Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tahapannya

Membuat kuesioner kinerja karyawan sangat penting jika bisnis Anda memiliki banyak karyawan. Karyawan sangat menantikan penilaian kinerja karena ini adalah proses yang sangat penting bagi pertumbuhan karier mereka.

Di satu sisi, di mana karyawan menanti-nantikan untuk menerima umpan balik kinerja, di sisi lain, pengusaha menghadapi kesulitan dalam mengajukan pertanyaan yang tepat. Menyusun kuesioner penilaian kinerja karyawan bukanlah hal yang mudah.

Anda mungkin memerlukan pertanyaan yang relevan dengan proses penilaian kinerja. Oleh karena itu, hari ini, kami akan membahas kuesioner penilaian kinerja karyawan yang dapat Anda gunakan untuk membuat yang terbaik dari sesi review kinerja Anda.

Namun, sebelum memulai, mari kita pahami terlebih dahulu dasar-dasar proses penilaian kinerja.

Apakah Proses Penilaian Kinerja itu?

Penilaian kinerja adalah pemeriksaan kinerja karyawan secara sistematis dan terstruktur. Sistem evaluasi ini menawarkan kepada pemberi kerja kemampuan untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka.

Dengan kuesioner penilaian kinerja karyawan yang tepat, para manajer dapat memastikan proses penilaian berjalan efisien. Kuesioner untuk penilaian kinerja juga membantu menilai karyawan dan membantu dalam membuat keputusan yang tepat.

Lebih jauh, Anda bisa mendownload form penilaian kinerja karyawan melalui tautan di artikel ini.

Tujuan dari Proses Penilaian Kinerja

Organisasi saat ini memahami perlunya penilaian kinerja. Ini adalah langkah pertama dan paling penting dalam mempromosikan karyawan berdasarkan pertimbangan subjektif dan objektif seperti kinerja dan kemampuan. Ada banyak tujuan dari evaluasi kinerja.

Tujuan utamanya adalah untuk menilai dan meningkatkan kinerja karyawan untuk memaksimalkan potensi masa depan dan nilai mereka bagi organisasi. Beberapa tujuan umum melakukan penilaian kinerja adalah sebagai berikut:

Memberikan umpan balik

Alasan paling umum bagi bisnis untuk menerapkan sistem penilaian kinerja adalah untuk memberikan umpan balik.

Individu mempelajari dengan tepat seberapa baik kinerjanya selama dua belas bulan sebelumnya melalui proses penilaian kinerja, dan kemudian dapat menggunakan informasi itu untuk meningkatkan kinerja di masa depan.

Tidak selalu mudah untuk memberikan umpan balik kepada staf. Kesalahpahaman terhadap umpan balik negatif juga mungkin terjadi.

Karyawan tidak akan tahu apa dan di mana mereka perlu meningkatkan dan bekerja jika mereka tidak menerima umpan balik yang dapat diandalkan, dan pada akhirnya organisasi akan menderita.

Ada beberapa metode untuk memberikan komentar yang jujur dan terus terang tanpa merusak hubungan profesional atau menyebabkan kerugian bagi mereka yang kita coba bantu.

Baca juga: Kode Etik Profesi: Pengertian, Pentingnya, Contoh, dan Cara Membuatnya

Memfasilitasi keputusan promosi

Jangan menyangkal bahwa kita semua menantikan kemajuan dan promosi. Kriteria apa yang harus digunakan perusahaan untuk menentukan siapa yang mendapatkan cincin emas?

Penilaian kinerja memudahkan untuk membuat keputusan yang sangat baik tentang mengisi peran yang paling penting dengan karyawan yang paling berbakat.

Penilaian kinerja bisa sangat berharga untuk membuat pilihan pribadi seperti promosi, transfer, dan pemutusan hubungan kerja.

Pengusaha dapat membuat keputusan berdasarkan pengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan individu. Sistem penilaian dapat membantu manajemen dalam menilai keefektifan kegiatan seleksi dan penempatannya.

Jika staf yang baru dipekerjakan secara konsisten berkinerja buruk, para manajer harus mempertanyakan apakah mereka mempekerjakan individu yang tepat.

Jika promosi adalah apa yang diinginkan semua orang, demosi adalah sesuatu yang hampir tidak diinginkan siapa pun.

Namun, ketika realitas ekonomi memaksa perusahaan untuk menyusut, penilaian kinerja membantu dalam mempertahankan karyawan yang paling berbakat dan mengidentifikasi karyawan yang berkinerja buruk yang berdampak pada output bisnis.

