Mengetahui Siklus Manajemen Kinerja Secara Lengkap

siklus manajemen kinerja 1

Memahami siklus manajemen kinerja itu penting karena setiap organisasi berusaha memaksimalkan kinerja karyawannya untuk mencapai tujuan mereka. Dan untuk mencapainya, perlu ada sistem yang memungkinkan para manajer untuk memantau, membimbing, melatih, dan memotivasi karyawan.

Hal ini dilakukan melalui konsep yang dikenal sebagai siklus manajemen kinerja. Kita dapat memecah siklus manajemen kinerja menjadi empat tahap yang berbeda. Tahapan-tahapan tersebut meliputi; perencanaan, pemantauan, pengembangan dan peninjauan, serta penilaian dan penghargaan.

Artikel ini akan mengeksplorasi berbagai tahapan siklus manajemen kinerja secara mendalam, apa itu siklus manajemen kinerja, dan pentingnya.

Apa itu Siklus Manajemen Kinerja?

Siklus manajemen kinerja adalah proses yang memastikan manajemen menetapkan tujuan perusahaan, menyelaraskan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan, dan bertujuan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan pada akhir siklus.

Manajemen harus memastikan karyawan mendapatkan dukungan yang tepat melalui pelatihan dan umpan balik yang konstruktif.

Secara historis, siklus manajemen kinerja harus berlangsung selama satu tahun. Namun belakangan ini, hal ini tidak lagi terjadi.

Dalam pasar tenaga kerja yang menekankan umpan balik, keterlibatan karyawan, dan pengalaman karyawan, semakin banyak perusahaan menjadi lebih gesit dalam siklus penilaian kinerja mereka.

Langkah ini telah menyebabkan organisasi beradaptasi dengan siklus penilaian kinerja yang lebih pendek, biasanya triwulanan atau semi-tahunan, ditambah dengan budaya umpan balik yang teratur.

Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja

Mengapa Siklus Manajemen Kinerja Penting?

Jadi, pertanyaan berikutnya yang perlu ditanyakan adalah mengapa siklus manajemen kinerja penting bagi bisnis? Nah, ada beberapa di antaranya, dan kita akan melihat beberapa di segmen ini.

Membangun hubungan yang kuat

Salah satu tujuan untuk menerapkan siklus manajemen kinerja adalah untuk membuat karyawan melihat gambaran yang lebih besar dari tujuan mereka.

Menjadi bagian dari proses perencanaan dan terus-menerus diberi umpan balik akan meningkatkan keterlibatan.

Hal ini dapat membantu membangun kepercayaan dan membina hubungan yang lebih kuat antara karyawan dan manajemen.

Menjaga karyawan tetap terlibat

Menurut sebuah artikel oleh Gallup, karyawan yang manajernya meminta pertanggungjawaban mereka atas pekerjaan mereka 2,5 kali lebih mungkin untuk terlibat.

Aspek ini sangat signifikan di dunia di mana karyawan menuntut umpan balik yang lebih baik dan lebih sering dari atasan mereka.

Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Manfaat, Proses dan Strateginya

Mengurangi tingkat turnover karyawan

Pergantian karyawan yang tinggi selalu merupakan situasi mimpi buruk bagi perusahaan. Pengusaha harus mengeluarkan biaya untuk mempekerjakan orang baru, dan ruang kosong juga dapat menyebabkan potensi kehilangan pendapatan.

Mengadopsi rencana siklus manajemen kinerja akan membantu karena akan ada tujuan yang ditetapkan, umpan balik reguler, dukungan untuk pengembangan karier, penghargaan dan insentif, dan jalur karier dalam organisasi.

Semua ini akan memberi karyawan gagasan tentang organisasi yang peduli.

Membantu mendeteksi dan memperbaiki masalah lebih cepat

Aspek pemantauan siklus manajemen kinerja membantu organisasi menemukan masalah lebih cepat dan berpotensi menyelesaikannya.

Masalahnya mungkin karyawan yang berkinerja buruk, manajer yang sombong, atau sifat tidak realistis dari tujuan yang ditetapkan.

Jika dibiarkan tidak terpecahkan, hal ini dapat memengaruhi produktivitas karyawan atau tim. Siklus penilaian kinerja dapat membantu mengatasi masalah lebih cepat daripada nanti.

Meningkatkan kinerja

Bisnis yang memiliki tujuan dan rencana yang telah ditetapkan, selalu menyiapkan diri untuk mencapainya.

Siklus penilaian kinerja memungkinkan organisasi untuk merencanakan, memantau, dan meninjau tujuan yang telah ditetapkan dan mencapainya.

Karyawan harus menerima umpan balik secara teratur dan terus meningkatkan diri mereka sendiri untuk mengikuti tujuan mereka.

Melakukan hal ini membantu mereka tetap sejalan dengan tujuan organisasi, yang meningkatkan kinerja.

