Berapa biaya yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan baru? Cost per hire adalah salah satu metrik SDM yang paling sering digunakan dan KPI perekrutan.
Memahami cost per hire memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih strategis ketika berinvestasi dalam upaya perekrutan.
Dengan kata lain, hal ini membantu dalam pengambilan keputusan seputar biaya yang terlibat dalam proses perekrutan dan juga memberikan estimasi biaya untuk peran yang sulit diisi.
Ada banyak biaya yang terkait dengan perekrutan karyawan baru untuk mengisi suatu posisi, beberapa di antaranya sudah jelas dan beberapa di antaranya tidak begitu jelas.
Misalnya, bagaimana Anda menghitung materi pemasaran yang dibutuhkan untuk mengiklankan lowongan? Atau bagaimana Anda menghitung biaya proses wawancara?
Hal ini membuat biaya per karyawan bisa dibilang sebagai salah satu metrik yang paling penting, namun juga paling sulit dalam perekrutan dan akuisisi karyawan.
Pada artikel kali ini, kami akan memberitahu Anda cara menghitung cost per hire dalam proses rekrutmen lengkap beserta dengan contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Cost Per Hire?
Cost per hire adalah metrik perekrutan yang mengukur biaya yang terkait dengan proses perekrutan karyawan baru.
Ini termasuk biaya-biaya seperti biaya iklan pencarian dan perekrutan, orientasi, biaya program bonus rujukan, dll.
Sebagai contoh, jika Anda mempekerjakan 50 orang untuk tahun ini, dan Anda menghabiskan sekitar 100.000.000 untuk proses perekrutan setiap tahunnya, itu berarti cost per hire adalah 2.000.000.
Ini adalah cara yang bagus untuk mengukur apakah proses rekrutmen Anda sudah dioptimalkan sesuai dengan industri dan peran Anda.
Selain itu, ini juga berguna saat membandingkan antar departemen di seluruh kuartal dan tahunan untuk melihat tren yang signifikan.
Banyak faktor yang memengaruhi biaya per karyawan organisasi Anda.
Baca juga: Pengertian Politik Kantor dan Cara Menghadapinya
Rumus Cost Per Hire
Rumus standar untuk rumus cost per hire adalah:
Cost per hire = (biaya perekrutan internal + biaya perekrutan eksternal) / jumlah total karyawan yang dipekerjakan
Apa saja yang termasuk dalam biaya internal dan eksternal? Mari kita lihat beberapa contoh. Ingatlah bahwa ini adalah daftar yang tidak lengkap:
Biaya internal
| Biaya internal | Pengertian |
| Compliance costs | Ini adalah biaya yang terkait dengan pemantauan dan pemrosesan dokumen agar sesuai (misalnya, dokumen hukum, dokumen prosedur, dll.) |
| Biaya administrasi | Biaya yang terkait dengan dukungan fungsi rekrutmen, termasuk hal-hal seperti peralatan kantor, sewa, makanan, biaya hotel, dll. Jika tidak memungkinkan untuk mengalokasikan biaya administrasi rekrutmen secara tepat, maka persentase dari total biaya administrasi dapat digunakan berdasarkan jumlah karyawan yang direkrut. |
| Training & Development | Biaya pelatihan dan peningkatan keterampilan staf perekrutan untuk memperluas keterampilan mereka. Ini dapat mencakup kursus online, seperti program sertifikat Akuisisi Bakat, atau pelatihan offline. |
| Biaya perekrutan/pengadaan staf | Ini adalah biaya untuk staf perekrutan/perekrutan Anda, termasuk gaji, bonus kinerja, dan tunjangan. |
| Hiring manager costs | Biasanya, hiring manager Anda bertanggung jawab atas bagian lain di perusahaan. Jadi, setiap waktu yang dihabiskan di luar meja kerja untuk melakukan wawancara akan menghabiskan biaya. |
Baca juga: 12 Jenis Budaya Organisasi dan Peran HR dalam Membentuknya
Biaya eksternal
| Biaya eksternal | Pengertian |
| Background checks | Biaya ini terkait dengan memastikan bahwa kandidat layak untuk dipekerjakan. Ini termasuk pemeriksaan kriminal dan pendidikan, referensi, pemeriksaan kredit, kelayakan untuk bekerja, status imigrasi, dll. |
| Biaya pre-screening | Biaya yang terkait dengan memastikan kandidat memenuhi kriteria rekrutmen awal (misalnya, penilaian, tes, wawancara otomatis). |
| Biaya pengadaan | Biaya pengadaan kandidat, pembelian basis data informasi, keanggotaan asosiasi profesional. |
| Biaya teknologi | Biaya yang terkait dengan teknologi rekrutmen (termasuk sistem ATS, infrastruktur untuk memproses lamaran, pemeliharaan sistem, dll.) |
| Biaya perjalanan | Biaya untuk kandidat dan perekrut jika diperlukan perjalanan. Ini termasuk penerbangan, biaya hotel, dll. |
| Biaya marketing | Biaya apa pun yang terkait dengan upaya pemasaran rekrutmen termasuk jejaring sosial, SEO, pembaruan situs web, dan pemasangan job boarding. |
| Biaya employee referral | Jika Anda memiliki program insentif untuk mendorong referensi karyawan, maka ini akan menjadi biaya. |
| Signing bonus | Sejumlah uang yang dibayarkan kepada karyawan untuk bergabung dengan perusahaan. |
| Biaya third-party | Ini dapat mencakup, misalnya, asosiasi profesional atau agensi eksternal yang menyediakan narasumber atau kandidat untuk Anda. |
| Biaya job fair | Biaya yang terkait dengan penyelenggaraan job fair termasuk menyewa peralatan, pengiriman, desain, biaya stan, biaya tenaga kerja & sewa. |
Biaya lain yang perlu dipertimbangkan termasuk biaya relokasi, tes narkoba, atau biaya rekrutmen kampus.