Memotivasi kinerja yang unggul

Motivasi umum lainnya untuk menggunakan sistem manajemen kinerja adalah untuk meningkatkan moral karyawan. Dalam berbagai metode, penilaian kinerja memotivasi pekerja untuk memberikan hasil yang luar biasa.

Sebagai permulaan, proses penilaian memungkinkan mereka untuk mempelajari dengan tepat apa yang dianggap “lebih baik” oleh perusahaan.

Kedua, karena sebagian besar orang ingin dianggap sebagai pekerja yang lebih baik, proses penilaian kinerja memungkinkan mereka untuk menunjukkan apa adanya. Akhirnya, evaluasi kinerja mendorong karyawan untuk menghindari label sebagai berkinerja buruk atau berkinerja rata-rata.

Baca juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya

Untuk menentukan perubahan kompensasi

Ini adalah aplikasi klasik lain dari evaluasi kinerja. Bayar untuk kinerja adalah konsep yang diyakini hampir setiap perusahaan.

Tetapi tanpa ukuran kinerja, tidak mungkin membuat keputusan gaji? Penilaian kinerja adalah strategi untuk memastikan bahwa orang yang melakukan pekerjaan yang lebih baik diberi kompensasi dengan baik.

Untuk mendorong pembinaan dan pendampingan

Manajer diharapkan menjadi pelatih dan mentor yang sangat baik bagi bawahan mereka. Penilaian kinerja menunjukkan bidang-bidang di mana karyawan mungkin memerlukan pembinaan dan juga mendorong supervisor untuk melatih secara aktif.

Meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan

Alasan paling penting dan utama bagi perusahaan untuk menetapkan sistem penilaian kinerja adalah karena alasan ini.

Sistem penilaian kinerja memungkinkan organisasi untuk mengkomunikasikan ekspektasi kinerja kepada semua anggota tim dan mengukur seberapa efektif kinerja setiap individu.

Ketika setiap orang memahami dengan jelas tentang ekspektasi dan memahami bagaimana kinerjanya terhadap ekspektasi tersebut, maka keberhasilan organisasi secara keseluruhan akan meningkat dan akan menghasilkan pencapaian tujuan organisasi dengan sangat cepat.

Baca juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya

Metode Kuesioner Penilaian Kinerja Karyawan

1️. Management by Objectives(MBO)

Management by Objectives (MBO) adalah metode yang bermaksud untuk secara efektif menghubungkan tujuan perusahaan yang luas dengan tujuan pribadi sambil memvalidasi tujuan dengan menggunakan metode SMART untuk menentukan apakah tujuan yang ditetapkan spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan peka terhadap waktu.

Management by objectives (MBO) adalah proses penilaian di mana manajer dan karyawan berkolaborasi untuk membuat, merencanakan, mengatur, dan mengkomunikasikan tujuan untuk periode penilaian tertentu.

Setelah penetapan tujuan yang telah ditetapkan, manajer dan bawahan bertemu secara teratur untuk meninjau kemajuan dan memperdebatkan kemungkinan pencapaian tujuan tersebut.

Karyawan dievaluasi berdasarkan kinerja mereka pada akhir periode peninjauan (triwulanan, setengah tahunan, atau tahunan).

Keberhasilan dihargai dengan promosi dan kenaikan kompensasi, sedangkan kegagalan mengakibatkan pemindahan atau pelatihan tambahan.

Dalam pendekatan ini, sasaran praktis biasanya diprioritaskan, sementara faktor yang tidak berwujud seperti keterampilan interpersonal, komitmen, dan sebagainya, terkadang diabaikan.

Langkah-langkah untuk implementasi program MBO yang sukses:

• Setiap manajer harus memiliki lima sampai sepuluh tujuan yang ingin dicapai yang harus rinci dan terukur.
• Manajer dapat menuliskan tujuan, misi, dan target mereka, yang akan difinalisasi setelah dilakukan peninjauan ulang.
• Setiap tujuan harus memiliki deskripsi yang jelas serta daftar tugas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang sama.
• Tentukan bagaimana dan seberapa sering kemajuan dapat diukur.
• Buatlah daftar tindakan korektif yang akan dilaksanakan jika kemajuan tidak memenuhi harapan. Harus ada Rencana B untuk mencapai tujuan dan target.

