Sebagai pemilik atau manajer bisnis, Anda harus melacak kehadiran karyawan Anda, termasuk jam check-in, check-out, dan lembur, untuk memastikan alur kerja yang lancar dan manajemen penggajian yang akurat, oleh sebab itu laporan absensi karyawan adalah hal penting yang harus Anda punyai.
Untungnya, Anda dapat menggunakan perangkat lunak kehadiran karyawan untuk merekam semua data ini dan memvisualisasikannya sebagai laporan terperinci.
Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya laporan absensi karyawan dan juga memberikan Anda contoh dan template laporan absensi karyawan yang bisa Anda download secara gratis.
Apa itu Time Tracking dan Pencatatan Kehadiran?
Sebelum masuk ke laporan, penting untuk memahami bagaimana bisnis melacak kehadiran. Tetapi jika Anda terbiasa dengan sistem waktu dan kehadiran, jangan ragu untuk langsung beralih ke bagian yang membahas laporan absensi karyawan.
Sistem time tracking dan pencatatan kehadiran memantau waktu mulai dan berhenti karyawan selama jam kerja mereka. Sistem ini dapat digunakan baik oleh karyawan tetap maupun karyawan per jam.
Mari kita lihat jenis-jenis time tracking dan pencatatan kehadiran:
- Manual: menggunakan kartu kertas yang perlu diberi stempel waktu secara manual menggunakan mesin stempel waktu.
- Otomatis: menggunakan kartu ID karyawan atau biometrik berbasis RFID (Radio-frequency identification) untuk mencatat jam kerja karyawan saat mereka mulai dan berhenti bekerja.
- Berbasis aplikasi: menggunakan geolokasi berbasis internet atau pencatat waktu pengenalan wajah untuk masuk dan keluar.
Sistem time tracking dan pencatatan kehadiran modern memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar menggunakan jam waktu, ponsel, dan komputer dengan koneksi internet, dll.
Sistem canggih lainnya juga dapat melacak kehadiran menggunakan geofencing, mengelola Paid Time Off (PTO), membuat jadwal karyawan, dan menghasilkan laporan terperinci.
Software time tracking dan pencatatan kehadiran seperti Gajihub bahkan bisa mentransfer semua data yang dilacak ini ke dalam sistem penggajian untuk pembayaran yang akurat dan tepat waktu.
Selain itu, mereka juga dapat menawarkan fitur layanan mandiri yang memungkinkan karyawan untuk melihat jam yang dilacak, akrual PTO, jadwal saat ini dan yang akan datang, dan banyak lagi.
Fungsi utama dari sistem time tracking dan pencatatan kehadiran meliputi:
- Melacak jam dan kehadiran karyawan
- Mengotomatiskan operasi sistem penggajian.
- Memastikan bahwa karyawan menerima kompensasi lembur yang sesuai dengan mengurangi kesalahan pembukuan.
- Memanfaatkan data untuk menghasilkan laporan ringkasan kerja dalam bentuk tabel, grafik, dan bagan.
- Mematuhi peraturan ketenagakerjaan pemerintah.
Jika Anda membutuhkan time tracking dan pencatatan kehadiran yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau, Anda bisa mencoba software HR dan payroll Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya
Apa Itu Laporan Absensi Karyawan?
Laporan absensi karyawan tingkat lanjut lebih dari sekadar serangkaian angka atau stempel waktu.
Dokumen ini juga memberikan analisis rinci tentang kehadiran karyawan, waktu masuk dan keluar, ketepatan waktu, ketidakhadiran, dll.
Sebelumya, banyak orang mencatat kehadiran secara manual pada lembaran kertas atau buku log. Perlahan dan bertahap, dengan meningkatnya penggunaan komputer, orang-orang mulai melakukan pencatatan di komputer.
Apalagi dengan kemajuan teknologi, kini kita bisa melihat mesin sidik jari di banyak perusahaan dan juga proses absensi berbasis cloud dengan harga yang lebih terjangkau.
