Manajer sering meninjau pencapaian, tingkat produktivitas, dan manfaat karyawan mereka bagi tempat kerja mereka untuk memastikan semua karyawan mendapatkan pengakuan dan dukungan yang layak mereka dapatkan. Untuk melakukan hal ini, manajer dapat menggunakan alat dan teknik tertentu seperti 9 box matrix untuk mengukur seberapa baik kinerja tim mereka.
Jika Anda adalah seorang manajer yang bertanya-tanya bagaimana Anda dapat mengukur kemampuan tim Anda dengan lebih baik, memahami 9 box matrix dapat membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang anggota tim Anda.
Dalam artikel ini, kami mendefinisikan 9 box matrix, menjelaskan mengapa matriks ini berguna untuk pengambilan keputusan, dan merinci langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menerapkan alat ini di tempat kerja Anda.
Apa itu 9 Box Matrix?
9 box matrix, juga dikenal sebagai nine-box talent matrix, adalah alat untuk mengukur kinerja dan potensi orang-orang dalam suatu organisasi.
Manajer dapat menggunakan matriks ini untuk menentukan kemampuan individu anggota tim, departemen, atau semua orang di perusahaan.
Biasanya, tujuan dari matriks talenta adalah untuk membantu manajer memutuskan karyawan mana yang layak mendapatkan promosi dan mana yang membutuhkan dukungan tambahan atau, dalam beberapa kasus, pemutusan hubungan kerja.
Ada banyak cara untuk menilai kinerja dan setiap organisasi menggunakan metode yang berbeda.
Sumbu horizontal matriks biasanya mengukur kinerja, yang dapat Anda pertimbangkan dengan menggunakan tinjauan kinerja reguler, umpan balik dari rekan kerja, dan sumber daya pelacakan produktivitas.
Di sepanjang tepi vertikal kotak adalah pengukuran potensi, yang merupakan metrik yang sedikit lebih subjektif yang bergantung pada gagasan Anda tentang kemungkinan kinerja karyawan di masa depan.
Ketika metrik ini berpotongan, mereka membentuk sembilan kotak di mana Anda dapat menempatkan karyawan tergantung pada kemampuan mereka di tempat kerja.
9 box matrix secara umum mungkin terlihat seperti ini:
| Potensi tinggi dan kinerja rendah | Potensi tinggi dan kinerja sedang | Potensi tinggi dan kinerja tinggi |
| Potensi sedang dan kinerja rendah | Potensi sedang dan kinerja sedang | Potensi sedang dan kinerja tinggi |
| Potensi rendah dan kinerja rendah | Potensi rendah dan kinerja sedang | Potensi rendah dan kinerja tinggi |
Baca juga: Mengenal Buddy System Bagi Karyawan Baru
Mengapa Anda Menggunakan 9 Box Matrix ?
Ada banyak alasan 9 box matrix berguna bagi para manajer, tetapi secara keseluruhan matriks ini sangat membantu suksesnya seluruh perencanaan bisnis.
Ketika merencanakan sesuatu, Anda harus memilih karyawan yang tampaknya menjadi kandidat yang baik untuk promosi dan posisi tingkat yang lebih tinggi, kemudian mendukung mereka dengan cara yang mendorong pertumbuhan mereka sebagai pemimpin.
Hasil dari talent grid Anda dapat membantu Anda memilih kandidat yang berharga untuk promosi ini dengan memungkinkan Anda untuk memeriksa bagaimana kinerja mereka saat ini dan potensi mereka untuk berkembang.
Misalnya, jika Anda hanya mengukur karyawan berdasarkan kinerja mereka selama periode tertentu, Anda mungkin tidak menyadari anggota tim Anda yang mana yang telah mencapai potensi penuh mereka.
Mempromosikan karyawan yang memiliki potensi untuk berkembang lebih jauh sering kali lebih menguntungkan karena anggota ini dapat menangani perubahan, tantangan, dan otoritas dengan lebih baik.
Dengan matriks ini, Anda dapat lebih mudah memprediksi karyawan mana yang memiliki kinerja dan potensi untuk menjadi pemimpin yang hebat, dan mempersiapkan mereka secara lebih efektif untuk mencapai tujuan tersebut.
Baca juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
Elemen dari 9 Box Matrix
Dalam kisi-kisi talenta, sumbu kinerja dan sumbu potensi saling bersilangan di beberapa tempat untuk menciptakan sembilan kotak. Kotak-kotak tersebut masing-masing menggambarkan tingkat kinerja dan potensi karyawan.
Namun, ada juga enam elemen dari 9 box matrix yang mengukur kinerja dari rendah ke tinggi.
Masing-masing dari sembilan kotak talenta tersebut masuk ke dalam satu elemen kinerja dan satu elemen potensi untuk memberi Anda pandangan yang lebih kohesif tentang kemampuan karyawan.
Berikut ini adalah pandangan yang lebih dekat pada elemen-elemen yang berbeda dari kotak bakat yang digabungkan untuk menciptakan setiap kotak:
- Kinerja tinggi: Individu yang berkinerja tinggi dapat melampaui ekspektasi dan terus menghasilkan pekerjaan yang sangat baik.
