Saat mengevaluasi kebutuhan staf organisasi Anda, Anda mungkin menyadari bahwa Anda hanya membutuhkan seseorang untuk proyek atau satu wakut tertentu. Alih-alih merekrut dan mengikutsertakan karyawan penuh waktu untuk posisi yang mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, Anda dapat mempertimbangkan untuk mempekerjakan karyawan sementara atau temporer.
Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi beberapa alasan mengapa Anda harus mempekerjakan karyawan temporer, regulasi yang mengatur penggunaan tenaga kerja temporer, dan menjelaskan beberapa tantangan yang terkait dengan mempekerjakan karyawan sementara.
Apa itu Karyawan Temporer?
Karyawan temporer atau sementara adalah pekerja kontrak yang melakukan pekerjaan hanya untuk waktu yang singkat.
Karyawan temporer dapat dipekerjakan langsung oleh perusahaan atau bekerja untuk agen kepegawaian yang mengirim mereka untuk pekerjaan sementara.
Pekerjaan sementara berbeda dari posisi yang dipekerjakan lainnya karena jangka waktu pekerjaan yang singkat.
Namun, dalam beberapa kasus, perusahaan menggunakan pekerjaan sementara sebagai posisi percobaan.
Pekerja temporer juga dapat menggunakan pekerjaan ini untuk mencari tahu lebih banyak tentang bisnis sebelum menjadi karyawan penuh waktu.
Beberapa profesional memilih pekerjaan sementara atau “gig” berdasarkan bakat mereka. Pekerjaan di bidang seni kreatif seperti produksi film atau fotografi sering kali cocok dengan kategori ini.
Mengambil pekerjaan gig memungkinkan seorang profesional untuk mengejar pekerjaan yang fleksibel atau peluang berbasis proyek.
Baca juga: Gaji Pokok: Ketentuan dan Cara Mudah Menghitungnya
Mengapa perusahaan mempertimbangkan untuk mempekerjakan karyawan termporer?
Perusahaan biasanya mempekerjakan pekerja sementara ketika ada kebutuhan untuk staf paruh waktu atau musiman.
Ini biasanya terjadi ketika sebuah organisasi memiliki lowongan yang perlu mereka isi dengan cepat, kekurangan sumber daya, atau telah mengalami pertumbuhan yang cepat.
Misalnya, Anda mungkin mempekerjakan pekerja sementara ketika organisasi memiliki:
- Permintaan pelanggan musiman
- Karyawan yang mengambil cuti hamil atau cuti sakit
- Peningkatan sementara dalam pesanan manufaktur
- Kebutuhan jangka pendek yang didefinisikan dengan jelas
Selain memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengatasi kebutuhan staf yang mendesak, mempekerjakan karyawan sementara dapat membantu memastikan keamanan kerja bagi anggota permanen staf Anda.
Itu karena jika bisnis menghadapi kebutuhan perampingan, Anda dapat menghilangkan posisi sementara terlebih dahulu.
Ketika Anda mempekerjakan pekerja sementara, Anda juga mendapatkan fleksibilitas yang cukup besar. Anda dapat memperlakukan pekerjaan mereka sebagai masa percobaan, sehingga Anda dapat menemukan karyawan yang telah membuktikan bahwa mereka ideal untuk posisi tersebut dan perusahaan Anda.
Meskipun pekerja temporer diperlakukan seperti anggota staf biasa dalam hampir segala hal, mereka jarang menerima tunjangan karyawan.
Jika mereka menikmati tunjangan, seperti asuransi kesehatan, biasanya melalui agen temporer yang menempatkan mereka. Hal ini pada akhirnya dapat menghemat uang perusahaan Anda.
Baca juga: Pengertian Masa Probation dan Aturannya di Indonesia
Aturan Karyawan Temporer di Indonesia
Aturan karyawan temporer masuk kedalam Pelaksanaan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu dan Peraturan Pemerintah Nomor 35 tahun 2021 (PP 35/2021) tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja, yang merupakan aturan turunan dari UU Cipta Kerja No. 11 tahun 2020.
Penggunaan karyawan temporer diatur dalam perjanjian PKWT atau Perjanjuan Kerja Waktur Tertentu dan dapat dilaksanakan terhadap pekerjaan yang didasarkan atas jangka waktu, atau selesainya suatu pekerjaan tertentu, atau pekerjaan tertentu lainnya yang jenis dan sifat atau kegiatannya bersifat tidak tetap, dengan rincian sebagai berikut:
1. Pasal 5 ayat (1) PP 35/2021 mengatur PKWT berdasarkan jangka waktu, yaitu:
- Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama,
- Pekerjaan yang bersifat musiman, atau
- Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan.
2. Pasal 5 ayat (2) PP 35/2021 mengatur PKWT berdasarkan selesainya suatu pekerjaan tertentu, yaitu:
- Pekerjaan yang sekali selesai, atau
- Pekerjaan yang sementara sifatnya.
