Panduan interview atau wawancara dapat menjadi alat yang bagus untuk digunakan selama wawancara kandidat.
Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui panduan wawancara. Kita akan melihat manfaat menggunakan panduan interview, 7 elemen kunci dari panduan interview , dan kami akan membagikan template panduan wawancara yang dapat Anda download secara gratis.
Apa itu Panduan Interview?
Panduan interview atau pedoman wawancara adalah sebuah dokumen yang memungkinkan organisasi untuk menyusun cara mereka melakukan wawancara kandidat.
Panduan ini membantu pewawancara untuk mengetahui apa yang harus ditanyakan dan bagaimana urutannya, serta memastikan pengalaman kandidat yang sama untuk semua pelamar.
Isi dari panduan interview akan berbeda tergantung pada, antara lain, peran yang Anda rekrut, metode wawancara yang Anda putuskan untuk digunakan, dan persyaratan organisasi Anda.
Manfaat Menggunakan Panduan Interview
Menggunakan pedoman wawancara selama proses rekrutmen memiliki beberapa manfaat:
- Proses yang terstruktur. Ketika semua pewawancara mengikuti langkah-langkah yang sama dalam urutan yang sama, maka akan tercipta sebuah struktur. Hal ini, pada gilirannya, mengurangi kemungkinan orang lupa untuk menanyakan pertanyaan tertentu kepada kandidat atau memberikan informasi tertentu.
- Pengalaman kandidat. Menggunakan panduan wawancara memastikan semua kandidat mendapatkan pengalaman yang sama. Tentu saja, tidak semua pewawancara sama, jadi akan selalu ada perbedaan, namun setidaknya proses dan pertanyaannya sama untuk semua orang.
- Penilaian yang sama. Ketika Anda menggunakan metode wawancara yang sama dan mengajukan pertanyaan yang sama kepada setiap kandidat, Anda juga dapat menggunakan penilaian yang sama untuk menilai mereka. Hal ini mengurangi risiko bias dalam proses wawancara.
Baca juga: 12 Metrik Produktivitas yang Harus Diketahui Tim HR
7 Element Penting dalam Panduan Interview
Idealnya, panduan wawancara Anda adalah bagian dari proses seleksi yang terstruktur dengan baik. Dengan demikian, panduan ini selaras dengan setiap bagian dari proses tersebut.
Ini berarti bahwa, misalnya, persyaratan untuk posisi baru seperti yang ditentukan dalam deskripsi pekerjaan (misalnya, keahlian, kepribadian, dan kemampuan yang dibutuhkan dari kandidat yang sesuai) harus diperhitungkan selama wawancara dan, karenanya, dimasukkan dalam panduan wawancara.
Mari kita lihat 7 elemen kunci dari panduan wawancara.
1. Undangan & pengarahan
Pastikan semua kandidat yang lolos ke tahap wawancara mendapatkan undangan yang sama, termasuk pengarahan tentang apa yang diharapkan dari wawancara (berapa banyak orang yang akan mereka ajak bicara, berapa lama wawancara akan berlangsung, apakah mereka perlu mempersiapkan sesuatu sebelumnya, dokumen apa yang perlu mereka bawa, dan lain-lain).
Berikut adalah contoh tampilan email undangan wawancara:
Baris Subjek: [NAMA PERUSAHAAN] : Undangan wawancara
Hai [NAMA PERTAMA],
Terima kasih telah melamar untuk posisi [JUDUL PEKERJAAN] di [NAMA PERUSAHAAN]. Kami telah meninjau materi lamaran Anda dengan seksama, dan kami sangat senang mengundang Anda untuk wawancara untuk posisi tersebut!
Wawancara Anda akan dilakukan pada [FORMAT] dan berlangsung selama [LAMA WAWANCARA]. Anda akan berbicara dengan [PEWAWANCARA], [JABATAN PEWAWANCARA], dan [PEWAWANCARA], [JABATAN PEWAWANCARA] di [NAMA PERUSAHAAN].
Mohon beritahukan kepada kami jika Anda dapat hadir pada waktu-waktu berikut ini:
[HARI, TANGGAL – WAKTU, ZONA WAKTU]
[HARI, TANGGAL – WAKTU, ZONA WAKTU]
[HARI, TANGGAL – WAKTU, ZONA WAKTU]
Jangan lupa untuk membawa [DOKUMEN] dan [TES CONTOH KERJA] yang telah Anda siapkan.
Sekali lagi, terima kasih atas ketertarikan Anda untuk bergabung dengan tim [NAMA PERUSAHAAN]! Kami sangat menantikan untuk berbicara dengan Anda.
Hormat kami,
[NAMA ANDA]
[TANDA TANGAN EMAIL ANDA]
Tentu saja, isi dan nada undangan wawancara Anda bisa berbeda, namun bagian di antara [ ] adalah elemen yang harus dicantumkan, apa pun yang terjadi.
Untuk memastikan semua kandidat menerima undangan yang lengkap, Anda bisa menyertakan tautan dalam panduan wawancara Anda ke templat undangan wawancara perusahaan Anda – idealnya disimpan di Google Drive atau solusi serupa.
Baca juga: Budaya Hierarki dalam Organisasi: Panduan Untuk Tim HR
2. Menyiapkan medium
Ini adalah masalah praktis. Di mana Anda ingin mewawancarai orang? Siapa yang akan mewawancarai kandidat? Jika itu adalah wawancara video, di mana tempat terbaik untuk melakukan panggilan?
Di sini juga, ada baiknya untuk memiliki pengaturan yang sama untuk setiap kandidat sehingga semua orang mendapatkan pengalaman yang sama. Sertakan persyaratan ‘pengaturan’, baik online maupun offline, dalam panduan wawancara Anda.
Jika pewawancara harus membawa salinan resume kandidat selama wawancara, atau salinan contoh kerja yang harus mereka buat – atau panduan wawancara yang harus mereka ikuti! – atau jenis dokumen lainnya, ini juga harus ada dalam panduan wawancara.
Baca juga: Analisis Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya
3. Penyambutan dan pembukaan
Tentunya ada hal-hal yang ingin Anda sampaikan saat menyambut kandidat. Hal-hal tersebut bisa saja tentang perusahaan, sejarahnya, kantor, pekerjaan, dan sebagainya. Sertakan pembukaan wawancara dan semua yang perlu dicakup dalam panduan wawancara.
4. Memberikan pertanyaan
Dalam wawancara terstruktur, serangkaian pertanyaan standar digunakan. Ini memberi pewawancara metode yang seragam untuk merekam informasi dan menstandarisasi peringkat kualifikasi kandidat.
Hal ini juga memungkinkan pewawancara untuk membandingkan pelamar secara akurat dan membuat keputusan terbaik berdasarkan data.
Selain memiliki pertanyaan standar, metode yang umum digunakan dalam wawancara adalah metode STAR. Metode ini menawarkan cara terstruktur untuk mendapatkan informasi dari kandidat. STAR adalah singkatan dari:
- Situasi. Mintalah kandidat untuk mendeskripsikan situasi yang mereka hadapi.
- Tugas. Tujuan apa yang sedang diupayakan oleh kandidat?
- Action. Mintalah kandidat untuk menjelaskan secara rinci tindakan apa yang mereka ambil untuk memanfaatkan situasi dan menyelesaikan tugasnya.
- Result. Mintalah kandidat untuk menjelaskan hasil dari tindakan tersebut dan apa yang mereka pelajari.
Menggunakan metode STAR untuk menguji kompetensi kunci yang dibutuhkan untuk pekerjaan ini sangat direkomendasikan.
Menanyakan pertanyaan yang sama kepada semua kandidat memungkinkan Anda untuk dengan mudah membandingkan seberapa banyak pengalaman yang mereka miliki dalam kompetensi kunci ini.
Di sinilah kami melihat pentingnya menyelaraskan berbagai bagian dari proses rekrutmen Anda; pertanyaan-pertanyaan dalam panduan wawancara harus mencakup kompetensi dan keahlian utama yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan.
Baca juga: 10 Skill Teknis yang Wajib di Kuasai oleh Tim HR
5. Mendengarkan pertanyaan-pertanyaan kandidat
Panduan wawancara Anda harus menyertakan bagian tentang pertanyaan kandidat. Biasanya, menjelang akhir wawancara, pewawancara bertanya kepada pelamar apakah mereka memiliki pertanyaan, tentang pekerjaan, perusahaan, tim, apa saja.