- Kinerja sedang: Seorang karyawan dengan kinerja sedang sering kali memenuhi harapan dan menyelesaikan pekerjaan mereka dengan memuaskan.
- Kinerja rendah: Anggota tim dengan kinerja rendah jarang memenuhi harapan dan mungkin menghasilkan pekerjaan yang tidak memenuhi standar.
- Potensi tinggi: Karyawan dengan potensi tinggi biasanya menunjukkan peningkatan secara teratur dan menerima tantangan dengan penuh semangat.
- Potensi sedang: Ketika seseorang memiliki potensi sedang, mereka mungkin berjuang dengan perubahan tetapi pada akhirnya mengatasi hambatan ini.
- Potensi rendah: Individu dengan potensi rendah sering kali tidak bisa melampaui level pekerjaan mereka saat ini dan berjuang menghadapi tantangan.
Baca juga: Key Result Area: Pengertian, Cara Membuatnya, dan Manfaatnya
Langkah-langkah untuk Menggunakan 9 Box Matrix di Tempat Kerja
Pelajari cara menggunakan 9 box matrix untuk mengukur kemampuan karyawan Anda dan lebih mudah memutuskan anggota tim Anda yang layak dipromosikan atau membutuhkan dukungan.
Berikut ini tujuh langkah yang bisa Anda gunakan untuk membantu Anda menguasai keterampilan ini:
1. Buat matriks Anda
Sebelum menggunakan 9 box matrix , ada baiknya Anda menggambar matriks tersebut sehingga Anda dapat memvisualisasikan kategori-kategori yang mungkin akan menempatkan karyawan Anda.
Membuat matriks fisik, baik di atas kertas atau melalui perangkat lunak komputer, juga memungkinkan Anda untuk melihat dan memahami dengan lebih baik penempatan kotak-kotak dan apa artinya.
Membuat kotak-kotak dan labelnya bisa memberi Anda pandangan yang lebih jelas tentang bagaimana Anda bisa membantu beberapa anggota tim Anda berkembang dan ke arah mana.
2. Beri label pada sembilan kotak
Meskipun setiap kotak memiliki label asli yang menggabungkan tingkat potensi dan kinerja seseorang, Anda juga bisa memberi label pada setiap kotak berdasarkan pendapat Anda tentang maknanya.
Misalnya, Anda mungkin mendeskripsikan seorang karyawan dengan potensi dan kinerja tinggi sebagai aset yang luar biasa, sementara seseorang dengan kinerja dan potensi sedang mungkin merupakan anggota yang konsisten.
Deskriptor pribadi Anda memberi Anda lebih banyak gagasan tentang apa yang diwakili oleh setiap kotak dan apa artinya bagi karyawan yang ditempatkan di dalamnya, karena aset yang luar biasa mungkin anggota tim yang Anda promosikan, sementara anggota yang konsisten mungkin lebih berhasil dengan tetap berada di posisi mereka.
Baca juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
3. Tulis rencana tindakan
Rencana tindakan memungkinkan Anda untuk menggunakan matriks talenta Anda sepenuhnya dengan memutuskan langkah apa yang ingin Anda ambil untuk karyawan di setiap kotak sebelum Anda mulai.
Membuat rencana juga dapat membantu Anda menghindari bias ketika memilih cara mendukung tim Anda, karena Anda menentukan tindakan dasar yang harus diambil sebelum memisahkan tim Anda ke dalam kategori berdasarkan kemampuan mereka untuk bekerja dengan baik.
Mungkin berguna untuk membuat banyak tindakan ini menjadi luas sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan situasi yang berbeda.
Contohnya adalah mempertimbangkan promosi untuk kandidat yang berkinerja tinggi dan berpotensi tinggi, tetapi tidak menjamin bahwa Anda mungkin mempromosikan setiap anggota dalam kategori itu.
4. Kumpulkan informasi karyawan
Setelah Anda menyiapkan matriks sembilan kotak dan rencana tindakan, Anda bisa mengumpulkan informasi tentang potensi dan kinerja karyawan Anda di tempat kerja.
Anda bisa menemukan detail ini dengan melihat tinjauan dan penilaian kinerja, memeriksa riwayat produktivitas seseorang dan mengukur seberapa banyak pekerjaan mereka telah berubah dari waktu ke waktu.
Cobalah untuk mengumpulkan data sebanyak mungkin tentang setiap karyawan untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan Anda dan mempermudah mengukur bakat karyawan.
5. Tempatkan setiap karyawan dalam sebuah kotak
Untuk menempatkan karyawan di salah satu dari sembilan kotak bakat, pikirkan apakah kinerja dan potensi mereka tinggi, sedang atau rendah.
Mengukur aspek-aspek pekerjaan mereka ini memungkinkan Anda untuk melihat lebih luas tentang bagaimana mereka memberi manfaat bagi perusahaan Anda dan bagaimana Anda dapat memberi manfaat bagi karier mereka melalui dukungan tambahan, promosi, dan dorongan.