3. Pasal 5 ayat (3) dan Pasal 10 ayat (1) PP 35/2021 menyebut PKWT yang dapat dilaksanakan terhadap pekerjaan tertentu lainnya yang jenis dan sifat atau kegiatannya bersifat tidak tetap berupa pekerjaan tertentu yang berubah-ubah dalam hal waktu dan volume pekerjaan serta pembayaran upah Pekerja/buruh berdasarkan kehadiran, seperti perjanjian kerja hari
Baca juga: Download Surat Skorsing Karyawan Beserta Pengertian dan Komponennya
Karyawan temporer juga bisa dipekerjakan untuk pekerjaan yang bersifat musiman. Pekerjaan yang bersifat musiman merupakan pekerjaan yang pelaksanaannya tergantung pada (Pasal 7 (1) PP 35/2021):
- Musim/cuaca atau hanya dapat dilakukan pada musim tertentu atau cuaca tertentu
- Kondisi tertentu atau pekerjaan tambahan yang dilakukan untuk memenuhi pesanan atau target tertentu.
Pasal 4 ayat (2) PP 35/2021 juga menegaskan larangan diterapkannya PKWT atau perekutan karyawan temporer untuk pekerjaan yang jenis atau kegiatannya bersifat tetap. PKWT hanya dapat diterapkan pada pekerjaan yang selesai pada jangka waktu tertentu.
Baca juga: Cara Menghitung Jam Kerja Karyawan di Indonesia
Cara Merekrut Karyawan Temporer
Jika Anda memutuskan untuk mempekerjakan karyawan temporer atau kontingan, Anda dapat menggunakan struktur tertentu untuk menemukan kandidat yang tepat.
Ikuti langkah-langkah berikut ini agar berhasil merekrut karyawan temporer:
1. Tentukan apa yang dibutuhkan perusahaan
Menilai apakah karyawan sementara atau pekerja kontrak dapat melayani preferensi dan kebutuhan perusahaan dengan lebih baik daripada anggota tim penuh waktu.
Jika Anda mencari seseorang yang dapat melakukan tugas-tugas kantor yang lebih kecil atau lebih mendasar, Anda dapat memilih untuk mempekerjakan karyawan sementara jangka pendek atau jangka panjang.
Ini adalah opsi yang bermanfaat jika anggota staf meninggalkan posisi untuk sementara waktu untuk cuti panjang atau cuti yang direncanakan.
Anda juga dapat memilih untuk mempekerjakan karyawan temporer jika Anda ingin menguji seorang karyawan di posisi baru.
Jika Anda mencari seseorang untuk menyelesaikan tugas tertentu, seperti membuat desain grafis untuk selebaran atau mengelola server komputer, Anda mungkin lebih suka mempekerjakan pekerja sementara.
Karyawan ini biasanya memiliki keahlian khusus, jadi mereka mungkin hanya memerlukan pelatihan tentang kebijakan dan protokol perusahaan, bukan posisi atau tugasnya.
Baca juga: 4 Jenis dan 17 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan
2. Tulislah deskripsi pekerjaan yang menarik
Deskripsi pekerjaan yang efektif memberi kandidat persyaratan spesifik yang diperlukan untuk bekerja di posisi tersebut dan informasi untuk membantu mereka menentukan apakah mereka sangat cocok untuk peran tersebut.
Gunakan deskripsi pekerjaan untuk menentukan apakah posisi tersebut untuk karyawan sementara atau pekerja kontrak, karena penunjukan ini memberikan konteks penting tentang upah dan tunjangan, dan dapat menarik berbagai jenis kandidat.
Saat membuat daftar pekerjaan untuk karyawan kontrak sementara, cobalah untuk memasukkan komponen-komponen ini:
- Judul pekerjaan: Dengan menggunakan jargon yang sudah dikenal dari industri Anda, buatlah judul yang menjelaskan posisi apa yang dilamar karyawan dan gagasan tentang tanggung jawab apa yang dapat mereka harapkan untuk diselesaikan dalam peran tersebut.
- Garis besar tanggung jawab pekerjaan: Sertakan poin-poin komprehensif tentang tugas sehari-hari dan informasi relevan lainnya dalam bahasa yang ringkas. Pastikan untuk menyertakan peralatan apa yang akan mereka gunakan dan aspek fisik lainnya.
- Deskripsi kandidat ideal Anda: Cantumkan keterampilan yang disukai, pengalaman kerja, dan detail latar belakang untuk posisi ini untuk membantu pencari kerja memutuskan apakah mereka ingin melamar. Teliti tren industri apa pun yang ingin Anda gabungkan untuk pertama kalinya, seperti menambahkan komponen media sosial ke tim pemasaran.
- Garis waktu pekerjaan: Berikan tanggal kapan Anda mengharapkan kandidat memulai dan mengakhiri posisi tersebut. Mungkin akan sangat membantu untuk mengindikasikan apakah peluang ini berulang atau berpotensi menjadi peran penuh waktu.
