Tips dan Cara Mengurangi Downtime dalam Proses Produksi

Mengurangi downtime adalah hal penting, terutama dalam proses produksi. Dalam industri manufaktur, downtime adalah musuh terbesar produktivitas.

Setiap kali mesin, jalur perakitan, atau bahkan seluruh fasilitas seharusnya memproduksi produk tetapi tidak karena beberapa jenis masalah, bisnis kehilangan pendapatan penting. Ketika downtime terjadi di area tertentu, produktivitas area itu turun menjadi nol.

Karena kurangnya produksi selama downtime, hal ini bisa sangat merugikan perusahaan, terutama di industri pengolahan makanan. Terutama ketika peristiwa downtime tidak terduga, biaya sering kali tetap sama sementara tidak ada pendapatan yang dihasilkan, yang menyebabkan penurunan laba.

Untuk alasan-alasan yang disebutkan di atas, upaya untuk mengurangi downtime adalah prioritas utama bagi produsen atau pemilik bisnis manufaktur.

Itulah sebabnya mengapa kemampuan memantau dan mengurangi downtime secara efisien sangat penting bagi perusahaan yang bersaing dengan margin tipis, seperti produsen makanan misalnya.

Pada artikel kali ini kami akan membahas cara mengurangi downtime dalam proses produksi dan tips yang bisa Anda gunakan dalam proses bisnis.

Apa itu Downtime?

Downtime adalah penghentian produksi yang tidak direncanakan. Ini mengganggu operasi dan dapat berdampak signifikan terhadap margin keuntungan. Jika dibiarkan, hal ini dapat mengganggu efisiensi pekerja, perencanaan inventaris, dan siklus serta waktu tunggu.

Proses pemeliharaan atau maintenance yang direncanakan seperti pembaruan perangkat lunak, peningkatan perangkat keras, dan pemeliharaan preventif adalah bagian dari operasi reguler, biasanya tidak dianggap sebagai ‘downtime’.

Downtime terencana dan tidak terencana

Pertama, perbedaan dasar: downtime bisa direncanakan atau tidak direncanakan.

Downtime  yang tidak direncanakan terjadi ketika ada kejadian tak terduga seperti kegagalan peralatan, atau gangguan dalam rantai pasokan. Atau, downtime dapat direncanakan – misalnya, peralatan manufaktur dapat dihentikan untuk pemeliharaan preventif.

Apa pun itu, jika tidak dikelola dengan baik, downtime dapat menyebabkan masalah besar bagi bisnis.

Baca juga: Apa Kekurangan Anda dan Jawaban Terbaik Menurut HRD

Apa yang Menyebabkan Downtime yang Tidak Direncanakan?

Beberapa penyebab downtime cukup dapat diprediksi – dan karena itu dapat dicegah – sementara yang lain muncul entah dari mana.

Di sini kita melihat penyebab downtime yang tidak terencana, yang termasuk dalam tiga kategori besar, yaitu kegagalan aset, masalah rantai pasokan, dan kejadian yang tidak terduga.

1. Kegagalan aset

Penyebab paling umum dari downtime yang tidak terencana adalah kerusakan, malfungsi, atau kegagalan total aset – baik peralatan maupun perangkat lunak. Makalah penelitian ServiceMax tahun 2021 tentang downtime menemukan bahwa hal ini terjadi pada hampir separuh dari semua gangguan.

Kemungkinan penyebab kegagalan aset meliputi:

• Kemacetan mesin dan kegagalan suku cadang. Hal ini dapat menyebabkan malfungsi peralatan dan downtime .
• Kelebihan beban mekanis. Bahkan dengan semua perawatan di dunia, suku cadang bisa rusak karena kelebihan beban mekanis, yang menyebabkan downtime yang tidak direncanakan. Setelah kegagalan perangkat keras dan perangkat lunak, penelitian ServiceMax tahun 2021 menunjukkan bahwa ini adalah penyebab paling umum kedua dari downtime yang tidak direncanakan.
• Kesalahan pengguna. Operator dan/atau teknisi yang terampil diperlukan untuk menggunakan dan memelihara berbagai macam mesin yang digunakan produsen. Hal ini menyisakan ruang lingkup untuk kesalahan manusia, dan hanya dibutuhkan satu kesalahan untuk menyebabkan masalah pada peralatan.
• Serangan dunia maya. Serangan siber menjadi semakin umum dan dapat mematikan bisnis manufaktur. Serangan Ransomware dapat mengunci bisnis dari sistem TI-nya sendiri sehingga mereka hanya mendapatkan kembali akses jika mereka membayar peretas. Dan bahkan ketika tebusan dibayarkan, beberapa perusahaan tidak mendapatkan data mereka kembali. Produsen dan distributor berisiko terkena serangan seperti ini: setengah dari bisnis ini terkena pelanggaran siber dalam 12 bulan sebelum survei Sikich 2019.

Baca juga: Pengertian Program Kerja dan Cara Membuatnya

2. Masalah rantai pasokan

Banyak diskusi tentang downtime yang tidak direncanakan berfokus pada kegagalan aset, tetapi downtime juga dapat disebabkan oleh kurangnya bahan baku. Alasan umum kekurangan bahan baku dan kehabisan stok meliputi:

• Perubahan tak terduga dalam permintaan pelanggan
• Masalah di hulu dalam rantai pasokan
• Janji yang tidak dapat dicapai yang dibuat kepada klien
• Visibilitas dan pengawasan waktu tunggu yang tidak memadai
• Tingkat persediaan pengaman yang tidak memadai
• Menugaskan inventaris ke beberapa proses produksi secara tidak sengaja
• Persediaan yang kadaluwarsa

3. Peristiwa yang tidak dapat diperkirakan

Peristiwa spontan seperti banjir, kebakaran, gempa bumi dan pemadaman listrik semuanya dapat menyebabkan downtime – tetapi itu tidak berarti produsen tidak dapat melindungi bisnis mereka dari masalah ini sama sekali.

Kita akan melihat bagaimana bisnis dapat merencanakan – dan mencegah – downtime yang tidak terencana di bagian terakhir artikel ini.

Baca juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya

Bahaya downtime dalam bisnis

Di atas segalanya, downtime itu mahal.

Biaya rata-rata insiden downtime adalah $17.000. Ditambah dengan fakta bahwa 70% perusahaan tidak mengetahui jadwal pemeliharaan untuk peralatan industri mereka, dan Anda akan mendapatkan noda yang mahal pada kuota produksi Anda.

Downtime juga sangat tidak efisien. Ketika peralatan tidak berfungsi, produsen meningkatkan waktu tunggu dan kehilangan waktu produksi yang berharga.

Hal ini dapat membuat pelanggan marah karena tidak menerima produk mereka tepat waktu. Tergantung pada apakah mereka meninggalkan ulasan negatif, Anda bisa kehilangan pelanggan baru secara eksponensial.

Tips dan Cara Mengurangi Downtime

Ada banyak taktik yang dapat digunakan untuk mengurangi downtime, tetapi banyak di antaranya dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori utama: pemeliharaan mesin dan fokus pada karyawan Anda.

Berikan pelatihan perawatan

Jika memungkinkan, latihlah karyawan dalam pemeliharaan mesin dasar untuk mesin yang mereka gunakan karena ini  dapat menghilangkan peristiwa downtime singkat.

Jika karyawan dilatih untuk memperbaiki atau memperbaiki masalah sederhana dengan mesin mereka atau untuk melakukan pemeliharaan rutin sederhana seperti pembersihan dan pelumasan, mereka akan dapat berkontribusi pada pengurangan kejadian downtime.

Hal ini dapat menghemat banyak waktu karena masalah kecil atau penghentian tidak akan memerlukan spesialis untuk datang untuk memperbaiki mesin sesering mungkin.

Baca juga: Mengetahui Siklus Manajemen Kinerja Secara Lengkap

Buat rencana dan jadwal pemeliharaan preventif

Pemeliharaan preventif bisa jadi sulit bagi perusahaan manufaktur untuk dipraktikkan secara teratur, karena sering kali akan menyebabkan downtime itu sendiri.

Namun, downtime yang disebabkan oleh pemeliharaan preventif pada mesin hampir selalu lebih pendek dan lebih murah daripada perbaikan yang sesuai yang diperlukan pada mesin, membuat pemeliharaan preventif menjadi pilihan yang jauh lebih diinginkan.

Meskipun demikian, downtime yang disebabkan sering kali cukup merepotkan bagi perusahaan untuk menundanya selama mungkin, terkadang mengakibatkan kerusakan yang seharusnya bisa dihindari dengan pemeliharaan preventif.

Menetapkan tanggal dan rutinitas yang pasti tentang kapan pemeliharaan preventif akan dilakukan membuat perusahaan akan tetap berpegang pada tanggal itu dan bisa melakukan persiapan, apakah itu pemeliharaan mingguan, bulanan, atau tahunan.

Jadwal yang tegas juga akan memungkinkan perusahaan untuk mempersiapkan mesin untuk pemeliharaan dengan membersihkan stasiun kerja di sekitarnya sebelum pemeliharaan terjadwal, memungkinkan waktu pemeliharaan yang lebih singkat.

Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja

Lakukan pelatihan silang

Selain melatih karyawan dalam pemeliharaan mesin, melatih karyawan pada mesin selain yang ada di stasiun mereka yang biasa akan memungkinkan mereka untuk bekerja di tempat lain jika terjadi downtime pada mesin mereka. Ini disebut sebagai cross training atau pelatihan silang.

Jika karyawan dilatih untuk bekerja di lebih banyak area daripada stasiun normal mereka, ketika downtime terjadi di satu area fasilitas, karyawan dari area itu dapat membuat diri mereka berguna dengan meningkatkan produktivitas di tempat lain di fasilitas.

Meskipun pelatihan silang mungkin tidak secara langsung berkontribusi pada upaya untuk mengurangi downtime, memastikan karyawan dapat bekerja dalam situasi apa pun dapat membantu mengimbangi beberapa efek negatif dari downtime.

Karyawan yang dilatih mungkin juga tahu cara memperbaiki mesin selain mesin mereka sendiri, memungkinkan mereka untuk membantu perbaikan pada mesin lain ketika downtime terjadi dan dengan demikian berkontribusi pada pengurangan downtime.

Mencari masukan dari karyawan

Salah satu cara tercepat dan termudah untuk mulai mengambil langkah menuju pengurangan downtime adalah dengan meminta masukan karyawan.

Namun, bisa jadi sulit untuk membedakan mana dari masalah yang mereka tunjukkan yang paling penting untuk difokuskan.

Selain itu, meskipun karyawan yang bekerja dengan mesin atau proses mengetahui area tersebut lebih baik daripada siapa pun, bukti anekdotal apa pun bersifat subjektif.

Karyawan mungkin ragu-ragu untuk melaporkan downtime selama shift mereka, karena mereka mungkin merasa bahwa hal itu tidak menggambarkan mereka dengan baik.

Akan sangat berguna untuk menyisihkan waktu untuk mewawancarai karyawan secara individual atau sekadar menciptakan jalan bagi masukan dan saran perbaikan karyawan.

Operator mesin mengetahui stasiun kerja mereka lebih baik daripada siapa pun, dan mereka kemungkinan akan memiliki masukan berharga tentang cara mulai mengurangi downtime di stasiun kerja mereka.

Baca juga: Gaji Outsourcing 2022: Ini Peraturan Menurut Undang-Undang

Tetapkan sasaran produksi yang spesifik

Menetapkan sasaran produksi spesifik untuk setiap bulan adalah cara mudah untuk mengurangi downtime dengan meningkatkan motivasi.

Sasaran yang jelas dan nyata untuk hasil produksi jauh lebih memotivasi karyawan daripada arahan yang samar-samar untuk menghasilkan “sebanyak mungkin” selama waktu satu bulan.

Menetapkan sasaran adalah tugas yang cepat dan mudah yang hanya mengharuskan perusahaan untuk mengevaluasi tingkat output masa lalu untuk mendasarkan sasaran baru, dan hal ini dapat mengarah pada motivasi yang lebih tinggi dan lebih sedikit waktu yang terbuang.

Dengan adanya sasaran produksi, Anda dapat memprioritaskan inisiatif yang paling cepat dan efektif membantu Anda mencapai sasaran tersebut.

Baca juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya

Meningkatkan Produktivitas dengan Mengurangi Downtime

Taktik apa pun yang mengurangi downtime akan secara otomatis meningkatkan produktivitas. Jika downtime lebih jarang terjadi, lebih banyak waktu produksi yang digunakan, yang mengarah ke produktivitas yang lebih tinggi dari waktu ke waktu.

Bahkan tanpa terjadinya peristiwa downtime, produsen dapat mengidentifikasi masalah dalam produksi dengan menggunakan alat bantu seperti pemantauan produksi.

Kecepatan produksi atau throughput yang menurun terkadang dapat mengindikasikan dengan sendirinya di mana masalah terjadi di fasilitas.

Area-area ini dapat dioptimalkan untuk meningkatkan produktivitas, melalui pemeliharaan atau penggantian suku cadang.

Sebagian besar praktik perbaikan berkesinambungan juga dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, yang mengarah ke output dan keuntungan yang lebih tinggi bagi perusahaan manufaktur.

Untuk mengurangi kejadian downtime dan meningkatkan produktivitas, sangat penting untuk memprioritaskan pencegahan kerusakan mesin dan melibatkan karyawan dalam proses perbaikan.

Cegah masalah sebelum terjadi-yang selalu lebih murah dan lebih cepat daripada memperbaiki masalah-dan berinvestasi pada karyawan dengan meningkatkan kemampuan mereka, karena karyawan adalah hal utama yang perlu Anda perhatikan dalam mengurangi downtime dalam bisnis.

Untuk proses pengelolaan data karyawan yang lebih baik dalam bisnis manufaktur, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang mudah digunakan dan bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.