Salah satu tanggung jawab utama setiap departemen HR atau SDM adalah memfasilitasi pelaksanaan evaluasi karyawan secara teratur untuk memastikan staf memahami kekuatan dan kelemahan mereka dan bagaimana cara meningkatkan dan mengembangkan diri di dalam organisasi. Graphic rating scale atau skala penilaian grafis adalah metode penilaian kinerja yang populer, telah dicoba dan diuji.
Namun bagaimana cara kerjanya? Apa saja kelebihan dan keterbatasannya? Dan apa saja praktik terbaik dalam menggunakan Graphic rating scale untuk penilaian kinerja? Mari kita pelajari secara mendalam melalui artikel ini.
Apa itu Graphic Rating Scale dalam Penilaian Kinerja?
Graphic rating scale (terkadang disebut skala Likert) adalah metode penilaian kinerja yang membuat daftar sifat dan perilaku yang diinginkan untuk setiap peran, kemudian menilai pekerja pada masing-masing peran dalam skala angka.
Atribut-atribut tersebut dapat mencakup ketepatan waktu, kualitas pekerjaan, pengetahuan pekerjaan, kerja sama tim, akuntabilitas, tanggung jawab, dan lain-lain.
Hal ini membantu organisasi menentukan tingkat kinerja karyawan, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, dan membuat penyesuaian gaji atau promosi.
Metode graphic rating scale juga membantu HR manajer mendapatkan data kuantitatif mengenai berbagai atribut karyawan dalam kaitannya dengan deskripsi pekerjaan tertentu.
Sejumlah pertanyaan (atau perilaku) yang telah ditentukan sebelumnya dicantumkan dan dijawab dengan menggunakan skala bernomor (misalnya, 1-5, atau 1-10).
Pada skala 1-5, skor 1 biasanya menandakan bahwa perilaku tersebut tidak ada pada karyawan. Nilai 5 akan menilai karyawan tersebut sangat baik dalam hal perilaku tertentu.
Tergantung pada pertanyaan yang diajukan, ada dua kemungkinan skala numerik yang berbeda yang dapat digunakan.
Skala yang lebih hati-hati akan mencantumkan respons spesifik, seperti “tidak mungkin”, “sulit dikatakan”, atau “mungkin”. Manajer harus memilih respons yang paling sesuai dengan karyawan.
Skala kontinu akan mencantumkan dua nilai ekstrem di kedua ujung skala dan meminta manajer untuk memberi peringkat pada karyawan di suatu tempat dalam skala tersebut.
Skala populer lainnya yang digunakan dalam evaluasi kinerja karyawan adalah skala penilaian perilaku dan skala observasi perilaku.
Baca juga: Apa itu Budaya Organisasi Clan Culture?
Contoh Graphic Rating Scale
Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan dan jawaban graphic rating scale.
Contoh 1
Pertanyaan Seberapa efektif karyawan ini dalam mengelola waktu mereka?
Jawaban:
Pilihlah pernyataan yang paling tepat dari yang ada di bawah ini.
- Sangat buruk (selalu melewatkan tenggat waktu, tidak tepat waktu)
- Perlu perbaikan (terkadang melewatkan tenggat waktu)
- Rata-rata (rata-rata dalam mengatur waktu mereka, tidak baik atau buruk dalam manajemen waktu)
- Baik (sadar akan tenggat waktu dan mampu bekerja dengan cukup baik)
- Sangat baik (sangat efektif dalam mengatur waktu mereka, selalu memenuhi tenggat waktu)
Contoh 2
Pernyataan: Karyawan ini adalah pemain tim dan berkembang dalam lingkungan tim.
Jawaban:
Pilihlah pernyataan yang paling tepat dari yang ada di bawah ini.
- Sangat tidak mungkin (tidak bekerja dengan baik dalam tim, menyabotase rekan kerja, sulit diajak bekerja sama)
- Cukup tidak mungkin (tidak terlalu senang bekerja dalam kelompok)
- Sulit untuk dikatakan (belum pernah bekerja dalam banyak situasi tim, tidak baik atau buruk dalam bekerja dalam kelompok)
- Sangat mungkin (pemain tim, senang bekerja dengan rekan kerja, rekan kerja ingin bekerja dengan mereka)
- Sangat mungkin (selalu berkembang di lingkungan tim mana pun, melebihi ekspektasi dalam tim).