Baca juga: Mengenal Klasifikasi Data dan Pentingnya Bagi Proses HR
Jenis Laporan Absensi Karyawan yang Populer
Ada berbagai jenis laporan yang dihasilkan oleh sistem absensi karyawan.
Memahami isi laporan absensi setiap karyawan akan membantu Anda memutuskan mana yang paling cocok untuk perusahaan Anda.
Berikut adalah jenis utama laporan kehadiran karyawan:
- Timecard: melacak pola jam masuk dan jam keluar karyawan, suntingan yang dibuat oleh supervisor, dll.
- Scheduling: meninjau jadwal kerja karyawan, cakupan shift, perbandingan jam aktual vs. terjadwal, dll.
- Manajemen tenaga kerja: memantau tren variasi kehadiran, upah, data produktivitas, dan banyak lagi.
- Pelacakan biaya: melacak pembayaran lembur, jam kerja aktual, gaji historis, pembayaran kotor, dll.
- Prakiraan anggaran: prakiraan anggaran dan jadwal tenaga kerja berdasarkan data sebelumnya.
Baca juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis
Elemen Apa Saja yang Harus Ada Dalam Laporan Absensi Karyawan?
Sistem pengelolaan HR modern seperti Gajihub memungkinkan Anda menyesuaikan laporan untuk menampilkan informasi yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Jadi, informasi apa yang ditampilkan oleh laporan-laporan ini?
Beberapa data penting yang dapat ditampilkan oleh laporan waktu dan kehadiran antara lain:
- Timecard atau jam kerja.
- Pembagian alokasi waktu.
- Jam absensi, termasuk biaya absensi ke perusahaan.
- Frekuensi dan durasi absen.
- Perincian cuti menjadi liburan, cuti sakit, dll.
- Variasi jam kerja departemen.
- Jam lembur individu dan departemen.
- Biaya kepada pemberi kerja berdasarkan jumlah jam kerja dan tingkat upah.
Ini hanya beberapa cara di mana Anda dapat melihat data kehadiran karyawan Anda.
Anda dapat melihat laporan ini di Gajihub mencetaknya untuk rapat, atau mengirimkannya melalui email ke karyawan dan manajer. Beberapa sistem juga mendukung mengekspornya ke alat lain.
Banyak dari fitur ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan laporan ini untuk referensi di masa mendatang.
Anda juga dapat mengintegrasikan laporan ini dengan fitur lain di Gajihub seperti manajemen proyek, manajemen HR, payroll, akuntansi dll.
Baca juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya
Pentingnya Data Absensi yang Akurat
Laporan kehadiran juga dapat menunjukkan karyawan mana yang paling cocok untuk suatu bisnis dengan mengumpulkan data tentang siapa yang secara konsisten datang lebih awal, tepat waktu, terlambat, atau tidak hadir tanpa alasan yang dapat diterima.
Ketika dikumpulkan secara akurat dan menyeluruh, informasi absensi karyawan dapat membantu bisnis:
Meningkatkan produktivitas
Seringkali, area bisnis di mana karyawan secara konsisten terlambat atau tidak hadir adalah area yang kurang produktif dan lebih boros waktu atau sumber daya.
Laporan absensi dapat mengidentifikasi area ini, memungkinkan Anda untuk menegakkan kebijakan kehadiran Anda dan mendiskusikan masalah dengan pihak yang sesuai.
Memenuhi undang-undang ketenagakerjaan
Peraturan Negara tentang ketenagakerjaan bisa jadi rumit, tetapi bisnis Anda harus mematuhinya. Mendokumentasikan kehadiran karyawan memenuhi banyak peraturan ini, seperti menangani waktu istirahat dan persyaratan keselamatan.
Menerapkan kebijakan secara konsisten
Untuk menghindari konflik dan memastikan kebijakan kehadiran Anda seefektif mungkin, Anda harus secara konsisten menegakkan kebijakan Anda.
