Manfaat HR Cloud untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik

Apakah Anda berencana menggunakan cloud dalam proses pengelolaan HR? Di banyak area organisasi, keunggulan cloud sendiri sudah diterima secara luas.

Peralihan dari teknologi lokal biasanya membantu organisasi meningkatkan skalabilitas, memperkuat kesinambungan, meningkatkan keamanan dan kepatuhan, serta meningkatkan pengelolaan secara keseluruhan. Selain itu, ada juga kecepatan implementasi, pembaruan yang cepat, dan model langganan baru.

Namun bagaimana dengan proses HR atau SDM? Tantangan apa yang bisa diselesaikan oleh cloud jika rangkaian dan layanan HR Anda di-host dan dikelola di cloud?

Dan jika kecepatan perubahan terus berlanjut di seluruh dunia, bagaimana teknologi HR cloud dapat meningkatkan peran pemimpin HR, mendukung karyawan, dan menghasilkan kinerja yang lebih baik?

Pada artikel kali ini, kami akan membahas secara lengkap peran HR cloud untuk pengembangan bisnis Anda serta tips memilih solusi cloud HR terbaik.

Apa yang Dimaksud dengan Sistem HR cloud?

Secara sederhana HR cloud adalah perangkat lunak cloud dihosting di server penyedia sistem dan dapat diakses oleh pengguna di perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

Daripada membayar biaya sekali pakai untuk menggunakan perangkat lunak ini, Anda biasanya membayar biaya lisensi bulanan atau tahunan dengan harga yang lebih murah.

Sistem HR cloud ini menyatukan data Anda di platform pusat yang membuat manajemen data SDM lebih cepat dan lebih baik – dan sistem ini harus menangani semua aspek proses SDM Anda, mulai dari rekrutmen online hingga pelatihan dan penggajian.

Memodernisasi sistem HR adalah keputusan penting yang harus diambil. Dengan beralih ke sistem HR cloud modern, atau dari perangkat lunak HR SaaS (software as a service) yang baru akan memberikan banyak sekali manfaat bagi organisasi Anda.

Baca juga: Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien

4 Manfaat yang Bisa Anda Dapatkan jika Menggunakan HR Cloud

1. Memberikan pengalaman karyawan yang lebih baik

Banyak organisasi yang terkendala dengan sistem HR lama mereka – atau muncul kesenjangan yang mengkhawatirkan dalam hal kemampuan – tepat pada saat kerja remote dan kolaborasi sangat dibutuhkan.

Menjaga agar semua orang tetap terlibat dan bekerja sebagai satu kesatuan telah menjadi beban bagi banyak tim.

Khususnya bagi karyawan, hal ini telah menciptakan rasa frustrasi yang besar. Dari penggunaan teknologi konsumen mereka sendiri, mereka tahu pengalaman seperti apa yang bisa didapatkan – mulai dari akses jarak jauh yang aman hingga layanan mandiri yang memberdayakan.

Di dunia konsumen, mereka hanya akan berganti penyedia layanan setiap kali ada kekurangan. Bahayanya adalah talenta terbaik mengadopsi pola pikir yang sama di tempat kerja – dan mereka akan berhenti.

Jadi, tidak heran jika banyak organisasi sekarang meningkatkan fokus mereka pada pengalaman karyawan. Faktanya, 64% pemimpin HR memprioritaskan pengalaman karyawan lebih tinggi sekarang dibandingkan sebelum wabah virus corona, menurut Gartner.

Banyak eksekutif yang menyadari bahwa pengalaman karyawan yang baik dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, meningkatkan retensi karyawan, dan berdampak pada kinerja.

Teknologi HR cloud yang inovatif dapat menyamai dan terkadang melebihi pengalaman yang dirasakan oleh konsumen – memberikan yang terbaik dari karyawan, di mana pun mereka bekerja. Sederhananya, platform HR cloud berfungsi sebagai batu loncatan menuju kesuksesan organisas bisnis Anda.

2. Kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat dengan HR cloud

Seperti yang diketahui oleh banyak manajer HR, kompleksitas dan kecepatan perubahan telah meningkat secara eksponensial – dan tidak ada tanda-tanda perlambatan.

Sistem HR yang kuno telah gagal dalam banyak hal. Masalah seputar keamanan kerja jarak jauh, akses, dan kolaborasi adalah contoh yang paling nyata.

Namun karena organisasi telah menyesuaikan tujuan dan cara mereka beroperasi, semakin banyak celah yang muncul dalam solusi tenaga kerja lama.

Dalam survei global baru-baru ini terhadap para manajer keuangan di sebagian besar industri, 71% CFO yang disurvei percaya bahwa investasi transformasi digital adalah kunci keberhasilan organisasi mereka.

Menariknya, salah satu pertimbangan utama mereka dalam belanja TI adalah memprioritaskan proyek yang memberikan hasil positif.

Bagi tim HR, ini adalah area di mana teknologi cloud HR dapat memberikan manfaat yang signifikan dan nyata. Dengan sangat cepat, layanan HR Anda bisa terbukti agile, mudah digunakan, dan mudah beradaptasi – mendukung dan memungkinkan strategi peningkatan Anda, berkat keterlibatan digital yang meluas.

Dengan menggunakan HR cloud, para pemimpin dapat membuat, meluncurkan, dan mengonfigurasi layanan yang memberdayakan karyawan, bukan menghambat mereka. Anda juga dapat menunjukkan keterlibatan.

Baca juga: Pengertian Kompensasi Tidak Langsung, Manfaat, dan Contohnya

3. Memberikan data yang cepat dan membuut keputusan yang lebih baik

Organisasi modern sangat bergantung pada data yang relevan dan real-time untuk mendukung keputusan mereka.

Namun biasanya, sistem HR lama menyimpan data penting dalam silo. Wawasan yang berguna tidak dapat diakses, terkubur, dan terputus.

Hal ini dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk terkait sumber daya SDM, kinerja, dan sejumlah area lain yang akan berdampak langsung pada anggaran.

Para eksekutif menyadari masalah ini. Dalam salah satu laporan Global Human Capital Trends, Deloitte mencatat bahwa hanya 11% organisasi yang mengatakan bahwa mereka dapat menghasilkan informasi tentang tenaga kerja mereka secara real time.

Namun, sistem HR cloud terbaik bekerja sebagai bagian dari platform cloud terpadu yang membagikan informasi secara real-time, sehingga pemimpin HR Anda memiliki wawasan yang lebih baik dan dapat menjadi lebih efektif.

Dengan mengandalkan sumber data yang sama, Anda bisa lebih memahami dan mendukung pengalaman karyawan di seluruh tenaga kerja nasional atau global.

4. Ada lebih banyak peluang untuk mengotomatiskan tugas

Merasa ada potensi untuk menyederhanakan setiap proses operasional dalam bisnis Anda? Sistem HR Cloud dapat melakukannya dengan mudah untuk aktivitas Anda yang padat data.

Beberapa dari tugas-tugas ini dapat mencakup lembar waktu, permintaan liburan, pemberitahuan cuti sakit, tinjauan kinerja, dan pembaruan informasi karyawan.

Mari kita ambil absensi sebagai contoh: digitalisasi di sini berarti lebih mudah menghitung gaji dan pajak hanya dengan beberapa kode sederhana. Tanpa opsi ini, penghitungan bisa jadi rumit kecuali Anda menggunakan alat bantu tertentu.

Menggunakan sistem HR cloud akan menghilangkan dokumen yang banyak, serta kesalahan dan ketidakkonsistenan data.

Dengan Gajihub misalnya, Anda bahkan bisa melakukan integrasi dengan software akuntansi Kledo untuk memudahkan proses akuntansi bisnis sehingga menghasilkan pengalaman digital yang lebih baik bagi bisnis, dan meningkatkan kepuasan seluruh karyawan Anda.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melaui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui

Fitur Penting apa yang Harus ada dalam HR cloud?

Sangat mudah untuk melihat HR cloud sebagai konsep abstrak di samping visi strategis dan manfaat utama.

Namun, bagaimana cara penggunaannya di lapangan? Berikut ini beberapa contoh praktis yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan HR cloud untuk proses optimasi dan pengembangan operasional SDM dalam bisnis Anda:

Manajemen biaya

Hal ini menjadi jauh lebih mudah bagi staf, yang dapat mengirimkan rincian melalui sistem berbasis cloud menggunakan ponsel mereka.

Pendaftaran, persetujuan, pemrosesan, dan pembayaran biaya perjalanan dapat diotomatisasi dengan berbagai cara. Dengan menggunakan platform cloud, data dapat dimasukkan langsung ke dalam keuangan Anda dan dihubungkan dengan proyek.

Manajemen absensi

Karyawan dapat mengajukan permintaan absensi mereka, sementara manajer mencatat setiap ketidakhadiran. Dengan menggunakan teknologi cloud HR, Anda dapat melampaui fungsi dasar untuk mengidentifikasi tren dan biaya. Anda dapat menghubungkan wawasan Anda dengan rencana kerja, proyek, dan penggajian.

Payroll

HR cloud terbaik akan sesuai dengan organisasi Anda, bahkan jika Anda memiliki banyak departemen atau mengelola layanan bersama multi-otoritas dengan implikasi hukum yang berbeda.

Teknologi ini dapat mengatasi kerumitan untuk Anda. Semuanya bisa disinkronkan, sementara perubahan pada posisi, nilai gaji, dan skema pensiun bisa tercermin secara otomatis.

Baca juga: RACI Matrix: Pengertian, Komponen, Cara Membuatnya, dan Contohnya

Manajemen talenta

Alat rekrutmen dapat diintegrasikan sehingga Anda dapat menjaga alur pelamar yang lancar melalui proses rekrutmen dan kemudian masuk ke sistem SDM dan penggajian. Dengan begitu, karyawan baru bisa mendapatkan pengalaman yang baik sejak awal.

Performance dan engagement

Dengan lebih banyak data tentang setiap karyawan melalui platform HR cloud, manajer dapat meningkatkan umpan balik dan pengembangan mereka, sehingga karyawan merasa lebih dipahami dan didukung.

Anda dapat menggunakan survei mini untuk mendapatkan umpan balik langsung dan anonim pada saat-saat penting dalam perjalanan organisasi Anda atau selama pengembangan tim atau proyek.

Keterampilan dan pembelajaran

Dengan teknologi cloud HR, Anda mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap tentang keterampilan dan kompetensi karyawan Anda.

SDM dan manajer dapat membangun kerangka kerja kompetensi pekerjaan dan memberikan pelatihan untuk mengisi kesenjangan.

Karyawan dapat mengakses pembelajaran online dengan lebih mudah dan mengikuti pembelajaran sesuai dengan kecepatan mereka. Alat bantu swalayan berarti mereka dapat membuat dan mengelola kursus dengan cara yang dipersonalisasi – dan semuanya dari dasbor yang sama.

Baca juga: Mutasi Karyawan: Pengertian, Alasan, Jenis dan Kebijakannya

Laporan dan data

Platform HR cloud yang tepat dapat memberikan Anda akses ke ratusan laporan dari seluruh organisasi Anda tentang segala hal, mulai dari kesejahteraan hingga biaya tenaga kerja.

Hal ini membantu Anda mengarahkan strategi dan membuat organisasi Anda lebih tangguh dan sukses, apa pun perubahan yang terjadi.

Baca juga: 12 Tips Menghadapi Karyawan yang Terlambat Masuk Kerja

Kesimpulan

Dengan begitu banyak manfaat yang ditawarkan oleh software  HR cloud, tidak perlu mengeluarkan biaya yang mahal bagi perusahaan Anda untuk memperbarui proses perencanaan sumber daya manusia. Ini adalah masa depan karena mudah, hemat biaya, memungkinkan akses melalui berbagai perangkat, dan integrasi yang mudah dengan solusi lain.

Jika Anda belum beralih, Anda akan kehilangan uang dan proses HR Anda memakan wakti. Ini adalah waktu yang tepat untuk melakukan transisi. Alat HR berbasis cloud seperti Gajihub sangat terukur dan ramah di kantong.

Sangat cocok untuk organisasi dari semua ukuran yang membutuhkan serangkaian fitur manajemen HR yang kuat. Fungsionalitas pelaporannya yang luas akan memenuhi kebutuhan sebagian besar tim HR tingkat perusahaan.

Jika Anda sedang mencari solusi HR berbasis cloud, cobalah Gajihub secara gratis melalui tautan ini dan lihat betapa mudahnya menyederhanakan proses HR Anda.