Mengetahui cara menghitung jam kerja karyawan dapat membantu Anda memastikan mereka dibayar dengan jumlah yang benar. Ada banyak metode yang dapat Anda gunakan untuk melacak dan menghitung jam kerja. Anda harus memilih metode pencatatan waktu yang tepat dan mengajari anggota tim Anda cara menggunakannya sehingga semua jam kerja diperhitungkan.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan langkah demi langkah cara menghitung jam kerja dan cara melacak jam kerja karyawan, termasuk lembur berdasarkan regulasi yang ada di Indonesia.
Apa yang Dimaksud dengan Jam Kerja?
Jam kerja mengacu pada waktu yang dihabiskan karyawan untuk bertugas, baik di lokasi perusahaan atau bekerja dari jarak jauh. Ini adalah jam kerja standar karyawan, jam kerja yang dibayar atau dikontrak, dan tidak termasuk lembur yang dikerjakan oleh karyawan yang dikecualikan.
perhitungan jam kerja karyawan sudah diatur dalam UU Ketenagakerjaan pasal 77 sampai Pasal 85 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Undang-Undang No. 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja dan Undang-Undang No.35 tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.
Meskipun undang-undang upah dan ketenagakerjaan tidak menentukan bagaimana data harus dikumpulkan dan dikelola dan apakah aplikasi waktu dan kehadiran harus digunakan, namun undang-undang ketenagakerjaan menyatakan bahwa wajib menyimpan catatan jam kerja karyawan untuk karyawan per jam, karyawan yang tidak dikecualikan serta karyawan bergaji yang dikecualikan dan tidak dikecualikan.
Yang perlu diingat, jam istirahat di antara jam kerja harian tidak termasuk pada jam kerja tersebut, karena jam istirahat menjadi hak karyawan. Durasi istirahat juga sudah diatur minimal 30 menit setelah karyawan bekerja selama empat jam terus-menerus. Hal ini sesuai sudah diatur di Pasal 79 ayat (2) huruf a UU Ketenagakerjaan.
Pada pasal 80 UU Ketenagakerjaan juga dijelaskan bahwa perusahaan wajib memberikan kesempatan bagi pekerja untuk melaksanakan ibadah berdasarkan keyakinannya. Waktu untuk ibadah juga tidak termasuk waktu kerja.
Terlebih lagi, jika Anda mempekerjakan freelance atau tenaga kerja harian lepas pemerintah di organisasi Anda, maka Anda perlu memastikan bahwa Anda mematuhi persyaratan ketepatan waktu dan penghitungan upah.
Baca juga: Lead Time: Pengertian, Cara Hitung, dan Tips Menguranginya
Cara Menghitung Jam Kerja
Perhitungan jam kerja karyawan terbagi dalam dua pembagian waktu kerja, yaitu:
- Bila pada satu minggu memberlakukan enam hari kerja, maka per harinya karyawan bekerja selama tujuh jam atau 40 jam kerja dalam satu minggu.
- Bila pada satu minggu mencapai lima hari kerja maka per harinya karyawan bekerja selama delapan jam atau 40 jam kerja dalam satu minggu.
Cara menghitung waktu kerja dalam satu tahun
Jika terdapat 52 minggu dalam satu tahun, maka perhitungan jam kerja karyawan dalam 1 tahun bisa dihitung dengan cara:
52 minggu x 40 jam = 2080 jam kerja per tahun.
Seperti yang sudah disebutkan di atas jika ada dua pembagian waktu kerja menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, maka cara menghitung jam kerja karyawan seperti:
- 52 minggu x 5 (jumlah hari kerja per minggu) = 260 hari kerja per tahun
- 52 minggu x 6 (jumlah hari kerja per minggu) = 312 hari kerja per tahun
Baca juga: Cara Menghitung PPh Terutang Beserta Ketentuan dan Contohnya
Cara menghitung waktu kerja dalam satu bulan
Berdasarkan dari jumlah hari kerja satu tahun di atas, maka perhitungan jumlah hari kerja satu bulan yaitu:
- Perusahaan dengan 5 hari kerja seminggu: 260 hari kerja selama per tahun / 12 bulan = 22 hari kerja.
- Perusahaan dengan 6 hari kerja seminggu: 312 hari kerja selama per tahun / 12 bulan = 26 hari kerja.
Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?
Cara Melacak Jam Kerja Karyawan
Penting untuk menyimpan catatan akurat semua jam kerja anggota tim Anda sehingga mereka menerima bayaran untuk semua pekerjaan mereka.
Hal ini juga membantu untuk memiliki catatan terperinci jika terjadi audit. Berikut ini beberapa cara untuk melacak jam kerja karyawan Anda:
Kartu waktu tulisan tangan
Karyawan dapat menuliskan jam kerja mereka pada sebuah dokumen dan meneruskannya ke atasan mereka. Biasanya karyawan menyerahkan kartu waktu tulisan tangan sekali seminggu atau setiap dua minggu.
Jam waktu mekanis
Jam waktu mekanis adalah perangkat di mana karyawan menempatkan kartu waktu kertas ketika mereka mulai dan berhenti bekerja. Mesin menandai tanggal dan waktu pada kartu waktu, dan pemberi kerja dapat menghitung jam kerja dengan informasi ini.
Jam waktu elektronik
Jam waktu elektronik mengikuti prinsip yang sama dengan jam waktu mekanis, tetapi tanpa kertas. Karyawan menunjukkan lencana di depan perangkat, dan perangkat ini akan menstempel kartu waktu digital untuk mencatat tanggal, waktu mulai dan akhir.
Beberapa jam waktu elektronik dapat beroperasi dengan sidik jari atau nomor PIN.
Baca juga: Pengertian ROA (Return On Asset) dan Cara Menghitungnya
Time clock software
Karyawan dapat mencatat waktu kerja mereka dengan perangkat lunak jam di komputer atau perangkat seluler. Mereka masuk ke situs web atau aplikasi, kemudian cukup klik tombol untuk masuk dan keluar.
Beberapa perangkat lunak dapat diaktifkan di lokasi untuk memastikan karyawan masuk dan keluar saat bekerja, salah satunya adalah Gajihub.
Aplikasi mobile Gajihub bisa secara otomatis menghitung jam kerja hanya melalui smartphone, dimanapun dan kapanpun. Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Sistem Upah dan Cara Menghitungnya
Apa yang Dimaksud dengan Full Time?
Full time adalah waktu maksimum seorang karyawan dapat bekerja dalam periode tertentu. Seperti yang kita tahu, undang-undang ketenagakerjaan telah menetapkan batas atas jumlah jam kerja karyawan setiap minggu.
Depnaker menyatakan jumlah maksimum karyawan yang dapat bekerja per minggu adalah 40 jam, dan jam tambahan dianggap lembur.
Pengusaha dapat menetapkan jumlah yang berbeda untuk waktu penuh selama tidak melebihi 40 jam per minggu. Misalnya, sebuah perusahaan dapat menganggap 32 jam per minggu sebagai waktu penuh bagi karyawannya.
Perusahaan yang memiliki 50 karyawan atau lebih diharuskan menawarkan tunjangan, seperti asuransi kesehatan, kepada karyawan mereka jika mereka bekerja penuh waktu atau full time.
Baca juga: Cara Menghitung Produktivitas dan Rumus Menghitungnya
Apa yang Dimaksud dengan Part Time?
Part time atau paruh waktu adalah waktu kerja di bawah batas waktu penuh seperti yang ditentukan oleh pemberi kerja.
Tidak ada peraturan tentang berapa jam per minggu adalah paruh waktu. Pemberi kerja biasanya menetapkan batas atas jam kerja paruh waktu setengah dari jam kerja penuh waktu atau lebih sedikit. Misalnya, perusahaan dapat menetapkan jam paruh waktu pada 20 hingga 25 jam per minggu.
Posisi paruh waktu biasanya tidak memiliki manfaat yang sama dengan pekerjaan penuh waktu. Beberapa bisnis mungkin menawarkan tunjangan kepada karyawan paruh waktu, meskipun mereka tidak diharuskan untuk melakukannya.
Baca juga: Cara Menghitung Gaji Bersih yang Wajib Diketahui Karyawan dan Pemilik Bisnis
Apa itu Over Time?
Over time atau lembur adalah jam kerja karyawan yang melebihi waktu penuh. Dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UUK 13/2003) pemerintah juga menetapkan peraturan lembur karyawan.
Karyawan dapat bekerja secara lembur paling banyak 3 jam dalam satu hari dan 13 jam dalam satu minggu.
Mengenai nilai lembur sendiri, tertuang seperti berikut:
1. Lembur pada Hari Kerja
Rate upah lembur adalah 1,5x upah sejam pada jam pertama lembur dan 2x upah sejam pada jam seterusnya.
2. Lembur pada Hari Libur Istirahat dan Hari Libur Nasional
- Untuk perusahaan dengan 5 hari kerja, rate adalah 2x upah sejam untuk 8 jam pertama, 3x upah sejam untuk jam ke-9 dan 4x upah sejam untuk jam ke-10 dan ke-11.
- Untuk perusahaan dengan 6 hari kerja, rate adalah 2x upah sejam untuk 7 jam pertama, 3x upah sejam untuk jam ke-8, dan 4x upah sejam untuk jam ke-9 dan ke-10.
- Untuk hari libur yang jatuh pada hari kerja terpendek (misalnya Jumat), rate adalah 2x upah sejam untuk 5 jam pertama, 3x upah sejam pada jam ke-6, dan 4x upah sejam pada jam ke-7 dan ke-8.
Keterangan: upah lembur per 1 jam dihitung dengan rumus 1/173 x upah sebulan, yaitu upah pokok sebulan 100% beserta tunjangan tetap atau 75% upah pokok apabila Anda mendapatkan tunjangan tetap dan tidak tetap (Peraturan Kemenakertrans No. KEP. 102/MEN/VI/2004 Pasal 8 Ayat (2)).
Baca juga: Pengertian Prorata dan Cara Menghitung Gaji Prorata
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai car menghitung jam kerja beserta cara menghitungnya dan regulasi yang mengaturnya. Untuk memudahkan perusahaan dalam menghitung jam kerja karyawan dan terintegrasi maksimal dengan proses payroll, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR yang sudah digunakan banyak bisnis dan memiliki fitur lengkap yang mudah digunakan. Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
2 thoughts on “Cara Menghitung Jam Kerja Karyawan di Indonesia”