Terlepas Anda menjalankan restoran, perusahaan konstruksi, atau bisnis kecil lainnya dengan karyawan, biaya tenaga kerja adalah beberapa pengeluaran terbesar yang harus Anda tanggung.
Itulah mengapa penting untuk memahami apa itu biaya tenaga kerja dan bagaimana mereka ditentukan. Biaya tenaga kerja tidak hanya berarti tarif per jam yang Anda bayarkan kepada anggota staf Anda.
Ini mencakup sejumlah pengeluaran lain yang perlu Anda perhitungkan. Hanya setelah memperhitungkannya, Anda bisa mendapatkan biaya tenaga kerja aktual untuk perusahaan Anda.
Lalu, bagaimana biaya tenaga kerja dihitung? Baca terus untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan menghitung biaya tenaga kerja yang tepat untuk bisnis Anda.
Apa itu Biaya Tenaga Kerja?
Biaya yang Anda bayarkan untuk setiap karyawan sama dengan biaya tenaga kerja Anda untuk anggota staf tertentu.
Biaya tenaga kerja mencakup upah kotor untuk karyawan, serta pembayaran tambahan atas nama mereka, seperti pajak penghasilan, BPJS Ketanagakerjaan, serta tunjangan.
Anda harus mengawasi pengeluaran tenaga kerja Anda dan terus membandingkannya dengan pendapatan Anda, sehingga biaya karyawan tidak merugikan bottom-line Anda. Ini disebut persentase biaya tenaga kerja dan merupakan kunci untuk manajemen dan pertumbuhan bisnis yang solid.
Baca juga: 9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?
Untuk menghitung biaya tenaga kerja karyawan per jam, Anda harus melalui proses sederhana dengan memperhitungkan semua biaya yang terkait dengan pekerjaan mereka.
Rumus biaya tenaga kerja sederhana per jam terlihat seperti ini:
Biaya tenaga kerja per jam = (gaji kotor + semua biaya tahunan) / jam kerja aktual per tahun
Kita akan menggunakan karyawan hipotetis, Maria, sebagai contoh. Dia adalah karyawan per jam, karyawan yang tidak dikecualikan, yang bekerja penuh waktu di sebuah perusahaan di pinggiran Jakarta dengan lebih dari 26 karyawan. Dia mendapat upah minimum Rp13.000.
Jadi, bagaimana Anda menghitung biaya tenaga kerja untuk Maria?
1. Hitung Gaji Kotor
Hal pertama yang ingin Anda ketahui adalah gaji kotor seorang karyawan.
Berikut rumusnya:
Gaji kotor = tarif kotor per jam x jumlah jam kerja untuk periode pembayaran
Dalam hal ini, mari kita hitung gaji kotor Maria per tahun. Total jam kerja yang seharusnya dilakukan Maria untuk periode satu tahun adalah:
Jumlah total jam per tahun = 40 jam per minggu x 52 minggu = 2080 jam
Ini berarti bahwa gaji kotornya per tahun adalah:
27.040.000 = 13.000 x 2080 jam
Baca juga: Mengenal Buddy System Bagi Karyawan Baru
2. Cari Tahu Jam Kerja Aktual
Total jam kerja per tahun adalah 2080 jam. Namun, setiap karyawan perlu mengambil hari libur.
Katakanlah Maria tidak bekerja 12 hari dalam tahun itu. Berikut ini adalah cara menghitung jam tidak bekerja:
Jam tidak bekerja = 12 hari x 8 jam = 96 jam
emudian Anda bisa dengan mudah mendapatkan jam kerja bersih:
Jam kerja aktual = jumlah total jam per tahun – jam tidak bekerja
Ini berarti, dalam kasus ini:
1984 jam = 2080 jam – 96 jam
Jam kerja aktual yang telah dilakukan Maria selama setahun adalah 1984 jam.
3. Tentukan Semua Biaya Tahunan Per Karyawan
Selanjutnya, Anda harus memperhitungkan semua biaya terkait yang Anda keluarkan untuk Maria, seperti pajak dan perawatan kesehatan.
Biaya-biaya ini ditanggung di atas gaji kotornya. Hanya setelah Anda menghitungnya, Anda bisa mendapatkan biaya tenaga kerja aktual per jam untuk anggota staf tertentu, atau biaya sebenarnya per jam.