Baca juga: Pengukuran Kinerja: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tips Melakukannya

Tahapan Siklus Manajemen Kinerja

Mari kita lihat lebih dekat setiap tahap siklus manajemen kinerja.

siklus manajemen kinerja 2

1. Perencanaan (Planning)

Dalam tahap perencanaan, landasan untuk sukses diletakkan. Sebelum manajemen berbicara dengan karyawan, tim manajemen harus bertemu dan memutuskan tujuan dan sasaran organisasi untuk tahun tersebut.

Hal ini melibatkan strategi keseluruhan untuk bisnis, tetapi juga tujuan pribadi untuk semua karyawan dan tim, termasuk tujuan pengembangan, tugas, target, tindakan, dan perilaku tertentu.

Tanpa informasi penting itu, perencanaan apa pun dengan karyawan tidak akan efektif.

Setelah tim manajemen mengetahui rincian tentang apa yang mereka inginkan untuk dicapai oleh karyawan, sekarang saatnya untuk bertemu dengan karyawan dan membuat rencana strategis untuk tahun ini.

Ini harus menjadi proses kolaboratif, karena karyawan yang memahami mengapa mereka ditetapkan tujuan dan tugas tertentu, akan lebih mungkin untuk berinvestasi dalam menyukseskannya.

Dalam pertemuan ini, sasaran harus diuraikan dengan jelas menggunakan metode S.M.A.R.T.

SMART goals adalah:

  • Spesifik – Tujuan diuraikan dengan jelas, dengan informasi rinci seperti apa yang ingin dicapai, seberapa baik hal itu harus dilakukan, dan mengapa hal itu penting.
  • Measurable – Tujuan harus memiliki indikator yang pasti dan terukur untuk mengetahui apakah tujuan tersebut telah tercapai.
  • Achievable – Meskipun tujuan harus meregangkan karyawan, namun tujuan tersebut tidak boleh terlalu tinggi sehingga tidak dapat dicapai secara realistis sama sekali.
  • Relevan – Sasaran tersebut sejalan dengan pekerjaan karyawan dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
  • Time-bound – Harus ada garis waktu yang pasti kapan sasaran ini harus diselesaikan.
    Setiap sasaran karyawan yang ditetapkan harus selaras dengan sasaran organisasi, dan berkontribusi untuk mencapainya. Memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut selaras akan memastikan strategi keseluruhan yang kohesif.

Dalam menetapkan sasaran-sasaran ini, manajemen juga dapat menerapkan rencana pengembangan karyawan.

Pada tahap awal siklus manajemen kinerja, manajemen mendapat kesempatan untuk mengidentifikasi bidang pelatihan dan pengembangan yang perlu diperkuat oleh karyawan dan menetapkan tujuan yang akan mencapainya.

Membuat rencana pengembangan karyawan akan menunjukkan bahwa manajemen secara aktif bekerja sama dengan karyawan untuk membantu mereka menjadi pemain yang lebih terampil dan berharga dalam organisasi.

Baca juga: 6 Metode Penilaian Kinerja yang Bisa Anda Gunakan dalam Bisnis

gajihub 2

2. Pemantauan (Monitoring)

Dalam model siklus manajemen kinerja, pemantauan adalah fungsi kunci dalam mencapai tujuan yang ditetapkan dalam tahap perencanaan.

Namun, pemantauan tidak akan efektif jika hanya dilakukan sekali atau dua kali selama setahun. Disarankan agar manajemen bertemu dengan karyawan setiap bulan atau triwulanan untuk mengecek kemajuan, menawarkan bantuan jika diperlukan, membantu memecahkan masalah apa pun yang mungkin muncul, dan menyesuaikan sasaran, jika perlu.

Dalam penetapan sasaran tahunan, masalah sering kali muncul dari perencanaan yang buruk dan kurangnya motivasi.

Memiliki sasaran yang besar dan jauh bisa mengintimidasi, atau bisa tampak begitu jauh sehingga karyawan tidak mengambil langkah yang tepat dan dapat ditindaklanjuti.

Memecah tujuan menjadi subtujuan bulanan dapat memperlancar prosesnya, sehingga karyawan memiliki tugas yang lebih mudah dikelola.

Dalam mengadakan pertemuan bulanan atau triwulanan dengan karyawan, manajemen dapat lebih mudah mengawasi proses ini.

Sasaran organisasi juga dapat berubah sepanjang tahun, dan pertemuan yang lebih sering dapat memungkinkan diperkenalkannya sasaran baru yang lebih selaras dengan tujuan organisasi.

Baca juga: Perencanaan Kinerja: Pengertian, Proses, Metodologi, dan Contohnya

3. Meninjau ulang (Reviewing)

Pada akhir tahun, manajemen dan karyawan bertemu untuk meninjau tahun sebelumnya dan melihat apakah tujuan telah tercapai.

Ini adalah kesempatan lain untuk membangun kolaborasi dengan karyawan. Semakin mereka terlibat dalam tahap-tahap lain dari siklus manajemen kinerja, semakin banyak motivasi yang mereka miliki untuk terus bekerja dengan tekun untuk mencapai tujuan mereka dan tujuan organisasi.