Untuk biaya internal dan eksternal, Anda perlu menganalisis setiap bagian dari proses rekrutmen untuk perusahaan Anda sendiri untuk mengidentifikasi semua biaya.
Beberapa biaya yang telah kita bicarakan mungkin berlaku, dan beberapa mungkin tidak disebutkan dalam daftar di atas.
Jumlah total karyawan
Menentukan jumlah total karyawan tergantung pada hasil yang ingin Anda capai saat menghitung biaya per karyawan.
Jumlah karyawan Anda dapat mencakup karyawan internal dan eksternal. Ini juga bisa mencakup staf sementara, pekerja lepas, kontrak jangka waktu tertentu.
Di sisi lain, jumlah tersebut dapat mengecualikan karyawan yang ditransfer sebagai hasil merger atau akuisisi atau karyawan yang ada dalam daftar gaji pihak ketiga.
Kemudian, jumlahnya tergantung pada periode Anda menghitung biaya per karyawan. Anda dapat melihat jumlah total karyawan baru pada kuartal tertentu, atau dalam satu tahun kalender, misalnya.
Baca juga: Mengetahui Graphic Rating Scale dalam Penilaian Kinerja
Bagaimana Anda Menghitung Cost Per Hire?
Untuk menghitung biaya per karyawan, Anda perlu mengumpulkan semua data biaya internal dan eksternal.
Anda juga perlu menentukan periode waktu yang Anda hitung (bulanan, tahunan, dua tahunan, kuartalan). Anda juga dapat menghitung biaya rata-rata per karyawan per departemen atau bahkan per peran.
Anda dapat melakukan empat langkah untuk menghitung cost per hire, yang akan kami tunjukkan dengan contoh cost per hire.
Langkah #1 – Kumpulkan data biaya Anda
Hal pertama yang perlu Anda cari adalah laporan biaya untuk periode waktu tertentu. Cobalah untuk mendapatkannya dari tim keuangan, dan sebisa mungkin, pisahkan biaya untuk tim rekrutmen.
Langkah #2 – Identifikasi biaya internal Anda
Catat semua biaya perekrutan internal dalam spreadsheet dalam satu kolom. Sebagai contoh, mari kita hitung biaya internal untuk ABC internasional, sebuah perusahaan asuransi.
Oktober
| Biaya internal | Biaya dalam USD |
| Biaya pengadaan | 2.000 |
| Biaya tim rekrutmen | 4.000 |
| Compliance costs | 500 |
| Peralatan kantor | 500 |
| Total biaya | 7.000 |
Baca juga: Apa itu Budaya Organisasi Clan Culture?
Langkah #3 – Identifikasi biaya eksternal Anda
Catat semua biaya perekrutan eksternal dalam satu kolom:
Oktober
| Biaya eksternal | Biaya dalam USD |
| Background checks | 2.500 |
| Biaya pre-screening | 1.000 |
| Biaya pengadaan | 2.000 |
| Biaya teknologi | 4.000 |
| Agency fees | 2.000 |
| Biaya marketing | 5.000 |
| Total biaya | 16.500 |
Langkah #4 – selesaikan perhitungannya
Katakanlah kamu merekrut lima karyawan di bulan Oktober. Jika Anda menggunakan spreadsheet, perhitungan akhir Anda akan terlihat seperti ini:
| Biaya internal | 7.000 |
| Biaya eksternal | 16.500 |
| Karyawan yang dipekerjakan | 5 |
| Cost per hire | 4.700 |
Rumus di balik cost per hire adalah:
= (7.000 + 16.500) / 5
Itu adalah biaya rata-rata per karyawan sebesar $4.700. Apakah itu buruk? Apakah itu bagus? Itu tergantung industri dimana bisnis Anda beroperasi.