Hal ini juga bisa memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang batasan anggota tim Anda dan dapat membantu Anda mengadakan pertemuan yang lebih langsung dan bermakna tentang karier mereka.
Baca juga: Siklus Rekrutmen: Pengertian Lengkap dan Tahapannya
6. Pertimbangkan faktor individu
Setelah menempatkan karyawan di setiap kotak talent grid, tinjau hasilnya dan coba pertimbangkan faktor individu yang mungkin membuat karyawan tertentu sulit untuk berhasil.
Jika karyawan yang biasanya berkinerja tinggi baru-baru ini memiliki kinerja yang rendah, misalnya, pertimbangkan apa yang mungkin menyebabkan pergeseran dalam pekerjaan mereka dan apakah itu merupakan perubahan jangka panjang.
Sebelum memutuskan tentang tingkat kemampuan karyawan, Anda dapat bertemu dengan karyawan Anda untuk mendiskusikan informasi yang Anda kumpulkan tentang mereka dan mencoba mempelajari lebih lanjut tentang keadaan kinerja dan potensi mereka.
7. Menginspirasi keputusan Anda
Daripada membiarkan hasil 9 box matrix menentukan masa depan karyawan, seringkali lebih berguna untuk membiarkan hasilnya menginspirasi keputusan Anda dan menggunakan berbagai alat bantu dan pengukuran sebelum mempromosikan, mendukung, atau memberhentikan anggota tim Anda.
Kisi-kisi talenta memberikan titik awal yang bagus untuk percakapan dengan anggota tim individu dan manajer lain, yang dapat membantu Anda mengumpulkan lebih banyak detail tentang karyawan dan kemampuan mereka untuk bekerja dalam peran tertentu.
Ini berarti Anda sering kali dapat menggunakan matriks talenta untuk memandu Anda ke arah yang benar dan mendukung keputusan akhir Anda tentang kinerja dan potensi karyawan secara keseluruhan.
Apa Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan 9 Box Matrix untuk Perencanaan Kerja?
Anda dapat mempertimbangkan kelebihan dan tantangan matriks sembilan kotak ketika memutuskan cara membuat rencana suksesi untuk tim Anda. Berikut ini beberapa pro dan kontra dari 9 box matrix :
Keuntungan menggunakan 9 box matrix
Berikut ini beberapa manfaat menggunakan matriks kinerja dan potensi dalam perencanaan suksesi:
- Matriks ini mengukur semua anggota tim dengan metrik yang sama
- Memungkinkan manajer untuk mengkontekstualisasikan kinerja dengan membandingkan anggota tim
- Manajer di seluruh perusahaan dapat menggunakan formulir yang sama, menstandarkan evaluasi
- Ini bisa memungkinkan Anda untuk memantau perubahan dari waktu ke waktu
Kekurangan menggunakan matriks sembilan kotak untuk perencanaan suksesi
Berikut adalah kekurangan menggunakan 9 box matrix
- Matriks ini dapat bergantung pada pandangan subjektif manajer tentang kinerja anggota tim
- Manajer mungkin memerlukan alat yang berbeda untuk mengukur ambisi dan keinginan anggota tim untuk peran yang lebih tinggi
- Manajer mungkin memiliki pemahaman yang berbeda tentang kinerja dan potensi daripada anggota tim
Baca juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai 9 box matrix dalam proses perencanaan HR bisnis Anda.
Hal yang sering disalahpahami oleh HR terkait penilaian 9 Box Matrix ini adalah proporsi dan keputusan pecat-memecat. Pertama, 9 Box Matrix bukan hanya berbicara bagaimana Anda bisa menghilangkan atau menambahkan kelompok matriks tertentu.
Ada yang beranggapan bahwa dengan banyaknya kelompok top performer, maka perusahaan akan semakin baik.
Menurut Martin Sutherland, Direktur global PeopleTree Group ada batasan persentase pada kelompok kerja yang memiliki potensi dan kinerja tinggi.
Misal, pada perusahaan yang memiliki pertumbuhan negatif atau pada kelas menengah persentase kelompok karyawan stars and future stars (high performer and potential) hanya boleh berkisar 5 hingga 10%
Jika lebih dari itu, para karyawan yang berada di posisi itu tidak memiliki tempat untuk mengembangkan dirinya yang menyebabkan Mereka keluar dari perusahaan Anda.
Dari segi biaya, semakin banyak karyawan di kelompok ini, maka semakin besar pula biaya yang Anda keluarkan untuk gaji atau reward.
Anda tidak perlu menambah karyawan top performer and potential namun bisa melakukan beberapa hal misalnya meningkatkan kualitas lingkungan dan budaya kerja atau menggunakan teknologi otomatisasi.
Berbicara menggunakan teknologi, Anda bisa menggunakan software Payroll dan HR Gajihub untuk meningkatkan tata kelola HR serta mengatur manajemen performa perusahaan Anda.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara grartis melalui tautan ini.
1 thought on “9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Cara Membuatnya”