Jika pemantauan yang tepat telah dilakukan, manajemen akan memiliki gambaran yang baik tentang seberapa baik kinerja karyawan selama tahun tersebut.

Peninjauan ulang merupakan kesempatan bagi manajemen dan karyawan untuk mengevaluasi hasil akhir dan proses itu sendiri.

Evaluasi ini harus mencakup pertanyaan-pertanyaan seperti:

  • Apakah sasaran awal realistis?
  • Apakah sasarannya sejalan dengan tujuan organisasi?
  • Apakah karyawan mendapatkan pengalaman atau keterampilan yang berguna?
  • Seberapa baik karyawan menyelesaikan tugas-tugas mereka?
  • Apakah organisasi menawarkan dukungan yang tepat untuk mencapai sasaran?
  • Dengan cara apa tujuan di masa depan bisa ditetapkan secara berbeda untuk memastikan keberhasilan?
  • Aspek-aspek apa dari proses ini yang bisa disederhanakan atau ditingkatkan?

Karyawan dapat menyampaikan perspektif mereka tentang seberapa baik mereka melakukannya selama tahun tersebut dan menerima umpan balik dari tim manajemen tentang seberapa baik mereka memenuhi atau melampaui sasaran mereka.

Jika ada masalah kinerja selama tahun tersebut, di sinilah masalah tersebut dapat disampaikan. Disarankan bahwa jika masalah sedang dibahas, solusi yang mungkin juga disajikan.

Ini juga merupakan ruang di mana peluang pengembangan di masa depan dapat didiskusikan, serta bonus atau kenaikan kompensasi.

Baca juga: Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tahapannya

4. Pemberian penghargaan (Rating)

Tahap terakhir dari rencana siklus manajemen kinerja adalah penghargaan. Ini adalah tahap yang tidak dapat diabaikan, karena ini adalah tahap yang paling penting untuk motivasi karyawan.

Karyawan yang tidak menerima penghargaan yang layak setelah setahun berjuang untuk memenuhi tujuan organisasi, dan berhasil melakukannya, akan kehilangan motivasi untuk tahun berikutnya.

Mereka mungkin kehilangan kepercayaan pada organisasi mereka, merasa bahwa bakat mereka tidak dihargai, dan mulai mencari pekerjaan lain.

Ketika manajemen secara adil memberi penghargaan kepada karyawan dan memberi mereka pengakuan atas upaya mereka, mereka memastikan bahwa karyawan tersebut akan terus bekerja keras untuk mencapai tujuan organisasi.

Penghargaan ini harus berbasis prestasi. Karyawan akan mengenali siapa di antara mereka yang telah berusaha keras, dan jika mereka melihat rekan kerja dihargai tanpa alasan, mereka bisa kehilangan motivasi.

Sebaliknya, ketika karyawan melihat karyawan yang berkinerja tinggi mendapatkan penghargaan yang bagus, hal ini menunjukkan nilai dalam melakukan upaya ekstra tersebut.

Beberapa imbalan yang mungkin ditawarkan adalah:

  • Peningkatan kompensasi
  • Bonus satu kali
  • Peningkatan waktu liburan
  • Proyek khusus
  • Promosi
  • Tinjauan tertulis yang positif
  • Pengakuan di seluruh perusahaan

Setelah tahap penghargaan dari model siklus manajemen kinerja, tim manajemen dan karyawan dapat memilih untuk bertemu untuk terakhir kalinya, untuk meninjau siklus secara keseluruhan.

Ini adalah kesempatan untuk mengemukakan masalah apa pun yang mungkin muncul, dan memulai pembicaraan tentang sasaran tahun berikutnya.

Kemudian siklus dimulai lagi.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?

Kesimpulan

Dengan mengembangkan contoh rencana siklus manajemen kinerja seperti yang dijelaskan di atas, sebuah organisasi dapat memaksimalkan output karyawan mereka, memastikan bahwa tujuan organisasi didorong ke depan dan secara konkret melacak kinerja setiap karyawan.

Dengan mengikuti model siklus manajemen kinerja, organisasi juga dapat terus meninjau kembali tujuan strukturalnya sendiri, yang memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap perubahan kekuatan pasar. Fleksibilitas ini berarti peningkatan daya saing.

Manajemen kinerja sendiri adalah seni yang kompleks. Faktanya, beberapa organisasi tidak pernah mencapai tujuan kinerja mereka hanya karena mereka tidak menggunakan alat yang tepat untuk mengelola prosesnya.

Jika Anda tidak memiliki cara yang efisien untuk memvisualisasikan, mengukur, dan memantau sasaran strategis Anda, maka Anda tidak akan dapat meningkatkan kinerja Anda dengan akurasi apa pun.

Oleh sebab itu Anda memerlukan sistem modern yang akan membantu Anda dalam mengelola manajemen kinerja pada bisnis dengan lebih mudah dan praktis, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payrollmengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJSproses akuntansi dan reimbursementemployee self service (ESS)mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi, mudahkan proses pengelolaan manajemen kinerja dalam bisnis Anda menggunakan Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.

Leave a Reply

Your email address will not be published.