Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya

Organisasi biasanya memiliki persyaratan untuk merekam rapat dan membuat catatan tersedia untuk karyawan, anggota dewan, dan mungkin pemegang saham. Seringkali, catatan ini dimulai sebagai notula rapat.

Mempelajari notula rapat dan mengapa itu penting dapat membantu tim Anda menetapkan prosedur untuk pencatatan mereka.

Dalam artikel ini, kita membahas definisi notula rapat, tips dalam membuatnya dan memberikan contoh dan template notula rapat.

Apa itu Notula Rapat?

Notula atau notulen rapat adalah catatan yang menyatakan apa yang terjadi selama rapat perusahaan. Biasanya, seorang karyawan akan membuat catatan selama rapat sementara hal-hal penting dibahas.

Setelah catatan selesai, mereka akan mengetiknya ke dalam catatan rapat resmi, menerima persetujuan dari seseorang dalam kepemimpinan, kemudian mereka akan mengirimkan risalah tersebut kepada karyawan yang diperlukan.

Notula rapat sering kali berfungsi sebagai catatan untuk tindakan apa yang terjadi selama rapat termasuk proyek yang ditugaskan, kepada siapa proyek ini ditugaskan, dan keputusan penting lainnya di tempat kerja.

Ini membantu karyawan yang menghadiri rapat mengingat apa yang dibahas. Ini juga membantu karyawan yang tidak dapat menghadiri rapat untuk mempelajari apa yang dibahas sehingga mereka tidak melewatkan informasi penting apa pun.

Apa yang Harus Disertakan dalam Notula Rapat?

Saat mendokumentasikan notula rapat, Anda harus menyertakan detail tertentu yang dapat bermanfaat bagi karyawan yang perlu merujuknya di masa mendatang.

Berikut adalah elemen yang harus disertakan saat menulis notula rapat:

• Mengapa pertemuan itu diadakan
• Nama depan dan belakang peserta
• Tanggal dan waktu pertemuan diadakan
• Proyek yang ditugaskan, kepada siapa mereka ditugaskan dan tenggat waktu
• Keputusan karyawan dan pimpinan dibuat saat rapat
• Koreksi atas notulen rapat sebelumnya
• Pendapat yang diterima atau gagal
• Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya, jika berlaku

Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Bisa Anda Download

Bagaimana Cara Menulis Notula Rapat?

Langkah-langkah di bawah ini menguraikan cara menulis notula rapat dan cara mendistribusikannya kepada karyawan.

1. Siapkan template sebelum rapat dimulai

Untuk memastikan Anda siap untuk rapat, Anda bisa membuat template dengan informasi yang diperlukan yang diisi sebelum rapat atau segera setelah Anda duduk di area rapat.

Anda dapat membuat templat sebelumnya yang memiliki tempat penampung untuk item dan informasi rapat tertentu.

Mungkin lebih mudah untuk membuat template ini jika Anda mendiskusikan informasi apa yang penting untuk Anda sertakan dalam notulen dengan pemimpin rapat.

Anda juga dapat meminta untuk melihat rapat sebelumnya untuk mempelajari pemformatan sebelumnya untuk memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang apa yang harus disertakan.

Setelah Anda tahu apa yang harus disertakan dalam menit, Anda dapat membuat template Anda dan mulai mengisi bagian yang kosong.

Berikut adalah placeholder umum yang ditemukan dalam template yang dapat Anda gunakan:

• Nama Organisasi
• Tujuan pertemuan
• Waktu mulai dan berakhir
• Tanggal dan lokasi
• Daftar hadir dan absen, jika perlu
• Ruang untuk informasi penting seperti mosi yang disahkan atau tenggat waktu yang diberikan
• Ruang untuk tanda tangan Anda dan tanda tangan pemimpin rapat
• Sebuah agenda, jika pemimpin rapat memberi Anda satu

Mungkin lebih mudah untuk tiba di rapat lebih awal untuk mengisi template sebanyak mungkin sebelum rapat dimulai.

2. Buat catatan tentang tindakan penting, keputusan, proyek yang ditugaskan dan diskusi

Setelah rapat dimulai, Anda dapat mulai membuat catatan rapat penting. Mungkin lebih mudah untuk hanya mencatat faktor-faktor penting dari rapat, daripada mencoba mendokumentasikan semua yang disebutkan oleh peserta.

Jika peserta mencoba untuk meloloskan mosi apa pun, dokumentasikan ini dengan menulis siapa yang meminta mosi, apa mosi itu dan apakah mosi tersebut disahkan. Anda juga harus mendokumentasikan setiap kali pemungutan suara dilakukan.

Catat nama atau sorotan penting dari orang yang memberikan laporan atau presentasi. Anda juga dapat mencatat pembaruan tugas atau tugas baru yang diberikan manajer kepada karyawan.

Catat nama, detail penting dari tugas dan tanggal jatuh tempo yang tepat. Manajer dan kepemimpinan jarang meminta Anda untuk mencatat diskusi atau percakapan.

Jika ya, Anda harus mencatatnya secara objektif dan mencoba menghindari kata sifat untuk menggambarkan orang, tindakan mereka, atau pendapat pribadi Anda.

3. Kumpulkan salinan laporan atau presentasi apa pun

Jika ada laporan atau presentasi yang diberikan selama rapat, Anda harus meminta dokumen ini setelah rapat dari penyaji.

Jika mereka tidak dapat memberi Anda salinan fisik, Anda dapat meminta mereka untuk mengirimkannya melalui email kepada Anda.

Saat Anda mengirim notulen ke karyawan yang diperlukan, Anda dapat melampirkan laporan atau presentasi ini ke dokumen. Ini membantu menyegarkan ingatan peserta rapat.

Ini juga akan membantu orang yang tidak hadir untuk lebih memahami informasi penting yang mereka lewatkan dalam rapat.

Baca juga: Mengenal Klasifikasi Data dan Pentingnya Bagi Proses HR

4. Tinjau catatan Anda dan ajukan pertanyaan terakhir

Setelah rapat selesai, perhatikan waktu rapat ditunda. Lihat sekilas catatan Anda untuk melihat apakah ada informasi penting yang terlewat saat Anda membuat catatan.

Jika orang yang Anda butuhkan informasi tambahan dari masih ada di dalam ruangan, Anda dapat meminta informasi ini jika mereka tidak sibuk.

Jika Anda tidak dapat mengumpulkan informasi tambahan dari seseorang secara langsung, Anda dapat mengirim email profesional yang menanyakan detail ini segera setelah rapat.

5. Ketik catatan rapat Anda dalam paragraf yang mudah dimengerti

Segera setelah Anda selesai menulis catatan dan rapat ditunda, Anda harus mengetikkan notulen rapat saat masih segar di otak Anda.

Tulis setiap keputusan atau tindakan penting secara rinci dalam paragraf mereka sendiri. Simpan notulen rapat Anda dalam present tense yang sama di seluruh dokumen.

Pastikan kata-kata itu objektif dan mudah dipahami oleh peserta. Anda ingin fokus pada item apa yang dicapai dalam rapat.

Setelah Anda mengetik menit Anda, Anda dapat memberi nomor halaman, jika ada beberapa. Lampirkan dokumen pendukung penting dan koreksi untuk kejelasan, ejaan, dan masalah tata bahasa.

6. Meminta persetujuan dari pimpinan

Setelah mengetik catatan Anda, Anda dapat mengirim dokumen ini ke pemimpin rapat untuk disetujui. Tanyakan kepada mereka apakah ada orang lain yang perlu melihat dan menyetujui dokumen ini juga.

Kirim notulen rapat ke semua orang yang diperlukan dan terima tanda tangan persetujuan mereka. Jika mereka membaca risalah dan meminta koreksi, terapkan dengan cepat dan catat pada risalah bahwa mereka dikoreksi dan disetujui sebelum mengirimkannya.

7. Kirim notulen ke daftar karyawan Anda

Saat Anda siap untuk membagikan risalah Anda, tanyakan kepada pemimpin rapat bagaimana Anda harus mendistribusikan dokumen ini.

Biasanya cara utama untuk mengirimkan notulen rapat bisa melalui email. Pelajari metode yang disukai pimpinan dan kirimkan dengan melampirkan dokumen yang diperlukan.

Pastikan Anda telah mengirim dokumen ini ke semua peserta dan absen yang diperlukan dalam daftar Anda. Anda juga harus memverifikasi daftar ini dengan pemimpin rapat dan menanyakan apakah mereka ingin Anda mengirimkan risalah rapat kepada karyawan tambahan.

Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya

Tips Menulis Notula Rapat

Penulisan notula atau risalaj rapat harus diselesaikan dengan hati-hati untuk memastikan semua informasi yang diperlukan disertakan untuk referensi karyawan. Anda dapat mengikuti tips di bawah ini untuk mempelajari cara menulis notulen rapat dengan benar.

Bagikan lembar kehadiran jika diperlukan

Karena Anda sering diminta untuk mengetahui peserta setiap rapat untuk mengirimkan dokumen setelahnya, Anda harus mengenal setiap orang dalam rapat.

Jika Anda tidak mengetahui setiap orang yang hadir dan tidak memiliki informasi kontak mereka, Anda dapat membagikan lembar kehadiran setelah rapat dimulai.

Ini akan mengumpulkan nama dan informasi kontak mereka untuk membantu Anda dengan mudah mengirim dokumen ke karyawan yang diperlukan.

Catat hanya item pertemuan penting

Banyak manajer atau pemimpin rapat jarang meminta Anda untuk mendokumentasikan semua yang dikatakan atau dilakukan dalam rapat. Anda dapat memverifikasi terlebih dahulu item apa yang ingin mereka catat.

Setelah Anda tahu apa yang perlu didokumentasikan, Anda dapat tetap hanya menulis item pertemuan penting seperti tindakan yang diambil atau keputusan yang dibuat.

Ini membuat Anda tidak memaksakan diri dengan pencatatan yang berlebihan dan memungkinkan Anda untuk bersiap ketika Anda perlu mendokumentasikan item tindakan penting.

Gunakan steno untuk membantu Anda menulis lebih cepat

Jika banyak item penting dikatakan sekaligus, mungkin sulit untuk menuliskan semuanya dengan cepat. Oleh karena itu Anda dapat mengembangkan steno untuk membantu Anda mendokumentasikan informasi secara efisien.

Anda dapat menggunakan metode seperti menulis inisial anggota rapat daripada nama lengkap atau membuat akronim yang mudah Anda pahami untuk mewakili frasa umum yang biasa digunakan selama rapat. Ini dapat memudahkan Anda untuk tetap mengikuti rapat.

Bawa alat perekam jika diinginkan

Untuk membantu Anda merekam rapat dengan baik, terutama jika pemimpin rapat meminta lebih banyak informasi dari biasanya, Anda dapat membawa alat perekam.

Anda dapat merujuk ke perangkat ini nanti saat mengetik notulen rapat untuk memastikan tidak ada hal penting yang terlewatkan.

Pastikan untuk mendapatkan ini disetujui oleh pemimpin rapat Anda sebelumnya dan memberi tahu peserta rapat bahwa mereka akan direkam dan mengumpulkan persetujuan mereka, jika perlu.

Baca juga: Revolusi Industri: Pengertian, Sejarah, dan Dampaknya di Berbagai Bidang

Temukan template yang sudah jadi

Jika Anda belum pernah membuat notula rapat sebelumnya dan tidak dapat mengambil notula  rapat sebelumnya, Anda dapat menemukan templat yang sudah jadi secara online untuk digunakan.

Anda dapat mencarinya secara online, menyimpannya dan mengeditnya agar sesuai dengan format yang Anda inginkan.

Setelah Anda membuat templat notulen rapat, Anda dapat menggunakannya secara rutin untuk setiap rapat agar tetap konsisten dan untuk membantu peserta dengan mudah mengambil informasi dari setiap rapat.

Template Laporan Notula Rapat

Berikut adalah dua template yang dapat Anda gunakan untuk membuat laporan notula rapat:

Template satu

Berikut adalah templat untuk laporan risalah rapat yang mencakup bagian-bagian penting yang umum untuk jenis dokumen ini:

[Judul pertemuan]

Lokasi: [tempat Anda mengadakan pertemuan]

Tanggal: [hari pertemuan]

Waktu: [waktu pertemuan]

Kehadiran:

• [peserta – catat apakah mereka hadir atau tidak hadir untuk rapat]
• [peserta – catat apakah mereka hadir atau tidak hadir untuk rapat]
• [peserta – catat apakah mereka hadir atau tidak hadir untuk rapat]

Item agenda:

• [Agenda 1][gagasan utama dibahas terkait agenda][gagasan utama dibahas terkait agenda][gagasan utama dibahas terkait agenda]
• [Agenda 2][gagasan utama dibahas terkait mata acara][gagasan utama dibahas terkait agenda][gagasan utama dibahas terkait agenda]

Langkah selanjutnya:

• [item yang dapat ditindaklanjuti]
• [item yang dapat ditindaklanjuti]
• [item yang dapat ditindaklanjuti]

Template dua

Berikut ini adalah template untuk laporan notulen rapat yang sedikit lebih detail:

[Judul pertemuan]

Tujuan pertemuan: [mengapa pertemuan ini terjadi]

Lokasi: [tempat Anda mengadakan pertemuan]

Tanggal dan waktu: [hari dan waktu pertemuan]

Kehadiran:

• [peserta]
• [peserta]
• [peserta]

Absen:

• [peserta yang diharapkan]
• [peserta yang diharapkan]

Tinjauan metrik dan KPI:

• [kemajuan menuju metrik atau KPI tertentu]
• [kemajuan menuju metrik atau KPI tertentu]
• [kemajuan menuju metrik atau KPI tertentu]

Item tindakan dari pertemuan sebelumnya:

