Training needs analysis atau analisis kebutuhan pelatihan adalah alat utama yang harus dimiliki oleh para profesional HR atau konsultan pelatihan.
Analisis ini efektif dalam menentukan area pembelajaran dan pengembangan yang perlu Anda fokuskan untuk mengatasi kesenjangan kinerja yang menghalangi pencapaian tujuan organisasi.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu training needs analysis , memberikan panduan untuk melakukan analisis ini, dan contoh-contoh yang bisa Anda gunakan.
Apa yang Dimaksud dengan Training Needs Analysis?
Training needs analysis (TNA) adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan atau knowledge, skills, dan abilities (KSA) yang sebenarnya dan yang diinginkan dalam suatu pekerjaan.
Kebutuhan akan analisis tersebut biasanya muncul karena adanya masalah organisasi. Hal ini dapat berupa nilai penjualan kuartal yang lebih rendah dari perkiraan untuk tim penjualan, perubahan teknologi yang mengancam kelangsungan proses operasi, atau nilai kepuasan pelanggan yang terus-menerus rendah sehingga memaksa tim produk untuk menjadi lebih gesit dan berfokus pada pelanggan. Dalam semua kasus ini, masalah-masalah tersebut berpotensi untuk diselesaikan melalui pelatihan.
Dengan kata lain, ketika kurangnya pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan yang menyebabkan masalah, melakukan training needs analysis dan pelatihan berikutnya dapat menjadi solusi yang tepat.
Sebaliknya, training needs analysis tidak akan efektif jika masalah organisasi yang lebih luas yang menyebabkan masalah.
Hal ini dapat berarti bahwa alih-alih kurangnya pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan, diagnosis kita mungkin menunjukkan bahwa penjualan rendah karena ketidaksesuaian antara pekerjaan dan imbalan. Atau kepuasan pelanggan rendah karena strategi produk yang digerakkan dari atas ke bawah tidak sejalan dengan apa yang dicari pelanggan.
Masalah-masalah ini tidak dapat diselesaikan melalui pelatihan (saja), namun membutuhkan intervensi organisasi.
Baca juga: Cara Membuat Tentang Saya di CV agar Menarik
Mengenal secara Mendalam Knowledge, Skills, dan Abilities
Knowledge, Skills, dan Abilities atau KSA mengacu pada pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang harus dimiliki karyawan untuk menjalankan tanggung jawab mereka dalam peran mereka.
KSA tercantum dalam deskripsi pekerjaan dan menjadi panduan bagi kandidat dan pemberi kerja untuk menilai peluang seseorang untuk berhasil.
Pengetahuan
Topik dan subjek yang dapat digunakan saat menjalankan fungsi pekerjaan ketika orang tersebut dipekerjakan.
Contoh:
- Pengetahuan tentang prinsip dan praktik akuntansi
- Pengetahuan tentang kebijakan dan prosedur pengendalian anggaran
Keterampilan
Kemahiran teknis atau manual biasanya diperoleh atau dipelajari melalui pelatihan. Kecakapan ini dapat diamati dan diukur.
Contoh:
- Keterampilan dalam analisis dan pemecahan masalah
- Keterampilan dalam menggunakan Microsoft Excel dan software akuntansi
Kemampuan
Kapasitas untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan untuk melakukan suatu tugas. Hal ini juga mencakup sifat-sifat pribadi dan sosial yang merupakan bawaan atau diperoleh tanpa pelatihan formal.
Contoh:
- Kemampuan untuk memproses data numerik dalam jumlah besar
- Kemampuan untuk memprioritaskan pekerjaan dan memenuhi tenggat waktu
Baca juga: Manfaat HR Cloud untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik
Tingkat Training Needs Analysis
Terdapat tiga tingkat training needs analysis berdasarkan tujuan organisasi Anda dan pengetahuan serta keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan di setiap tingkat:
TNA tingkat organisasi
TNA ini menentukan kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan metrik kinerja, pengetahuan karyawan baru di tingkat perusahaan, dan pelatihan berkelanjutan untuk mengoptimalkan kinerja dan produktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Hal ini dirancang untuk mengatasi masalah dan kelemahan organisasi serta untuk lebih meningkatkan kompetensi dan kekuatan perusahaan saat ini.