Kuesioner Penilaian Kinerja Karyawan untuk Metode MBO

1. Sudah berapa tahun Anda bekerja di organisasi ini?

• 1 tahun
• Lebih dari 1 tahun dan kurang dari 5 tahun
• 5-8 tahun
• 8-15 tahun

2. Apakah Anda percaya bahwa ketika mengevaluasi kinerja, semua faktor yang membantu atau menghambat kinerja diperhitungkan?

• Ya
• Tidak

3. Apakah Anda puas dengan pembobotan yang diberikan oleh PMS untuk setiap aktivitas yang harus Anda selesaikan dalam kerangka waktu yang ditentukan?

• Ya
• Tidak

4. Apakah Anda yakin bahwa Sistem Manajemen Kinerja dapat membantu Anda dalam menetapkan dan mencapai tujuan yang relevan?

• Ya
• Tidak

5. Menurut Anda, apakah kepemimpinan dan keterampilan interpersonal Anda dikembangkan selama Sistem Manajemen Kinerja?

• Ya
• Tidak

6. Apakah Anda puas dengan Proses Manajemen Kinerja yang ada?

• Ya
• Tidak

Baca juga: Urutan Jabatan dalam Perusahaan Beserta Fungsinya

2️. Metode Penilaian Kinerja Karyawan dengan 360-degree feedback

Penilaian kinerja 360 derajat adalah salah satu sistem peninjauan kinerja yang paling penting dan efektif yang menganalisis seorang individu berdasarkan umpan balik dari lingkaran pengaruh karyawan, yang meliputi manajer, rekan kerja, pelanggan, dan laporan langsung.

Strategi ini tidak hanya akan menghilangkan favoritisme dalam tinjauan kinerja, tetapi juga akan memberikan gambaran yang jelas tentang kemampuan seseorang.

Dalam metode ini, berbagai sumber informasi ditinjau ulang sebelum berbicara dengan karyawan secara tatap muka.

Selama prosedur ini, setiap karyawan dinilai berdasarkan pekerjaan yang mereka lakukan berdasarkan deskripsi pekerjaan yang diberikan kepada mereka.

Pendekatan penilaian kinerja ini dimaksudkan untuk secara efektif menghubungkan tujuan perusahaan yang luas dengan tujuan pribadi sambil memvalidasi tujuan dengan menggunakan metode SMART untuk menentukan apakah tujuan yang ditetapkan itu spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan peka terhadap waktu.

Karyawan dievaluasi berdasarkan kinerja mereka pada akhir periode peninjauan (triwulanan, setengah tahunan, atau tahunan).

Keberhasilan dihargai dengan promosi dan kenaikan kompensasi, sedangkan kegagalan mengakibatkan pemindahan atau pelatihan tambahan.

Dalam pendekatan ini, tujuan praktis biasanya diprioritaskan, sementara faktor yang tidak berwujud seperti keterampilan interpersonal, komitmen, dan sebagainya terkadang diabaikan.

Manfaat menggunakan metode umpan balik 360 derajat:

• Pemahaman individu tentang kinerja mereka dan pengaruhnya terhadap pemangku kepentingan lainnya meningkat.
• Berfungsi sebagai media untuk kegiatan seperti pembinaan, konseling, dan pengembangan profesional.
• Mendorong orang untuk berinvestasi dalam pengembangan pribadi mereka dan untuk menerima tantangan
• Mengintegrasikan umpan balik kinerja dengan budaya perusahaan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.

Pertanyaan Penilaian Kinerja untuk umpan balik 360 derajat:

1. Menurut Anda, apakah kita menggunakan metode yang tepat untuk mengukur kinerja karyawan?

• Oleh manajemen
• Penilaian diri sendiri, penilaian oleh atasan, penilaian oleh bawahan, dan penilaian oleh rekan kerja.

2. Apakah Anda mengharapkan kenaikan gaji setelah penilaian?

• Ya
• Tidak

3. Apakah Anda percaya bahwa penilaian kinerja 360 derajat membantu orang menetapkan dan mencapai misi dan tujuan yang bermakna?

• Ya, saya percaya
• Tidak, saya tidak merasa demikian

4. Apakah penilaian kinerja 360 derajat membantu menciptakan lingkungan di mana setiap orang didorong untuk berbagi beban kerja mereka?

