10 Rekomendasi Aplikasi Absen Karyawan dan Fitur Pentingnya

aplikasi absen karyawan banner

Aplikasi absen karyawan menjadi salah solusi yang dapat dipertimbangkan perusahaan dalam mengelola kehadiran, cuti, dan penggajian secara efisien.

Dengan menggunakan sistem otomatis, perusahaan dapat menghemat waktu dalam memantau kehadiran karyawan, menghitung payroll lebih mudah, serta mencegah praktik kecurangan.

Selain itu, aplikasi ini mempermudah karyawan untuk mengakses informasi terkait kehadiran mereka kapan saja.

Aplikasi absensi karyawan juga memungkinkan manajemen mengakses data kehadiran seacra real-time dari berbagai lokasi serta mendukung tim yang bekerja secara remote. 

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas manfaat aplikasi absen karyawan, fitur penting, dan rekomendasi terbaiknya.

Apakah Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Absen Karyawan?

attendance software 1

Ya, perlu. Dengan menggunakan aplikasi absen karyawan, ada sejumlah manfaat yang akan dirasakan perusahaan.

1. Menghemat Waktu dalam Pengelolaan Payroll

Survei menunjukkan bahwa bisnis kecil dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menghitung payroll hingga 70% dengan menggunakan sistem time and attendance otomatis.

Hal ini memungkinkan karyawan fokus pada pekerjaan utama mereka, tanpa perlu menghabiskan waktu untuk mencatat jam kerja secara manual.

2. Mencegah “Buddy Punching” dan Pencurian Waktu

Menurut American Payroll Association, lebih dari 75% bisnis mengalami kerugian akibat praktik buddy punching—di mana karyawan mencatat jam kerja untuk temannya yang terlambat.

Sistem otomatis mengeliminasi praktik seperti ini, sehingga bisnis tidak kehilangan uang akibat jam kerja yang tidak akurat.

3. Mencegah Kesalahan Akibat Human Error dalam Pembukuan

Kesalahan manusia dalam perhitungan adalah hal yang wajar, bahkan dengan bantuan kalkulator atau spreadsheet.

Namun, kesalahan kecil seperti angka atau tanda desimal yang salah dapat berdampak besar pada laporan keuangan bisnis.

Dengan sistem otomatis, data lebih akurat, dan kesalahan seperti ini bisa dihindari.

4. Memberikan Informasi yang Jelas kepada Karyawan

Sistem time and attendance memungkinkan karyawan memeriksa sendiri sisa cuti, jam kerja, atau status hari sakit mereka kapan saja.

Hal ini tidak hanya meningkatkan transparansi tetapi juga membantu karyawan lebih efisien dalam mengatur waktu kerja mereka.

Baca Juga: Cara Memilih Aplikasi HRIS Terbaik + Fungsi Pentingnya

5. Mengurangi Ketergantungan pada Dokumen Fisik

Sistem manual memerlukan banyak dokumen seperti lembaran kertas, tinta, dan alat tulis, yang biayanya bisa cukup besar dalam jangka panjang.

Dengan beralih ke sistem digital, bisnis tidak hanya lebih hemat biaya tetapi juga lebih ramah lingkungan.

6. Fleksibel dan Siap Tumbuh Bersama Bisnis Anda

Sistem manual mungkin masih cukup untuk bisnis kecil dengan sedikit karyawan, tetapi jika bisnis Anda berkembang, kebutuhan untuk melacak jam kerja akan semakin kompleks.

Sistem otomatis dapat diintegrasikan dengan  software payroll atau manajemen proyek lainnya, sehingga sesuai untuk bisnis yang terus berkembang.

7. Menciptakan Basis Data Terpusat yang Mudah Diakses

Jika bisnis Anda memiliki beberapa kantor atau lokasi, sistem otomatis memungkinkan akses data secara real-time di seluruh perusahaan.

Karyawan dan manajer dapat mengakses informasi ini kapan saja tanpa mengganggu operasional.

Baca Juga: 11 Manfaat Menggunakan Aplikasi Absensi dan Fiturnya

Apa Saja Fitur Penting Aplikasi Absen Karyawan?

software attendance 3

Untuk memilih aplikasi absen karyawan yang tepat, Anda perlu memahami fitur-fitur apa saja yang wajib dimiliki aplikasi tersebut.