Lebih penting lagi, hal ini juga mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti tren dan perubahan ekonomi, politik, teknologi, dan demografi.
TNA tingkat kelompok/peran pekerjaan
Jenis analisis ini mengidentifikasi pelatihan khusus yang dibutuhkan untuk meningkatkan keterampilan tim, departemen, atau unit bisnis.
Selain itu, analisis ini menentukan kelompok pekerjaan mana yang mengalami kesenjangan atau ketidaksesuaian keterampilan dan cara-cara untuk menghilangkannya.
TNA tingkat individu
Penilaian kebutuhan pelatihan ini didedikasikan untuk seorang individu atau beberapa individu dalam sebuah tim.
Hal ini dilakukan bersamaan dengan proyek atau perubahan yang dapat berdampak pada setiap anggota tim. Hal ini juga digunakan untuk pengembangan pribadi karyawan untuk kemajuan karir di masa depan.
Baca juga: 11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui
Apa Tujuan dari Melakukan Training Needs Analysis?
Tujuan dari training needs analysis adalah untuk mengidentifikasi dan menjembatani kesenjangan pengetahuan dan keterampilan dalam tenaga kerja untuk mencapai kinerja yang optimal.
TNA juga mengungkap alasan-alasan terjadinya kesenjangan dan membantu menentukan berbagai pendekatan untuk menghilangkan kesenjangan tersebut.
Selain itu, training needs analysis juga membantu:
Menyelaraskan pelatihan dengan tujuan bisnis
Penyelarasan memastikan bahwa Anda berinvestasi pada pelatihan yang akan membantu organisasi Anda mencapai tujuan bisnisnya.
Mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk organisasi Anda dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapainya membantu para profesional Litbang untuk fokus pada ruang lingkup pelatihan.
Mengungkap kesenjangan keterampilan dan kinerja sejak dini
Kesenjangan kinerja terjadi, misalnya, ketika bisnis mengalami perubahan atau munculnya teknologi baru. Dengan demikian, karyawan perlu terus meningkatkan keterampilan mereka untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan ini.
TNA memungkinkan organisasi untuk mengatasi kesenjangan ini sebelum menjadi masalah besar. Namun, sebuah studi dari PWC menunjukkan bahwa hanya 40% perusahaan yang meningkatkan keterampilan pekerjanya untuk mengatasi kekurangan keterampilan dan tenaga kerja.
Memprioritaskan pelatihan
TNA akan membantu Anda menentukan pelatihan mana yang perlu diprioritaskan sehubungan dengan waktu dan anggaran.
Training needs analysis sangat penting jika Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak membuang-buang sumber daya, waktu, dan energi
Jika dilakukan dengan benar, orang akan belajar lebih cepat, ada dampak yang lebih besar terhadap performa kerja, dan mengurangi rasa frustrasi yang muncul pada karyawan saat menjalankan peran dan tugas baru, sehingga berdampak pada keterlibatan karyawan.
Baca juga: RACI Matrix: Pengertian, Komponen, Cara Membuatnya, dan Contohnya
Merencanakan pelatihan yang ditargetkan
Anda dapat membuat rencana pelatihan yang menargetkan dengan tepat keterampilan dan pengetahuan yang Anda identifikasi kurang, sehingga sumber daya dapat diinvestasikan dengan tepat.
Menentukan siapa yang akan dilatih
Dengan TNA, Anda dapat memastikan bahwa orang-orang tertentu dilatih sesuai dengan yang mereka butuhkan.
Menyesuaikan program pelatihan Anda berdasarkan kebutuhan karyawan memungkinkan Anda untuk memaksimalkan manfaat dari program pelatihan Anda.
