Rapat kerja atau yang biasa disingkat dengan raker merupakan hal penting yang dilakukan perusahaan atau organisasi untuk melakukan evaluasi pekerjaan yang telah dikerjakan atau rencana pekerjaan di masa depan.
Rapat ini sering dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar, dimana bisa dilakukan satu minggu sekali di hari Senin atau satu bulan sekali di awal bulan. Namun untuk perusahaan kecil, rapat ini biasanya dilakukan satu bulan sekali atau bahkan tiga bulan sekali.
Karena menjadi sesuatu yang penting, rapat kerja harus berjalan dengan efektif agar tujuannya dapat tercapai. Lalu bagaimana cara mengadakan rapat kerja yang efektif? Simak penjelasan di bawah ini untuk mendapatkan jawabannya:
Apa yang Dimaksud Rapat Kerja?
Sebelum membahas mengenai tips rapat yang efektif, sebaiknya kita membahas pengertian dari rapat kerja ini. Apa sih yang dimaksud dengan raker ini?
Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan secara tatap muka baik secara langsung ataupun secara online yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi dengan tujuan menemukan solusi dari masalah yang ada. Selain mendiskusikan permasalahan dan mencari solusinya, rapat juga bertujuan untuk membicarakan projek atau rencana di masa depan.
Sedangkan rapat kerja atau raker merupakan pertemuan yang dihadiri oleh staf dan karyawan dengan tujuan membahas mengenai tugas yang ada di dalam instansi, organisasi, atau perusahaan.
Baca Juga: Download Contoh Surat Undangan Rapat
Mengapa Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien Itu Penting?
Banyak yang berpikiran bahwa mengadakan rapat adalah sesuatu yang mudah. Pimpinan atau atasan bisa mengumpulkan semua karyawan dan rapat bisa terselenggara. Namun apakah itu menjadi jaminan rapat berjalan secara efektif?
Untuk bisa mencapai tujuan dari raker atau rapat ini, rapat haruslah berjalan dengan efektif. Efektivitas dari rapat diukur dari tercapai atau tidaknya tujuan dari rapat yang diselenggarakan tersebut.
Jadi, bukan hanya sekadar rapat yang tidak membuahkan hasil. Rapat yang efektif adalah kemampuan peserta rapat untuk menghormati waktu yang telah dialokasikan. Jadi, sebaiknya rapat kerja berjalan tepat waktu dan tidak menghabiskan waktu ketika ada anggota rapat yang datang terlambat.
Termasuk ketika rapat selesai, pastikan tidak melebihi waktu yang telah ditentukan. Jadi, pastikan peserta rapat tidak melakukan hal-hal yang semestinya dilakukan di luar rapat. Untuk menyiasatinya, pimpinan rapat bisa membagikan laporan sebelum rapat dimulai.
Baca Juga: Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya
Fungsi Rapat Kerja
Berikut beberapa fungsi dari raker, apa saja?
1. Kesempatan Bekerja secara Kelompok
Fungsi raker yang pertama adalah sebagai kesempatan untuk bekerja secara kelompok. Ketika bekerja, tidak semuanya bisa melakukan bekerja kelompok, jadi raker adalah kesempatan untuk melakukan kerja kelompok ini.
2. Sarana Membuat Rencana Bisnis
Rencana bisnis adalah hal yang sering dibahas dalam raker perusahaan. Raker bisa dijadikan sarana bagi perusahaan untuk membuat rencana bisnis.
Saat rapat ini, pimpinan perusahaan bisa mendiskusikan tentang rencana bisnis kepada para karyawan. Dengan melakukannya ketika rapat, membuat semua anggota rapat bisa memberikan masukan dan saran untuk rencana bisnis yang akan datang.
3. Sarana Mengembangkan Ide
Rapat kerja juga bisa dijadikan sebagai sarana untuk mengembangkan ide. Ide ini bisa menjadi masukan dan saran yang bisa digunakan untuk membantu perkembangan perusahaan.
