KPI HRD: Penjelasan Mendalam dengan Metrik & Contoh

“Tanpa data, Anda hanyalah orang yang memiliki opini”, bisa dibilang merupakan kutipan paling terkenal dari Dr. William Edwards Deming, seorang ahli statistik dan konsultan manajemen dari Amerika Serikat yang berpengaruh. Tentu saja, KPI di bidang HRD – sangat penting untuk memanfaatkan data tentang personalia dan tenaga kerja secara keseluruhan.

Mustahil untuk meningkatkan kemampuan dalam mengelola karyawan jika Anda tidak mengukur hasil kerja Anda. Jika Anda tidak mendefinisikan seperti apa ‘kinerja yang baik’ itu dan bagaimana Anda bisa mengukurnya, bagaimana Anda bisa mengetahui apakah Anda bekerja dengan baik?

Jadi dalam bisnis, jika Anda tidak mengukur kinerja HR Anda, bagaimana Anda akan tahu seberapa sukses Anda? Untuk mengukur kesuksesan, Anda membutuhkan indikator kinerja.

Dalam artikel ini, kami akan membahas seluk-beluk KPI untuk HRD. Kami juga akan membahas apa itu KPI, bagaimana Anda dapat menggunakannya, dan memberikan kerangka kerja untuk membuatnya sendiri!

Apa yang Dimaksud dengan KPI HRD?

Untuk menjawab pertanyaan ini, pertama-tama kita harus melihat key performance indicator (KPI).

KPI adalah metrik strategis. KPI adalah ukuran terukur yang digunakan untuk mengevaluasi seberapa efektif sebuah perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utama.

Ini bukan berarti semua hal yang dapat Anda ukur adalah KPI di HR. Hanya metrik yang memiliki hubungan langsung dengan strategi organisasi yang dapat disebut KPI.

KPI HRD adalah metrik SDM yang digunakan untuk melihat bagaimana departemen sumber daya manusia berkontribusi terhadap seluruh organisasi. Artinya, KPI HRD mengukur seberapa sukses SDM dalam merealisasikan strategi SDM organisasi.

Strategi SDM mengikuti strategi organisasi. Dengan kata lain, KPI HRD mencerminkan kinerja organisasi untuk pengelolaan SDM, karena KPI tersebut didefinisikan berdasarkan hasil SDM yang relevan untuk mencapai tujuan bisnis. Tujuan-tujuan bisnis ini sering dirumuskan dalam Balanced Scorecard.

Mari kita gunakan sebuah contoh untuk mengilustrasikan cara kerjanya.

PT ABC adalah sebuah organisasi yang mencoba berinovasi dalam lanskap yang sangat kompetitif. Untuk itu, dewan direksi memutuskan bahwa mereka akan memangkas biaya di mana-mana, kecuali di departemen inovasi produk. Pertanyaannya adalah, bagaimana tujuan ini akan diterjemahkan ke dalam KPI HRD?

Seluruh organisasi perlu menghemat biaya, termasuk SDM. Penghematan ini bisa diterapkan pada biaya rekrutmen, misalnya. Biaya saat ini mencapai 500.000.000 dan perlu dikurangi menjadi 400.000.000.

Dalam hal ini ‘Biaya perekrutan dalam rupiah’ adalah KPI-nya, nilai saat ini adalah 500.000.000 dan target untuk KPI ini adalah 400.000.000.

KPI HRD kedua dapat berupa ‘perilaku inovatif’ yang diukur dalam survei keterlibatan tahunan. Skornya pada skala 10 poin saat ini adalah 6,2. Targetnya ditetapkan pada angka 7,5 atau lebih tinggi. Untuk mencapai hal ini akan membutuhkan kerja keras!

Template KPI tim HR dapat terlihat sebagai berikut:

Tujuan bisnis	KPI	Skor saat ini	Target
Finansial: memangkas biaya	Recruitment costs in Euro/Dollar	500 juta	400 juta
Learning & Growth: menciptakan organisasi yang inovatif	Perilaku karyawan yang inovatif (skala 0-10)	6.2	>7.5

HR dapat menambahkan beberapa KPI untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Setiap KPI ini dapat dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil.

Untuk mewujudkan strategi yang baik untuk tim HR, sebaiknya KPI ini selaras. Namun, terkadang, ada juga yang bertentangan dengan metrik.

Misalnya, jika Anda harus memangkas biaya dalam anggaran pembelajaran dan pengembangan, sementara Anda juga harus mendorong inovasi, maka Anda akan menghadapi pilihan yang sulit.