Contoh 3
Pertanyaan: Berikan penilaian terhadap karyawan berdasarkan kualitas kerja mereka
Jawaban:
Berikan nilai antara 1 dan 10 kepada karyawan tersebut.
1 = Kualitas kerja karyawan secara konsisten buruk.
10 = Kualitas kerja karyawan tersebut selalu sangat baik.
Baca juga: Mengetahui Apa itu Skill Will Matrix dan Contohnya
Keuntungan dari Metode Graphic Rating Scale
Mari kita lihat beberapa keuntungan dari graphic rating scale dan mengapa metode ini secara umum dianggap sebagai metode penilaian kinerja yang efektif.
Mudah dipahami dan digunakan
Metode graphic rating scale sangat sederhana dan mudah dipahami. Kebanyakan orang mungkin pernah mengisi kuesioner serupa di masa lalu; oleh karena itu, metode ini hanya membutuhkan sedikit pelatihan tambahan untuk mengimplementasikannya dan dapat dipahami oleh manajer dan karyawan. Itulah mengapa ini menjadi pilihan populer untuk penilaian kinerja.
Mengukur perilaku membuat sistem penilaian menjadi lebih mudah
Metode ini mengkuantifikasi sifat-sifat perilaku, sehingga jauh lebih mudah untuk menganalisis umpan balik dan melihat tren, pola, dan perkembangan.
Area yang perlu ditingkatkan dapat dengan mudah diidentifikasi dan ditindaklanjuti, serta kemajuannya dapat dilacak. Hal ini menyederhanakan seluruh sistem penilaian.
Mudah untuk dikembangkan
Graphic rating scale dapat dikembangkan dengan cepat, sementara banyak pertanyaan yang tumpang tindih dengan berbagai peran di dalam organisasi, yang berarti dapat digunakan kembali. Hal ini menjadikannya metode kinerja karyawan yang terjangkau untuk hampir semua organisasi.
Baca juga: Mengetahui GRPI Model untuk Efektivitas Kinerja Tim
Keterbatasan metode Graphic Rating Scale
Seperti halnya semua bentuk penilaian kinerja, ada beberapa keterbatasan pada metode penilaian kinerja jenis ini.
Subjektivitas penilai yang berbeda-beda
Meskipun semua orang dalam organisasi mungkin menggunakan skala numerik yang sama, hal ini tidak menjamin bahwa cara manajer menilai karyawan akan seragam.
Setiap orang akan memiliki persepsi yang berbeda tentang skala dan arti dari setiap penilaian. Apa yang dilihat oleh seorang manajer sebagai “luar biasa”, manajer lain mungkin menganggapnya biasa saja dan menilainya sebagai “baik”.
Demikian pula, mungkin ada subjektivitas antara nilai yang diberikan manajer dan bagaimana karyawan menerimanya.
Berbagai jenis bias
Salah satu bias yang paling umum dari metode ini adalah “efek halo”, yang dapat memiringkan hasil evaluasi. Hal ini terjadi ketika karyawan memiliki sejumlah kekuatan luar biasa yang menutupi kelemahan yang perlu ditangani.
Hal sebaliknya juga bisa terjadi-kelemahan yang signifikan bisa menurunkan nilai keseluruhan dan mengurangi kekuatan karyawan. Ada juga efek kemutakhiran – kecenderungan untuk mengingat kejadian-kejadian terbaru dengan baik.
Sulit untuk memahami kekuatan karyawan
Nilai ditambahkan di akhir kuesioner, dan setiap karyawan diberikan nilai akhir rata-rata. Namun, seperti yang telah disebutkan di atas, hal ini mungkin tidak secara akurat merepresentasikan kinerja total karyawan, yang dapat dianggap sebagai kelemahan dari jenis ini.
Sebagai contoh, karyawan A secara konsisten mendapat nilai rata-rata di seluruh skala, sementara karyawan B mendapat nilai di kedua ujung ekstrim dari skala, namun mereka akan mendapatkan nilai total yang sama.
Oleh karena itu, akan salah jika menyarankan perubahan dan perbaikan yang sama untuk kedua karyawan ini, karena mereka jelas berada dalam situasi yang berbeda.
Baca juga: Standar Kinerja: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Tips Menetapkannya
Tips untuk Menggunakan Graphic Rating Scale Secara Efektif
Meskipun metode graphic rating scale memiliki kelebihan dan keterbatasan, namun keterbatasan tersebut dapat diminimalisir dengan rencana yang jelas, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan melatih para manajer secara efektif.