Oleh karenanya penting bagi pimpinan rapat untuk membuat rapat seefektif mungkin sehingga bisa menjadi tempat yang nyaman bagi anggota rapat untuk mengutarakan ide mereka.
4. Sarana Membuat Keputusan
Mengambil keputusan merupakan sesuatu yang tidak mudah, terlebih bagi perusahaan yang melibatkan banyak orang. Oleh karenanya rapat bisa dijadikan sarana untuk membuat keputusan.
Pimpinan bisa meminta pendapat karyawan ketika raker ini. Dengan begitu pimpinan bisa menemukan solusi dari masalah yang ada.
5. Sarana Memberikan Arahan pada Tim
Rapat kerja juga bisa dijadikan sebagai sarana memberikan arahan kepada tim. Saat rapat ini biasanya seluruh anggota tim akan hadir dan pimpinan bisa langsung memberikan arahan di sana. Cara ini tentu lebih efektif dibandingkan harus memberikannya ketika tim sedang bekerja.
Baca Juga: 12 Tips Menghadapi Karyawan yang Terlambat Masuk Kerja
Tips Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien
Agar raker bisa berjalan dengan efektif dan efisien, ada beberapa tips yang bisa dilakukan, yaitu:
1. Buat Agenda Rapat
Tips agar raker bisa berjalan secara efektif adalah dengan membuat agenda rapat. Ketik Anda akan mengadakan rapat, pastikan membuat agenda rapat ini dari jauh-jauh hari.
Anda harus menghindari membuat agenda rapat mendekati hari dilaksanakan rapat. Misalnya agenda rapat dilakukan pada hari Jumat, namun Anda baru membuat agenda rapat di hari Kamis. Membuat agenda rapat dalam waktu yang singkat akan membuat rapat berjalan kurang efektif.
Buat agenda rapat dari jauh-jauh hari dan infokan kepada peserta rapat agar mereka dapat menyiapkan ide dan gagasan yang akan disampaikan nanti.
2. Tentukan Jumlah Peserta Rapat
Tips selanjutnya yang harus dilakukan agar raker bisa berjalan dengan efektif adalah dengan menentukan jumlah peserta rapat. Untuk perusahaan atau organisasi dengan karyawan yang tidak terlalu banyak, rapat bisa saja dilakukan oleh seluruh karyawan.
Namun bagaimana untuk perusahaan besar? Perusahaan harus bisa memilih peserta yang bisa berkontribusi di dalam rapat. Menghadirkan seluruh karyawan ke dalam rapat justru bisa membuat rapat menjadi tidak terkondisi, jadi pastikan Anda menenyukan jumlah peserta rapat ini.
Tentukan berapa jumlah peserta yang akan hadir dan pilihlah dari karyawan yang memang bisa memberikan kontribusi saat rapat. Ingat, tujuan dari rapat adalah melakukan evaluasi hingga membuat rencana di masa depan, jadi pastikan peserta rapat bisa berperan dalam mencapai tujuan tersebut.
3. Tentukan Jenis Rapat
Menentukan jenis rapat juga bisa membantu Anda menciptakan rapat yang efektif. Jenis rapat bisa membantu peserta rapat mengetahui rapat yang akan dihadiri bersifat formal atau diskusi.
Ada beberapa jenis yang digunakan ketika melakukan rapat kerja, di antaranya:
- Status update meeting: rapat kerja yang membahas terkait sharing dan update penugasan peserta rapat;
- Information sharing meeting: rapat yang bertujuan untuk memberikan informasi baru yang akan memudahkan atau membantu pekerjaan peserta rapat;
- Decision making meeting: rapat yang bertujuan untuk mengambil keputusan;
- Problem solving meeting: rapat untuk pemecahan masalah yang lebih kompleks;
- Innovation meeting: dilakukan dengan cara brainstorming untuk menemukan ide baru;
- Team building: rapat bersifat non-formal dengan tujuan membangun tim.