Baca juga: Cara Menjadi Karyawan Tetap Paling Cepat dan Mudah
3. Rekrut kandidat Anda
Iklankan deskripsi pekerjaan Anda di berbagai lokasi, seperti berbagai situs web pekerjaan, untuk mengoptimalkan jumlah kandidat yang Anda terima.
Misalnya, banyak kontraktor sementara yang mencantumkan informasi mereka di situs web pekerjaan freelance atau mencari pekerjaan di daftar khusus industri atau Anda juga bisa mengunggah deskripsi ke platform media sosial perusahaan,
Untuk menyederhanakan dan mempercepat proses perekrutan, banyak perusahaan lebih suka menggunakan agen atau headhunter dari luar untuk menemukan kandidat yang cocok.
Agen-agen ini mempekerjakan karyawan mereka sendiri untuk mengisi posisi sementara di industri yang paling cocok dengan keterampilan mereka.
Mereka meninjau semua materi lamaran Anda, memberikan kandidat pelatihan yang diperlukan dan upaya orientasi, serta menangani dokumen penggajian mereka.
4. Evaluasi kandidat yang sesuai
Pilih sekitar 10 hingga 20 kandidat yang berpotensi kuat cocok untuk posisi tersebut dan persempit daftar ini menjadi sekumpulan kandidat yang lebih kecil untuk diwawancarai.
Hubungi mereka melalui email atau telepon untuk mengajukan serangkaian pertanyaan yang menentukan apakah mereka memiliki keterampilan dan pengalaman kerja yang diperlukan untuk bekerja secara efektif dalam peran tersebut.
Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan umum ini untuk membantu Anda menemukan dan menyaring kandidat yang kuat:
- Mengapa Anda tertarik pada posisi ini?
- Apa tiga kekuatan utama Anda?
- Bagaimana Anda menggambarkan etos kerja Anda?
5. Mewawancarai kandidat akhir Anda
Tergantung pada preferensi Anda, Anda dapat melakukan satu atau dua putaran wawancara. Karena Anda merekrut anggota tim sementara, mungkin akan sangat membantu untuk menilai kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan tempat kerja baru.
Penting untuk mengetahui bagaimana mereka akan mendekati situasi kerja sementara karena banyak karyawan kontrak sering kali dapat menyesuaikan diri dengan alur kerja dan protokol perusahaan pada tingkat yang lebih cepat daripada staf internal.
Cobalah untuk menjadwalkan 30 menit untuk setiap wawancara sehingga Anda memiliki cukup waktu untuk membahas topik yang ingin Anda bahas.
Jika Anda tertarik untuk berpotensi mempekerjakan kandidat sebagai karyawan penuh waktu di masa depan, mungkin akan sangat membantu untuk mengidentifikasi apakah kandidat tertarik untuk mengejar opsi itu selama wawancara.
Berikut ini adalah keterampilan tambahan yang mungkin Anda inginkan untuk dimiliki oleh karyawan sementara atau kontraktor:
- Manajemen waktu
- Organisasi
- Kolaborasi
Multitasking
6.. Merancang kontrak dengan tawaran pekerjaan
Jika Anda mempekerjakan seseorang sendiri, langkah berikutnya setelah mewawancarai dan memilih kandidat adalah menawarkan kontrak kepada mereka.
Pastikan untuk menyertakan jadwal posisi, ekspektasi mengenai jam kerja, tanggung jawab mereka dan kompensasi yang Anda setujui untuk diberikan.
Kontraktor sementara mungkin memiliki ketentuan tambahan, seperti siapa yang menangani biaya perjalanan dan pasokan atau prosedur apa pun yang terkait dengan informasi pajak.
Kontraktor mungkin memiliki permintaan atau persyaratan tambahan, seperti metode pembayaran yang disukai.
Baca juga: 13 Metrik Kinerja Karyawan yang Harus Anda Pantau
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai karyawan temporer, aturan yang berlaku di Indonesia, dan juga tips dalam merekrut karyawan temporer.
Baik karyawan tetap, kontrak atau temporer, memiliki hak dan kewajiban yang sama dalam proses organisasi dan budaya kerja.
Pastikan juga Anda menghadirkan proses kerja yang lebih baik dan efisien untuk para karyawan Anda dengan menghadirkan kemudahan dalam melakukan proses pencatatan kehadiran dan juga urusan yang menyangkut HR dengan menggunakan software payroll dan HR yang lebih modern seperti Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, karyawan Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan kehadiran, mengajukan cuti, dan melihat slip gaji mereka hanya melalui smartphone.
Di sisi lain, perusahaan juga akan mendapatkan kemudahan dengan memiliki sistem payroll yang terintegrasi, penghitungan tunjangan dan potongan gaji karyawan secara otomatis, dan kemudahan lainnya yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Gajihub.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.