Training needs analysis tidak hanya bermanfaat bagi organisasi, namun juga berdampak positif pada pengalaman karyawan.
Baca juga: Mutasi Karyawan: Pengertian, Alasan, Jenis dan Kebijakannya
Tips Melakukan Training Needs Analysis
Berikut ini tiga praktik terbaik yang kami sarankan untuk diterapkan saat melakukan training needs analysis:
Mulailah dengan hasil yang diinginkan
Identifikasi aktivitas mana yang mengarah pada hasil organisasi ini sebelum mengidentifikasi aktivitas pelatihan. Hasil ini dapat berupa tujuan organisasi atau departemen. Atau bisa juga berupa kemampuan individu yang perlu ditingkatkan.
Kelola ekspektasi
Training needs analysis dan pelatihan membutuhkan manajemen pemangku kepentingan yang baik. Stakeholders meliputi karyawan, pengguna layanan (atau pelanggan), penyedia layanan pelatihan yang merancang dan melaksanakan program, dan sponsor internal yang membayar acara pelatihan.
Memastikan bahwa pelatihan tersebut memuaskan semua kelompok sangat penting untuk keberhasilannya. Dengan kata lain, ketika seorang manajer berpikir bahwa sesi pelatihan komunikasi akan menyelesaikan semua masalah internal mereka, Anda perlu mengelola ekspektasi mereka.
Gunakan pendekatan terpadu
Penelitian menunjukkan bahwa program pelatihan yang menempatkan keterampilan baru dalam perspektif pekerjaan atau organisasi yang lebih luas dan mengintegrasikannya dengan proses dan aktivitas organisasi lainnya akan lebih berhasil.
Ini tidak berarti bahwa Anda tidak dapat memfokuskan pelatihan Anda pada sesuatu yang spesifik, namun Anda harus menempatkan apa yang dipelajari oleh karyawan ke dalam perspektif organisasi.
Selanjutnya, mari kita lihat bagaimana cara melakukan training needs analysis.
Baca juga: Pengertian Employee Engagement, Cara Ukur, dan Meningkatkannya
Cara dan Contoh Melakukan Training Needs Analysis
Ketika melakukan training needs analysis, merupakan praktik yang baik untuk mengikuti proses yang terstandarisasi.
Kita akan membahas setiap langkah proses training needs analysis dengan menggunakan sebuah contoh, menjelaskan elemen-elemen yang berbeda yang harus diperhitungkan, dan mendefinisikan apa yang dibutuhkan untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
Dalam contoh kita, kita akan mengasumsikan bahwa solusi pelatihan dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
Langkah 1. Menentukan tujuan organisasi
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, training needs analysis selalu diawali dengan adanya gejala atau masalah dalam organisasi.
Biasanya, manajemen (senior) datang ke tim L&D dengan salah satu dari gejala-gejala tersebut dan bertanya kepada mereka bagaimana mereka dapat membantu memperbaikinya.
Masalah-masalah ini dapat mencakup:
- Sebuah organisasi kehilangan pemimpin inovatifnya
- Departemen penjualan yang berjuang untuk meningkatkan pangsa pasar untuk peningkatan skala yang berkembang pesat
- Dewan direksi telah menetapkan kemampuan organisasi yang harus dikembangkan oleh setiap karyawan.
Titik-titik masalah ini sering kali juga berkaitan dengan peluang baru yang ingin disiapkan oleh organisasi. Beberapa contohnya adalah:
- Memperkenalkan teknologi atau proses baru yang perlu dilatih oleh karyawan
- Mencoba meningkatkan kepatuhan atau keamanan di tempat kerja
- Ingin mengembangkan keterampilan tenaga kerja organisasi untuk mempersiapkan peluang bisnis di masa depan atau agar tetap kompetitif di pasar kerja
Semua tantangan ini berhubungan dengan tujuan organisasi. Jika tidak demikian, tantangan-tantangan tersebut biasanya tidak perlu diperbaiki.