• Ya
• Tidak

5. Apakah promosi secara ketat didasarkan pada Proses Penilaian Kinerja?

• Ya
• Tidak

6. Apakah Anda puas dengan sistem Penilaian Kinerja 360 derajat yang ada?

• Ya
• Tidak

Baca juga: Budaya Kerja: Pengertian Lengkap dan Cara Membangunnya

3. Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS)

Dalam proses penilaian kinerja, behaviorally anchored rating scales (BARS) membawa manfaat kualitatif maupun kuantitatif.

Kinerja karyawan dibandingkan dengan contoh-contoh perilaku tertentu yang dihubungkan dengan evaluasi numerik dalam BARS.

Beberapa pernyataan BARS, yang mencirikan perilaku lazim yang dilakukan karyawan secara teratur, ditambatkan pada setiap tingkat kinerja pada suatu skala.

Pernyataan-pernyataan ini berfungsi sebagai dasar untuk membandingkan kinerja individu dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya yang relevan dengan peran dan tingkat pekerjaan mereka.

Keuntungan BARS

• Menciptakan standar yang jelas, memberikan umpan balik yang lebih baik, dan analisis kinerja yang akurat dengan evaluasi yang konsisten.
• Mengurangi kemungkinan favoritisme dan memastikan keadilan selama proses evaluasi.

Kuesioner Penilaian Kinerja – Metode BARS

• Menurut Anda, sasaran dan tujuan apa yang kami tambahkan ke dalam bucket Anda?
• Apakah Anda merasa cukup tanggung jawab yang diberikan kepada Anda?
• Keterampilan apa yang Anda inginkan sehingga Anda bisa menjadi kandidat yang lebih baik untuk promosi?
• Apakah kami dapat memenuhi harapan Anda?
• Pada skala 1-10, berapa Anda akan menilai perusahaan?
• Menurut Anda, apa keterampilan utama saya?
• Menurut Anda, apa kekuatan dan kelemahan terbesar Anda?
• Menurut Anda, seberapa baik Anda menyatu dengan anggota tim Anda yang lain?
• Apa saja tantangan yang dihadapi perusahaan kita saat ini?
• Apa tonggak sejarah berikutnya yang sedang dicapai oleh perusahaan kita?
• Apakah Anda berharap untuk tumbuh bersama perusahaan?
• Apa pencapaian terbesar Anda selama beberapa tahun terakhir?

Baca juga: Pengertian Analisis Swot, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya

Tahapan dalam Membuat Kuesioner Kinerja Karyawan

Berikut ini delapan langkah yang harus dilakukan ketika Anda melakukan penyebaran kuesioner kinerja karyawan melalui survei

1. Tentukan tujuan survei

Menentukan tujuan adalah aspek terpenting dalam melakukan survei. Perjelas tujuan survei dengan bertanya pada diri Anda sendiri, mengapa hal ini penting bagi organisasi dan apa yang ingin Anda capai melalui survei tersebut.

Tujuan yang jelas akan memberikan arah pada survei Anda dan memotivasi karyawan Anda untuk melakukannya dengan lebih antusias.

Misalnya, Anda dapat melakukan survei untuk mendapatkan wawasan tentang persepsi karyawan Anda tentang pekerjaan mereka atau untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.

Demikian pula, Anda juga dapat melakukan survei keterlibatan untuk memahami seberapa terlibatnya tenaga kerja. Intinya adalah bahwa Anda harus memiliki tujuan yang benar-benar jelas sebelum Anda memberikan survei kepada karyawan Anda.

Survei tanpa tujuan tidak ada gunanya dan berpeluang besar untuk gagal karena Anda akan mendapatkan tanggapan yang tidak dapat Anda lakukan banyak.

2. Pilih metodologi survei

Penting bagi Anda untuk memilih metode survei yang sesuai. Karena ada berbagai jenis survei, ada juga metodologi yang berbeda untuk melakukan survei.

Metodologi survei tergantung pada beberapa faktor, seperti jumlah peserta dalam survei, kemudahan mendistribusikan kuesioner, kemudahan menerima tanggapan, dll.

Anda bisa memilih berbagai metode kuesioner kinerja karyawan yang sudah kami bahas diatas dan pastikan Anda memilih metode yang tepat sesuai dengan keadaan organisasi Anda.

3. Desain kuesioner

Tergantung pada tujuan survei dan target audiens, buatlah daftar topik-topik penting yang akan dimasukkan ke dalam kuesioner. Pastikan bahwa setiap pertanyaan tidak memiliki dampak negatif pada hubungan staf kerja Anda.