Jenis pertanyaan yang diajukan – jika ada – dapat memberi tahu Anda banyak hal tentang minat mereka untuk bekerja di organisasi Anda.
6. Penutup
Sebelum mengucapkan selamat tinggal pada kandidat, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan. Pertama-tama, ucapkan terima kasih atas waktu mereka.
Kedua, beritahu mereka apa langkah selanjutnya. Kapan mereka akan tahu apakah mereka lolos ke tahap selanjutnya dalam proses seleksi, apa tahap selanjutnya, dan bagaimana mereka akan mendengar kabar dari Anda (melalui email, telepon, dll).
Ketiga, tanyakan kepada mereka, jika Anda belum melakukannya di awal proses, siapa referensi mereka dan bagaimana Anda bisa menghubungi mereka. Hal ini akan membantu Anda dalam pemeriksaan referensi.
Keempat, beri tahu mereka siapa yang dapat mereka hubungi dan bagaimana jika mereka memiliki pertanyaan setelah mereka pergi. Pastikan semua ini termasuk dalam panduan wawancara Anda.
Baca juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
7. Penilaian
Setelah wawancara selesai dan kandidat pergi, saatnya untuk menilai mereka. Seberapa baik nilai mereka pada setiap pertanyaan?
Pewawancara harus segera mengisi skor ini (jika mereka belum melakukannya selama wawancara), dengan wawancara dan jawaban pelamar masih segar dalam ingatan mereka.
Pertanyaan-pertanyaan wawancara dapat dibagi ke dalam beberapa kategori seperti kecocokan antara orang dan pekerjaan dan kecocokan antara orang dan organisasi.
Yang pertama melibatkan pertanyaan yang bertujuan untuk menentukan seberapa cocok kandidat dengan persyaratan pekerjaan yang mereka lamar, sementara yang kedua melibatkan pertanyaan mengenai kecocokan seseorang dengan organisasi (budayanya).
Bobot dari setiap kategori akan bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasi Anda.
Sementara pertanyaan seputar kecocokan antara orang dan pekerjaan akan berbeda tergantung pada peran yang Anda rekrut, pertanyaan seputar kecocokan antara orang dan organisasi tidak atau setidaknya tidak sebanyak itu.
Oleh karena itu, Anda bisa memutuskan untuk memasukkannya ke dalam panduan wawancara secara langsung. Jika tidak, Anda bisa memilih tautan ke Google Drive (atau solusi serupa) di mana Anda menyimpan pertanyaan-pertanyaan wawancara semacam ini.
Baca juga: Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan
Template Panduan Interview
Kami membuat template panduan wawancara yang bisa diunduh yang bisa Anda gunakan sebagai dasar untuk panduan wawancara Anda sendiri.
Template ini mencakup 7 bagian yang kami jelaskan di artikel ini, termasuk beberapa elemen yang harus dibahas di bagian tersebut.
Template ini hanyalah sebuah contoh. Anda bisa menambahkan atau menghapus elemen sebanyak yang diperlukan untuk membuat panduan wawancara yang sesuai untuk organisasi Anda.
Anda dapat mendownload template panduan wawancara di sini.
Kesimpulan
Menggunakan panduan interview adalah cara terbaik untuk memastikan pewawancara memperlakukan semua pelamar dengan cara yang sama.
Ini juga merupakan alat yang baik untuk membuat struktur selama wawancara kandidat dan memudahkan untuk menilai dan memberi skor.
Konten yang tepat dari panduan wawancara akan berbeda untuk setiap organisasi dan setiap posisi, namun 7 elemen yang tercantum dalam artikel ini akan menjadi fondasi yang kuat untuk proses interview yang lebih baik.
Lalu, untuk proses pengelolaan oerasional HR dan penggajian yang lebih praktis, Anda juga bisa menggunakan sistem modern seperti software payroll dan HR Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau.
Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
2 thoughts on “7 Panduan Interview Kerja yang Harus HR tahu Dan Templatenya”