Manajer tidak mungkin mendekati L&D untuk mendapatkan solusi pelatihan. Jika tujuan organisasi tidak jelas, luangkan waktu Anda untuk menjelajahinya. Menjelajahinya akan membantu Anda mendiagnosa masalah dan kebutuhan pelatihan.
Ketika kita berbicara mengenai tujuan atau hasil organisasi, kita fokus pada pengukuran seperti:
- Kinerja keuangan
- Pendapatan
- Keuntungan
- Laba atas Ekuitas
- Pengembalian atas Modal yang Digunakan
- Pertumbuhan laba
- Harga saham
Hasil yang lebih luas dapat mencakup kepuasan pelanggan, loyalitas pelanggan, dan budaya organisasi.
Tujuan dan hasil organisasi sulit untuk dipengaruhi karena seluruh organisasi berkontribusi terhadapnya. Mereka tunduk pada pengaruh di luar perilaku karyawan, sehingga sulit untuk memperbaikinya melalui pelatihan.
Pendekatan terbaik adalah dengan memecah tujuan organisasi menjadi tujuan departemen atau individu (kita akan membahasnya nanti di artikel ini), atau fokus pada kompetensi inti.
Kompetensi inti adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh semua karyawan dalam organisasi. Sebagian besar organisasi telah mendefinisikan dan menentukan seperti apa kinerja yang baik pada kompetensi ini.
Setiap orang dalam organisasi harus memiliki tingkat kemampuan dasar dalam kompetensi-kompetensi ini. Terdapat konsensus mengenai kemampuan inti ini, sehingga mudah untuk mendefinisikan perilaku kerja yang relevan (langkah 2).
Sebelum melangkah ke langkah berikutnya, profesional L&D harus memeriksa apakah tujuan organisasi ini dapat dicapai melalui perilaku kerja yang sesuai saja (langkah 2).
Pengaruh non-perilaku juga dapat mempengaruhi tujuan-tujuan ini, yang harus ditangani bersamaan dengan solusi pembelajaran.
Proses training needs analysis sangat mirip untuk setiap kasus. Baik itu tujuan organisasi, tujuan individu atau departemen yang dicantumkan.
Tujuan individu harus berhubungan langsung dengan tujuan departemen atau organisasi untuk memastikan dampak yang maksimal.
Baca juga: 20 Strategi untuk Meningkatkan Retensi Karyawan
Langkah 2. Tentukan perilaku pekerjaan yang relevan
Katakanlah kita adalah seorang profesional di bidang penelitian dan pengembangan yang bekerja di sebuah perusahaan konsultan besar.
Saat ini, sekelompok kecil mitra menjual proyek berskala besar kepada klien. Namun, di masa depan, semua konsultan akan diminta untuk menjual layanan mereka kepada (calon) klien.
Dengan kata lain, ini akan menjadi kompetensi inti baru yang perlu dikembangkan oleh semua orang dalam organisasi.
Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan perilaku kerja yang sesuai yang akan membangun kompetensi ini untuk membantu mencapai tujuan organisasi.
Agar konsultan dapat menjual jasa mereka, mereka perlu membangun hubungan, menemukan dan mengeksplorasi peluang, memberikan solusi, dan menutup kesepakatan secara komersial. Jika kita mendefinisikan perilaku-perilaku ini, maka akan terlihat seperti berikut ini.
| Perilaku | Penjelasan |
| Membangun hubungan | Mampu membangun dan mempertahankan hubungan secara efektif dengan berbagai klien potensial; tetap menjadi yang teratas dalam pikiran. |
| Menemukan peluang | Mampu melihat dan secara efektif menjangkau peluang ketika peluang itu muncul. |
| Ubah peluang menjadi kesepakatan | Tentukan bagaimana mereka dapat menyelesaikan masalah mereka melalui keahlian dan menutup kesepakatan. |
Langkah selanjutnya adalah menguraikan perilaku-perilaku yang tinggi ini ke dalam keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menunjukkan perilaku ini secara efektif.