Berikut beberapa di antaranya:

1. Clock-in dan Clock-out

Fitur ini merupakan fitur utama dalam aplikasi absen karyawan.

Aplikasi yang Anda pilih harus bisa mencatat waktu masuk, waktu istirahat, dan waktu pulang setelah kerja.

2. Manajemen Cuti

Manajemen cuti juga harus ada dalam aplikasi absensi karyawan.

Jika karyawan tidak hadir, sistem harus memberi peringatan agar mereka mengajukan cuti atau permintaan khusus (misalnya setengah hari) supaya tidak langsung tercatat sebagai absen.

3. Integrasi Penggajian

Jika sistem manajemen kehadiran terhubung dengan sistem penggajian, gaji karyawan akan dihitung berdasarkan waktu yang tercatat, termasuk cuti atau waktu libur yang disetujui.

Hal ini mencakup penggajian per jam atau pembayaran fleksibel.

4. Pelaporan

Membuat laporan kehadiran karyawan adalah tugas penting HR.

Sistem harus bisa menghasilkan laporan dasar, seperti jumlah jam kerja, lembur, atau hari yang terlewat, dalam format yang mudah diunduh.

Baca Juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download

aplikasi absen karyawan 15

5. Fitur Biometrik

Fitur biometrik sangat berguna jika Anda memiliki banyak karyawan dengan jadwal yang ketat, seperti di pusat layanan.

Menggunakan teknologi biometrik seperti sidik jari untuk mencatat kehadiran mengurangi risiko kecurangan.

6. Peringatan Clock-in yang Terlewat

Seringkali, karyawan lupa clock in setelah istirahat atau tidak mencatat waktu pulang karena terburu-buru.

Peringatan otomatis akan memberi tahu karyawan atau manajer tentang hal ini agar segera ditindaklanjuti.

7. Integrasi dengan Kalender

Aplikasi absen karyawan yang Anda pilih harus bisa disinkronkan dengan kalender digital seperti Google Calendar atau Outlook.

Hal ini memudahkan tim untuk melihat siapa saja yang hadir atau tidak. Fitur ini sangat berguna untuk tim yang bekerja jarak jauh.

8. Dukungan Mobile dan Cloud

Sistem berbasis cloud bisa diakses dari perangkat apa saja, jadi karyawan bisa mencatat kehadiran dari mana saja tanpa harus install aplikasi.

Fitur ini sangat membantu karyawan lapangan atau yang bekerja jarak jauh.

9. Employee Self Service (ESS)

ESS memungkinkan karyawan untuk mengelola kehadiran mereka tanpa bantuan HR atau manajer.

Mereka bisa melakukan clock in, mengajukan cuti, atau memperbaiki catatan kehadiran lewat aplikasi atau browser.

Baca Juga: Software Payroll Online vs Offline, Lebih Baik Mana?

Apa Saja Rekomendasi Aplikasi Absen Karyawan?

Sebagai bahan pertimbangan Anda, berikut beberapa aplikasi absen karyawan terbaik di tahun 2025:

1. GajiHub

gajihub

Jika Anda membutuhkan aplikasi absen karyawan yang praktis dan andal, GajiHub adalah pilihan terbaik yang dapat Anda pertimbangkan.

Dengan GajiHub, proses penggajian menjadi lebih mudah, mulai dari perhitungan otomatis hingga pelaporan yang rapi.

Software ini dirancang dengan teknologi modern dan tampilan yang user-friendly, sehingga cocok digunakan untuk bisnis kecil hingga perusahaan besar.

Selain menghemat waktu, GajiHub juga membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan gaji dan administrasi karyawan.

Fitur Utama

  • Sistem payroll otomatis
  • Pencatatan absensi karyawan
  • Manajemen PPh 21
  • Integrasi dengan BPJS
  • Integrasi dengan software akuntansi Kledo
  • Employee Self-Service
  • Manajemen cuti dan izin
  • Analitik data HR
  • Pengajuan reimbursement
  • Pencatatan kasbon

Harga

Semua fitur GajiHub bisa dinikmati mulai dari Rp4.900 per karyawan per bulan.

Anda juga dapat mencoba layanan ini secara gratis selama 14 hari untuk memastikan GajiHub adalah solusi yang tepat bagi kebutuhan HR bisnis Anda.

