Mutasi Karyawan: Pengertian, Alasan, Jenis dan Kebijakannya

Mutasi karyawan adalah hal yang umum dan sering terjadi di perusahaan mana pun. Hal ini dapat dilakukan karena alasan-alasan seperti peningkatan kinerja, rotasi pekerjaan, atau restrukturisasi.

Apapun alasannya, mutasi dapat menjadi hal yang menyenangkan sekaligus menantang bagi karyawan dan HR.

Dalam artikel ini, kami akan menguraikan pertimbangan utama dan langkah-langkah untuk mutasi karyawan beserta jenis dan juga mengapa Anda harus melakukan mutasi karyawan.

Apa yang Dimaksud dengan Mutasi Karyawan?

Mutasi Karyawan adalah proses perpindahan karyawan secara horizontal, di mana terjadi perubahan dalam pekerjaan, dengan perubahan atau revisi dalam remunerasi, gaji, dan modifikasi tanggung jawab.

Ini adalah bentuk mobilitas internal, di mana karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, biasanya di lokasi, departemen, atau unit yang berbeda.

Mutasi  dapat bersifat sementara atau permanen tergantung pada keputusan organisasi, dan diprakarsai oleh salah satu dari dua pihak, yaitu pemberi kerja atau karyawan. Terkadang, hal ini juga mencakup promosi, penurunan jabatan atau bahkan tidak ada perubahan status dan tanggung jawab.

Aturan Mutasi Karyawan di Indonesia

Prinsip Penempatan Kerja (Mutasi) menurut Undang-undang Mutasi atau penempatan pekerja ke tempat lain harus memperhatikan berlakunya Pasal 32 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (“UU Ketenagakerjaan”):

1. Penempatan tenaga kerja dilaksanakan berdasarkan asas terbuka, bebas, obyektif, serta adil, dan setara tanpa diskriminasi.
2. Penempatan tenaga kerja diarahkan untuk menempatkan tenaga kerja pada jabatan yang tepat sesuai dengan keahlian, keterampilan, bakat, minat, dan kemampuan dengan memperhatikan harkat, martabat, hak asasi, dan perlindungan hukum.
3. Penempatan tenaga kerja dilaksanakan dengan memperhatikan pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan program nasional dan daerah.

Baca juga: 12 Tips Menghadapi Karyawan yang Terlambat Masuk Kerja

Alasan Dilakukannya Mutasi Karyawan

Setiap organisasi memiliki kriteria yang berbeda untuk pemindahan karyawan, dan itu juga bervariasi dari satu individu ke individu lainnya. Alasan utama pemindahan karyawan disebutkan di sini:

• Beberapa posisi membutuhkan keterampilan, kompetensi, dan keahlian khusus dari karyawan yang dipindahkan.
• Mutasi juga dipengaruhi ketika ada kekurangan karyawan di satu departemen organisasi karena permintaan yang tinggi, dan ada kelebihan karyawan di departemen lain. Jadi, para pekerja dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain.
• Hal ini juga bisa terjadi ketika ada beberapa gesekan antara atasan dan bawahan atau antara dua pekerja.
• Untuk memecah kebosanan pekerjaan, karyawan dipindahkan, karena produktivitas karyawan menurun dengan melakukan pekerjaan yang sama berulang kali.
• Seorang karyawan dapat meminta departemen sumber daya manusia, untuk memindahkannya ke lokasi atau peran lain, karena masalah kesehatan karena iklim yang tidak cocok untuk kesehatannya.
• Karyawan wanita biasanya meminta mutasi ketika mereka menikah, dan mereka harus tinggal bersama pasangannya.
• Mutasi dapat diminta oleh karyawan itu sendiri atau oleh atasan langsungnya (atasan) atau oleh manajer departemen lain.

Baca juga: Tips Memilih Kandidat Karyawan Terbaik

Sembilan Jenis Mutasi Karyawan

Ada beberapa jenis mutasi karyawan yang dapat digunakan organisasi untuk memindahkan karyawan dari satu posisi ke posisi lain, tergantung pada kelayakan staf dan persyaratan kerja bisnis.

Pemindahan ini bisa bersifat sukarela ketika karyawan meminta dan menyetujui pemindahan atau pemindahan yang diprakarsai oleh perusahaan.

• Department transfer: memindahkan karyawan dari satu departemen ke departemen lain dalam perusahaan yang sama
• Location transfer: memindahkan karyawan ke lokasi kerja yang berbeda, seperti cabang atau kantor yang berbeda
• Role transfer: mengubah tanggung jawab pekerjaan atau posisi karyawan di dalam perusahaan
• Replacement transfer: seorang karyawan pindah ke posisi baru yang telah dikosongkan oleh karyawan lain.
• Versatility transfer: dirancang untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendapatkan keterampilan dan kompetensi baru dengan pindah ke peran yang berbeda di dalam organisasi
• Shift transfer: memindahkan karyawan dari satu shift ke shift lain untuk memenuhi kebutuhan staf
• Promotion transfer: memindahkan karyawan ke posisi yang lebih tinggi di dalam perusahaan (yang disertai dengan peningkatan remunerasi)
• Remedial transfer: memindahkan karyawan ke posisi yang lebih rendah di dalam perusahaan, seperti penurunan pangkat, untuk mengatasi masalah kinerja atau perilaku tanpa tindakan disipliner yang serius
• Production transfer: memindahkan karyawan dari satu lini produksi atau area kerja ke lini produksi atau area kerja lainnya.

Baca juga: Tips Memilih Karyawan Fresh Graduate Bagi Bisnis

Tahapan Melakukan Mutasi Karyawan

Komunikasi

Salah satu pertimbangan terpenting dalam mutasi karyawan adalah komunikasi. Hal ini dimulai dengan memastikan karyawan memahami alasan pemindahan dan apa yang diperlukan.

Komunikasi yang jelas dan transparan dapat membantu mengurangi stres dan ketidakpastian bagi karyawan dan membantu memastikan transisi yang lancar.

Perencanaan

Sebelum melakukan pemindahan, HR harus merencanakan prosesnya dengan hati-hati untuk memastikan prosesnya berjalan dengan lancar.

Hal ini termasuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti keterampilan karyawan, kebutuhan departemen penerima, dan dampaknya terhadap keseimbangan kehidupan kerja karyawan.

Perencanaan juga termasuk memastikan bahwa karyawan memiliki sumber daya dan dukungan yang diperlukan dalam peran barunya.

Baca juga: Standar Kinerja: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Tips Menetapkannya

Pengaturan waktu

Sangatlah penting untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukan pemindahan. Hal ini mungkin tergantung pada kebutuhan departemen pengirim dan penerima dan ketersediaan karyawan.

Penting untuk menghindari pemindahan karyawan pada saat yang kritis dalam peran mereka saat ini, seperti pada saat periode sibuk atau proyek penting.

Dukungan

Memberikan dukungan kepada karyawan yang dipindahkan sangat penting untuk keberhasilan mereka dalam peran baru mereka.

Hal ini dapat mencakup pemberian pelatihan, bimbingan, dan akses ke sumber daya. HR juga harus memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki pemahaman yang jelas mengenai tanggung jawab, ekspektasi kinerja, dan potensi untuk berkembang dalam peran barunya.

Tindak lanjut

Terakhir, penting untuk menindaklanjuti karyawan setelah pemindahan untuk menilai kemajuan mereka dan mengatasi tantangan yang mungkin mereka hadapi. Hal ini dapat membantu memastikan keberhasilan karyawan dalam peran barunya dan mencegah dampak negatif terhadap kinerja atau moral mereka.

Baca juga: Cara Membuat Perencanaan Komisi Business Development

Cara Membuat Kebijakan Mutasi Karyawan

Tim SDM harus membuat kebijakan pemindahan karyawan karena beberapa alasan, seperti memberikan panduan yang jelas bagi karyawan dan manajer tentang cara menangani mutasi dalam organisasi.

Kebijakan memastikan mutasi dilakukan secara adil dan konsisten dan bahwa karyawan memahami proses pengajuan transfer dan kriteria yang harus mereka penuhi.

Kebijakan mutasi juga dapat membantu mengurangi kebingungan dan potensi konflik dengan menyediakan kerangka kerja yang jelas.

Selain itu, kebijakan mutasi dapat membantu mendukung tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan saat mengelola hubungan karyawan.

Beberapa elemen kunci yang perlu dimasukkan dalam kebijakan pemindahan karyawan adalah:

• Jenis-jenis pemindahan yang tersedia, seperti promosi, perpindahan lateral, dan rotasi pekerjaan.
• Kriteria kelayakan transfer, seperti kinerja dan masa kerja.
• Proses untuk mengajukan permohonan mutasi, termasuk dokumentasi yang diperlukan dan persetujuan dari manajer karyawan saat ini dan SDM.
• Jangka waktu pemindahan, termasuk periode pelatihan dan pemberitahuan yang diperlukan.
• Dukungan yang diberikan kepada karyawan selama pemindahan, seperti panduan dari SDM dan manajer baru.

Setelah kebijakan ditulis, kebijakan tersebut harus ditinjau oleh pemangku kepentingan yang relevan, seperti tim SDM dan hukum, untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut jelas, adil, dan sesuai dengan hukum.

Tim SDM kemudian harus mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada karyawan dan manajer untuk memastikan bahwa semua orang mengetahui proses transfer serta peran dan tanggung jawab mereka.

Baca juga: Pengertian Employee Engagement, Cara Ukur, dan Meningkatkannya

Peraturan yang berkaitan dengan mutasi karyawan

• Mutasi harus dinyatakan dengan jelas, apakah bersifat sementara atau permanen.
• Kriteria mutasi harus ditetapkan dengan jelas dan dipatuhi dengan ketat.
• Kepentingan organisasi harus selalu diingat saat menyusun kebijakan mutasi.
• Dampak mutasi terhadap gaji dan hal-hal lain dari karyawan yang dipindahkan harus dinyatakan dengan jelas.
• Frekuensi mutasi harus diketahui oleh semua karyawan bersama dengan periode minimum pemindahan.
• Kinerja karyawan harus dievaluasi sebelum melakukan pemindahan, ke pekerjaan atau departemen yang berbeda.

Baca juga: Open Door Policy: Pengertian, Manfaat, dan Cara Implementasinya

Kesimpulan

Saat bisnis Anda memutuskan untuk melakukan mutasi karyawan, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan seperti yang sudah kami jelaskan di atas. Pastikan untuk tidak membuat proses mutasi tersebut malah menurunkan produktifitas dan moral kerja seluruh pegawai Anda.

Gunakan juga tools modern seperti Gajihub untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan data dan memantau produktifitas seluruh karyawan Anda dengan lebih praktis.

Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dan tim HR untuk mempermudah proses penghitungan payroll dan tunjangan, manajemen cuti, dan memudahkan seluruh karyawan Anda dalam proses pencatatan kehadiran juga pengajuan cuti melalui smartphone.

Jika tertarik menggunakan Gajihub, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.