perekrutan Anda
• Memberi Anda wawasan yang berharga sehingga Anda dapat memantau kinerja karyawan baru
• Memungkinkan Anda menciptakan proses yang berfokus pada promosi keberagaman dan praktik perekrutan yang inklusif
• Memastikan Anda memiliki semua data yang Anda perlukan untuk secara efektif memprediksi kebutuhan perekrutan di masa depan dan menganggarkannya.

Mari kita lihat beberapa manfaat pelacakan analisis perekrutan secara lebih rinci.

Meningkatkan kualitas perekrutan Anda

Analisis rekrutmen dapat membantu Anda mengidentifikasi kandidat terbaik, membuat keputusan perekrutan yang lebih baik, dan meningkatkan kualitas perekrutan.

Hal ini karena Anda lebih memahami apa yang harus Anda cari ketika Anda mengisi posisi yang terbuka, dan Anda dapat membuat perubahan yang diperlukan agar proses perekrutan berjalan lebih lancar.

Anda juga menghemat banyak waktu karena Anda tidak perlu menyaring ratusan kandidat potensial untuk menemukan kandidat yang tepat.

Selain itu, semakin cocok seorang kandidat dengan suatu posisi, semakin kecil kemungkinan mereka meninggalkan bisnis Anda, sehingga membantu Anda mengurangi perputaran karyawan dan biaya tenaga kerja.

Diversifikasi tenaga kerja Anda

Dengan data yang Anda kumpulkan untuk analisis dan laporan perekrutan, Anda dapat mengevaluasi demografi tenaga kerja yang ada dan kandidat yang melamar posisi di perusahaan Anda.

Anda kemudian dapat menggunakan data ini untuk membuat metrik keragaman guna membantu Anda memahami apakah inisiatif Anda efektif dan apakah saluran perekrutan Anda beragam dan inklusif.

Dan semakin beragam Anda sebagai perusahaan, semakin baik reputasi Anda sebagai pemberi kerja.

Baca juga: 7 Jenis Tes Pre-Employment Assessment dan Toolsnya

Meningkatkan efisiensi

Analisis rekrutmen membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan penting tentang proses perekrutan Anda.

Misalnya, Anda dapat mengidentifikasi apakah proses Anda berjalan dengan lancar atau apakah ada hambatan yang memperlambat siklus perekrutan.

Berbekal data ini, Anda dapat membuat perubahan yang diperlukan untuk memastikan bahwa setiap tahap dalam proses rekrutmen berjalan seefisien mungkin. Dan ini menghemat waktu dan uang Anda yang berharga.

Hal ini juga membantu Anda menghindari potensi masalah kekurangan staf sehingga organisasi Anda berjalan seproduktif mungkin.

Selain itu, semakin lancar proses perekrutan Anda, semakin baik pengalaman kandidat dan karyawan baru dengan Anda. Dan ini membantu meningkatkan merek dan reputasi Anda sebagai pemberi kerja.

Memprediksi kebutuhan perekrutan di masa depan

Memiliki akses ke data historis tentang proses rekrutmen Anda dapat membantu Anda mengidentifikasi tren dan pola yang, pada gilirannya, memudahkan Anda untuk memprediksi kebutuhan perekrutan di masa depan.

Hal ini memudahkan Anda untuk membuat rencana ke depan sehingga Anda dapat mengatasi potensi kesenjangan bakat dan keterampilan di awal. Peramalan rekrutmen juga memungkinkan Anda untuk memperkirakan potensi biaya perekrutan dan menghitung anggaran yang sesuai.

Baca juga: Mengetahui Apa itu Yield Ratio dalam Proses Rekrutmen

Metrik Utama dalam Analisis Rekrutmen

Ada sejumlah KPI yang harus Anda lacak sebagai bagian dari strategi analisis perekrutan secara keseluruhan.

Setiap metrik memiliki tujuan yang berbeda, sehingga indikator yang Anda fokuskan akan bergantung pada tujuan dan ekspektasi spesifik Anda.

Namun secara umum, ini adalah KPI rekrutmen yang paling berguna yang harus Anda pantau dan evaluasi secara rutin.

Time to hire

Ini digunakan untuk mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan baru sejak Anda mempublikasikan lowongan pekerjaan. Dengan kata lain, rata-rata jumlah hari yang Anda butuhkan untuk mengisi posisi, dari awal hingga akhir.

Metrik ini penting karena semakin lama waktu yang Anda butuhkan untuk merekrut seorang kandidat, semakin tinggi kemungkinan mereka akan ditawari posisi lain dari salah satu kompetitor Anda.

Jika waktu Anda untuk merekrut terlalu lama, maka ini menunjukkan bahwa mungkin ada hambatan di suatu tempat dalam proses perekrutan yang menyebabkan penundaan.

