12 Tips Menghadapi Karyawan yang Terlambat Masuk Kerja

Ketika seorang karyawan terlambat datang ke tempat kerja, mungkin ada alasan yang masuk akal dan bisa ditoleransi. Namun, jika perilaku ini terus berlanjut, pemilik bisnis atau manajer bertanggung jawab untuk mendiskusikan masalah ini dan mencari solusi atas keterlambatan yang terus menerus.

Dalam artikel ini, kami menawarkan tips bagi para pemimpin untuk menghadapi karyawan yang memiliki kebiasaan datang terlambat ke tempat kerja bersama dengan ide-ide berguna untuk menghindari keterlambatan untuk dibagikan kepada anggota staf.

Apa yang Terjadi jika Karyawan Terlambat Kerja?

Meskipun sebagian besar karyawan berusaha untuk datang tepat waktu untuk memenuhi tugas profesional mereka, kejadian yang tidak terduga, kesalahan atau masalah pribadi dapat menyebabkan anggota staf terlambat.

Insiden ini sering kali terisolasi dan tidak menimbulkan masalah bagi rekan kerja atau manajemen. Misalnya, seorang karyawan mungkin datang terlambat karena kendaraan mereka mengalami aki mati atau ban kempes. Ketika hal ini terjadi, manajemen dapat tetap fleksibel selama keterlambatan tidak menjadi kebiasaan.

Akan menjadi masalah jika keterlambatan menjadi kebiasaan. Keterlambatan akan merugikan perusahaan dalam hal penggajian, produktivitas, dan menjadi contoh negatif bagi rekan kerja.

Seorang karyawan bergaji yang datang terlambat lima menit setiap hari selama seminggu berarti hampir 30 menit waktu kerja yang hilang.

Perusahaan membayar karyawan tersebut untuk waktu tersebut tanpa mendapatkan imbalan. Jika keterlambatan karyawan tersebut dibiarkan, karyawan lain mungkin akan menganggap hal tersebut dapat diterima dan mulai melakukan hal yang sama.

Baca juga: 9 Jenis Struktur Komisi Penjualan dan Cara Memilihnya

12 Tips untuk Menghadapi Karyawan yang Selalu Terlambat Datang ke Kantor

Ketika karyawan secara kronis kesulitan untuk datang tepat waktu, penting untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalahnya agar tidak menciptakan budaya yang mengabaikan standar profesional.

Meskipun keterlambatan sesekali adalah hal yang wajar bagi sebagian besar anggota staf, namun keterlambatan yang sudah menjadi kebiasaan dapat menimbulkan masalah bagi lingkungan kerja dan kinerja karyawan saat berada di tempat kerja.

Berikut ini beberapa ide untuk membantu Anda mengelola karyawan yang selalu datang terlambat:

1. Atasi situasi secepat mungkin

Ketika Anda melihat pola keterlambatan, segera lakukan tindakan untuk berbicara dengan karyawan tersebut.

Semakin dini Anda dapat memulai dialog tentang situasi tersebut, semakin Anda dapat menunjukkan bahwa perilaku seperti ini tidak dapat diterima di tempat kerja dan mendorong karyawan untuk menghentikan tindakan tersebut.

2. Jelaskan ekspektasi Anda dengan jelas

Ketika Anda berbicara dengan karyawan yang terbiasa terlambat, nyatakan dengan jelas perilaku apa yang perlu mereka ubah dan apa yang Anda harapkan di masa depan.

Gunakan bahasa yang menjelaskan dengan tepat apa arti ketepatan waktu bagi Anda dan perusahaan. Dalam rapat Anda, sajikan fakta-fakta – menggunakan tanggal dan waktu – yang mendukung kasus Anda.

Hindari penggunaan istilah yang tidak jelas atau subjektif yang dapat menimbulkan kesalahpahaman.

3. Ingatkan kembali tentang kebijakan keterlambatan

Gunakan buku pedoman atau kebijakan perusahaan untuk menguraikan peraturan untuk datang tepat waktu termasuk ekspektasi kapan hari kerja dimulai dan berapa (jika ada) kali seorang karyawan boleh terlambat sebelum menjadi pelanggaran yang dapat ditindaklanjuti.

Berikan informasi rinci tentang langkah-langkah pendisiplinan jika keterlambatan terus berlanjut. Sebaiknya bagikan informasi ini kepada karyawan melalui email atau dokumen lain yang menyatakan bahwa Anda telah mendiskusikan masalah ini dan menyampaikan konsekuensinya.

Pastikan untuk mencantumkan langkah-langkah disipliner dalam dokumen tersebut.

Baca juga: Pengertian Broadbanding dalam Sistem Payroll

4. Izinkan adanya privasi

Meskipun Anda perlu mengetahui bahwa karyawan tersebut memiliki masalah dengan keterlambatan yang terus-menerus, namun Anda tidak perlu membocorkan alasan perilaku mereka.

Ketika Anda bertemu secara pribadi dengan karyawan, Anda dapat mengundang mereka untuk berbagi, namun biarkan mereka memilih seberapa banyak informasi yang mereka berikan.

Bersikaplah terbuka terhadap apa yang mereka katakan-atau tidak katakan. Ini adalah cara untuk menghormati privasi mereka sambil tetap melakukan tindakan yang diperlukan untuk menghentikan mereka datang terlambat ke kantor.

5. Tetapkan tujuan bersama

Setelah Anda menyelesaikan diskusi tentang perilaku terlambat, termasuk ekspektasi Anda dan konsekuensi di masa depan, ajaklah karyawan tersebut untuk membuat tujuan perbaikan diri.

Misalnya, mereka mungkin menyarankan istirahat makan siang yang lebih singkat untuk mengimbangi jika keterlambatan tidak dapat dihindari.

Berikan umpan balik mengenai tujuan-tujuan ini dan tawarkan ide untuk membantu mereka memenuhi dan melampaui ekspektasi mereka sendiri.

6. Lakukan pengecekan secara teratur

Akuntabilitas dan dukungan secara teratur dapat membantu mendorong karyawan untuk mengatasi kebiasaan terlambat.

Menindaklanjuti tujuan Anda dan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan peningkatannya mungkin merupakan cara terbaik untuk menghindari insiden lebih lanjut.

Bersikaplah menyemangati dan mendukung sambil menekankan pentingnya ketepatan waktu dan kemajuan mereka dalam mencapai tujuan tersebut.

Baca juga: 8  Jenis Struktur Peningkatan Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya

7. Berikan pujian untuk perilaku yang lebih baik

Jika Anda melihat adanya peningkatan, berikan pujian kepada karyawan. S

ebaiknya lakukan hal ini secara pribadi untuk menghindari menarik perhatian pada penyebab perbaikan karena anggota staf mungkin tidak ingin menceritakan keterlambatan mereka di masa lalu.

Cobalah untuk memuji karyawan tersebut segera setelah Anda melihat perubahannya, bahkan keesokan harinya di tempat kerja jika memungkinkan.

8. Dokumentasikan percakapan dan interaksi

Sebaiknya Anda mencatat semua interaksi antara Anda dan anggota staf mengenai masalah keterlambatan. Hal ini untuk memastikan tidak ada miskomunikasi.

Daripada mengandalkan ingatan, rekap yang komprehensif dari percakapan Anda akan membuat informasi tetap terorganisir dan faktual.

Dokumentasikan langkah-langkah yang telah Anda ambil untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah bersama dengan perubahan positif yang Anda catat dalam perilaku karyawan setelah kejadian tersebut. Anda dapat menambahkan dokumentasi ini ke dalam file SDM karyawan.

9. Gunakanlah sistem absensi

Jika Anda terus melihat keterlambatan sebagai masalah bagi anggota staf tertentu atau orang lain, mungkin ada baiknya Anda menerapkan sistem absensi untuk semua karyawan.

Aplikasi dan perangkat lunak digital dapat membuat hal ini mudah digunakan dan dilacak oleh semua pihak. Sistem absensi juga dapat digunakan sebagai langkah untuk mengatasi keterlambatan yang terus-menerus.

Untuk proses absensi dan pencatatan kehadiran karyawan yang lebih mudah, Anda bisa menggunakan fitur ESS dari software payroll dan HR Gajihub.

Dengan Gajihub, tim HR bisa dengan dengan mudah memantau kehadiran karyawan dan penghitungan gaji dalam satu platform terintegrasi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Pay Period dalam Proses Payroll dan Tips Menentukannya

10. Jadwalkan pertemuan untuk memulai hari

Rapat yang dimulai tepat pada saat hari kerja dimulai dapat membantu memotivasi anggota staf untuk datang tepat waktu.

Hal ini juga dapat menciptakan suasana yang produktif selama sisa hari kerja. Jika Anda tidak siap untuk melakukan hal ini setiap hari dalam seminggu, memilih hari Senin atau Jumat pagi bisa efektif untuk mencegah keterlambatan.

11. Integrasikan ketepatan waktu ke dalam tinjauan kinerja karyawan

Untuk karyawan yang kesulitan untuk datang ke tempat kerja tepat waktu, pertimbangkan untuk menambahkan ketepatan waktu sebagai bagian dari faktor yang dibahas dalam tinjauan kinerja.

Cara ini paling efektif untuk tinjauan triwulanan karena masalah seperti ini harus segera diatasi.

12. Pertimbangkan jadwal kerja yang fleksibel

Jika kebijakan perusahaan mengizinkan jadwal kerja yang fleksibel, pertimbangkan ini sebagai opsi untuk karyawan yang sering terlambat.

Misalnya, biarkan mereka datang 15 menit lebih lambat dan kemudian bekerja 15 menit kemudian. Hal ini dapat mengatasi situasi berkelanjutan yang membuat mereka sulit datang tepat waktu. Hal ini juga dapat membangun rasa saling menghormati dan pengertian serta menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Namun, jika Anda menawarkan jadwal yang fleksibel kepada satu karyawan, bersiaplah untuk menawarkannya kepada semua karyawan.

Baca juga: Tips Memilih Kandidat Karyawan Terbaik

Apa yang Harus Dilakukan Karyawan jika Mereka akan Datang Terlambat

Dalam peran Anda sebagai manajer atau pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk memberi tahu karyawan apa yang Anda harapkan dari mereka.

Hal ini termasuk menjelaskan dengan jelas apa yang harus mereka lakukan jika mereka akan terlambat bekerja. Berikut adalah beberapa saran yang bisa Anda bagikan dengan karyawan terkait keterlambatan datang ke tempat kerja:

Komunikasi

Jika seorang karyawan akan terlambat datang ke tempat kerja, mintalah mereka untuk menelepon atau mengirim pesan kepada atasan mereka.

Orang yang bertanggung jawab akan tahu bahwa mereka tidak perlu khawatir dan dapat memulai hari kerja dengan baik.

Estimasi

Ketika karyawan memberi tahu atasan bahwa mereka akan terlambat, mintalah mereka untuk memberikan estimasi waktu kedatangan mereka. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan tersebut memiliki rencana untuk datang ke tempat kerja sesegera mungkin.

Berikan mereka masukan yang membangun

Beri tahu karyawan bahwa jika suatu hari mereka akan terlambat, mereka tetap diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu.

Hal ini mungkin mengharuskan mereka untuk merencanakan untuk berangkat kerja tepat waktu atau lebih awal keesokan harinya, membuat pengaturan transportasi atau mengubah rutinitas mereka.

Baca juga: Tips Memilih Karyawan Fresh Graduate Bagi Bisnis

Kesimpulan

Memastikan seluruh karyawan disiplin dan tidak datang terlambat sangat penting agar budaya perusahaan Anda terjaga dengan baik dan meningkatkan produktivitas karyawan Anda.

Selain itu, jika karyawan Anda sudah terlalu sering mengalami keterlambatan ini bisa menjadi penanda bahwa mereka memiliki masalah serius yang harus dibicarakan supaya tidak mengganggu performa.

Pastikan juga Anda menggunakan alat yang memudahkan bisnis dan karyawan Anda dalam melakukan pencatatan kehadiran dengan alur yang mudah dan praktis, salah satunya adalah menggunakan software HR dan payroll Gajihub.

Dengan Gajihub Anda bisa melakukan penghitungan payroll, pencatatan kasbon, dan menghitung tunjangan dengan mudah karena sistem Gajihub sudah terintegrasi dengan fitur absensi karyawan melalui smartphone.

Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.