Tidak ada karyawan yang ingin menerima gaji mereka terlambat. Hal ini tidak hanya berdampak pada keuangan dan penganggaran pribadi mereka, namun juga menciptakan budaya kerja yang tidak bahagia dan tidak bersemangat.
Satu contoh keterlambatan pembayaran gaji dapat menyebabkan karyawan meragukan keandalan penggajian organisasi mereka, mempertanyakan stabilitas keuangan organisasi mereka dan menciptakan rasa ketidakpercayaan dalam jangka panjang.
Pada artikel kali ini kami akan membahas aturan mengenai gaji karyawan terlambat dan juga cara meminimalisir keterlambatan gaji bagi para pemilik bisnis.
Aturan Mengenai Gaji Karyawan yang Terlambat
Pasal 88A ayat (3) UU 13/2003 jo. UU 11/2020 dan pasal 55 ayat (1) PP 36/2021 menegaskan pengusaha wajib membayar upah pada waktu yang telah diperjanjikan dan sesuai dengan kesepakatan antara pengusaha dengan pekerja.
Artinya tidak dapat dibayarkan terlambat, atau tata cara pembayaran dan jumlahnya tidak sesuai dengan kesepakatan. Ketentuan selanjutnya yakni dalam pasal 185 ayat (1) dan (2) menyebut penyimpangan dari pasal 88A ayat (3) merupakan tindak pidana kejahatan dan pengusaha dapat dijatuhi sanksi pidana penjara paling singkat 1 (satu) tahun dan paling lama 4 (empat) tahun dan/atau denda paling sedikit Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan paling banyak Rp 400.000.000,00 (empat ratus juta rupiah).
Selain sanksi pidana, pasal 88A ayat (6) UU 13/2003 jo. UU 11/2020 menyebut pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan keterlambatan pembayaran upah, dapat dikenakan denda sesuai dengan persentase tertentu dari upah pekerja/buruh.
Lebih lanjut pasal 61 ayat (1) PP 36/2021 mengatur denda yang dikenakan, adalah sebagai berikut:
- Mulai dari hari keempat sampai hari kedelapan terhitung tanggal seharusnya upah dibayar, dikenakan denda sebesar 5% (lima persen) untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayarkan
- Sesudah hari kedelapan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud pada huruf a ditambah 1% (satu persen) untuk setiap hari keterlambatan dengan ketentuan 1 (satu) bulan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari upah yang seharusnya dibayarkan
- Sesudah sebulan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud pada angka 1 dan 2 di atas, ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi yang berlaku pada bank pemerintah.
Selain itu PP Pengupahan mengatur ketentuan tentang waktu pembayaran gaji karyawan. Berikut ini beberapa aturan pokoknya:
- Pengusaha wajib membayar gaji pada waktu yang telah diperjanjikan antara pengusaha dengan pekerja/buruh.
- Dalam hal hari atau tanggal yang telah disepakati jatuh pada hari libur, hari yang diliburkan, atau hari istirahat mingguan, pelaksanaan pembayaran gaji diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
- Gaji dapat dibayarkan dengan cara harian, mingguan, atau bulanan.
- Jangka waktu pembayaran gaji oleh pengusaha tidak boleh lebih dari 1 bulan.
- Dalam hal gaji dibayarkan melalui bank, maka gaji harus sudah dapat diuangkan oleh pekerja/buruh pada tanggal pembayaran upah yang disepakati kedua belah pihak.
Dalam PP Pengupahan juga memberikan toleransi keterlambatan pembayaran gaji hingga hari ketiga tanggal penggajian.
Baca juga: Contoh Surat Kontrak Tidak Diperpanjang dan Komponennya
Lalu sesudah membayar denda, apakah kewajiban membayara upah pekerja dihilangkan?
Tidak. Pengenaan denda kepada pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan keterlambatan pembayaran upah, tidak menghilangkan kewajiban pengusaha untuk tetap membayar upah kepada pekerja.
Malah, jika perusahaan melakukan pembayaran gaji yang terlambat, maka karyawan akan mendapatkan pembayaran gaji beserta denda yang harus dibayarkan perusahaan.
Hal ini berdasarkan PP Pengupahan tentang perhitungan denda keterlambatan pembayaran gaji yang diatur dalam Pasal 61 seperti berikut:
- Mulai dari hari keempat sampai hari kedelapan terhitung tanggal seharusnya upah dibayar, dikenakan denda sebesar 5% untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayar;
- Sesudah hari kedelapan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud pada huruf a ditambah 1% untuk setiap hari keterlambatan, dengan ketentuan 1 bulan tidak boleh melebihi 50% dari upah yang seharusnya dibayarkan;
- Sesudah sebulan, apabila upah masih belum dibayar, dikenakan denda keterlambatan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi yang berlaku pada bank pemerintah.
Baca juga: Tips Membuat CV ATS Friendly dan Juga Contohnya
Perhitungan denda keterlambatan gaji
Misalnya, jika perusahaan menetapkan penggajian dilakukan setiap tanggal 25. Namun karena suatu hal, pada bulan ini, pembayaran gaji baru dapat dilakukan pada tanggal 31. Jika beban gaji karyawan bulan ini sebesar Rp500.000.000, berapa denda yang harus ditanggung perusahaan?
Dalam kasus di atas, tenggat waktu pembayaran gaji adalah sampai tanggal 27. Jika gaji baru dibayar tanggal 31, maka terjadi keterlambatan 4 hari. Karena belum melebihi keterlambatan 8 hari maka berlaku denda 5%.
Denda = Gaji x 5% x jumlah hari keterlambatan
= Rp500.000.000 x 5% x 4 hari
= Rp100.000.000
Jadi, pada bulan ini, beban gaji perusahaan membengkak menjadi Rp600.000.000, karena harus membayar gaji karyawan Rp500.000.000 dan denda keterlambatan gaji Rp100.000.000.
Baca juga: 8 Jenis Struktur Peningkatan Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya
Bagaimana Agar Bisnis Saya Dapat Menghindari Keterlambatan Pembayaran Gaji?
Keterlambatan pembayaran gaji adalah situasi yang tidak diinginkan oleh pemberi kerja maupun karyawan. Berikut adalah beberapa tips untuk menghindari terjebak dalam perangkap tidak membayar karyawan tepat waktu.
Pasatikan Anda selalu melacak arus kas Anda
Memantau arus kas sangat penting untuk memahami kesehatan keuangan bisnis. Hal ini membantu memberikan gambaran tentang arus kas masuk dan keluar, dan apakah ada dana yang cukup untuk membayar karyawan.
Pelacakan arus kas organisasi yang akurat juga dapat membantu mengidentifikasi area-area, seperti aset atau kewajiban, yang mungkin berkontribusi pada arus kas negatif.
Pada saat yang sama, manajemen senior juga dapat menggunakan pelacakan arus kas untuk memantau kinerja dan tingkat produktivitas karyawan.
Hal ini membantu memfasilitasi manajemen sumber daya manusia, di mana para pemimpin senior mungkin tidak ingin menambah jumlah karyawan jika hasil bisnis tidak sesuai dengan peningkatan jumlah karyawan atau gaji karyawan.
Jika Anda kesulitan dalam melacak arus kas dan proses payroll secara bersamaan, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR yang terintegrasi dengan sistem akutnansi seperti Gajihub.
Dengan Gajihub, Anda akan mendapatkan solusi lengkap mulai dari pengelolaan payroll, pemantauan kehadiran karyawan, sampai integrasi akutnansi yang sempurna dengan software akuntansi online Kledo.
Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Strategi dan Tips Mengelola Biaya Gaji yang Efisien
Berkomunikas lebih awal dengan karyawan Anda
Jika ada alasan tertentu yang kuat sehingga mengharuskan Anda membayar gaji karyawan terlambat, yang terbaik adalah mengkomunikasikannya kepada karyawan sesegera mungkin.
Hal ini untuk memberi karyawan waktu yang cukup untuk membuat pengaturan yang diperlukan untuk keuangan pribadi mereka, seperti tagihan bulanan, sewa rumah, tunjangan anak, atau pengeluaran rumah tangga.
Saat berkomunikasi dengan karyawan, sebaiknya Anda berterus terang dan transparan. Jelaskan alasan di balik penundaan pembayaran gaji, langkah-langkah yang diambil organisasi untuk mengatasi dan memperbaiki masalah ini, dan tanggal pembayaran gaji yang diharapkan.
Hal ini membantu meyakinkan karyawan yang tidak puas bahwa organisasi masih mementingkan kepentingan karyawan.
Baca juga: Pedoman Penggajian Sesuai Undang-Undang di Indonesia
Tinjau proses penggajian secara berkala
Langkah kunci untuk mencegah keterlambatan pembayaran gaji adalah dengan mengambil langkah-langkah untuk terus meningkatkan proses penggajian yang ada.
Hal ini dapat dilakukan dengan meninjau proses internal dari waktu ke waktu. Peninjauan proses penggajian secara berkala membantu mengidentifikasi hambatan dalam proses operasi yang ada.
Jika arus kas adalah masalah utama, ambil langkah-langkah untuk memitigasi strategi keuangan jangka pendek dan jangka panjang organisasi.
Jika kesalahan perhitungan penggajian mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji, pertimbangkan untuk berinvestasi pada perangkat lunak penggajian untuk mengotomatiskan proses perhitungan atau melakukan outsourcing ke vendor pihak ketiga.
Dengan menyelesaikan masalah atau hambatan secara berkala, hal ini membantu meminimalkan kemungkinan keterlambatan pemrosesan penggajian dan mengakibatkan keterlambatan pembayaran gaji.
Baca juga: Gaji Pokok: Ketentuan dan Cara Mudah Menghitungnya
Mengalihdayakan proses penggajian
Ini adalah cara terakhir dan mungkin sedikit mahal untuk mencegah keterlambatan pembayaran gaji.
Jika diperlukan Anda bisamengalihdayakan seluruh proses penggajian atau sebagian proses penggajian kepada mitra penggajian.
Mitra penggajian yang handal akan dapat memanfaatkan keahlian mereka untuk memastikan penggajian yang tepat waktu dan akurat terlepas dari kerumitannya.
Mengingat undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang terus berubah, mitra penggajian eksternal akan dapat mengikuti perubahan yang sedang berlangsung.
Hal ini akan mengurangi kemungkinan kesalahan penggajian, dan memastikan kepatuhan terhadap jadwal pemrosesan penggajian.
Atau jika menggunakan Gajihub, Anda bisa melakukan pembayaran gaji karyawan dengan mengetahui tahapannya melalui tautan ini atau video di bawah ini:
Baca juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Secara Berkala
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai aturan gaji karyawan terlambat dan cara untuk meminimalisir keterlambatan gaji karyawan.
Jika Anda atau tim HR dalam bisnis merasa kesulitan dalam mengelola proses payroll, ada baiknya Anda mencoba menggunakan sistem modern untuk mempermudah proses tersebut salah satunya adalah menggunakan software payroll Gajihub.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
1 thought on “Aturan Gaji Karyawan Terlambat dan Cara Mengatasinya”