Cost per hire

Dari semua KPI rekrutmen, cost per hire adalah yang paling erat kaitannya dengan apa yang perlu Anda investasikan untuk mencari, mewawancarai, mempekerjakan, dan orientasi karyawan baru.

Ini adalah ukuran sumber daya yang Anda dedikasikan untuk proses rekrutmen sehingga Anda dapat menentukan apakah Anda menghabiskan terlalu banyak (atau terlalu sedikit) pada setiap tahap saluran rekrutmen Anda.

Biaya rekrutmen termasuk posisi iklan, waktu yang dihabiskan untuk meninjau dan memilih kandidat potensial, wawancara dan orientasi, serta biaya administrasi terkait.

Anda dapat menghitungnya dengan membagi biaya perekrutan secara keseluruhan dengan jumlah karyawan baru yang Anda terima selama periode tertentu.

Baca juga: Metode Tes Psikologi yang Biasa Digunakan Saat Rekrutmen Karyawan

Revenue per hire

Metrik ini digunakan untuk menghitung pendapatan per karyawan sehingga Anda dapat mengetahui berapa banyak pendapatan yang dihasilkan setiap karyawan baru untuk bisnis Anda.

Dengan begitu, Anda tahu apakah mereka memberikan dampak positif dan apakah Anda mendapatkan laba atas investasi perekrutan.

Untuk menghitung pendapatan per karyawan, cukup ukur total pendapatan yang dihasilkan perusahaan Anda selama periode tertentu, lalu bagi angka ini dengan jumlah karyawan Anda saat ini.

Offer acceptance rate

Penting juga untuk menghitung berapa banyak tawaran pekerjaan yang diterima. Ini penting karena jika banyak kandidat yang menolak tawaran Anda, maka ini menunjukkan ada masalah pada tahap akhir proses perekrutan.

Hal ini mungkin berkaitan dengan program kompensasi dan tunjangan Anda. Ini juga bisa berarti ada masalah dengan pengalaman kandidat Anda. Dengan menentukan apa masalahnya, Anda bisa meningkatkan tingkat penerimaan tawaran dan mengurangi biaya perekrutan.

Pengalaman kandidat

Kami telah menyebutkan pengalaman kandidat beberapa kali di sini. Itu karena pengalaman yang Anda tawarkan kepada calon karyawan baru sangat penting.

Kesan pertama itu penting. Jika kandidat memiliki pengalaman buruk, maka mereka tidak akan mau bergabung dengan organisasi Anda.

Cara terbaik untuk mengumpulkan data ini adalah melalui umpan balik. Anda bisa mendistribusikan survei kandidat untuk mengetahui apa yang tidak disukai karyawan baru tentang proses perekrutan Anda. Anda juga bisa mengumpulkan umpan balik yang berharga dari situs-situs seperti Glassdoor.

Baca juga: Rekrutmen Internal dan Eksternal: Kelebihan dan Kekurangannya

Kualitas perekrutan

Terakhir, dan mungkin yang paling penting, penting untuk melacak dan mengevaluasi kualitas kandidat yang bergabung dengan perusahaan Anda. Pada dasarnya, ini adalah apakah karyawan baru memenuhi ekspektasi Anda atau tidak.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan mereka untuk menjadi anggota staf yang produktif? Apakah mereka bekerja seperti yang diharapkan?

Apakah mereka memiliki keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk memenuhi tugas mereka? Berapa lama mereka bertahan di perusahaan Anda setelah Anda merekrut, mengorientasi, dan melatih mereka?

Jika kualitas karyawan yang Anda rekrut rendah, maka Anda perlu mengidentifikasi apa yang salah dalam proses seleksi dan wawancara.

Hal ini mungkin sesederhana membuat deskripsi pekerjaan yang lebih informatif, atau Anda dapat menggunakan kartu penilaian wawancara untuk memastikan bahwa Anda mengajukan pertanyaan yang tepat kepada kandidat.

Level Analisis Rekrutmen

Ketika Anda melihat analisis rekrutmen Anda, penting untuk membaginya ke dalam tiga level yang jelas. Level-level ini adalah pelaporan operasional, pelaporan tingkat lanjut, dan analisis prediktif.

Mari kita lihat level analisis rekrutmen ini secara lebih detail.

Operational reporting

Level pertama dari analisis rekrutmen adalah operational reporting atau pelaporan operasional. Level ini berhubungan dengan metrik perekrutan utama Anda. Ini termasuk biaya perekrutan, pelamar per posisi yang terbuka, waktu untuk mengisi, dan waktu untuk merekrut.

Anda kemudian dapat menggunakan data ini untuk melakukan penyesuaian pada seleksi dan saluran rekrutmen Anda jika diperlukan.

Laporan ini juga dapat membantu Anda menentukan apakah staf rekrutmen Anda mengelola proses perekrutan secara efektif.

Jika tidak, Anda perlu melakukan penyesuaian pada tim. Misalnya, Anda dapat menawarkan lebih banyak pelatihan atau menambah staf HR.

Cara terbaik untuk mengumpulkan data untuk analisis ini adalah melalui Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking System/ATS).

Sistem ATS berfungsi sebagai solusi rekrutmen menyeluruh. Dengan kata lain, sistem ini mencakup setiap tahap proses perekrutan, dari awal hingga akhir.

Dan setelah Anda merekrut kandidat, Anda dapat mengintegrasikannya dengan mudah ke dalam sistem HRIS Anda. Hal ini akan membantu proses transisi dari kandidat ke karyawan berjalan semulus mungkin.

Baca juga: Proses Rekrutmen: Pengertian, Tahapan, dan Tips Melakukannya

Advanced reporting

Advanced reporting membawa segala sesuatunya selangkah lebih maju. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat lebih dalam bagaimana proses Anda berjalan.

KPI biasanya mencakup biaya per kandidat, analisis sumber rekrutmen, branding perusahaan, dan konversi corong rekrutmen.

Dengan pelaporan tingkat kedua ini, Anda perlu mengumpulkan data dari berbagai sumber. Sebagai contoh, Anda mungkin memutuskan untuk menganalisis pengalaman kandidat melalui survei dan kuesioner.

Anda juga dapat menggunakan journey mapping untuk membuat representasi visual dari pengalaman kandidat. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi apa yang perlu Anda tingkatkan.

Ada baiknya juga Anda menggunakan alat untuk mengukur merek dan reputasi perusahaan Anda untuk melihat apakah Anda melakukan semua hal yang benar untuk menarik talenta terbaik ke dalam bisnis Anda.

Analisis prediktif

Level ketiga dari analisis rekrutmen berkaitan dengan pelaporan prediktif. Level ini adalah tentang analisis statistik, segmentasi, dan membuat persona kandidat.

Semua ini membantu Anda membuat model perekrutan yang memungkinkan Anda memprediksi kebutuhan perekrutan di masa depan dan merencanakannya dengan tepat.

Sebagai contoh, Anda dapat mulai dengan mengidentifikasi kandidat dan segmen karyawan Anda. Setelah Anda melakukannya, buatlah persona untuk setiap segmen. Pastikan Anda mempertimbangkan semua interaksi yang dimiliki setiap persona dengan organisasi Anda.

Apakah ada proses yang mungkin membuat kandidat frustasi? Apakah ada hambatan yang menghalangi mereka untuk menjalani perjalanan yang positif di perusahaan Anda? Bagaimana dengan area tertentu dari saluran rekrutmen Anda di mana kandidat keluar dari proses perekrutan?

Semua ini akan membantu Anda mengoptimalkan biaya rekrutmen dan meningkatkan konversi kandidat.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan

Tips untuk Melakukan Analisis Rekrutmen yang Optimal

Mari kita akhiri dengan melihat beberapa praktik terbaik rekrutmen analisis. Ini akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari analisis rekrutmen Anda.

• Pastikan Anda melacak KPI terakit HR yang tepat untuk kebutuhan spesifik bisnis Anda. Metrik yang tepat akan bergantung pada tujuan perusahaan Anda.
• Kumpulkan data yang relevan. Tidak ada gunanya melacak metrik perekrutan kecuali Anda mengumpulkan semua data yang tepat. Ini akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang proses Anda. Sebagai contoh, jika Anda ingin meningkatkan pengalaman kandidat, pastikan Anda mengirimkan survei kandidat reguler kami.
• Visualisasikan data Anda. Pastikan software rekrutmen Anda menyertakan dasbor perekrutan yang intuitif sehingga Anda memiliki akses mudah ke semua data yang Anda butuhkan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk mengidentifikasi tren dan menemukan area yang perlu ditingkatkan. Lihat templat dasbor perekrutan ini untuk informasi lebih lanjut.
• Gunakan software HR yang tepat. Dengan solusi analisis lengkap dari software payroll dan HR Gajihub, Anda mendapatkan akses mudah ke semua sumber data yang Anda perlukan untuk melacak metrik yang tepat untuk laporan HR Anda. Anda juga mendapatkan akses ke dasbor yang intuitif sehingga Anda bisa membuat ruang khusus untuk mengelola semua analisis rekrutmen.
• Terakhir, pastikan Anda menggunakan analisis rekrutmen untuk meningkatkan proses perekrutan Anda secara keseluruhan. Bagaimanapun juga, tujuan akhir dari melacak semua data berharga yang Anda kumpulkan dengan laporan SDM adalah untuk merampingkan saluran rekrutmen Anda sehingga berjalan lebih efisien. Pastikan itu penting.