4. Buat Waktu Sebaik Mungkin
Membuat waktu sebaik mungkin juga menjadi salah satu tips agar rapat bisa berjalan dengan efektif. Pertimbangkan lamanya waktu rapat sesuai apa yang akan dibahas dalam rapat.
Misalnya ada 4 (empat) bahasan dalam rapat, Anda bisa mengalokasikan waktu untuk rapat selama 2 jam. Namun pastikan telah menyesuaikan topik yang akan dibahas. Jika memang lumayan berat dan membutuhkan masukan dari semua peserta rapat, Anda bisa membuat waktu yang lebih lama.
5. Tunjuk Petugas Rapat
Anda juga perlu menunjuk petugas rapat agar rapat bisa berjalan dengan efektif. Petugas rapat ini misalnya sebagai moderator rapat, notulen rapat, bagian konsumsi, hingga bagian keamanan.
Petugas rapat akan membantu berjalannya rapat, terlebih jika rapat yang dilakukan dalam skala besar dan penting.
6. Pastikan Sudah Tepat Sasaran
Pastikan undangan rapat telah tepat sasaran. Kembali ke tujuan diadakan rapat, pastikan undangan yang diminta hadir dalam rapat adalah orang yang bisa memberi kontribusi ke dalam rapat.
Peserta yang diundang haruslah orang yang memahami apa yang akan disampaikan dalam rapat dan bisa memberikan masukan atau ide.
7. Buatlah Daftar Pertanyaan
Tips selanjutnya yang bisa dilakukan untuk membantu rapat kerja berjalan dengan efektif adalah dengan membuat daftar pertanyaan. Mintalah peserta rapat untuk membuat daftar pertanyaan.
Anda bisa menginformasikan agenda rapat dan memberikan waktu kepada peserta untuk membuat daftar pertanyaan sesuai apa yang akan dibahas saat rapat.
8. Kontrol Jalannya Rapat
Meski peserta sudah membuat pertanyaan sesuai arahan dari atasan, namun biasanya tetap ada peserta yang bertanya di luar topik rapat. Di sini pentingnya mengontrol jalannya rapat.
Kontrol rapat agar sesuai materi atau bahasan yang disampaikan. Termasuk ketika ada pembahasan yang keluar dari materi yang sedang dibahas.
9. Hindari Penggunaan Gadget
Penggunaan gadget ketika rapat bisa menjadi kendala yang akan membuat rapat menjadi tidak efektif. Ketika peserta menggunakan gadget maka perhatian mereka akan teralihkan dari rapat.
Jadi, pastikan Anda sudah menyiapkan cara agar peserta tidak menggunakan gadget selama rapat, misalnya dengan memberikan arahan sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu bisa juga materi rapat disampaikan melalui media selain gadget.
10. Buatlah Kesimpulan
Kesimpulan menjadi bagian yang wajib ada setiap melakukan rapat. Buatlah kesimpulan sesuai jalannya rapat dan jangan asal membuat.
Dengan membuat kesimpulan Anda bisa menilai apakah rapat berjalan efektif atau tidak dan bisa menjadi acuan untuk mengadakan rapat selanjutnya.
Baca Juga: Pengertian Employee Engagement, Cara Ukur, dan Meningkatkannya
Kesimpulan
Itulah tadi pembahasan mengenai rapat kerja yang wajib untuk Anda pahami. Rapat kerja menjadi bagian penting dalam operasional sebuah perusahaan atau organisasi.
Namun bukan hanya rapat kerja saja yang penting, pengelolaan karyawan juga jadi bagian penting yang wajib diperhatikan perusahaan. Untuk memudahkan dan mengoptimalkan pengelolaan karyawan ini, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub.
GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahakn pengelolaan karyawan. Mulai dari fitur absensi, payroll, PPh 21, BPJS, akuntansi, pengajuan cuti dan izin, ESS, hingga analisis data.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan nikmati semua kemudahan pengelolaan karyawan.
3 thoughts on “Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien”