Pedoman Penggajian Sesuai Undang-Undang di Indonesia

Baik Anda baru memulai bisnis kecil Anda, mempekerjakan karyawan baru, atau memperluas organisasi Anda, akan lebih baik untuk Anda jika Anda membaca tentang undang-undang dan pedoman penggajian. Undang-undang penggajian ada untuk melindungi pekerja dan pemilik bisnis dan memastikan bahwa pekerja dibayar secara adil dan tepat waktu untuk tenaga kerja yang mereka berikan.

Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan dasar-dasar pedoman penggajian beserta regulasi yang mengaturnya di Indonesia.

Kami juga akan meninjau beberapa tips dan alat yang dapat Anda terapkan di tempat kerja Anda untuk membantu Anda dalam melakukan proses penggajian lebih mudah dan lebih baik.

Apa itu Pedoman Penggajian?

Pedoman penggajian adalah undang-undang yang diberlakukan oleh pemerintah untuk memastikan bahwa pemilik bisnis membayar pekerjanya secara adil, tepat waktu, dan penuh. Nilai besaran gaji mungkin sangat bervariasi menurut provinsi, kabupaten, dan kota.

Namun, selalu menjadi tanggung jawab pemilik bisnis untuk memastikan bahwa mereka tetap mematuhi peraturan apa pun yang mungkin ada di tempat mereka beroperasi. Ini berlaku bahkan jika bisnis mereka beroperasi di banyak tempat.

Undang-undang penggajian sangat bervariasi, dan undang-undang yang berbeda mungkin berlaku untuk kontraktor buruh tani daripada berlaku untuk pekerja pabrik dengan perjanjian kerja bersama. Contoh undang-undang penggajian meliputi:

• Persyaratan upah minimum
• Peraturan ketepatan waktu
• Waktu lembur
• Waktu cuti
• Waktu sakit
• Cuti melahirkan
• Pedoman penggajian juga dapat mencakup persyaratan pajak

Baca juga: Pengertian Audit Payroll, Manfaat, dan Tahapannya

Metode Penyusunan dalam Pedoman Penggajian

Penyusunan pedoman penggajian menggunakan dua metode utama, yakni analisis jabatan dan evaluasi jabatan. Lebih jauh, mari kita bahas dua metode ini secara mendalam

Analisis jabatan

Analisis jabatan adalah proses sistematik untuk menentukan keterampilan, tugas tugas, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan dalam sebuah organisasi. Analisis jabatan menghasilkan dua jenis informasi: deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.

Analisis jabatan menyediakan informasi penting bagi evaluasi jabatan, yakni sebuah proses untuk menentukan nilai relatif sebuah jabatan dalam hubungannya dengan jabatan lain.

Evaluasi jabatan

Dalam evaluasi jabatan, dilakukan pembandingan secara sistematik antara jabatan dan nilainya untuk mengembangkan struktur balas jasa atau gaji yang rasional. Evaluasi jabatan juga dilakukan untuk nenentukan jenjang atau tarif gaji yang tepat jabatan.

Baca juga: Karyawan Temporer: Pengertian dan Aturannya di Indonesia

Komponen Penting dalam Pedoman Penggajian beserta Undang-undangnya

Berikut adalah beberapa komponen penting yang harus Anda perhatikan dalam melakukan proses penggajian karyawan Anda sesuai undang-undang yang berlaku:

Nominal dan komponen penggajian

UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 yang direvisi melalui Omnibus Law, Pasal 88 A ayat (3), menyebutkan bahwa pengusaha wajib membayar upah kepada pekerja/buruh sesuai dengan kesepakatan.

Ketentuan itu ditegaskan lagi dalam PP Pengupahan No 36 Tahun 2021, Pasal 53, bahwa pembayaran upah oleh pengusaha dilakukan berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Artinya, baik nominal dan komponen penggajian ditentukan berdasarkan kesepakatan. Sebagai contoh, jika karyawan dijanjikan gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan BPJS dalam kontrak kerja, maka komponen-komponen tersebut wajib ada dalam perhitungan dan pembayaran gaji karyawan bersangkutan. Jumlahnya harus sesuai dengan yang disepakati.

Tanggal penggajian

PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur bahwa gaji harus dibayarkan dalam mata uang Indonesia atau rupiah, dan dibayarkan seluruhnya pada setiap periode dan per tanggal pembayaran upah. Jangka waktu pembayaran gaji tidak boleh lebih dari satu bulan.

Tanggal pembayaran gaji disepakati antara karyawan dan pengusaha. Apabila jatuh pada hari libur atau istirahat mingguan, maka pelaksanaan pembayaran gaji diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Jadi, tidak ada masalah apakah gaji dibayarkan pada akhir bulan atau awal bulan, selama hal ini disepakati kedua pihak. Namum satu hal yang harus pemilik bisnis tahu adalah bahwa gaji tidak boleh dicicil.

Baca juga: Pengertian Masa Probation dan Aturannya di Indonesia

Cara pembayaran gaji

PP Pengupahan, Pasal 57, memberikan dua cara pembayaran gaji karyawan, yaitu secara langsung atau melalui bank. Apabila dibayarkan melalui bank, maka gaji harus sudah dapat diuangkan oleh karyawan pada tanggal penggajian yang disepakati.

Artinya, perusahaan perlu mengantisipasi proses transfer antar-bank yang membutuhkan waktu agar gaji tidak terlambat masuk ke rekening karyawan. Misalnya, admin penggajian bisa melakukan transfer satu atau dua hari sebelum tanggal penggajian. Bagaimana jika terlambat?

Aturan di PP Pengupahan memberikan toleransi keterlambatan pembayaran gaji selama 3 hari. Apabila penggajian terlambat hingga 4 hari atau lebih, maka pengusaha dikenai denda tanpa menghilangkan kewajiban pembayaran gaji.

Perhitungan gaji

Dalam perhitungan gaji karyawan, terdapat beberapa kaidah yang harus diikuti oleh perusahaan, antar lain:

1. Gaji pokok sekurang-kurangnya 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap. Gaji pokok dan tunjangan tetap tidak boleh di bawah ketentuan upah minimum.
2. Upah lembur  wajib dibayar oleh pengusaha yang mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja, atau pada istirahat mingguan, atau pada hari libur resmi. Perhitungan upah lembur menggunakan upah per jam mengikuti ketentuan PP No 35 Tahun 2021 Pasal 31.
3. Pendapatan non-upah yang wajib dibayar oleh pengusaha adalah tunjangan hari raya (THR) keagamaan yang besarnya 1 bulan upah untuk karyawan dengan masa kerja satu tahun atau lebih.
4. Pendapatan non-upah yang dapat dibayar oleh pengusaha adalah insentif, bonus, uang pengganti fasilitas kerja, dan uang service pada usaha tertentu.
5. Perhitungan BPJS dalam penggajian mengikuti ketentuan yang telah diatur, untuk selengkapnya Anda bisa membacanya melalui tautan ini.
6. Perhitungan pajak penghasilan karyawan mengikuti ketentuan terbaru tarif PPh 21 wajib pajak orang pribadi  dalam UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan (HPP).

Baca juga: Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan dan Aturannya di Indonesia

Data perhitungan gaji

Data yang dibutuhkan dalam perhitungan gaji dapat dibedakan menjadi dua, yaitu data konstan dan data variabel.

Data konstan bersifat tetap atau tidak berubah setiap bulan, contohnya adalah data personal karyawan seperti nama, divisi, golongan jabatan, NPWP, PTKP, nominal gaji pokok, dan iuran BPJS. Sementara data variabel bersifat tidak tetap, contohnya adalah jumlah kehadiran, jam lembur, bonus, dan denda.

Prosedur penggajian

Setiap perusahaan memiliki prosedur sistem penggajian yang mungkin berbeda dari yang lain. Namun, pada umumnya prosedur penggajian melibatkan tahapan berikut:

1. HRD merekap data kehadiran karyawan, termasuk jumlah cuti dan izin/sakit dalam periode penggajian. Data ini berguna untuk perhitungan tunjangan kehadiran serta libur/cuti/izin yang dibayar dan yang tidak.
2. Menghitung setiap komponen penghasilan karyawan, seperti gaji, tunjangan, lembur, bonus, dan seterusnya.
3. Menghitung pajak PPh 21 atas penghasilan kena pajak karyawan bersangkutan
4. Mengalkulasi semua potongan gaji, seperti premi BPJS, pinjaman, dan pajak.
5. Menyusun slip gaji beserta daftar gaji seluruh karyawan
6. Bagian Finance mengevaluasi dokumen slip gaji beserta daftar gaji karyawan
7. Bagian Akuntansi menulis cek tunai sesuai nominal seluruh gaji karyawan
8. Melalui bank mitra, cek tunai ditransfer ke rekening tiap karyawan pada tanggal penggajian.

Baca juga: Apa itu PMTK dalam PHK? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Mudahkan Proses Payroll Sesuai dengan Pedoman Penggajian Menggunakan Gajihub

Kelola penggajian sesuai dengan pedoman dan undang-undang yang telah ditetapkan denganGajihub.

Software payroll dan HR Gajihub memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengelola pencatatan kehadiran karyawan, mengisi dan mengirimkan slip gaji, dan mengelola penggajian dengan mudah, semuanya di satu tempat.

Anda tidak perlu mengelola setiap kewajiban penggajian Anda di berbagai opsi perangkat lunak atau spreadsheet yang berbeda. Gajihub memungkinkan Anda tetap mudah melakukan pengelolaan catatan penggajian Anda dan tanggung jawab bisnis lainnya dengan dasbor yang cepat dan intuitif.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.