Tantangan strategisnya adalah mendorong inovasi sekaligus mengurangi anggaran pelatihan. Ini adalah contoh yang baik tentang bagaimana KPI HRD membantu SDM untuk mewujudkan tujuan strategisnya dan berkontribusi pada tujuan organisasi lainnya.

Baca juga: 7 Panduan Interview Kerja yang Harus HR tahu Dan Templatenya

Daftar KPI HRD

Banyak artikel yang Anda temukan di internet yang mencantumkan puluhan, bahkan hingga seratus KPI. Jangan tertipu: sebagian besar adalah metrik SDM sederhana yang tidak penting untuk dilacak, karena biasanya tidak selaras dengan strategi organisasi.

Di bawah ini adalah beberapa contoh yang BUKAN KPI HRD:

• Rata rata biaya wawancara
• Rata-rata lama penempatan
• Rata-rata lama masa kerja
• Gaji rata-rata
• Jumlah rata-rata jam pelatihan per karyawan
• Rata-rata jumlah hari liburan per karyawan
• Rata-rata jumlah cuti yang tidak dibayar per karyawan
• Rata-rata usia pensiun
• Biaya kompensasi sebagai persentase dari pendapatan
• Kepuasan pelatihan karyawan

Mengapa ini bukan KPI? Karena mereka tidak memberi tahu kita apa pun tentang efektivitas. Misalnya, apakah kita membutuhkan 1 staf SDM per 100 karyawan, atau 1,5? Hanya dengan mengukur rasio SDM terhadap full time employee tidak menjawab pertanyaan itu.

Singkatnya, tidak satu pun dari metrik ini yang secara langsung akan berkontribusi untuk mencapai strategi organisasi.

KPI yang digunakan dalam sebuah organisasi itu unik. Setiap organisasi berbeda – dan KPI harus mencerminkan keunikan tersebut.

Berikut ini adalah daftar contoh KPI yang dapat digunakan bagian HRD Anda:

• Tingkat ketidakhadiran: Tingkat ketidakhadiran dalam organisasi biasanya dihitung dengan membagi jumlah hari kerja di mana karyawan tidak hadir dengan jumlah total hari kerja.
• Biaya ketidakhadiran: Total biaya ketidakhadiran dihitung dengan memasukkan gaji karyawan, biaya mengelola ketidakhadiran, dan biaya penggantian.
• Kepuasan tunjangan: Kepuasan terhadap tunjangan karyawan biasanya diukur melalui survei keterlibatan karyawan. Hal ini bisa sangat membantu dalam mengurangi pergantian karyawan.
• Tingkat produktivitas karyawan: Meskipun metrik ini sulit untuk dihitung, metrik ini menunjukkan kapasitas pertumbuhan dalam hal produksi sumber daya manusia. Hal ini sering kali berhubungan dengan kecepatan, atau bisa juga mencerminkan akurasi.
• Indeks kepuasan karyawan: Kepuasan karyawan diukur melalui survei sikap dan keterlibatan karyawan. Ketidakpuasan adalah penyebab umum pergantian karyawan.
• Indeks keterlibatan karyawan: Keterlibatan karyawan juga diukur melalui survei sikap atau keterlibatan. Keterlibatan karyawan yang tinggi memprediksi produktivitas yang lebih tinggi, layanan pelanggan yang lebih baik, perputaran karyawan yang lebih rendah, dan banyak hasil lain yang relevan dan positif.
• Indeks inovasi karyawan: Inovasi juga diukur melalui survei sikap atau keterlibatan. Inovasi semakin sering menjadi pendorong utama kesuksesan bisnis. Adalah peran SDM untuk memungkinkan inovasi ini.
• Tingkat promosi internal: KPI ini diukur dengan membagi jumlah fungsi senior yang diisi melalui promosi internal dengan jumlah total posisi senior yang terisi. Karyawan internal sering kali lebih cepat berkembang, mengurangi risiko perekrutan yang buruk, dan bertahan lebih lama di posisi tersebut.
• Net Promoter Score: Net Promoter Score (NPS) adalah cara yang sangat baik untuk mengukur sejauh mana seseorang akan merekomendasikan layanan atau bisnis kepada orang lain. Untuk mengetahui seberapa puas karyawan terhadap layanan HR, Anda dapat mengukur NPS HR. Dengan menggunakan NPS, Anda juga dapat mengukur sejauh mana orang merekomendasikan untuk bekerja di organisasi tersebut. Tergantung pada tujuan strategis Anda, NPS dapat menjadi KPI HR yang solid.
• Persentase biaya tenaga kerja: Ini adalah metrik yang mengambil biaya tenaga kerja dan membaginya dengan total biaya yang dihadapi organisasi. KPI ini, meskipun tidak sering digunakan, dapat digunakan untuk tujuan pengurangan biaya atau untuk membantu meningkatkan otomatisasi/robotisasi dalam organisasi.
• Kualitas perekrutan: Kualitas perekrutan adalah persentase karyawan baru yang diberi peringkat bagus oleh manajer mereka selama tinjauan kinerja. Kualitas perekrutan menunjukkan seberapa efektif SDM dalam merekrut dan memilih kandidat. Mempertahankan peringkat kualitas perekrutan yang tinggi secara konsisten memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya.
• Tingkat turnover karyawan: Turnover adalah metrik yang sangat umum dan juga KPI yang penting, karena turnover yang tinggi bisa sangat mahal.
• Involuntary turnover rate: Tidak semua pergantian karyawan bersifat sukarela. Ini adalah jumlah pengunduran diri yang dipicu oleh pemberi kerja sebagai persentase dari total pengunduran diri.
• Voluntary turnover rate: Ini adalah jumlah pengunduran diri yang dilakukan oleh karyawan sebagai persentase dari total pengunduran diri.
• Unwanted turnover rate: Tidak semua turnover karyawan itu buruk. Biasanya hal ini positif jika karyawan yang berkinerja buruk keluar. Ini adalah jumlah karyawan yang berkinerja baik yang keluar sebagai persentase dari semua karyawan.
• Efektivitas pelatihan: Pelatihan harus efektif untuk mencapai tujuannya.
• Tingkat berhenti selama 90 hari: Atau tingkat berhenti selama 360 hari. Ini adalah jumlah karyawan yang keluar dalam waktu 3 bulan atau setahun. Persentase dua digit sudah sangat buruk. Adalah tugas HR untuk merekrut orang yang tepat. Kegagalan dalam melakukan hal ini akan memiliki dampak negatif yang terukur pada efektivitas organisasi. Ini adalah KPI rekrutmen yang utama.

