Evaluasi Kinerja: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Tahapannya

Evaluasi kinerja dapat memberikan umpan balik kepada karyawan tentang seberapa baik kinerja mereka dan bidang-bidang yang bisa mereka tingkatkan.

Anda dapat menggunakan berbagai macam frasa dalam evaluasi Anda, dan memahami frasa mana yang akan digunakan akan membantu mereka yang ada di tim Anda mempelajari apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana melakukan kinerja yang lebih baik di masa mendatang.

Dalam artikel ini, kami akan mengulas apa itu evaluasi kinerja, fungsi, komponen, dan tahapan dalam melakukan evaluasi kinerja yang efektif dalam organisasi bisnis Anda.

Apa yang Dimaksud dengan Evaluasi Kinerja?

Evaluasi kinerja karyawan, juga dikenal sebagai “tinjauan kinerja”, adalah proses yang digunakan oleh organisasi untuk memberikan umpan balik kepada karyawan mengenai kinerja pekerjaan mereka dan secara formal mendokumentasikan kinerja tersebut.

Meskipun perusahaan menentukan siklus evaluasi mereka sendiri, sebagian besar melakukan evaluasi kinerja karyawan sekali setahun.

Beberapa perusahaan juga melakukan evaluasi ketika karyawan mencapai akhir masa percobaan awal mereka. Mereka yang berkinerja baik pada evaluasi tersebut biasanya dikeluarkan dari status karyawan percobaan.

Informasi evaluasi disimpan dalam file karyawan dan dapat diminta oleh perusahaan atau lembaga pendidikan tinggi di masa mendatang.

Evaluasi kinerja sangat bervariasi dalam struktur dan format di seluruh industri dan perusahaan. Evaluasi ini bisa mencakup skala penilaian, daftar periksa penilaian diri, pengamatan formal atau tugas kinerja.

Biasanya, setidaknya sebagian dari evaluasi kinerja karyawan mencakup tinjauan metrik hasil atau kemajuan terhadap tujuan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

Di sektor korporat, misalnya, bagian dari evaluasi kinerja karyawan mungkin mencakup tinjauan penjualan yang dihasilkan atau target pertumbuhan perusahaan.

Dalam lingkungan sekolah, kinerja akademik siswa di kelas tertentu dimasukkan sebagai komponen evaluasi.

Baca juga: Contoh Pertanyaan yang Bisa Anda Tanyakan ke HRD Saat Wawancara

Manfaat Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja karyawan memiliki banyak manfaat potensial bagi karyawan dan pemberi kerja.

Bagi pemberi kerja

Beberapa manfaat evaluasi bagi pemberi kerja termasuk:

Perlindungan terhadap litigasi

Dalam situasi di mana karyawan saat ini atau mantan karyawan melakukan tindakan hukum terhadap perusahaan, memiliki dokumentasi yang jelas tentang kinerja karyawan itu sangat penting.

Hal ini terutama relevan dalam situasi di mana seorang karyawan diberhentikan atau ditolak untuk promosi. Dalam kasus-kasus ini, evaluasi kinerja dapat berfungsi sebagai bukti objektif yang menegaskan pengambilan keputusan perusahaan.

Dorongan untuk bekerja dengan baik

Dengan kesibukan banyak organisasi, evaluasi kinerja karyawan mungkin merupakan salah satu dari sedikit waktu di mana atasan memberikan umpan balik positif yang terstruktur dan penguatan kepada karyawan mereka.

Dengan melakukan hal itu, akan meningkatkan moral karyawan, menunjukkan kepada mereka apa yang harus terus dilakukan dan membantu membangun hubungan positif antara pemberi kerja dan karyawan.

Hal ini dapat membantu meminimalkan pergantian karyawan karena karyawan mengidentifikasi cara-cara yang jelas bahwa pekerjaan mereka dihargai dan berharga.

Menginformasikan praktik perekrutan

Evaluasi kinerja karyawan, ketika dipertimbangkan secara totalitas, dapat memberikan wawasan yang berharga tentang praktik perekrutan dan/atau perekrutan di masa lalu dan menginformasikan praktik-praktik di masa depan.

Misalnya, jika perusahaan melihat adanya tren karyawan yang memiliki keterampilan yang kurang berkembang di bidang tertentu, mereka dapat menambahkan item penyaringan tambahan untuk keahlian tersebut ke dalam proses perekrutan mereka.