Cobalah untuk merumuskan pertanyaan positif dan hindari pertanyaan norma sosial yang mendorong kritik terhadap rekan kerja mereka.

Anda mungkin ingin memiliki beberapa pertanyaan yang dapat memunculkan ide-ide keterlibatan karyawan yang mungkin tidak terpikirkan oleh Anda. Anda mungkin perlu membuat beberapa kuesioner dan memvalidasinya sebelum Anda dapat merilis versi finalnya.

4. Komunikasikan pentingnya kuesioner tersebut

Setelah Anda mengetahui tujuan survei, hal berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa karyawan Anda menyadari bahwa survei ini penting.

Dan bahwa partisipasi mereka diperlukan. Banyak survei cenderung gagal karena orang-orang yang mengikuti survei tidak menganggapnya serius.

Agar survei Anda berhasil, Anda memerlukan umpan balik yang akurat dan jujur. Anda juga dapat menggunakan penyedia pihak ketiga untuk mengelola survei, untuk memastikan karyawan Anda anonimitas dan keadilan.

Menggunakan penyedia pihak ketiga meningkatkan tingkat respons dan memberi Anda laporan akhir yang tidak bias.

Baca juga: Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis

5. Promosikan survei

Sekarang setelah kuesioner siap, yang harus Anda lakukan adalah, meminta karyawan Anda untuk mengikuti survei karyawan internal.

Untuk mendapatkan tanggapan secara keseluruhan, Anda mungkin harus mempromosikan survei secara agresif. Promosikan survei di dalam organisasi dengan menyematkan pemberitahuan di papan buletin perusahaan atau mengirim pemberitahuan email kepada semua orang tentang survei.

Jika karyawan dapat mengetahui mengapa mereka melakukan survei dan bagaimana mereka akan mendapat manfaat darinya, mereka akan lebih setuju untuk melakukan survei!

6. Komunikasikan hasilnya

Setelah survei dilakukan, pastikan Anda mengkomunikasikan hasilnya kepada karyawan Anda. Jangan menekan hasilnya.

Bahkan, karyawan Anda berhak mengetahui apa yang dikatakan survei dan apa konsensus umumnya. Anda mungkin bisa melakukan presentasi singkat tentang hasil survei dan kemudian mendiskusikan hasilnya dengan karyawan Anda.

7. Menindaklanjuti hasil

Setelah mempresentasikan hasil survei, pastikan Anda menindaklanjutinya seperti yang telah didiskusikan dengan karyawan Anda selama presentasi. B

uat rencana tindakan dan serangkaian tujuan yang ingin dicapai melalui survei staf. Selain itu, libatkan karyawan Anda dalam rencana tersebut dan berikan tanggung jawab kepada mereka sehingga mereka dapat menyelesaikan masalahnya sendiri dan merasa diberdayakan.

8. Lakukan survei secara teratur

Lakukan survei karyawan secara berkala. Survei apa pun tidak ada gunanya jika dilakukan setahun sekali atau dua tahun sekali. Anda hanya akan tahu bagaimana perasaan karyawan Anda jika Anda membiasakan diri untuk bertanya kepada mereka.

Survei karyawan internal adalah alat yang menonjol yang digunakan di seluruh industri untuk berbagai tujuan, seperti pengalaman karyawan, keterlibatan, dan bahkan masalah yang terkait dengan lingkungan kerja.

Sangat penting untuk membuat strategi untuk mendapatkan hasil terbaik dari metode ini. Langkah-langkah yang dibahas akan membantu Anda melaksanakan survei secara efisien.

Baca juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya

Kesimpulan

Jadi, itu adalah pengertian kuesioner penilaian kinerja karyawan dan beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda tambahkan ke dalam kuesioner penilaian kinerja karayawan Anda dan tahapan dalam membuatnya

Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu Anda menganalisis seberapa baik kinerja Anda dalam hal manajemen kinerja.

Anda dapat menganalisa apakah proses penilaian kinerja anda saat ini memuaskan karyawan anda atau tidak. Masukan-masukan ini akan membantu Anda dalam membuat keputusan yang tepat dan mengubah proses yang ada jika tidak sejalan dengan karyawan Anda serta pertumbuhan perusahaan.

Selain itu, untuk memudahkan Anda dalam memantau manajemen kinerja dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan solusi terbaik dari software payroll dan HR Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan melakukan pemantuan absensi karyawan yang terintegrasi dengan sistem payroll, manajemen cuti, shifting, dan juga proses onboarding karyawan yang lebih baik. Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.