Baca juga: 12 Metrik Produktivitas yang Harus Diketahui Tim HR

Karakteristik KPI HRD yang Baik

Sekarang Anda telah mengetahui perbedaan antara metrik dan KPI, dan Anda telah mengetahui bagaimana cara membuat KPI HRD. Pertanyaan yang tersisa adalah “Apa saja karakteristik KPI HRD yang baik?”

Dalam sebuah makalah tahun 2009, Eckerson menjelaskan sejumlah karakteristik KPI yang “baik”.

Sedikit

Anda sebaiknya hanya fokus pada beberapa KPI SDM. Mereka disebut indikator kinerja utama karena suatu alasan. Fokuslah pada yang penting dan tinggalkan yang lainnya. Aturan umumnya tetap: semakin sedikit, semakin baik.

Dapat dianalisis

Anda harus bisa menelusuri secara detail. Mengapa kita tidak mencapai target biaya rekrutmen kita? Kelompok mana yang paling mahal untuk direkrut? Dengan menganalisisnya, Anda bisa lebih mudah memprediksi kesuksesan Anda di masa depan dan melihat di mana kekurangannya.

Sederhana

Pengguna perlu memahami KPI. Jika tidak sederhana, akan sulit untuk dikomunikasikan dan difokuskan.

Dapat ditindaklanjuti

Alasan mengapa HR hanya berfokus pada KPI yang terkait dengan hasil HR adalah karena mereka dapat mempengaruhinya. HR tidak bertanggung jawab atas pendapatan atau kesuksesan penjualan. Fokuslah pada KPI yang hasilnya dapat Anda pengaruhi.

Dimiliki

Sejalan dengan poin sebelumnya, KPI perlu memiliki pemilik. Pemilik ini akan diberi imbalan jika berhasil dan bertanggung jawab jika gagal mencapai target. Pemilik KPI SDM kemungkinan besar adalah anggota senior dari tim manajemen – seperti pemimpin departemen, atau manajer.

Baca juga: Budaya Hierarki dalam Organisasi: Panduan Untuk Tim HR

Berkorelasi

KPI harus terkait dengan hasil yang diinginkan. Ketika kita berbicara tentang target bisnis, KPI SDM harus terkait dengan hasil bisnis ini. Anda tidak akan secara langsung mencapai penghematan biaya dengan mempekerjakan karyawan yang berkinerja lebih baik.

Mempekerjakan karyawan dengan performa yang baik memang penting, namun ini tidak seharusnya menjadi fokus utama Anda saat perusahaan perlu memangkas biaya untuk bertahan hidup.

Mungkin Anda bisa mengurangi biaya rekrutmen hingga 30% tanpa mengurangi kualitas karyawan. Hal ini lebih penting karena dapat membantu memenuhi strategi perusahaan.

Griffin (2004) menyatakan bahwa harus ada hubungan langsung dari KPI ke tujuan, dari tujuan ke sasaran, dan dari sasaran ke strategi.

Selaras

Penyelarasan KPI HRD adalah sesuatu yang telah kita bahas sebelumnya. KPI tidak boleh saling melemahkan satu sama lain.

Ada kerangka kerja yang lebih sederhana yang kita semua kenal yang merangkum hal-hal di atas. Alternatifnya, yang didefinisikan oleh Hursman (2010), adalah singkatan SMART yang terkenal. Singkatan ini merupakan singkatan dari

• Spesifik
• Terukur (Measurable)
• Dapat dicapai (Attainable)
• Relevan
• Terikat Waktu

Dengan mengetahui kriteria ini, Anda akan terbantu dalam menciptakan KPI HRD yang relevan yang Anda butuhkan untuk meraih kesuksesan.

Rata-rata masa kerja bukanlah KPI yang SMART. Meskipun mudah diukur dan dapat dicapai, namun tidak cerdas, relevan, atau terikat waktu.

Berapa lama seorang karyawan bertahan di sebuah perusahaan itu sendiri, tidak mencerminkan seberapa efisien, produktif, atau inovatifnya mereka. Hal ini tidak berhubungan dengan kebutuhan dan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Sebaliknya, tingkat promosi internal adalah KPI yang SMART karena mencerminkan bagaimana karyawan mengembangkan keterampilan dan kemajuan mereka, atau tidak.

KPI ini dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. KPI seperti itu akan menunjukkan berapa banyak staf yang naik jabatan di perusahaan. Dari perspektif biaya, hal ini bermanfaat bagi organisasi. Jika perusahaan tidak perlu merekrut secara eksternal, mereka dapat menghemat biaya.

Baca juga: Analisis Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Perbedaan Leading dan Lagging KPI

Perbedaan terakhir yang perlu dibahas adalah perbedaan antara leading KPI dan lagging KPI. Kaplan dan Norton (2007), para peneliti yang menciptakan Balanced Scorecard, menjelaskan perbedaannya dalam makalah mereka.

Indikator leading mengacu pada perkembangan dan penyebab di masa depan. Indikator-indikator ini mendahului suatu peristiwa. Misalnya, produktivitas adalah KPI utama untuk biaya tenaga kerja.

Indikator lagging mengacu pada perkembangan dan efek di masa lalu. Ini mencerminkan hasil KPI di masa lalu. Jika produktivitas adalah leading dari KPI HRD untuk biaya tenaga kerja, maka tingkat sakit karyawan akan menjadi lagging KPI. KPI lagging alternatif adalah biaya tenaga kerja per karyawan.

Apa yang akan menjadi indikator leading dan lagging yang relevan ketika tujuan bisnisnya adalah dukungan terhadap kualifikasi karyawan?

Hal ini, misalnya, relevan ketika kualifikasi (ulang) yang konstan adalah suatu keharusan untuk menyediakan layanan yang berkualitas.

Dalam hal ini, indikator utama dapat berupa waktu untuk kemahiran – semakin cepat karyawan menyelesaikan pelatihan, semakin cepat pengetahuan diimplementasikan.

Hal ini akan membantu produktivitas dan inovasi di seluruh organisasi. Indikator lagging dapat berupa persentase karyawan yang menyelesaikan kualifikasi.

Seperti yang dapat Anda lihat dalam contoh-contoh ini, indikator leading sering kali kurang tepat namun menawarkan wawasan yang menarik tentang kinerja KPI yang sedang berlangsung. Indikator lagging lebih tepat, tetapi hanya setelah fakta.

Memasukkan berbagai jenis KPI ini akan membantu dalam membuat scorecard yang dapat memprediksi masa depan dan melacak kesuksesan historis.

Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Benefit Strategy yang Baik

Kesimpulan

Ada banyak hal yang perlu diperhatikan dalam KPI, karena menetapkannya membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang strategi dan tujuan organisasi. KPI HRD adalah cara di mana tim SDM atau HR dapat berkontribusi terbaik untuk keseluruhan strategi, seefektif mungkin.

Untuk memudahkan Anda dalam pengelolaan HR dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan dan pencatatan penggajian dan payroll. manajemen waktu kerja karyawan, penghitungan premi BPJS kesehatan, dan memudahkan karyawan dalam melakukan pencatatan kehadiran sampai pengajuan cuti hanya melalui smartphone.

Tertariik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.