Dalam hal pekerjaan individu, perilaku kerja dapat dianalisis melalui analisis pekerjaan. Pendekatan yang paling sering digunakan di sini adalah inventaris tugas.
Sebagai contoh, resepsionis memiliki banyak tugas merima tamu dan komplain. Tugas-tugas ini dapat didefinisikan sebagai berikut.
Tugas untuk resepsionis
| Tugas | Frekuensi | Tingkat kepentingn | Tingkat kesulitan |
| Menjawab interkom saat bel pintu berdering | 300/hari | Sedang | Rendah |
| Menyambut tamu dan memandu mereka ke ruang tunggu | 120/hari | Sedang | Rendah |
| Menyediakan minuman untuk para tamu | 80/hari | Penting | Rendah |
| Menjawab pertanyaan dari pengunjung | 30/hari | High | Sedang |
| Mengelola ekspektasi tentang waktu tunggu | 30/hari | Sedang | Sulit |
| Menerima dan menangani keluhan | 6/hari | Penting | Sangat sulit |
Resepsionis mungkin juga memiliki tugas-tugas lain, yang mengarah pada tinjauan panjang tentang tugas-tugas yang berbeda dengan tugas-tugas terkait.
Berdasarkan tugas-tugas ini, analis pekerjaan atau profesional L&D dapat menilai frekuensi, kepentingan, dan kesulitan tugas tersebut.
Mereka mengumpulkan informasi ini dengan melihat deskripsi pekerjaan dan berbicara dengan manajer dan karyawan. Analisis pekerjaan ini memberikan masukan untuk langkah 2 dan 3 dalam proses tersebut.
Baca juga: Aturan Health Screening Karyawan, Jenis, dan Tipsnya
Langkah 3. Tentukan pengetahuan & keterampilan yang dibutuhkan
Perilaku membangun hubungan dan perilaku komersial yang telah kita tentukan sebelumnya perlu dispesifikasikan sebelum kita dapat melanjutkan ke program pelatihan.
Semakin spesifik perilaku tersebut, semakin mudah untuk membuat program pelatihan yang memenuhi dimensi perilaku tersebut.
| Perilaku | Penjelasan |
| Membangun hubungan & melihat peluang | Keterampilan yang dibutuhkan
S1. Secara aktif menjangkau untuk menciptakan peluang networking Pengetahuan yang dibutuhkan K1. Sistem/database manajemen hubungan klien |
| Ubah peluang menjadi kesepakatan penjualan | Keterampilan yang dibutuhkan
S1. Mengidentifikasi buying signals Pengetahuan yang dibutuhkan K1. Teknik closing (misalnya, assume close, close on minor points, atasi keberatan sebagai penghalang penjualan, tawarkan insentif untuk menutup, gunakan kesempatan terakhir, minta bisnis secara langsung) |
Seperti yang Anda lihat, kami telah menggabungkan tiga perilaku ke dalam dua kelompok perilaku dan mendefinisikan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk masing-masing perilaku.
Untuk melengkapi kerangka kerja ini, tanyakan kepada karyawan yang telah memiliki keterampilan ini. Kembalilah ke pemberi tugas untuk memeriksa apakah perilaku, keterampilan, dan pengetahuan ini akan membantu mencapai tujuan organisasi.
Karyawan dapat mengatakan sejauh mana pengetahuan dan keterampilan tersebut secara akurat mencerminkan kompetensi inti yang dibutuhkan organisasi.
Langkah terakhir adalah menilai keterampilan yang ada saat ini dalam organisasi. Tidak semua orang membutuhkan pelatihan yang sama.
Sebagai contoh, mitra di perusahaan konsultan sudah memiliki pengalaman penjualan yang luas – mereka tidak akan mendapatkan manfaat dari pelatihan ini. Anggota staf senior akan membutuhkan pelatihan yang berbeda dengan associate atau junior. Semua detail ini harus dipertimbangkan sebelum melangkah ke tahap berikutnya.
Anda bisa menerapkan berbagai teknik untuk memetakan keterampilan yang tersedia. Mulailah dengan survei dan wawancara organisasi tradisional dan lakukan audit keterampilan untuk membuat inventaris keterampilan.
Anda juga dapat menggunakan rencana pengembangan karyawan untuk mengidentifikasi kelompok karyawan dengan KSA yang sama. Penambangan teks dari deskripsi pekerjaan atau teks lowongan adalah pilihan lain untuk mengidentifikasi tingkat kompetensi yang dibutuhkan per fungsi.
Untuk pekerjaan individu, Anda dapat menentukan pengetahuan & keterampilan yang dibutuhkan. Hal ini dapat didasarkan pada inventaris tugas dan dilengkapi dengan sumber informasi lainnya.
Langkah 4. Pelatihan
Langkah terakhir dalam proses ini adalah desain pelatihan. Di sini, Anda akan mengkomunikasikan hasil pembelajaran yang dibutuhkan yang telah Anda tentukan pada langkah 3 kepada penyedia pelatihan.
Anda juga menentukan anggaran, cakupan waktu pelatihan, dan memutuskan apakah Anda akan bekerja sama dengan pelatih internal atau eksternal.
Ingatlah untuk mempertimbangkan alternatif non-pelatihan yang dapat membantu mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Hal ini dapat berupa penyertaan kompetensi inti dalam tinjauan manajemen kinerja dan memberikan pujian serta penghargaan atas perilaku yang ditetapkan.
Atau Anda juga bisa menambahkannya sebagai kriteria seleksi dalam proses perekrutan. Semua intervensi ini akan membantu membangun dan memperkuat pengetahuan dan keterampilan.
Di sinilah Anda dapat menerapkan model ADDIE. ADDIE model bisa dibilang merupakan model desain pelatihan yang paling terkenal. ADDIE merupakan singkatan dari Analyze, Design, Develop, Implement, dan Evaluate. Desain pelatihan yang baik harus melalui kelima tahap tersebut.
Tahap pertama, Analyze, adalah tahap training needs analysis. Dalam tahap ini, Anda akan:
- Menentukan tujuan instruksional dan keselarasannya dengan tujuan organisasi
- Menentukan target audiens,
- Mengenali hasil perilaku, dan
- Mengidentifikasi hambatan-hambatan pembelajaran.
Semua elemen ini dibahas dalam proses training needs analysis yang telah Anda pelajari dalam artikel ini.
Pada tahap selanjutnya, tim Anda merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan program pembelajaran. Terakhir, anda mengevaluasi efektivitasnya. Semua tahapan ini akan lebih mudah dilakukan dengan baik setelah Anda menyelesaikan training needs analysis secara menyeluruh.
Baca juga: Manfaat Pemantauan Produktivitas Karyawan dan Caranya
Kesimpulan
Training needs analysissangat penting dalam membantu organisasi menentukan kebutuhan pembelajaran spesifik karyawan sehingga mereka dapat menjadi lebih efektif dan produktif dalam peran mereka. Analisis ini juga dapat mengungkap keterampilan yang dibutuhkan yang saat ini kurang di dunia kerja.
Ini mungkin merupakan tugas yang sulit, namun tanpa melakukan TNA, inisiatif pelatihan Anda pasti akan gagal, dan Anda mungkin akan membuang-buang sumber daya perusahaan untuk program pembelajaran yang tidak relevan.
Pastikan juga Anda mengetahui keterampilan yang dimiliki seluruh karyawan Anda dengan mentimpan data karyawan dalam satu platform HR terintegrasi seperti Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 1000 pemilik bisnis dalam proses pengelolaan operasi HR yang lebih baik.
Dengan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll dan tunjangan seluruh karyawan Anda karena sistemnya sudah terintegrasi dengan proses pencatatan kehadiran karyawan melalui smartphone.
Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub melalui tautan ini.