Beberapa biaya tenaga kerja yang khas selain gaji aktual untuk karyawan adalah:
- Pajak penghasilan atau PPh 21
- Iuran BPJS ketenagakerjaan
- THR
Tunjangan Karyawan:
- Asuransi kesehatan
- Asuransi tambahan seperti gigi, jiwa atau cacat
- Rencana pensiun
- Cuti berbayar (hari sakit dan liburan)
- Makanan di tempat kerja
- Pendidikan dan pelatihan
Kemungkinan Biaya Lain yang Mungkin:
- Uang lembur
- Asuransi kompensasi pekerja
- Perlengkapan kerja
Dalam kasus Maria, berikut ini adalah rincian biaya tenaga kerja tambahan:
- Asuransi kesehatan 2.400.000
- Tunjangan 1.200.000
- Uang lembur 1.200.000
- Uang makan 1.200.000
- THR 3.000.000
Dengan demikian, biaya tahunan tambahan yang harus Anda bayarkan karena memiliki Maria dalam tim Anda adalah 9.000.000 Tentu saja, ini hanyalah contoh dan biaya ini bisa sangat bervariasi.
Baca juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
4. Hitung Total Biaya Penggajian Tahunan
Anda sekarang siap untuk menentukan biaya penggajian tahunan aktual untuk Maria, atau total biaya tenaga kerja untuknya. Berikut ini cara melakukannya:
Biaya penggajian tahunan = gaji kotor + biaya tahunan lainnya
Dalam contoh ini, jumlahnya adalah:
36.040.000 = 27.040.000 + 9.000.000
Ini adalah total biaya pekerjaan Maria untuk bisnis Anda per tahun.
5. Hitung Biaya Tenaga Kerja Per Jam
Akhirnya, Anda bisa mengetahui biaya tenaga kerja Maria per jam.
Tarif tenaga kerjanya per jam (upah) adalah 13.000 Namun, Anda ingin mendapatkan total biaya per jam. Berikut ini cara Anda melakukannya:
Biaya tenaga kerja per jam = biaya penggajian tahunan / jam kerja aktual
Untuk Maria, kalkulator biaya tenaga kerja per jam kami menghasilkan yang berikut ini:
18.165 per jam = 36.040.000 / 1984 jam
Sekarang Anda tahu biaya tenaga kerja aktual per jam untuk mempekerjakan Maria.
Cara Menghitung Persentase Biaya Tenaga Kerja Anda
Mengetahui pengeluaran biaya tenaga kerja Anda per karyawan diperlukan untuk menentukan persentase biaya tenaga kerja Anda, yang menunjukkan hubungan antara total pendapatan Anda untuk periode tertentu dan biaya tenaga kerja Anda selama waktu itu.
Rumusnya adalah:
Persentase biaya tenaga kerja = biaya tenaga kerja untuk semua karyawan / total pendapatan
Ketika Anda menentukan persentase biaya tenaga kerja Anda, Anda dapat membuat analisis yang lebih dalam tentang pengeluaran karyawan Anda.
Begitulah cara Anda mengetahui apakah Anda perlu menguranginya untuk meningkatkan margin keuntungan Anda secara keseluruhan.
Persentase biaya tenaga kerja rata-rata biasanya harus berada di kisaran 20% hingga 35% dari penjualan kotor perusahaan.
Namun, ada variasi, tergantung pada bidang Anda. Tidak jarang restoran dan bisnis jasa lainnya memiliki persentase biaya tenaga kerja hingga 50%.
Di bidang lain, seperti industri berat, persentasenya tidak boleh lebih dari 30% untuk memastikan profitabilitas.
Baca juga: Tenaga Kerja Terlatih: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya
Tips untuk Mengurangi Biaya Tenaga Kerja Anda
Menjaga biaya tenaga kerja Anda tetap terkendali adalah bagian besar dari manajemen pengeluaran untuk bisnis Anda. Ini tidak berarti mengurangi upah karyawan dan mengambil jalan pintas dalam hal biaya tenaga kerja tambahan.
Namun, hal ini memerlukan kejelian dan menetapkan aturan yang jelas mengenai kehadiran, lembur dan pencatatan jam kerja.
Lakukan Pelacakan Waktu dengan Benar
Salah satu tips terpenting untuk mengurangi biaya tenaga kerja Anda adalah melacak jam kerja karyawan secara akurat. Kesalahan dalam pelacakan waktu dapat memiliki konsekuensi serius dan mahal untuk bisnis Anda.
Dengan solusi seperti software payroll dan HR Gajihub, Anda dapat memastikan bahwa jam masuk dan keluar untuk karyawan Anda berjalan mulus, dan bahwa Anda mendapatkan informasi paling akurat tentang jam kerja mereka yang sebenarnya.
Gajihub juga menawarkan geofencing, yang sangat bagus untuk tim saat bepergian, karena Anda dapat mengatur area fisik di mana karyawan dapat melacak waktu.
Anda juga bisa menggunakan software HR dan payroll Gajihub secara gratis selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Mengawasi Jam Lembur
Anda tidak bisa berbuat banyak untuk mengurangi sebagian besar biaya tenaga kerja tambahan, seperti pajak penggajian dan tunjangan.
