Biaya mempekerjakan dan gaji karyawan telah meningkat secara signifikan selama beberapa tahun terakhir. Dengan UMR, UMK, BPJS Ketenagakerjaan, dan berbagai biaya lagi yang perlu dianggarkan oleh organisasi sebelum mereka mempekerjakan karyawan.
Kemudian, ketika Anda menambahkan biaya untuk hal-hal seperti lembur, bonus, komisi, pengeluaran, tunjangan dan sebagainya, jumlah yang Anda bayarkan untuk setiap karyawan bisa menjadi jauh lebih tinggi daripada yang mungkin Anda rencanakan.
Kemungkinan bisnis Anda, seperti banyak bisnis lainnya, hanya meninjau biaya karyawan paling banyak sekali atau dua kali setahun. Hal ini biasanya terjadi ketika Anda sedang dalam proses meninjau semua akun tahunan Anda yang siap untuk tahun pajak baru.
Namun, jika bisnis Anda menawarkan tarif gaji atau promosi, bonus dan tunjangan yang bervariasi pada waktu-waktu ad-hoc sepanjang tahun, maka Anda harus meninjau biaya gaji karyawan Anda jauh lebih sering, karena biaya-biaya ini dapat merayap naik dengan cepat tanpa Anda sadari.
Jadi, jika Anda khawatir bahwa pengeluaran biaya gaji dalam bisnis Anda menjadi sedikit terlalu tinggi, Anda bisa membaca artikel ini sampai selesai untuk mengetahui strategi dan tipsnya.
Strategi untuk Perencanaan Biaya Gaji
Sebelum mempekerjakan seseorang untuk posisi tertentu, ada berbagai hal yang harus Anda pertimbangkan karena ini berkaitan dengan kas perusahaan.
Berikut adalah hal-hal yang harus Anda perhatikan:
Pertimbangkan dengan cermat setiap iklan lowongan kerja dan antisipasi kenaikan upah, bonus dan tunjangan di masa mendatang
Sebelum mempekerjakan seseorang, Anda harus melakukan riset menyeluruh mengenai peran yang Anda rekrut untuk mengetahui tingkat gaji rata-rata industri di lokasi Anda.
Kemudian Anda bisa membuat gaji yang secara akurat mencerminkan hal ini, dengan mengambil sedikit lebih tinggi jika Anda ingin menawarkan tarif yang kompetitif.
Penting juga pada tahap ini untuk mengantisipasi manfaat, bonus, atau kenaikan gaji yang mungkin Anda tawarkan kepada karyawan yang sukses dan unggul di tahun pertama mereka dalam peran tersebut.
Hal ini mungkin sulit dilakukan untuk orang yang belum pernah Anda temui, tetapi penting untuk mengantisipasi skenario yang paling ‘mahal’ sehingga Anda tidak menjadi rugi.
Namun, Anda juga perlu berhati-hati untuk tidak membuat gaji yang diiklankan terlalu tinggi karena ini bisa menjadi kontraproduktif. Anda ingin gajinya cukup tinggi untuk menarik talenta dengan standar yang baik, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga ekspektasi karyawan juga akan tinggi.
Sama halnya, berhati-hatilah untuk tidak menawarkan gaji yang terlalu rendah dalam upaya menghemat biaya. Hal ini dapat menarik karyawan di bawah standar, yang tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan peran sesuai potensi yang dibutuhkan.
Hal ini juga dapat membuat karyawan yang terampil merasa diremehkan dan menyebabkan mereka mencari pekerjaan di tempat lain dan kinerja kerja mereka menurun.
Baca juga: Cara Memasukan Professional Achievements dalam Resume Anda
Ketahui undang-undang UMR dan UMK juga rencanakan kenaikannya
Ingatlah juga bahwa sebagai pemberi kerja, Anda harus mematuhi undang-undang UMR dan UMK di suatu dareha. Ini biasanya berubah setidaknya setahun sekali, jadi pastikan untuk melacak hal ini dan rencanakan serta segera sesuaikan upah yang sesuai untuk menghindari penalti.
Lacak dengan cermat jam kerja dan lembur
Jika Anda membayar karyawan per jam, maka pastikan Anda melacak jam kerja secara akurat. Hal ini dapat dilakukan dengan memasang beberapa bentuk sistem absen masuk dan keluar elektronik di mana Anda dapat memantau waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk bekerja di tempat tersebut.
Atau, Anda dapat menggunakan timesheet namun ini mungkin tidak akurat. Pastikan bahwa waktu masuk dan keluar dicatat hingga menit yang tepat untuk menghindari jumlah tambahan kecil yang ditambahkan ke upah.
Ketika tersebar di beberapa karyawan dan beberapa hari dalam setahun, uang receh ini bisa bertambah menjadi cukup besar.
Jika Anda mengontrol jam kerja secara ketat, maka Anda dapat menggunakan ini untuk menghemat biaya. Pastikan bahwa lembur hanya dilakukan ketika benar-benar diperlukan untuk kebutuhan bisnis.
Jika lembur diperlukan, mungkin ada baiknya mempertimbangkan apa yang dibayar pelanggan/klien Anda untuk layanan Anda dan apakah ini relatif terhadap jumlah waktu yang dihabiskan untuk bekerja.
Jika tidak, maka Anda harus mempertimbangkan untuk meningkatkan biaya ini untuk memastikan biaya tambahan tidak ditanggung oleh bisnis Anda.
Bertujuan untuk menjaga tingkat produktivitas tetap tinggi untuk menghindari karyawan kehilangan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan mereka selama jam kerja yang ditetapkan.
Hal ini dapat dilakukan dengan biaya yang efektif, dengan menyediakan peralatan yang tepat yang dibutuhkan agar mereka dapat menjalankan peran mereka secara efisien dan menawarkan tunjangan untuk karyawan yang berkinerja sangat baik.
Untuk memudahkan Anda dalam memantau dan menghitung nilai kerja lembur karyawan, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR modern seperti Gajihub yang akan memudahkan tim HR dan karyawan Anda dalam mencatat jam lembur melalui smartphone.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Pedoman Penggajian Sesuai Undang-Undang di Indonesia
Pantau ‘rata-rata’ industri Anda dan usahakan untuk mempertahankan karyawan Anda, karena perekrutan bisa menjadi proses yang mahal.
Hal-hal penting yang perlu diingat adalah menjaga gaji karyawan Anda agar sesuai dengan rata-rata industri/lokasi/peran, dan jika Anda ingin membayar mereka lebih dari ini, pastikan mereka sadar bahwa mereka perlu berkinerja lebih tinggi daripada kandidat rata-rata sehingga Anda bisa mendapatkan nilai maksimal dari setiap karyawan.
Untuk menghemat biaya, jangan pernah mengotorisasi lembur jika tidak sepenuhnya diperlukan dan pastikan pelanggan membayar secara akurat sesuai dengan jumlah waktu yang dihabiskan untuk memberikan layanan.
Pada akhirnya, Anda ingin menghasilkan keuntungan sekaligus membayar karyawan secara adil dan mengenakan harga yang tepat kepada pelanggan.
Jika Anda mencapai keseimbangan yang tepat, maka hal ini akan memberikan lingkungan kerja yang baik untuk memungkinkan produktivitas berkembang di antara karyawan dan memungkinkan mereka merasa dihargai.
Ketika karyawan merasa senang dalam peran mereka, kinerja mereka secara langsung terpengaruh dan akan memiliki standar yang lebih tinggi. Tingkat produktivitas yang rendah dan/atau pergantian karyawan yang tinggi bisa sangat merugikan bisnis Anda.
Itulah sebabnya mengapa penting untuk membayar upah yang adil dan memberikan karyawan alat yang tepat untuk memungkinkan mereka melakukan pekerjaan mereka dengan standar tertinggi.
Meskipun hal ini mungkin tampak mahal bagi bisnis Anda pada saat itu, namun hal ini dapat menghemat banyak hal dalam jangka panjang.
Jika Anda merasa biaya karyawan Anda semakin tidak terkendali dan Anda tidak tahu harus mulai dari mana untuk menguranginya, maka kami akan dengan senang hati membantu.
Baca juga: Gaji Pokok: Ketentuan dan Cara Mudah Menghitungnya
Tips Efisiensi Biaya Gaji dalam Bisnis
Selain Anda harus memiliki pertimbangan saat berencana merekrut karyawan baru, Anda juga harus memiliki rencana yang jelas dalam melakukan efisiensi biaya gaji namun tetap mempertahankan loyalitas karyawan Anda.
Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda gunakan:
1. Mengurangi pergantian karyawan
Turnover karyawan yang tinggi sangat merugikan bagi bisnis. Hindari biaya wawancara, perekrutan, dan pelatihan kandidat baru dengan mempertahankan karyawan yang Anda miliki.
Sebagai permulaan, dorong staf Anda untuk mengambil cuti – liburan, akhir pekan yang panjang, apa saja. Kelelahan adalah masalah nyata di semua industri dan merupakan penyebab besar atrisi. Juga, jika perusahaan Anda membayar PTO atau jam liburan yang tidak terpakai, maka seseorang yang keluar bisa menjadi pukulan besar sekaligus. Ini hanya beberapa strategi retensi karyawan yang harus Anda terapkan.
Jika mereka tidak memiliki cuti, pertimbangkan untuk menawarkan cuti. Hal ini dapat mengurangi kejenuhan, turnover, dan membantu Anda mengurangi biaya penggajian.
Pertimbangkan juga untuk menawarkan insentif lain seperti penjadwalan fleksibel. Karyawan yang memiliki anak sering kali akan sangat menghargai beberapa fleksibilitas dalam jadwal mereka untuk mengakomodasi kewajiban pribadi mereka.
2. Fokus pada cross training karyawan
Cara kreatif lainnya untuk memangkas biaya adalah dengan melatih staf Anda secara silang atau cross training. Memiliki orang-orang yang sangat terlatih yang dapat mengenakan banyak topi sangat berharga dalam menekan biaya.
Jika Anda memfokuskan terlalu banyak waktu, energi, dan sumber daya untuk melatih orang-orang di satu sektor, maka mereka akhirnya meninggalkan kesenjangan pengetahuan yang besar jika dan ketika mereka pergi.
Mereka juga memiliki pengaruh dalam persamaan karena mereka tahu betapa pentingnya mereka bagi perusahaan. Anda mungkin akan mengalami negosiasi gaji yang intens dan tidak punya pilihan selain meningkatkan biaya penggajian Anda untuk membuat mereka senang.
Lakukan cross training lebih awal dan sering sehingga praktik terbaik bisnis, budaya, dan prosedur tempat kerja tidak hilang jika karyawan kunci meninggalkan perusahaan.
Baca juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Secara Berkala
3. Mengotomatisasi, merampingkan, dan mengalihdayakan tugas repetitif
Misalnya, membuat laporan keuangan manual itu mahal (jika terjadi kesalahan) dan memakan waktu. Saat ini banyak software akuntansi yang tidak mahal, cepat, dan mudah bagi karyawan, salah satunya adalah Kledo.
Jika Anda masih menggunakan proses manual, mungkin sudah waktunya untuk mengeksplorasi opsi modern langsung dan software canggih yang memiliki sistem otomatis atau yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan dengan lebih efisien.
Pertimbangkan untuk mengalihdayakan beberapa tugas yang lebih mudah atau monoton, atau berinvestasi dalam alat modern yang dapat memudahkan peran dan tanggung jawab.
Pekerja remote saat ini tersedia dalam jumlah yang cukup banyak dan sering kali sama teredukasi, terampil, dan produktifnya dengan staf kantorAnda.
4. Optimalkan jadwal karyawan Anda
Mengurangi jam kerja selalu menjadi pilihan, meskipun bukan pilihan yang populer. Namun, jika perusahaan Anda benar-benar membutuhkan pemotongan biaya, hal ini layak untuk dieksplorasi.
Memotong atau menghilangkan lembur dapat memiliki efek yang kuat dalam mengurangi biaya penggajian juga.
Gunakan software HR karyawan seperti Gajihub untuk mengidentifikasi lembur yang tidak perlu. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan referensi silang dan dengan mudah membandingkan biaya tenaga kerja dengan cepat sehingga Anda dapat mengatur staf setiap shift secara memadai.
Jika Anda membandingkannya dengan pendapatan harian rata-rata, Anda dapat lebih mengoptimalkan efisiensi kepegawaian Anda.
Ini adalah area lain di mana cross training sangat berguna karena staf yang lebih baru sering dapat menutupi shift selama hari-hari yang lebih lambat dengan biaya yang lebih murah daripada staf veteran Anda.
Jika lembur tidak dapat dihindari, sebenarnya dapat mengurangi biaya untuk mempekerjakan seseorang yang baru. Bahkan perekrutan sementara dapat mengurangi biaya lembur yang mahal selama periode sibuk.
Baca juga: Download Contoh Slip Gaji Format PDF, Word, dan Excel Gratis
5. Temukan solusi kreatif
Ada ruang kreativitas yang tak ada habisnya dalam hal mengurangi biaya gaji. Memotong biaya tenaga kerja tidak pernah menjadi pilihan populer, tetapi seringkali Anda dapat melakukannya dengan cara yang tidak memiliki dampak langsung atau terjamin.
Lakukan penyesuaian pada tunjangan sukarela seperti asuransi kesehatan swasta, bonus, dan komisi. Pertimbangkan untuk memilih paket yang memiliki deductible yang sedikit lebih tinggi atau ubah rencana pensiun menjadi rencana bagi hasil.
Mendeklarasikan empat hari kerja dalam seminggu sudah populer di Indonesia dan merupakan cara mudah untuk mengurangi biaya penggajian dalam semalam.
Jika itu bukan pilihan, Anda bisa mempertimbangkan shift bergilir di mana beberapa orang libur setiap hari Jumat.
Tawarkan pengurangan gaji sebagai ganti komisi. Beberapa karyawan akan menghargai potensi pendapatan yang tidak dibatasi dan akan bekerja lebih keras jika mereka memiliki insentif.
Jika memungkinkan, izinkan staf Anda untuk bekerja dari rumah. Pekerja jarak jauh berarti lebih sedikit biaya kantor, dan jika mereka menyelesaikan pekerjaan dengan baik, Anda tidak akan merasa terikat untuk mempekerjakan secara lokal.
Anda akan memiliki fleksibilitas untuk melakukan outsourcing jika diperlukan atau mempekerjakan pekerja yang tinggal di kota yang lebih murah dan akan mengambil gaji yang lebih rendah.
Baca juga: Contoh Surat Keterangan Gaji, Komponen, dan File yang Bisa Anda Download
Kesimpulan
Perubahan pada tunjangan, penjadwalan, dan gaji secara alami bisa menimbulkan sedikit kecemasan, dan cara Anda mengomunikasikannya adalah penting. Bersikaplah jujur dan tetap terbuka terhadap umpan balik.
Lakukan perubahan dengan gambaran perusahaan yang lebih besar dan ingatkan mereka tentang tujuan jangka panjang perusahaan. Wawasan seperti itu dan memungkinkan karyawan merasa didengar sangat membantu menjaga karyawan tetap bahagia dan berhasil mengurangi biaya penggajian.
Seperti yang sudah kami bilang diatas, Anda bisa mencoba menggunakan alat modern untuk mempermudah proses operasional dan penggajian dalam bisnis, salah satu alat yang kami rekomendasikan adalah Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, karyawan Anda bisa melakukan pencatatan kehadiran, pencatatan lembur, pengajuan cuti, dan melihat slip gaji hanya melalui smartphone.
Semua hal ini terintegrasi dengan sistem payroll dan penghitungan tunjangan, sehingga juga memudahkan tim HR dalam perusahaan Anda dalam menghitung gaji seluruh karyawan Anda.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
2 thoughts on “Strategi dan Tips Mengelola Biaya Gaji yang Efisien”