Menilai jumlah orang yang kemungkinan besar akan dipertahankan dan jumlah yang kemungkinan akan diberhentikan sebagai hasil dari evaluasi mereka menginformasikan tingkat dan sifat perekrutan yang diperlukan untuk mempekerjakan kembali.

Baca juga: 10 Tips Melakukan Penilaian Kinerja Organisasi

Untuk karyawan

Beberapa manfaat evaluasi kinerja karyawan bagi karyawan termasuk:

Pertumbuhan dan pengembangan

Evaluasi kinerja karyawan menyediakan waktu khusus bagi para manajer untuk fokus pada kinerja individu serta peluang pertumbuhan dan pengembangan.

Ini adalah waktu yang ideal bagi karyawan untuk mendiskusikan gaji, sasaran karier mereka, dan mempelajari apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai sasaran tersebut.

Dengan mengidentifikasi area kekuatan dan area untuk perbaikan, pengusaha dan karyawan dapat mengembangkan rencana pertumbuhan yang memperluas keterampilan karyawan dan menguntungkan perusahaan.

Hal ini dapat membuka pintu untuk kemajuan dan pencapaian tujuan karier jangka panjang.

Meningkatkan visibilitas pimpinan yang lebih senior

Mungkin ada anggota manajemen tingkat senior yang tidak mudah diakses dan tidak sering berinteraksi dengan karyawan.

Proses evaluasi kinerja dapat memberikan wawasan kepada para pemimpin ini tentang tenaga kerja termasuk siapa yang berkinerja terbaik dan di mana mendukung peluang promosi.

Potensi untuk kenaikan gaji dan/atau bonus

Di perusahaan-perusahaan tertentu, kenaikan gaji berbasis prestasi dan/atau bonus diberikan kepada karyawan yang berkinerja baik dalam evaluasi.

Evaluasi kinerja yang kuat juga dapat mengarah pada peluang untuk kemajuan dalam perusahaan. Hal ini bisa mencakup kemajuan formal melalui promosi atau penugasan tanggung jawab kepemimpinan.

Komunikasi yang lebih baik

Sifat terstruktur dari evaluasi kinerja karyawan cocok untuk komunikasi yang produktif. Baik untuk penguatan positif maupun kritik konstruktif, evaluasi ini memiliki mekanisme untuk memandu percakapan dan memberikan umpan balik yang sangat spesifik.

Hal ini bisa meredakan ketegangan ketika membahas sesuatu yang menantang. Dalam beberapa kasus, proses ini juga membuka pintu bagi komunikasi yang lebih bermakna di luar proses evaluasi.

Baca juga: Mengetahui Siklus Manajemen Kinerja Secara Lengkap

Komponen dalam Evaluasi Kinerja

Tujuan evaluasi kinerja adalah untuk menunjukkan kepada anggota tim Anda, di mana mereka unggul dan di mana mereka bisa berkembang.

Untuk membuat evaluasi kinerja yang efektif, pertimbangkan komponen-komponen berikut ini:

1. Analisis kinerja

Setiap evaluasi kinerja harus menyertakan bagian yang menjelaskan bagaimana seseorang telah memenuhi atau gagal memenuhi standar perusahaan.

Semakin deskriptif analisisnya, semakin baik mereka akan dapat memahaminya dan menggunakannya untuk memperkuat posisi mereka di perusahaan.

2. Frasa deskriptif

Untuk membantu karyawan mendapatkan manfaat dari tinjauan kinerja, Anda harus menggunakan bahasa deskriptif.

Semakin spesifik, semakin baik. Hal ini akan memberi mereka pemahaman yang lebih baik tentang posisi mereka dalam kaitannya dengan standar perusahaan. Kata-kata deskriptif juga akan membantu anggota tim Anda menunjukkan kekuatan dan kelemahan mereka.

Khususnya mengenai kelemahan, frasa deskriptif akan memberi tahu mereka area yang tepat di mana mereka perlu meningkatkan diri.

Misalnya, jika evaluasi Anda menyertakan frasa, “gagal memenuhi tenggat waktu proyek”, mereka akan tahu bahwa mereka perlu meningkatkan keterampilan manajemen waktu mereka di masa mendatang.

Lihat frasa di atas ketika menambahkan bahasa deskriptif ke dalam ulasan Anda.

Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja

3. Kekuatan dan kelemahan

Evaluasi harus mencakup kekuatan dan kelemahan. Frasa yang Anda gunakan harus positif atau negatif untuk memastikan kejelasan.

Jika Anda menggunakan frasa positif, frasa tersebut harus secara jelas menguraikan kekuatan karyawan di tempat kerja.

Namun, jika Anda menggunakan frasa negatif, frasa tersebut akan merinci area potensial untuk perbaikan. Penting untuk dicatat bahwa ulasan yang adil akan membantu mereka menjaga semangat kerja mereka tetap tinggi.

Meskipun Anda harus jujur dalam kritik Anda, Anda harus melakukan yang terbaik untuk menyeimbangkan atribut negatif dengan atribut positif.

4. Potensi karyawan

Bersamaan dengan analisis kinerja deskriptif, evaluasi harus mencakup area yang merinci potensi karyawan di perusahaan.

Membantu mereka memahami potensi mereka dapat membuat mereka termotivasi untuk bangkit dari kritik yang buruk.

Hal ini juga akan membantu mereka mengetahui apa yang perlu mereka lakukan untuk memenuhi standar dan harapan perusahaan.

5. Umpan balik yang konstruktif

Penting untuk memberikan umpan balik yang positif dan konstruktif yang dapat dipertimbangkan oleh anggota tim Anda.

Merinci bagaimana mereka bisa berkembang, misalnya, adalah cara yang bagus untuk menyiapkan mereka agar sukses.

Merinci kekuatan dan kelemahan mereka tidak hanya bermanfaat bagi mereka secara individu, tetapi juga membantu tim dan perusahaan Anda.

Pastikan untuk menjaga komunikasi terbuka dengan karyawan Anda dan beri mereka kesempatan untuk menanggapi saran Anda untuk perbaikan.

6. Tujuan

Selain evaluasi, Anda juga harus membahas sasaran pribadi dengan karyawan Anda. Diskusikan apa yang Anda berdua ingin lihat mereka capai di masa depan, dan berikan mereka waktu untuk meningkatkan diri.

Menetapkan sasaran akan memberi mereka sesuatu untuk dikerjakan dan mudah-mudahan memberikan mereka evaluasi yang lebih baik di masa mendatang.

Baca juga: Pengukuran Kinerja: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tips Melakukannya

Tahapan Persiapan Evaluasi Kinerja

Mengingat potensi manfaat dan implikasi jangka panjang dari evaluasi kinerja, maka penting untuk mempersiapkan proses ini dengan sungguh-sungguh.

Ikuti langkah-langkah berikut ini sebelum evaluasi kinerja Anda berikutnya:

1. Tinjau deskripsi pekerjaan karyawan

Deskripsi pekerjaan harus menguraikan keterampilan, tanggung jawab dan target karyawan Anda. Anda bisa menggunakan spesifikasi ini sebagai dasar persiapan Anda. Refleksikan pencapaian karyawan  selama periode peninjauan dan bagaimana hal itu terkait dengan deskripsi pekerjaan.

Jika mereka mencari promosi, Anda juga harus merujuk pada deskripsi pekerjaan untuk kenaikan tingkat berikutnya.

2. Tinjau catatan atau jurnal kinerja apa pun

Meninjau laporan status mingguan atau bulanan dari periode evaluasi karyawan Anda bisa membantu Anda mengingat kembali sorotan kinerja, tantangan dan tonggak pencapaian apa pun yang mungkin telah mereka capai.

Jika sebelumnya karyawan Anda pernah menjalani evaluasi kinerja di perusahaan, akan sangat membantu untuk meninjau kembali untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana kayawan telah berkembang dan tumbuh sejak evaluasi sebelumnya.

Jika Anda membuat jurnal kinerja, bacalah kembali selama setahun terakhir. Carilah tema atau tren berulang yang mengungkapkan pengetahuan atau keterampilan yang telah Anda peroleh atau perlu dikembangkan, proyek yang Anda nikmati saat bekerja dan situasi menantang yang karyawan Anda selesaikan.

Jika Anda belum membuat jurnal kerja, pertimbangkan untuk memulainya hari ini. Menyimpan catatan rinci tentang keberhasilan, pencapaian, aktivitas, dan tantangan yang karyawan Anda hadapi memungkinkan Anda mendokumentasikan detailnya selagi masih segar dalam ingatan Anda.

3. Soroti pencapaian

Penting untuk mengikuti proses evaluasi dengan pemahaman tentang pencapaian karyawan Anda selama periode evaluasi.

Meskipun karyawan harus menyoroti setiap keberhasilan, Anda harus akan lebih menghargai pencapaian tersebut jika Anda dapat menghubungkannya dengan tujuan perusahaan Anda.