Namun, Anda memiliki kendali atas penjadwalan tim Anda. Ini berarti Anda bisa mengatur jam lembur yang digunakan karyawan Anda.
Tentu saja ada situasi ketika Anda tidak bisa menghindari lembur, tetapi cobalah untuk meminimalkannya jika Anda ingin mengurangi biaya tenaga kerja.
Baca juga: HRBP Adalah: Pengertian, Tugas, Manfaat, dan Sertifikasinya
Cara Memperkirakan Tenaga Kerja yang Diperlukan untuk Membangun Produk
Dalam kategori tenaga kerja, ada tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung. Tenaga kerja langsung masuk langsung ke dalam produk, sementara tenaga kerja tidak langsung berkontribusi pada kebutuhan tenaga kerja perusahaan secara keseluruhan.
Memperkirakan tenaga kerja langsung untuk membangun produk mengharuskan pemilik usaha kecil untuk memecah kategori tenaga kerja menjadi dua komponen utama: Teknik dan manufaktur.
Tenaga kerja teknik adalah orang-orang yang merancang dan menguji, dan tenaga kerja manufaktur adalah orang-orang yang membangun produk.
Mengidentifikasi komponen biaya tenaga kerja dengan benar meningkatkan keuntungan pemilik usaha kecil dengan membuat perkiraan proyek lebih akurat, memungkinkan perencanaan dan akuntansi yang lebih baik.
1. Analisis produk atau proyek
Analisis produk atau proyek untuk menentukan persentase tenaga kerja teknik versus produksi yang dibutuhkan.
Misalnya, Perusahaan ABC sedang bersiap-siap untuk meluncurkan panel surya baru. Pemilik usaha kecil menentukan bahwa tenaga kerja teknik akan menjadi 10 persen dan tenaga kerja produksi 90 persen.
Rekayasa hanya berlangsung dalam waktu singkat dibandingkan dengan kebutuhan tenaga kerja yang berkelanjutan untuk terus memproduksi panel surya.
2. Pecah kebutuhan tenaga kerja teknik menjadi kategori yang lebih kecil
Melanjutkan contoh, tenaga kerja teknik panel surya akan terdiri dari penelitian, desain, dan pengembangan metode manufaktur yang terkait dengan panel surya.
3. Tetapkan perkiraan per jam untuk setiap komponen kecil dari tenaga kerja teknik
Ini adalah kunci untuk estimasi, memecah tugas menjadi istilah yang dapat dipahami. Dalam contoh, penelitian akan memakan waktu 800 jam kerja, desain, 200 jam kerja, dan pengembangan manufaktur, 150 jam.
Baca juga: Sistem Informasi SDM: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
4. Pecah tenaga kerja produksi ke dalam kategori yang lebih kecil
Memproduksi panel surya memerlukan fabrikasi, perakitan dan kontrol kualitas.
5. Tetapkan jumlah per jam untuk setiap subkategori dalam tenaga kerja produksi
Untuk setiap fabrikasi panel surya, ada empat jam fabrikasi, dua jam perakitan, dan satu jam kontrol kualitas.
6. Tentukan lamanya proses produksi
Perusahaan ABC bermaksud memproduksi 30.000 panel surya untuk tahun mendatang.
7. Jumlahkan jam-jam dalam setiap subkategori teknik untuk mendapatkan perkiraan tenaga kerja
Untuk sisi produksi, tambahkan jumlah total jam produksi dan kalikan jumlahnya dengan jumlah produk yang diharapkan.
Rekayasa panel surya memerlukan 1.150 jam kerja. Memproduksi setiap panel surya memerlukan tujuh jam; kalikan dengan 30.000 untuk mendapatkan 210.000 jam kerja untuk tahun tersebut.
8. Totalkan semua
Tambahkan jumlah total jam kerja untuk perekayasaan dan produksi untuk mendapatkan estimasi akhir mengenai tenaga kerja yang diperlukan untuk membangun produk.
Jam teknik 1.150 ditambah jam produksi 210.000 sama dengan 211.150 total jam kerja yang diperkirakan untuk produk ini.
Baca juga: Overtime Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Penghitungannya
Kesimpulan
Itulah cara menghitung biaya tenaga kerja beserta tips mengurangi biaya tenaga kerja yang bisa Anda terapkan dalam bisnis Anda. Untuk memudahkan Anda dalam mengelola proses HR dan akuntansi Anda bisa menggunakan Gajihub dengan integrasi software akuntansi Kledo.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa mendapatkan solusi pengelolaan payroll dan HR juga akuntansi yang menyeluruh untuk proses bisnis Anda.
Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.