Apakah Anda mengetahui apa itu lead time? Di banyak industri, manajemen persediaan yang efektif dan rantai pasok yang optimal sangatlah penting. Sangat penting bagi peritel untuk menggunakan pengukuran yang tepat untuk menjamin bahwa pesanan konsumen tidak membutuhkan waktu yang luar biasa lama untuk tiba.
Salah satu statistik tersebut adalah lead time atau waktu persiapan yang penting untuk manajemen persediaan yang efektif.
Dalam artikel ini, kami mendefinisikan lead time, memberikan rumus untuk menghitungnya, menjelaskan mengapa hal itu penting, dampak yang dapat ditimbulkannya, faktor-faktor yang mungkin mempengaruhinya, menguraikan cara mempersingkat lead time dalam bisnis.
Apa yang Dimaksud dengan Lead Time?
Lead time juga dikenal sebagai waktu persiapan, dan mengacu ke waktu antara dimulainya suatu prosedur dan penyelesaiannya.
Akibatnya, waktu persiapan manufaktur mencakup waktu yang diperlukan untuk mencari dan menyiapkan bahan baku dan waktu yang diperlukan untuk menghasilkan produk jadi dan mengirimkannya.
Dalam manajemen proyek, istilah ini juga bisa merujuk ke waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu atau urutan tugas terkait. Berikut ini beberapa istilah kunci:
- Customer time: Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan pelanggan.
- Material time: Waktu yang diperlukan untuk menerima bahan dari pemasok setelah melakukan pemesanan awal.
- Waktu produksi/pabrikasi: Waktu yang diperlukan produsen untuk menyelesaikan pesanan setelah pedagang menempatkannya.
- Waktu kumulatif: Waktu yang diperlukan untuk memproduksi produk dari awal hingga akhir, dari perolehan bahan baku hingga sub-perakitan potongan-potongan yang terkait.
Ada beberapa istilah lain yang perlu diperhatikan juga:
- Cycle time: Jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu, atau siklus, dari awal hingga akhir.
- Takt time: Durasi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan klien.
Baca juga: 15 Etika Mengirim Email dan Contoh Email yang Baik
Rumus untuk Menghitung Lead Time
Ketika meramalkan persediaan, Anda dapat memperhitungkan waktu. Keadaan dapat menentukan metode yang Anda gunakan.
Prosedur yang berbeda memiliki komponen yang berbeda, yang memengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan. Dalam manajemen persediaan, waktu ini adalah lamanya waktu yang berlalu antara pesanan pembelian untuk mengisi ulang produk dan waktu pesanan diterima di gudang.
Lead time pesanan dapat bervariasi tergantung pada pemasok dan semakin banyak pemasok dalam rantai, semakin lama durasi waktunya.
Di bawah ini adalah rumus untuk menghitungnya:
Rumus untuk menghitung waktu produksi
Rumus yang Anda gunakan untuk menghitung durasi waktu dapat bervariasi tergantung pada situasinya. Waktu produksi, misalnya, dapat memperhitungkan pra-pemrosesan (perencanaan), pemrosesan (pengadaan dan manufaktur), dan pasca-pemrosesan (pengiriman).
Berikut ini adalah bagaimana kelihatannya:
Waktu produksi = waktu pra-pemrosesan + waktu pemrosesan + waktu pasca-pemrosesan
Baca juga: Tips dan Cara Mengurangi Downtime dalam Proses Produksi
Rumus untuk menghitung waktu persediaan
Ada dua aspek penting yang perlu dipertimbangkan ketika memperkirakan durasi waktu dalam manajemen persediaan: penundaan pasokan (waktu antara pemesanan dan penerimaan produk) dan penundaan pemesanan ulang (periode Anda menunggu sebelum memesan persediaan).
Kedua variabel ini menunjukkan berapa lama pemasok membutuhkan waktu untuk memproses dan memenuhi pesanan.
Berikut adalah rumus yang digunakan untuk menghitung waktu persediaan:
Waktu persiapan = penundaan pemesanan ulang + penundaan pasokan
Jika Anda masih kesulitan menghitungnya, Anda dapat menggunakan kalkulator khusus.
Anda dapat menggunakan hasil perhitungan ini bersama dengan perangkat lunak manajemen inventaris untuk menjadwalkan tanggal pengiriman, mengotomatiskan bagian dari proses tersebut.
Baca juga: Part Time Adalah: Ini Pengertian, Jenis, dan Tips Mengelolanya
Contoh Penghitungan Lead Time
Untuk lebih memahaminya, berikut ini adalah sebuah contoh:
Sebuah merek perhiasan menjual kalung yang sudah dibuat sebelumnya dan dibuat sesuai pesanan. Ini dapat mencakup pra-pemrosesan, pemrosesan, dan pasca-pemrosesan dalam perhitungannya untuk menentukan jumlah yang diperlukan mereka untuk menyelesaikan proses.
Pesanan diambil sehari setelah pelanggan memesannya, yang dikenal sebagai pra-pemrosesan, dan dibutuhkan waktu dua minggu untuk membuat item sesuai pesanan, yang dikenal sebagai pemrosesan.
Diperlukan waktu hingga tiga hari untuk sampai ke konsumen setelah dikemas dan dikirim, yang dikenal sebagai pasca-pemrosesan.
Rumus waktu produksi terlihat seperti ini:
1 hari + 14 hari + 3 hari = 18 hari
Menempatkan pesanan untuk barang siap pakai mungkin memiliki waktu yang lebih singkat, hanya membutuhkan dua hari dalam tahap pemrosesan:
1 hari + 2 hari + 3 hari = 6 hari
Waktu persiapan yang akurat untuk kedua jenis produk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan menciptakan harapan yang jelas.
Baca juga: Overtime Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Penghitungannya
Mengapa Lead Time Sangat Penting bagi Manajemen Persediaan
Lead time merupakan komponen penting dari manajemen persediaan. Bisnis dapat menjamin bahwa mereka memahami dengan jelas pentingnya dan dapat mengendalikannya.
Jika tidak, bisa ada dampak yang signifikan, termasuk penundaan konsumen. Memang, jika durasi yang ditetapkan untuk produksi dan pengiriman runtuh, hal ini dapat menciptakan siklus negatif, dengan waktu persiapan yang memburuk karena rantai pasokan menjadi tersumbat karena meningkatnya jumlah unit yang dibutuhkan.
Hal ini bisa menyebabkan penundaan pelanggan yang berkepanjangan, sehingga terus memburuk.
Waktu persiapan yang tidak ditangani dengan baik dapat menyebabkan pasokan habis dan pelanggan tidak dapat menyelesaikan pesanan mereka.
Manajemen pesanan yang tidak memadai dapat merusak reputasi perusahaan dan menyebabkannya kehilangan pelanggan ke pesaing. Akibatnya, sangat penting bagi Anda untuk melakukan segala sesuatu yang mungkin untuk mengendalikannya seefektif mungkin.
Baca juga: 15 Pekerjaan untuk Introvert, Bisa Kerja dari Rumah!
Dampak dari Lead Time yang Lebih Lama
Ketika pemasok tidak dapat mengirimkan pesanan pembelian tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat, hal ini dapat mengganggu produktivitas.
Hal ini membuat bisnis hanya memiliki stok yang ada di tangan mereka untuk memenuhi pesanan; jika stok ini tidak sesuai dengan permintaan pelanggan sampai pasokan baru tiba, pelanggan mungkin mengalami penundaan atau pesanan yang tidak terpenuhi.
Durasi waktu persiapan bisa berdampak signifikan pada pengalaman pelanggan. Konsumen sekarang memiliki banyak pilihan, dan mudah bagi mereka untuk memindahkan bisnis mereka ke tempat lain jika mereka memiliki pengalaman yang buruk dengan pedagang.
Jika pesanan mereka tertunda, atau pelanggan tidak dapat menemukan apa yang mereka cari, mereka cenderung mencari di tempat lain.
Jika waktu persiapan secara teratur sangat lama, biaya penyimpanan dapat dengan cepat naik karena bisnis dapat menyimpan volume inventaris yang lebih besar untuk memenuhi permintaan.
Hal ini dapat menaikkan harga produk dan membuat perusahaan menjadi kurang fleksibel; meluncurkan produk baru mungkin lebih sulit karena persediaan lama menjadi lebih sulit untuk dipindahkan.
Baca juga: Knowledge Management: Pengertian, Manfaatnya, dan Contohnya
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Lead Time
Faktor-faktor yang tidak dapat diramalkan terkadang dapat berdampak negatif pada waktu persiapan. Misalnya, retailer mungkin menghadapi gangguan rantai pasokan yang substansial atau sedang jika pandemi terjadi.
Faktor-faktor lain dapat secara drastis mengganggu jaringan pasokan. Pengangkutan dan pengiriman mungkin tertunda, menyebabkan persediaan terbatas, meningkatkan waktu persiapan. Bea cukai dapat memperketat pemeriksaan di pelabuhan, menunda impor dan meningkatkan waktu persiapan.
Bisnis juga dapat menemukan bahwa pemasok mereka tidak dapat memenuhi kesepakatan mereka dan tidak menepati janji mereka.
Inilah sebabnya mengapa penting untuk memastikan bahwa Anda yakin dengan kemampuan mereka untuk memberikan apa yang diharapkan dari mereka ketika Anda memilih pemasok.
Karena jaringan pasokan perusahaan menjadi lebih luas dan canggih, beberapa masalah yang berkembang mungkin tidak dapat dihindari.
Hal ini mungkin kemungkinan besar memiliki dampak jangka pendek, tetapi karena organisasi dan pemasok menjadi lebih akrab dengan kebutuhan satu sama lain, waktu persiapan mungkin mulai membaik.
Baca juga: Company Value: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya
Tips Untuk Mempersingkat Lead Time
Bisnis dapat mengambil berbagai metode untuk mempersingkat lead time. Berikut ini beberapa di antaranya:
Berikan insentif
Kewajiban kontrak dapat mencakup insentif keuangan untuk mencapai target waktu atau punishment jika gagal memenuhinya. Ini bisa menjadi metode yang efektif untuk menjaga agar penyedia tetap fokus pada pemenuhan waktu persiapan yang diperlukan.
Kurangi aktivitas yang tidak bernilai tambah
Organisasi dapat melakukan pemetaan aliran nilai untuk menentukan operasi yang tidak bernilai tambah yang menyebabkan lead time meningkat.
Buatlah daftar kegiatan ini dan hilangkan yang tidak perlu bagi perusahaan sambil mempertahankan yang berdampak baik pada kualitas produk.
Ubah metode pengiriman
Perusahaan juga dapat merencanakan teknik pengiriman yang lebih cepat daripada yang sekarang atau menawarkan pengiriman yang lebih sering.
Pemasok mungkin lebih suka metode pengiriman yang lebih lambat yang menghasilkan penghematan biaya yang lebih besar.
Bertransisi ke metode pengiriman yang lebih fleksibel dapat memangkas waktu yang dihabiskan secara bertahap, tetapi mungkin menimbulkan biaya tambahan.
Cari sumber lokal
Jika bahan baku yang diimpor oleh perusahaan tersedia secara lokal, perusahaan dapat beralih ke pemasok lokal, selama tidak mengorbankan kualitas produk.
Membeli barang secara lokal daripada dari vendor asing meminimalkan waktu yang dihabiskan karena barang diangkut dalam jarak yang lebih pendek.
Baca juga; 16 Teknik Pengambilan Keputusan yang Bisa Digunakan Pemimpin
Lakukan integrasi vertikal
Ini mungkin memerlukan penggabungan proses dari dua pemasok atau proses produksi perusahaan. Misalnya, jika perusahaan memproduksi dan merakit komponen di tempat yang berbeda, perusahaan dapat menggabungkan dua operasi secara internal.
Hal ini meminimalkan waktu yang diperlukan untuk membawa suku cadang dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Mengotomatisasi proses
Kesalahan manusia bisa menyebabkan penundaan waktu persiapan ketika orang yang bertanggung jawab untuk memesan stok baru terlambat menghubungi pemasok.
Ketika stok hampir habis, perusahaan dapat menggunakan sistem Vendor-Managed Inventory (VMI) atau Vendor-Owned Inventory (VOI) untuk mengisinya secara otomatis.
Metode seperti ini mengurangi waktu persiapan karena pemasok menerima permintaan sebelum perusahaan kehabisan stok.
Baca juga: 11 Tips Meminimalisir Kecelakaan Kerja
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai lead time dan juga cara mengurangi lead time dalam bisnis Anda. Lead time yang panjang akan menyebabkan dampak yang buruk baik bagi operasional bisnis dan juga konsumen Anda.
Pastikan Anda menggunakan strategi dan alat yang tepat dalam bisnis sehingga tidak ada pemborosan waktu dan seluruh proses kerja Anda menjadi lebih efisien.
Untuk proses HR dan payroll misalnya, Anda bisa menggunakan sistem HR yang modern untuk membuat pengelolaan manajemen HR yang lebih baik dan mudah, misalnya dengan menggunakan Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau dan sudah dipercaya oleh banyak pemilik bisnis di Indonesia.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
2 thoughts on “Lead Time: Pengertian, Cara Hitung, dan Tips Menguranginya”