Gajihub akan membantu Anda menstandardisasi proses pelaporan ketidakhadiran Anda dan mengotomatiskan tugas pelacakan kehadiran seperti memperbarui poin karyawan, mengirim pemberitahuan, dan membuat dokumen.
Baca juga: HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya
Download Laporan Absensi Karyawan Format Excel
Namun jika Anda ingin melakukan pencatatan absensi secara manual, Anda bisa mendownload template laporan absensi yang telah kami buat pada link di bawah.
Template ini memiliki format excel dan bisa Anda download langsung dan bisa Anda gunakan dengan mudah:
DOWNLOAD LAPORAN ABSENSI KARYAWAN EXCEL
5 Alasan Mengapa Anda Harus Mengotomatiskan Proses Pelacakan Kehadiran
Bisnis memiliki akses ke berbagai solusi pelacakan absensi dan kehadiran hari ini. Alat-alat ini dapat membantu Anda mengotomatiskan pelacakan kehadiran, yang pada gilirannya memungkinkan Anda untuk:
1. Memastikan catatan akurat
Sistem pelacakan kehadiran dan absensi otomatis menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia dan memastikan catatan kehadiran akurat.
Solusi ini melacak kehadiran secara real-time dan memberi Anda laporan kehadiran akurat yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi dan menangani masalah kehadiran.
Sistem ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan semua catatan kehadiran Anda secara digital, mengurangi pemborosan dan meminimalkan dokumen.
2. Mengurangi biaya
Dengan meningkatkan akurasi, perangkat lunak pelacakan kehadiran membantu Anda mengurangi biaya dengan meminimalkan kesalahan payroll dan fraud.
Ini juga memungkinkan Anda untuk meningkatkan efisiensi tim Anda melalui jadwal yang dioptimalkan, sehingga menurunkan biaya lebih jauh.
3. Hemat waktu
Menerapkan sistem pelacakan kehadiran otomatis menghemat waktu tim Anda. Karyawan tidak perlu khawatir tentang masuk dan keluar atau mengisi timesheet, dan tim HR Anda tidak perlu membuang waktu untuk begitu banyak dokumen.
4. Menjaga keamanan data Anda
Anda memiliki kewajiban untuk menjaga keamanan data kehadiran karyawan Anda. Perangkat lunak pelacakan kehadiran memungkinkan Anda menyimpan catatan kehadiran di cloud dengan aman.
Ini membantu melindungi data bisnis Anda dan informasi karyawan Anda.
5. Menyederhanakan proses penggajian
Menggunakansoftware untuk mengotomatiskan pelacakan kehadiran akan membantu Anda melacak waktu dan kehadiran secara akurat.
Ini, pada gilirannya, akan memungkinkan Anda untuk membayar tim Anda untuk waktu mereka secara adil. Anda juga dapat melacak lembur dan menghitung pembayaran lembur dengan benar, yang dapat menghemat banyak uang dalam jangka panjang.
Baca juga: Analisis Beban Kerja: Pengertian dan Cara Manajemennya
Buat Proses Pencatatan Absensi Karyawan Lebih Mudah dengan Gajihub
Dengan manfaat yang telah kami jelaskan di atas, menggunakan sistem pencatatan kehadiran karyawan yang modern seperti Gajihub akan memberikan Anda banyak keuntungan dan kemudahan untuk bisnis Anda.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang fitur absensi online mobile Gajihub, Anda bisa mempelajarinya secara detail melalui tautan ini.
Kini, seluruh proses operasional dalam bisnis saling terintegrasi mulai dari absensi, payroll, sampai akuntansi pada bisnis sehingga membuat pengelolaan bisnis yang lebih efisien dan juga optimal.
Gajihub juga memiliki fitur lainnya yang tidak hanya memudahkan bisnis namun juga karyawan Anda seperti employee self service, absensi melalui smartphone, pengelolaan cuti dan izin, reimbursement, dan masih banyak lagi.
Jadi tunggu apalagi? Mudahkan pembuatan laporan absensi karyawan Anda menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
2 thoughts on “Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download”