Berikut ini adalah beberapa tips yang berguna untuk menggunakan graphic rating scale secara efektif, sehingga dapat memberikan informasi yang berguna untuk mengelola kinerja karyawan Anda.
Tentukan hasil yang Anda inginkan
Sebelum Anda membuat penilaian, sangat penting untuk memperjelas hasil yang Anda inginkan. Apa yang ingin Anda ukur? Apa tujuan Anda? Bagaimana data ini akan membantu organisasi mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan?
Cobalah untuk menggunakan pertanyaan yang seobyektif mungkin
Contoh pertanyaan yang kurang baik adalah: “Apakah menurut Anda karyawan tersebut bersemangat untuk bekerja?”
Contoh pertanyaan yang lebih objektif adalah: “Seberapa efektifkah karyawan tersebut dalam menjalankan perannya?”
Semua pertanyaan yang Anda pilih dan kriteria spesifik yang Anda evaluasi harus secara langsung terkait dengan deskripsi pekerjaan dan persyaratan karyawan.
Selektiflah dengan pertanyaan-pertanyaan Anda dan hindari memasukkan terlalu banyak pertanyaan.
Gunakan pertanyaan-pertanyaan perilaku
Untuk setiap peran yang ingin Anda gunakan skala grafis, tentukan perilaku utama yang diinginkan.
Misalnya, apakah karyawan harus menjadi pemain tim? Haruskah mereka inovatif dan kreatif? Haruskah mereka ramah dan mudah bergaul dengan pelanggan?
Telusuri setiap peran, buat daftar perilaku yang diinginkan, lalu buat pertanyaan yang membantu mengukur perilaku ini dengan tepat.
Baca juga: 12 Tantangan Manajemen Kinerja yang Harus Dipahami
Dapatkan jawaban yang mencerminkan pertanyaan-pertanyaan tersebut
Setelah Anda menentukan pertanyaan-pertanyaan Anda, langkah selanjutnya adalah membuat jawaban yang sesuai.
Sebagai contoh, katakanlah pertanyaan Anda adalah: Apakah karyawan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan mematuhi tenggat waktu?
Skala Anda harus mencakup jawaban seperti “terlambat”, “sesuai jadwal”, dan “lebih cepat dari jadwal”.
Kombinasikan dengan metode penilaian lainnya
Meskipun graphic rating scale dapat berguna untuk evaluasi dan penilaian karyawan, Anda tidak boleh menggunakannya secara terpisah.
Menggabungkan metode penilaian ini dengan yang lain, seperti metode penilaian kinerja esai, skala daftar periksa, penilaian peringkat, dan lain-lain, membantu meminimalkan keterbatasan dan memberikan wawasan yang lebih akurat tentang kinerja karyawan.
Melatih manajer tentang cara menggunakan graphic rating scale
Untuk menghindari bias definisi, menyediakan panduan untuk setiap jawaban pada skala (seperti yang diuraikan pada contoh di atas) dapat menjadi efektif dan membantu menjaga konsistensi di seluruh evaluasi.
Seperti yang telah kami sebutkan, hal ini dikarenakan apa yang dimaksud dengan “memuaskan” bagi seorang manajer dapat berarti sesuatu yang sama sekali berbeda bagi manajer lainnya.
Mengedukasi para manajer mengenai jenis-jenis bias ini juga membantu menciptakan kesadaran akan hal tersebut dan mengurangi risiko hasil yang buruk.
Baca juga: Cara Melakukan Pengukuran Kinerja Perusahaan
Kesimpulan
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan graphic rating scale sebagai bagian dari metode penilaian di organisasi Anda, pastikan Anda meluangkan waktu untuk merencanakan dan mengembangkannya, mengedukasi para manajer tentang cara menggunakannya, dan membantu karyawan memahami nilai mereka.
Menggabungkan metode ini dengan metode lainnya dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang akurat mengenai kinerja karyawan, sehingga Anda dapat membuat rencana tindakan yang tepat untuk meningkatkan keterlibatan, produktivitas, dan efektivitas di seluruh organisasi.
Lalu, pastikan juga Anda menggunakan software payroll dan HR yang memiliki fitur manajemen data karyawan untuk kemudahan pengelolaan HR menyeluruh seperti Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang sudah digunakan banyak pemilik bisnis untuk mempermudah proses operasional HR sehari-hari.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.