Ketika membahas pencapaian karyawan, karyawan juga harus memastikan untuk menjelaskan bagaimana karyawan mencapainya dan dampak terukur apa yang mereka buat pada organisasi.

Sama pentingnya untuk mencatat tantangan apa pun yang menghalangi karyawan mencapai tujuan sehingga dapat didukung dengan lebih baik di masa depan. Cantumkan pelatihan apa pun yang mungkin telah karyawan Anda terima atau sertifikasi yang diperoleh selama Anda bekerja.

Baca juga: 6 Metode Penilaian Kinerja yang Bisa Anda Gunakan dalam Bisnis

4. Identifikasi bidang-bidang yang perlu karaywan Anda tingkatkan

Mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu karyawan tingkatkan akan memungkinkan mereka untuk mencatat keterampilan, keahlian, atau pengalaman yang perlu Anda peroleh untuk terus berkembang dalam organisasi Anda.

Daftar bidang peningkatan karyawan akan memberi Anda landasan yang tepat untuk membangun rencana pertumbuhan yang sukses dengan manajer.

5. Tetapkan tujuan

Pastikan karyawan bersikap proaktif dengan menetapkan sasaran mereka sendiri sebelum bertemu dengan manajernya.

Apakah ada sertifikasi yang ingin mereka capai untuk membantu mereka maju? Apakah ada keterampilan yang menurut Anda perlu dikembangkan? Buatlah rencana atau daftar sasaran yang harus mereka capai.

Sasaran-sasaran ini harus sesuai dengan sasaran perusahaan atau unit Anda, yang menunjukkan bahwa sasaran-sasaran ini menyelaraskan pertumbuhan Anda dengan pertumbuhan organisasi.

6. Bersikap terbuka terhadap umpan balik

Berkomunikasi secara terbuka dengan karyawan Anda dan menerima umpan balik. Terbuka terhadap kritik dan umpan balik yang konstruktif menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda adaptif terhadap perubahan dan ingin meningkatkan diri.

Setelah peninjauan karyawan, dokumentasikan rincian dari evaluasi Anda seperti kekuatan atau tantangan yang dibahas. Catat setiap kritik konstruktif atau umpan balik positif yang diberikan kepada karyawan Anda selama peninjauan.

Pastikan untuk menyimpan dokumentasi apa pun dari supervisor Anda sehingga Anda dapat menggunakannya untuk mempersiapkan evaluasi kinerja Anda berikutnya.

Baca juga: Perencanaan Kinerja: Pengertian, Proses, Metodologi, dan Contohnya

Apa yang Diharapkan dalam Proses Evaluasi Kinerja?

Ada lima metode evaluasi kinerja yang umum. Organisasi sering menggunakan kombinasi metode berikut ini untuk mendapatkan wawasan yang menyeluruh dan tidak bias:

Evaluasi diri

Format ini mengharuskan Anda menilai diri Anda sendiri dengan menggunakan pertanyaan pilihan ganda atau pertanyaan terbuka.

Anda akan menilai prestasi kerja Anda, termasuk prestasi apa pun, proyek yang berhasil, dan tanggung jawab tambahan di luar peran Anda.

Skala penilaian grafis

Skala penilaian grafis adalah salah satu metode evaluasi kinerja yang paling umum digunakan oleh para manajer.

Metode ini, seperti rapor, menggunakan teks atau nilai numerik yang sesuai dengan skala. Manajer Anda menilai berbagai bidang kinerja Anda berdasarkan skala, biasanya satu hingga lima, dan kemudian membagikan hasilnya.

Evaluasi karyawan 360 derajat

Metode ini menilai Anda berdasarkan evaluasi oleh supervisor langsung, anggota tim dan terkadang supervisor dari departemen yang berbeda.

Dengan menggunakan umpan balik 360 derajat, manajer Anda mengevaluasi Anda tidak hanya untuk pekerjaan untuk posisi spesifik Anda, tetapi juga pekerjaan Anda yang mendukung departemen lain.

Metode ini memungkinkan Anda mendapatkan perspektif yang lebih luas tentang kinerja Anda secara keseluruhan.

Daftar periksa perkembangan

Untuk metode ini, manajer menggunakan daftar periksa untuk mengukur atribut, pengembangan, dan keterampilan yang Anda pelajari.

Daftar periksa ini memiliki serangkaian pernyataan, keterampilan, dan kualitas perilaku yang akan ditinjau oleh manajer Anda, seperti etos kerja atau kerja tim.

Daftar periksa insiden kritis

Daftar periksa insiden kritis adalah daftar hal-hal yang telah Anda lakukan sepanjang tahun yang berhasil atau memerlukan perbaikan.

Baik Anda maupun manajer Anda dapat menyimpan daftar periksa insiden kritis yang berjalan sepanjang tahun dan membandingkan daftar selama evaluasi Anda untuk melihat apakah Anda memiliki pandangan yang sama.

Baca juga: Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tahapannya

Contoh Frasa dalam Evaluasi Kinerja

Anda dapat menggunakan kata-kata yang berbeda dalam ulasan kinerja Anda untuk menggambarkan kontribusi anggota tim kepada perusahaan. Berikut ini beberapa contoh frasa evaluasi kinerja karyawan:

1. Kehadiran

Mempertahankan kehadiran yang baik adalah bagian penting dari kinerja karyawan. Berikut ini beberapa contoh frasa yang digunakan dalam evaluasi kinerja untuk berbagai industri:

• Mempertahankan kehadiran yang baik sepanjang tahun
• Menghormati waktu rekan kerja mereka dengan datang ke pertemuan tim tepat waktu
• Secara konsisten datang tepat waktu ke pertemuan dan sesi pelatihan di seluruh perusahaan

2. Komunikasi

Anda bisa menggunakan frasa-frasa ini dalam tinjauan Anda, tergantung pada seberapa baik seorang karyawan berkomunikasi:

• Menjaga komunikasi yang baik dengan anggota tim dan klien
• Kurang memiliki keterampilan kepemimpinan dan kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif ketika mengelola tim mereka
• Tidak menunjukkan keterampilan mendengarkan aktif dengan pelanggan

3. Produktivitas

Semakin produktif tim Anda, semakin banyak pekerjaan yang akan Anda selesaikan. Berikut ini beberapa frasa yang mungkin Anda gunakan dalam evaluasi Anda yang berkaitan dengan produktivitas:

• Mencapai pertumbuhan yang stabil dalam jumlah penjualan bulan ini
• Menampilkan cara inovatif dalam mendekati proyek
• Menghindari tugas dan penugasan prioritas tinggi
• Secara efektif melatih anggota staf lain dalam panduan gaya perusahaan yang baru
• Berhasil memperoleh akun baru secara konsisten
• Menunjukkan inisiatif dalam mempelajari teknologi dan perangkat lunak baru di tempat kerja
• Berkolaborasi secara efektif dengan orang lain melalui penyelesaian proyek

4. Sikap dan perilaku

Sangat bermanfaat untuk memiliki sikap positif di tempat kerja. Sehubungan dengan cara anggota tim Anda berperilaku, Anda bisa menggunakan frasa seperti ini dalam evaluasi kinerja Anda:

• Mempertahankan sikap dan perilaku positif meskipun ada masalah yang tidak terduga
• Mendukung anggota tim secara efektif dan efisien
• Menunjukkan kesediaan untuk mempelajari keterampilan dan teknik baru di tempat kerja
• Menampilkan sikap produktif ketika masalah muncul
• Kurang percaya diri dalam mempresentasikan kampanye iklan kepada pihak-pihak terkait
• Sering mengalami stres
• Tidak mau bekerja lembur

5. Manajemen waktu

Keterampilan manajemen waktu yang baik dapat berdampak pada performa kerja secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa contoh frasa evaluasi kinerja manajemen waktu:

• Menggunakan keterampilan manajemen waktu yang baik ketika mempertimbangkan rencana manajemen proyek
• Muncul untuk bekerja tepat waktu
• Gagal memenuhi tenggat waktu proyek

Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Manfaat, Proses dan Strateginya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai evaluasi kinerja beserta fungsi, tahapan, dan komponennya. Saat ini, terdapat beberapa organisasi tidak pernah mencapai tujuan kinerja mereka hanya karena mereka tidak melakukan evaluasi kinerja dengan baik dan teratur

Jika Anda tidak memiliki cara yang efisien untuk memvisualisasikan, mengukur, dan memantau kinerja karyawan  Anda, maka Anda tidak akan dapat meningkatkan kinerja Anda dengan akurasi apa pun.

Oleh sebab itu Anda memerlukan sistem modern yang akan membantu Anda dalam mengelola manajemen kinerja pada bisnis dengan lebih mudah dan praktis, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR modern buatan Indonesia yang memiliki fitur lengkap dan dengan harga yang terjangkau. Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selamanya melalui tautan ini.