• [langkah yang diambil sejak pertemuan dan hasil sebelumnya]
• [langkah yang diambil sejak pertemuan dan hasil sebelumnya]
• [langkah yang diambil sejak pertemuan dan hasil sebelumnya]

Agenda Acara Rapat ini :

• [item agenda dan topik utama diskusi]
• [item agenda dan topik utama diskusi]
• [item agenda dan topik utama diskusi]

Tambahan agenda:

• [subjek tambahan dibahas]
• [subjek tambahan dibahas]
• [subjek tambahan dibahas]

Langkah selanjutnya:

• [item tindakan yang harus diambil sebelum pertemuan berikutnya]
• [item tindakan yang harus diambil sebelum pertemuan berikutnya]
• [item tindakan yang harus diambil sebelum pertemuan berikutnya]

Baca juga: Pengertian Manajemen, Jenis, Level, Fungsi, dan Tips Menjadi Manajer

Contoh Laporan Notula Rapat

Berikut adalah dua contoh laporan notula rapat yang dapat Anda gunakan sebagai model untuk mempersiapkan risalah rapat Anda:

Contoh satu

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menggunakan templat notulen rapat pertama:

Rapat kampanye pemasaran

Lokasi: Ruang Konferensi, Jakarta

Tanggal: 11 April 2022

Waktu: 11:30 WIB

Kehadiran:

• Rudianto — hadir
• Budi– hadir
• Erna — hadir
• Yosita — absen
• Ridwan — hadir

Item agenda:

• Kemajuan kampanye sejauh ini: Skrip tertulis untuk iklan baru dan tempat radio, Grafik yang dirancang untuk iklan digital dan posting media sosial
• Sasaran kampanye: Meningkatkan lalu lintas toko online 33%, Meningkatkan keterlibatan di media sosial 42%, Menghabiskan di bawah IDR 5.000 untuk mendapatkan setiap prospek baru

Langkah selanjutnya:

• Rekam iklan
• Dapatkan izin lokasi
• Sewa kru kamera
• Kembangkan strategi bekerja sama dengan tim penjualan
• Menghasilkan dan mengelola prospek baru dari kampanye

Contoh dua

Berikut adalah contoh bagaimana para profesional dapat menggunakan templat notula rapat kedua:

Pertemuan eksekutif

Tujuan pertemuan: Memfasilitasi komunikasi antara pemimpin perusahaan setiap bulan

Lokasi: Zoom

Tanggal dan waktu: 22 Februari 2022 pukul 14:00 WIB

Kehadiran:

• Billy Hamilton
• Ananda Lubis
• Budi Hermawan

Absen:

• Rosinta

Tinjau metrik dan KPI:

• ROI meningkat 5,3% sejak kuartal terakhir
• Lalu lintas situs web naik 17,9% sejak pertemuan sebelumnya

Item tindakan dari pertemuan sebelumnya:

• Berkolaborasi dengan direktur pemasaran untuk meningkatkan keterlibatan di saluran media sosial — mengembangkan strategi baru
• Pekerjakan seorang manajer penjualan dan dua pengembang perangkat lunak baru — satu pengembang disewa, pada tahap akhir proses aplikasi untuk dua peran lainnya

Agenda Rapat ini :

• Merevisi proses orientasi untuk semua karyawan. Memasukkan nilai-nilai dan budaya perusahaan ke dalam aktivitas membangun tim. Merancang dan memesan item dengan logo perusahaan, mis. kaos atau topi
• Menentukan pasar baru mana yang akan ditargetkan. Negara: China, Selandia Baru. Demografi: remaja, pemilik hewan peliharaan, profesional yang bekerja di kedai kopi
• Menyelesaikan anggaran untuk kuartal berikutnya. Termasuk anggaran untuk acara, pengembangan produk, dan inisiatif orientasi

Tambahan agenda:

• Persiapan rapat dewan
• Mentransfer data bisnis ke platform baru

Langkah selanjutnya:

• Buat dek penjualan baru
• Terapkan integrasi kalender untuk berbagai departemen

Baca juga: 14 Cara Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai notula rapat beserta template dan juga contoh notula rapat yang baik. Penyusunan notula sangat penting karena ini sangat berguna untuk rapat-rapat selanjutnya.

Setelah selesai rapat, notulis harus segera mencatat poin-poin penting yang masih segar dalam ingatan, sehingga tidak akan ada yang terlewat.

Pastikan juga sebelum menulis notula Anda menyiapkan peralatan yang akan digunakan misalnya buku tulis atau laptop.

Hal penting lainnya yang harus Anda perhatikan adalah mencatat anggota rapat yang hadir, dan untuk memudahkannya Anda bisa menggunakan software absensi Gajihub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda juga bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi tunggu apalagi? Permudah proses pembuatan notula rapat Anda dengan menggunkan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.