Ingin tahu lebih lanjut tentang GajiHub? Yuk, klik gambar berikut ini:

gajihub 3

2. Everhour

aplikasi absen karyawan 2 - 4

Everhour merupakan aplikasi absen yang memudahkan manajer melacak waktu kerja karyawan dan membuat laporan mendetail.

Dengan integrasi ke berbagai alat manajemen proyek, Everhour membantu memantau aktivitas tim secara real-time dan mengelola cuti.

Aplikasi ini memungkinkan pembuatan laporan secara kustom sesuai kebutuhan serta ekspor data dalam berbagai format.

Everhour cocok untuk tim yang membutuhkan pelaporan waktu kerja yang lengkap dan mudah digunakan.

Fitur Utama

  • Timer pelacakan waktu kerja
  • Real-time tracking untuk melihat aktivitas tim
  • Laporan tim harian, mingguan, dan bulanan
  • Pembuatan laporan kustom
  • Cuti dan absensi karyawan
  • Laporan waktu lembur
  • Integrasi dengan alat manajemen proyek
  • Ekspor laporan dalam format CSV, XLSX, atau PDF
  • Pemberitahuan otomatis tentang progres tim

Kelemahan

  • Paket gratis hanya mendukung hingga 5 pengguna
  • Tidak memiliki fitur GPS tracking

Harga

  • Tersedia paket gratis
  • Paket berbayar mulai dari $8,50/orang/bulan (ditagih tahunan)
  • Tersedia di Android, iOS, dan Web

Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Absensi Kontraktor Terbaik

3. Time Doctor

aplikasi absen karyawan 3 - 2

Rekomendasi selanjutnya adalah Time Doctor yang dirancang untuk memantau waktu kerja tim secara otomatis.

Aplikasi ini menyediakan laporan kehadiran real-time, termasuk data keterlambatan dan absensi, serta mendukung offline tracking.

Dengan fitur notifikasi email, manajer dapat memantau produktivitas karyawan tanpa pengawasan langsung.

Time Doctor cocok untuk tim yang membutuhkan pengelolaan waktu kerja yang akurat dan terintegrasi.

Fitur Utama

  • Timer pelacakan waktu kerja
  • Pelacakan waktu offline
  • Laporan kehadiran real-time
  • Perbandingan jam kerja aktual dengan jadwal
  • Laporan penggunaan web dan aplikasi
  • Notifikasi email tentang kehadiran
  • Pelacakan waktu lembur
  • Pemantauan waktu istirahat karyawan
  • Integrasi dengan alat manajemen tim
  • Penyesuaian laporan untuk karyawan atau kelompok tertentu

Kelemahan

  • Tidak ada paket gratis
  • Tampilan antarmuka terlihat kuno

Harga

  • Paket berbayar mulai dari $6,70/orang/bulan (ditagih tahunan)
  • Tersedia di Android, iOS, Mac, Windows

4. Clockify

aplikasi absen karyawan 1

Clockify merupakan alat pelacak waktu yang membantu bisnis memantau kehadiran, produktivitas, dan jam kerja proyek secara akurat.

Dengan fitur timer bawaan, karyawan dapat mencatat aktivitas kerja mereka dengan mudah.

Clockify juga memberikan laporan rinci untuk membantu pengelola mengoptimalkan jadwal dan alur kerja.

Fitur-fiturnya yang fleksibel membuatnya cocok untuk bisnis berbasis proyek, dari berbagai ukuran.

Fitur Utama

  • Timer
  • Timesheets
  • Kalender
  • Aplikasi Mobile
  • Dashboard
  • Laporan aktivitas
  • Laporan proyek
  • Pengelolaan tim
  • Penjadwalan
  • Permintaan cuti
  • Integrasi faktur

Kelemahan

  • Tidak ada fitur lanjutan tanpa biaya tambahan
  • Keterbatasan integrasi dalam versi gratis

Harga

  • Gratis: Mulai tanpa biaya dengan fitur dasar.
  • Berbayar: Paket Standard (Timesheeting & Billing) seharga $5,49 per pengguna/bulan, ditagih tahunan.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Tambang dan Tips Memilihnya

5. When I Work

aplikasi absen karyawan 2

Rekomendasi selanjutnya adalah When I Work yang dapat memudahkan penggunanya dalam penjadwalan, pelacakan kehadiran, dan komunikasi antar karyawan.

Dengan interface yang user-friendly, When I Work membantu bisnis membuat jadwal karyawan dan membagikan jadwal tersebut melalui notifikasi, email, atau pesan teks.