Dalam contoh diatas, PT ABC Internasional yang berioperasi di industri keuangan dan asuransi yang atas rata-rata total
Bukan berarti itu mahal – itu tergantung pada konteksnya. Jika, misalnya, Anda merekrut lima ilmuwan aktuaria pada bulan Oktober, maka biaya di atas rata-rata industri dapat diterima dan diharapkan.
Jika, misalnya, Anda merekrut untuk pekerjaan yang tidak terlalu terspesialisasi, maka mungkin Anda perlu meninjau kembali proses Anda untuk mengurangi biaya per karyawan.
Baca juga: Mengetahui Apa itu Skill Will Matrix dan Contohnya
Mengapa Cost Per Hire Merupakan Metrik yang Penting untuk Dilacak?
Mengukur biaya per karyawan membantu Anda mengoptimalkan proses perekrutan.
Menentukan rekrutmen dan anggaran SDM
Melacak data cost per hire membantu Anda memahami sumber daya keuangan yang Anda butuhkan untuk merekrut di periode berikutnya.
Hal ini membantu dalam memperkirakan biaya untuk tahun tersebut dan juga memberikan indikasi yang jelas mengenai kontribusi rekrutmen terhadap keuntungan bisnis.
Sebagai contoh, melalui sejumlah media sosial dan inisiatif advokasi karyawan, Ericsson mampu mengurangi cost per hire sebesar 70%.
Hal ini tidak hanya menghasilkan pengurangan biaya, tetapi upaya terkait menghasilkan tingkat retensi yang tinggi.
Hal ini memiliki dampak positif yang signifikan terhadap anggaran SDM dan rekrutmen, karena hal ini berarti berkurangnya upaya perekrutan dan biaya orientasi.
Mengelola biaya lebih baik
Anda tidak perlu selalu berusaha untuk menurunkan biaya per karyawan. Tentu saja, beberapa posisi yang sulit diisi akan memiliki biaya per karyawan yang lebih tinggi dibandingkan posisi lainnya.
Namun, Anda harus memastikan bahwa Anda mendapatkan nilai yang sepadan dengan uang yang Anda keluarkan. Sebagai contoh, Nokia melihat peluang untuk menggunakan Indeed sebagai mesin pencari pilihan mereka untuk pekerjaan.
Lamaran yang dibuat melalui Indeed dikirim langsung ke sistem pelacakan pelamar Nokia. Sebagai hasil dari keputusan strategis ini, cost per hire Nokia berkurang hingga 74 persen dibandingkan dengan rata-rata perusahaan (melalui platform lain).
Mengukur kinerja perekrut
Metrik ini juga memberikan indikasi bagaimana perekrut mengelola sumber daya mereka. Sebagai contoh, Nature’s Pride menemukan diri mereka dalam situasi di mana bisnis mereka tumbuh secara eksponensial.
Ketika kebutuhan rekrutmen juga tumbuh, perusahaan menemukan bahwa dengan menggunakan agen perekrutan eksternal, mereka tidak mengembangkan kekuatan tim rekrutmen internal mereka.
Di antara banyak keputusan strategis, pilihan untuk memegang kendali penuh atas proses rekrutmen mereka sendiri memungkinkan mereka untuk mengukur kinerja dan hasil. Hal ini menghasilkan penurunan biaya karyawan.
Baca juga: Employee Attrition: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Cara Meminimalisirnya
Kesimpulan
Menghitung cost per hire membantu Anda mengoptimalkan anggaran rekrutmen dan proses rekrutmen secara keseluruhan. Pastikan untuk melacak pengeluaran internal dan eksternal Anda untuk mendapatkan gambaran yang akurat mengenai cost per hire di organisasi Anda.
Pendekatan satu ukuran untuk semua tidak akan berhasil ketika menghitung biaya per karyawan, karena penting untuk mempertimbangkan banyak variabel, termasuk peran yang direkrut, permintaan akan talenta, dan ukuran organisasi.
Lalu, untuk memudahkan Anda dalam menghitung semua biaya terkait perekrutan, Anda bisa mencoba menggunakan software HR dan payroll yang terintegrasi dengan sistem akuntansi seperti Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR yang sudah banyak digunakan banyak pengguna dan tim HR dari berbagai jenis bisnis.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda tidak hanya akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan payroll dan HR namun juga proses pengelolaan keuangan dan akuntansi yang lebih baik. Hal ini karena Gajihub sudah terintegrasi sempurna dengan software akuntansi Kledo.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
3 thoughts on “Cara Hitung Cost Per Hire Beserta dengan Rumusnya”