Knowledge Management: Pengertian, Manfaatnya, dan Contohnya

Knowledge management atau manajemen pengetahuan adalah sistem yang memungkinkan Anda mengomunikasikan informasi penting dalam bisnis atau organisasi.

Ketika knowledge management efektif, hal ini dapat membantu orang menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan lebih cepat dan dengan demikian meningkatkan produktivitas.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu knowledge management, mengapa hal itu penting dan kami akan memberitahukan manfaat dari manajemen pengetahuan yang efektif.

Apa itu Knowledge Management?

Knowledge management (KM) atau manajemen pengetahuan  adalah sistem yang dikembangkan yang membantu orang-orang dalam bisnis atau organisasi untuk membuat, mendistribusikan, mengakses, dan memperbarui pengetahuan dan informasi yang terkait dengan bisnis dan tanggung jawab mereka.

Beberapa jenis sistem knowledge management adalah:

1. Dokumen tertulis

Formulir yang diisi oleh pasien atau perawat yang memberikan dokter riwayat kesehatan pasien, masalah kesehatan, membantu dalam mendiagnosis pasien atau berfungsi sebagai cara untuk berkomunikasi dengan penyedia layanan kesehatan lainnya dan dokter adalah contoh sistem berbagi dokumen tertulis yang dapat berfungsi sebagai sarana komunikasi.

2. Program pelatihan

Program yang memberikan pengalaman shadowing, pelatihan atau hubungan mentoring adalah bentuk knowledge management.

Metode ini, yang sering diterapkan dalam sistem pendidikan, bidang medis, dan oleh banyak insinyur, memungkinkan karyawan dan profesional untuk mendapatkan pengetahuan dan keahlian bisnis dengan mengamati orang lain yang terampil dalam pekerjaan mereka.

Ini memberikan individu kemampuan untuk membangun hubungan dan jaringan dengan orang-orang di industri mereka.

Baca juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya

3. Social network tools

Alat-alat ini memungkinkan individu untuk berkomunikasi dan berkolaborasi pada proyek-proyek di ruang bersama. Selain itu, alat ini berfungsi sebagai sumber daya untuk menyimpan komunikasi sebelumnya dan mengaksesnya untuk referensi di lain waktu jika diperlukan.

4. Sistem manajemen konten

Sistem manajemen konten atau content management systems (CMS) memungkinkan kelompok untuk membuat, mengakses, mempublikasikan, mengedit dan berbagi informasi pada jaringan komunikasi terbatas atau pribadi, intranet.

5. Sistem manajemen dokumen

Sistem manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk menyimpan, berbagi, menandai, dan terkadang mengubah dokumen berdasarkan izin akses. Bentuk knowledge management ini bisa membuat informasi mudah ditemukan dan diakses oleh pengguna.

Baca juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya

6. Chatbots

Chatbot adalah program komputer yang dibuat untuk bekerja tanpa operator manusia dan yang memungkinkan interaksi antara manusia dan mesin.

Chatbot menggunakan pembelajaran mesin untuk menawarkan jawaban kepada karyawan atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam bahasa alami.

Chatbot menyediakan sumber utama informasi instan dengan melakukan pemindaian untuk karyawan dan mengurangi stres karena harus mencari CMS atau sistem dokumen.

7. Groupware

Sistem Groupware memfasilitasi kolaborasi di antara karyawan dengan memungkinkan mereka berbagi informasi pada kalender atau menyampaikan pesan secara real-time.

Baca juga: Tips dan Cara Mengurangi Downtime dalam Proses Produksi

Asal-usul Knowledge Management

Istilah kontemporer knowledge management pertama kali muncul dalam komunitas manajemen dan kemudian menjadi matang seperti yang kita lihat sekarang. Selama akhir 1980-an, organisasi konsultan manajemen dengan cepat mengevaluasi dan menyadari potensi dalam intranet saat internet mendapatkan popularitas dan eksposur.

Sambil membangun alat dan memanfaatkan teknik, seperti dasbor dan sistem lainnya, untuk mengelola informasi mereka sendiri, mereka menyadari bahwa produk baru – yang bermanfaat bagi organisasi lain juga – telah diciptakan. Pada awal tahun 1990-an, knowledge management telah diciptakan dan diluncurkan pada konferensi di Boston.

Tahapan Knowledge Management

Tahapan dasar manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

1. Manajemen informasi

Didorong awalnya oleh teknologi informasi dan oleh pengakuan pengetahuan dan informasi sebagai modal yang dapat mengarah pada pertumbuhan dan peningkatan, manajemen pengetahuan adalah dasar berbagi informasi.

Itu adalah metode untuk memanfaatkan pengalaman orang lain untuk digunakan demi kebaikan yang lebih besar.

2. Pengembangan sumber daya manusia

Dengan mengakui bahwa individu dapat belajar dari satu sama lain dan bahwa proses ini dapat berdampak positif terhadap budaya perusahaan, knowledge management berkembang lebih jauh untuk menjadi sarana pengembangan profesional.

Komponen manusia dari transfer pengetahuan dan informasi diakui, dimanfaatkan dan diimplementasikan sebagai pusat knowledge management.

Baca juga: Work Life Balance: Definisi dan Tips Mencapainya

3. Fungsi organisasi

Berbagi dan memperdagangkan informasi yang disengaja menyebabkan kebutuhan untuk mengaksesnya dengan mudah. Konten perlu dimanfaatkan dan dianalisis untuk memiliki nilai nyata, dan pengorganisasiannya perlu tersedia untuk seluruh departemen, bisnis, dan perusahaan.

4. Pengembangan integral

Tahap terakhir dalam evolusi knowledge management adalah kesadaran akan knowledge management sebagai inti dari pengembangan integral.

Pengakuan bahwa informasi dan konten selalu berubah untuk berfungsi paling baik bagi organisasi dan tetap bernilai substansial bagi anggota.

Mengapa Knowledge Management Penting di Tempat Kerja?

Knowledge management penting karena mendukung berbagi data secara konstan di semua pengguna dalam bisnis atau organisasi dan menekankan pentingnya pembelajaran.

Berbagi data atau informasi menjadi fokus utama dan memungkinkan inovasi atau perubahan budaya perusahaan saat dibutuhkan. Pengetahuan dan keahlian yang dimiliki manajemen mudah diakses oleh karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang positif dan kondusif.

Manajemen pengetahuan yang efektif mendukung penciptaan, penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan untuk membantu mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Knowledge management penting di tempat kerja karena alasan-alasan berikut:

1. Memberikan informasi kepada manajemen

Data dapat memberikan informasi kepada pimpinan untuk membantu dalam membuat keputusan struktural dan prosedural yang penting. Manajemen pengetahuan memfasilitasi keputusan yang tepat dan bahkan dapat membantu kepemimpinan dari berbagai bagian dalam perusahaan yang sama untuk berbagi informasi atau pengalaman untuk belajar dari satu sama lain dan mengungkapkan kekuatan organisasi.

Baca juga: 11 Tips Meminimalisir Kecelakaan Kerja

2. Memungkinkan proses evaluasi organik

Kemudahan dalam berbagi informasi menciptakan lingkungan kerja yang berfokus pada pengetahuan, pembelajaran, dan proses penilaian diri. Hal ini memberdayakan pekerja untuk fokus pada peningkatan kinerja individu untuk meningkatkan keberhasilan perusahaan atau bisnis.

Knowledge management menekankan pembelajaran dari pengalaman dengan mendukung berbagi informasi dan menciptakan cara yang mudah untuk mengakses karyawan yang berpengalaman dan referensi pengetahuan mereka. Mereka merasa diakui dan termotivasi untuk membimbing orang lain dengan berbagi pengalaman mereka.

Hal ini memungkinkan transfer data secara organik dan menawarkan peluang pengembangan profesional bagi karyawan dengan sedikit atau tanpa biaya bagi perusahaan.

Selain itu, manajemen pengetahuan memanfaatkan kekuatan individu dan unik dengan memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka secara memuaskan.

3. Mendorong dan memungkinkan kerja tim

Karena informasi dan pengetahuan secara aktif dibagikan melalui sistem knowledge management, maka inovasi pun didorong. Orang-orang dapat berpartisipasi dalam dialog yang relevan tentang pekerjaan mereka, berbagi pengalaman, merefleksikan pembelajaran mereka, dan pada akhirnya menghasilkan ide-ide untuk membantu merangsang perubahan budaya dan meningkatkan tempat kerja.

Baca juga: 16 Teknik Pengambilan Keputusan yang Bisa Digunakan Pemimpin

Manfaat Knowledge Management yang Efektif

Keuntungan knowledge management untuk Anda dan bisnis Anda bisa sangat luas. Beberapa manfaat mendasar dari knowledge management yang efektif meliputi:

1. Meningkatkan efisiensi organisasi

Melalui berbagi informasi penting yang efektif, organisasi dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

2. Menciptakan pemecahan masalah yang efektif

Dengan berfokus pada penyampaian informasi, karyawan lebih fokus bekerja menuju tujuan dan sasaran perusahaan secara keseluruhan dan menggunakan waktu lebih efektif dengan mengejar solusi atau menyelesaikan tugas daripada mencari informasi dan alat untuk menjadi efektif.

3. Berfokus pada pengembangan karyawan

Berfokus pada penyediaan informasi yang dibutuhkan karyawan menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan dan waktu mereka. Mereka dihargai atas kontribusinya dan diberi kesempatan untuk mempertajam keterampilan mereka melalui berbagi informasi.

4. Berbagi keahlian

Karyawan yang berpengalaman diberi suara untuk membantu orang lain, dan oleh karena itu, memiliki kepentingan pribadi dalam keberhasilan perusahaan.

Dengan dianggap sebagai ahli dalam industri mereka, mereka mengembangkan hubungan, mentor, dan berbagi pengetahuan yang telah mereka peroleh dengan cara yang bermakna yang menghargai dan memperkuat pentingnya mereka bagi perusahaan atau organisasi.

4. Meningkatkan moral karyawan

Mengakui kontribusi karyawan terhadap kesuksesan perusahaan secara keseluruhan memotivasi karyawan untuk berbagi dan menggunakan kembali pengetahuan yang mereka miliki.

Ini menyelaraskan tujuan profesional individu dengan tujuan perusahaan dan menciptakan budaya perusahaan di mana pengetahuan dibagikan secara bebas di antara karyawan dan manajemen.

Baca juga: Company Value: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Tujuan Knowledge Management

Knowledge management bertujuan untuk memudahkan dalam berbagi, menyebarkan dan menemukan informasi berharga untuk menggunakannya secara efektif dan efisien. Tujuannya adalah untuk:

• Membuka komunikasi: Dalam bisnis atau organisasi, knowledge management menciptakan sistem di mana informasi berharga disimpan, dibagikan, dikomunikasikan, dan dibuat di antara anggota. Komunikasi terbuka ini membantu mendorong organisasi ke depan dengan menyediakan aset pengetahuan yang berharga bagi anggota.
• Kemudahan pengambilan keputusan: Penggunaan informasi secara terbuka membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dengan melengkapi karyawan dan kepemimpinan dengan alat dan pelatihan yang diperlukan untuk membangun kesadaran situasional.
• Mengumpulkan dan menghubungkan: Knowledge management menangkap keahlian dalam bisnis dan menghubungkan individu untuk berbagi pengetahuan dan menggunakannya dengan lebih baik.

Contoh-contoh Knowledge Management

Berikut adalah beberapa contoh dasar manajemen pengetahuan:

• Basis data umpan balik: Jenis database ini memungkinkan pelanggan atau karyawan untuk meninggalkan umpan balik bagi departemen penelitian dan pengembangan untuk membantu menafsirkan informasi yang dibagikan.
• File penelitian: Sangat membantu dalam pengembangan produk baru, file-file ini dibuat dengan penelitian penting tentang pesaing dan masukan dari kelompok fokus tentang kebutuhan basis pelanggan.
• File proyek bersama: Hal ini memungkinkan semua orang dalam tim untuk bekerja pada dokumen bersama dan melihat serta membuat perubahan, bahkan dari lokasi yang berbeda. Ini biasanya disebut sebagai dokumen hidup yang memungkinkan kolaborasi pada suatu proyek.

Baca juga: Cara Mengurangi Miskomunikasi di Tempat Kerja

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu knowledge management dan contohnya dalam sebuah organisasi bisnis. Memberikan informasi dan pengetahuan yang jelas pada seluruh anggota karyawan Anda bisa menentukan keberhasilan seluruh operasional dalam bisnis Anda.

Salah satu informasi penting yang harus Anda berikan kepada seluruh anggota karyawan adalah informasi gaji atau slip gaji. Untuk memudahkan Anda dalam proses pengelolaan dan pemberian gaji karyawan, Anda bisa mencoba menggunakan sistem payroll dan HR yang modern seperti software payroll Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan SDM yang lebih baik, mudah dan praktis,

Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.