Fitur Utama

  • Penjadwalan otomatis dan templat jadwal
  • Pengelolaan anggaran tenaga kerja
  • Manajemen istirahat dan kepatuhan hukum
  • Komunikasi tim bawaan
  • Akses lokasi kerja jarak jauh
  • Jam kerja mobile

Kelemahan

  • Membutuhkan pembiasaan untuk pengguna baru
  • Fitur lanjutan terbatas pada paket berbayar

Harga

  • Essentials Plan: Mulai dari $2,50 per pengguna/bulan.
  • Pro Plan: Mulai dari $5,00 per pengguna/bulan.
  • Premium Plan: Mulai dari $8,00 per pengguna/bulan.

6. Jibble

software absensi 3

Jibble merupakan aplikasi absen karyawan yang sederhana dan efektif, serta cocok untuk bisnis kecil hingga menengah.

Dengan versi gratisnya yang menawarkan berbagai fitur, Jibble sangat ideal untuk bisnis kecil yang ingin menghemat biaya.

Aplikasi ini juga mudah digunakan, bahkan untuk perusahaan yang tidak memiliki tim IT.

Fitur Utama

  • Clock in dan clock out dengan NFC
  • Face recognition untuk kehadiran yang akurat
  • Data kehadiran karyawan real-time
  • Bisa digunakan tanpa koneksi internet

Kelemahan

  • Fitur terbatas di versi gratis
  • Kurang komprehensif untuk bisnis besar
  • Keterbatasan integrasi dengan beberapa aplikasi

Harga

  • Gratis selamanya untuk jumlah pengguna tak terbatas.
  • Premium: $2,49 per pengguna/bulan.
  • Ultimate: $4,99 per pengguna/bulan.
  • Enterprise: $6,99 per pengguna/bulan, biasanya untuk tim dengan lebih dari 500 pengguna.

7. DeskTime

software absensi 4

DeskTime juga menjadi aplikasi absen karyawan terbaik yang perlu Anda pertimbangkan.

Software ini cocok untuk bisnis yang ingin memantau aktivitas karyawan secara detail, baik di kantor maupun dengan sistem remote working. 

DeskTime juga dapat memantau penggunaan aplikasi dan waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu, serta terintegrasi dengan aplikasi pengelolaan proyek.

Fitur Utama

  • Pelacakan waktu otomatis
  • Pemantauan aplikasi
  • Tangkapan layar otomatis
  • Terhubung dengan aplikasi seperti Trello dan Asana
  • Pelaporan real-time

Kelemahan

  • Penggunaan sumber daya perangkat yang lebih tinggi
  • Pengambilan screenshot bisa dianggap mengganggu
  • Kurang ideal untuk bisnis kecil dengan anggaran terbatas

Harga

  • Uji Coba Gratis: 14 hari untuk mencoba semua fitur.
  • Paket berbayar (Pro, Premium, Enterprise): Harga mulai dari $6,42 per pengguna/bulan.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Retail Terbaik, Rekomendasi Nomor 1

8. QuickBooks Time

aplikasi absen karyawan 5

QuickBooks Time merupakan aplikasi absen karyawan yang terintegrasi dengan ekosistem QuickBooks.

Aplikasi berbasis cloud ini dirancang untuk mempermudah manajemen kehadiran, terutama bagi bisnis yang memiliki tim mobile, pekerja jarak jauh, atau karyawan yang bekerja di berbagai lokasi proyek.

Dengan QuickBooks Time, optimasi jadwal karyawan dan proses payroll menjadi lebih mudah dan akurat.

Fitur Utama

  • Pelacakan waktu melalui aplikasi seluler (QuickBooks Workforce)
  • Kios QuickBooks Time sebagai alat digital untuk clock-in/out di lokasi kerja
  • Geofencing dan GPS tracking untuk memastikan kehadiran fisik karyawan di lokasi kerja
  • Pengelolaan jadwal dengan alat yang fleksibel dan mudah digunakan
  • Fitur “Who’s Working” untuk melihat status dan lokasi karyawan secara real-time
  • Laporan yang dapat disesuaikan untuk memantau biaya pekerjaan dan profitabilitas
  • Integrasi mulus dengan QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, dan QuickBooks Payroll

Kelemahan

  • Harga lebih mahal dibandingkan beberapa alternatif di pasar
  • Fitur lanjutan, seperti laporan kustom, memerlukan pembelajaran tambahan bagi pengguna baru
  • Tergantung pada koneksi internet untuk sebagian besar fungsi

Harga

  • Paket harga dimulai dari $10 per pengguna/bulan ditambah biaya dasar sebesar $30 per bulan.
  • Termasuk uji coba gratis selama 30 hari.

9. Buddy Punch

aplikasi absen karyawan 6

Buddy Punch dikenal sebagai software pelacak kehadiran yang sederhana namun andal, cocok untuk bisnis dengan kebutuhan fleksibel.

Desain yang ramah pengguna dan dukungan pelanggan yang responsif menjadikannya solusi ideal untuk melacak waktu kerja, jadwal karyawan, dan pemrosesan penggajian secara efisien.

Dengan berbagai metode clock-in dan integrasi payroll, Buddy Punch memberikan kemudahan bagi perusahaan berbagai ukuran.

Fitur Utama

  • Clock-in/out melalui komputer, perangkat seluler, atau kios waktu terpusat
  • Notifikasi untuk shift yang terlewat atau clock-in/out awal/terlambat
  • Penjadwalan karyawan dengan fitur drag-and-drop
  • Integrasi dengan QuickBooks Online, Gusto, Paychex, dan lainnya
  • Pembatasan clock-in sebelum jadwal dan clock-out otomatis untuk mencegah biaya tambahan
  • Kalkulasi otomatis untuk lembur dan jam kerja

Kelemahan

  • Fungsi penjadwalan dasar dibandingkan dengan kompetitor lainnya
  • Tidak memiliki fitur laporan yang sangat mendalam
  • Bergantung pada langganan tambahan untuk fitur integrasi yang lebih banyak

Harga

  • Harga Paket: Mulai dari $3,49 hingga $9,49 per pengguna/bulan.
  • Uji coba gratis tersedia.

10. Connecteam

software absensi 7

Connecteam adalah aplikasi absen yang menawarkan solusi lengkap untuk pengelolaan absensi, jam kerja, dan penggajian.

Dirancang khusus untuk bisnis di industri non-desk seperti konstruksi, kesehatan, dan ritel, Connecteam menghadirkan kemudahan bagi perusahaan dengan karyawan lapangan atau yang bekerja di berbagai lokasi.

Dengan fitur unggulan seperti mobile time clock dan integrasi payroll, Connecteam membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan tenaga kerja sekaligus mengurangi risiko kesalahan manual.

Fitur Utama

  • Mobile time clock
  • Automated  timesheets
  • Pengajuan dan persetujuan cuti secara real-time
  • Pelacakan GPS langsung
  • Aturan lembur dan istirahat fleksibel
  • Integrasi dengan QuickBooks, Gusto, Paychex, dan Xero
  • Alat komunikasi karyawan dan fitur kepatuhan

Kelemahan

  • Tidak semua fitur tersedia di paket gratis
  • Memerlukan pelatihan awal bagi tim yang belum terbiasa dengan aplikasi mobile
  • Tidak sepenuhnya cocok untuk bisnis yang tidak memiliki karyawan lapangan

Harga

  • Basic Plan: $29 per bulan.
  • Advanced Plan: $49 per bulan.
  • Expert Plan: $99 per bulan.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Manufaktur, Nomor 1 Terbaik!

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas dapat dipahami bahwa aplikasi absen karyawan memberikan berbagai manfaat penting bagi perusahaan, mulai dari penghematan waktu dalam pengelolaan payroll hingga mengurangi kesalahan akibat pencatatan manual.

Dengan aplikasi otomatis, perusahaan bisa menghindari masalah seperti buddy punching dan meningkatkan transparansi bagi karyawan dalam mengakses data kehadiran mereka.

Hal ini sangat penting untuk efisiensi dan akurasi dalam menghitung gaji serta manajemen cuti.

Selain fitur dasar seperti clock-in, clock-out, dan manajemen cuti, aplikasi absen karyawan juga menawarkan berbagai fitur canggih, seperti integrasi dengan sistem penggajian dan pelaporan yang mudah diunduh.

Salah satu aplikasi absen karyawan yang memiliki  berbagai fitur di atas adalah GajiHub.

Dengan sistem HRIS canggih yang dimilikinya, software ini dapat membantu tim HR dan manajer dalam mengelola karyawan secara lebih efektif dan modern.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Amelia

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *