Tim yang efektif memungkinkan bisnis berkinerja baik. Semua orang secara naluriah mengetahui hal ini, namun tidak dapat mengartikulasikan secara umum apa yang membuat tim yang baik dan apa yang membuat tim yang buruk. GRPI adalah model efektivitas tim yang populer yang dapat membantu tim berfungsi lebih baik, dan Anda dapat dengan mudah menjelaskannya kepada manajer dan anggota tim.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu GRPI model secara mendalam serta manfaatnya untuk efektivitas kerja tim dalam bisnis Anda.
Apa yang Dimaksud dengan GRPI Model dalam Efetivitas Tim?
GRPI model adalah kerangka kerja yang lugas dan komprehensif yang menjelaskan faktor-faktor kunci yang dibutuhkan tim untuk berfungsi secara efektif.
GRPI adalah singkatan dari:
- Goals atau Tujuan
- Roles dan Responsibilities atau Peran dan Tanggung Jawab
- Proses dan Prosedur
- Interaksi / Hubungan Interpersonal.
Ahli teori organisasi Richard Beckhard pertama kali memperkenalkan GRPI model pada tahun 1972, namun model ini masih berfungsi sebagai alat yang efektif untuk merencanakan kerja tim dan mendiagnosis masalah dalam tim.
Departemen Sumber Daya Manusia atau HR dapat melatih para manajer untuk menggunakan model ini untuk membantu proyek dan menyelesaikan masalah dalam kelompok.
Tentu saja, metode ini memiliki keterbatasan tertentu, dan fokusnya pada prosedur dan rolling yang ketat tidak bekerja dengan baik di lingkungan startup di mana semua orang memakai banyak topi.
Namun, meskipun begitu, melihat model ini dapat membantu mengidentifikasi masalah dan memandu tim Anda menuju proses pengambilan keputusan yang efektif.
Baca juga: 20 Pekerjaan dengan Gaji Tertinggi di Indonesia Tahun 2023
Elemen dalam GRPI Model
Mari kita uraikan GRPI model dan cara kerjanya di dalam tim, baik untuk perencanaan maupun penggunaan diagnostik.
GRPI model membantu dalam pengembangan tim dan pengembangan individu, dan untuk menutup kesenjangan kinerja.
Ketika orang memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang perlu mereka lakukan dan bagaimana melakukannya, mereka dapat berkinerja di tingkat yang tinggi. Model ini membantu menghilangkan kebingungan dan tumpang tindih.
Berikut ini adalah cara kerja setiap langkah dalam model tersebut:
Goals atau tujuan
Apakah Anda tahu apa yang menjadi tujuan Anda? Apakah seluruh tim Anda memiliki tujuan yang sama? Apakah Anda semua berpikir bahwa Anda bekerja untuk hal yang sama?
Jawaban dari semua pertanyaan tersebut seharusnya adalah ya, namun seringkali orang tidak memahami apa yang sedang terjadi, atau mereka hanya mengetahui bagiannya dan tidak mengetahui bagaimana hal itu sesuai dengan gambaran besarnya.
Membuat tujuan tim memang mudah (Misalnya, “kita ingin meningkatkan pendapatan!”), namun membuat semua orang memahami tujuan tersebut dan bagaimana hal itu sesuai dengan tujuan perusahaan bisa jadi berbeda.
Ketika tim Anda kesulitan, ajukan pertanyaan kepada mereka tentang tujuan tersebut, seperti:
- Apa tujuan utama tim kita? (Hal ini penting karena tentu saja akan ada tujuan-tujuan lain yang lebih kecil).
- Bagaimana kita akan tahu ketika kita telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan? (Ingat, tujuan harus dapat diukur, dan Anda harus mendefinisikan kesuksesan. Jika tujuan Anda hanya untuk “meningkatkan pendapatan” dan Anda mendapatkan seribu rupiah lebih banyak dari tahun lalu, secara teknis Anda berhasil, tetapi tidak terasa seperti itu. Inilah mengapa menetapkan SMART Goals sangat membantu).
- Jika definisi tujuan seseorang berbeda dengan definisi Anda, Anda harus mulai bekerja untuk menyelaraskannya.
Baca juga: Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager
Roles atau peran
Menetapkan peran di awal sangat penting, namun jika Anda mendapati tim Anda mengalami kesulitan, memeriksa ulang dengan orang-orang tentang bagaimana mereka melihat peran mereka dan mengklarifikasi siapa yang melakukan apa dapat memperbaiki banyak masalah tim.
Hal ini bisa menjadi sangat penting jika Anda menambahkan orang baru ke dalam tim, atau ada peran yang lebih baik yang diperebutkan oleh orang-orang yang berbeda. Memberikan kejelasan akan membantu orang untuk mengetahui batasan mereka.
Bayangkan Anda datang 30 menit lebih awal untuk sebuah seminar. Anda tidak mengenal siapa pun, dan semua orang tampaknya sudah ada di sana bersama rekan kerja mereka. Mereka tampak tenggelam dalam percakapan yang intens.
Perasaan Anda dan cara Anda mendekati orang-orang ini akan sangat bervariasi berdasarkan peran Anda.
Jika Anda adalah seorang pemagang dan semua orang terlihat jauh lebih dewasa daripada Anda, Anda mungkin merasa canggung, dan mencari meja untuk duduk, sehingga Anda dapat menatap ponsel Anda.
Jika Anda memimpin seminar, Anda akan masuk dengan penuh percaya diri dan mungkin mulai memperkenalkan diri Anda kepada orang-orang. Anda berasumsi bahwa mereka semua akan senang bertemu dengan Anda – lagipula, mereka datang untuk melihat dan mendengar Anda.
Jika Anda adalah manajer fasilitas, Anda akan mulai melihat sekeliling untuk memastikan ada cukup meja dan kursi, teko kopi sudah penuh, dan pembicara memiliki semua yang dibutuhkan untuk menjalankan seminar.
Anda adalah orang yang sama-hanya peran Anda yang berubah. Dengan memiliki peran yang jelas, orang-orang akan tahu apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana mereka harus berinteraksi dengan orang lain.
Tentu saja, semua orang harus bersikap baik, namun pendapat pemimpin proyek akan lebih berbobot daripada pendapat analis junior.
Dan ketika peran tidak jelas, Anda bisa berakhir dengan beberapa orang yang melakukan satu fungsi sementara semua orang mengabaikan bagian lain. Ini adalah salah satu penyebab utama disfungsi tim dan konflik tim, yang dapat dicegah dengan definisi peran yang jelas.
Baca juga: Pengertian Kaizen, Manfaat, dan Penerapan di Dunia Kerja
Proses/Prosedur
Bagaimana kita akan mencapai hal ini? Anda tahu bahwa tujuannya adalah untuk meningkatkan pendapatan sebesar 10 persen, Anda mengetahui bahwa Budi adalah pemimpin tim, dan bahwa Rani, Randi, dan Grace adalah analis, dan Katie memberikan dukungan administratif. Namun, bagaimana Anda akan benar-benar meningkatkan pendapatan Anda? Apa rencananya?
Jika Anda tidak dapat mengartikulasikan rencana dengan jelas, Anda mungkin mendapati bahwa anggota tim Anda hanya mengarang-ngarangnya saja.
Terkadang, orang yang berniat baik bisa jadi tidak sejalan jika Anda tidak memiliki proses yang jelas. Ketika mengalami kesulitan, tanyakan apa prosesnya dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Sekali lagi, jika orang-orang tidak tahu, Anda memiliki kekurangan dalam metode GRPI Anda.
Memiliki proses yang solid dan rencana tindakan yang jelas memungkinkan penyelesaian masalah yang efektif dan sangat diperlukan untuk mencapai tujuan tim.
Baca juga: Manajemen Krisis: Pengertian dan Peran Tim HR di Dalamnya
Interaksi / Hubungan Interpersonal
Seorang pengganggu, narsis, dan pemalas masuk ke dalam rapat tim. Apa yang terjadi?
Tidak akan membawa kesuksesan.
Tanyakan pada diri Anda sendiri tentang anggota tim Anda: Apakah Anda menghormati atasan Anda? Apakah Anda menghormati rekan kerja Anda? Apakah mereka menghormati Anda? Apakah Anda menyukai atau membenci satu sama lain?
Meskipun Anda tidak perlu berteman dekat dengan anggota tim Anda, namun tim yang efektif membutuhkan hubungan kerja yang baik.
Seorang pengganggu-bahkan jika pengganggu tersebut adalah karyawan level terendah-dapat menghancurkan sebuah tim.
Tidak masalah jika Anda memiliki tujuan yang masuk akal dan terukur, peran yang jelas, dan proses yang membuat departemen lain iri. Jika anggota tim Anda tidak dapat bekerja sama dan saling memberikan umpan balik yang membangun, Anda tidak akan berhasil.
Ini bisa menjadi masalah yang paling menantang untuk diperbaiki. Meskipun Anda bisa merombak proses dan menugaskan peran baru dalam waktu satu hari, namun jika ada satu atau beberapa karyawan yang bermasalah, maka rencana yang sudah dibuat bisa gagal.
Tentu saja, tidak harus sesuatu yang serius seperti narsisme untuk menghancurkan sebuah tim. Seorang ekstrovert yang tidak bisa memahami mengapa rekan kerjanya yang introvert lebih suka bekerja dari rumah, atau sebaliknya, bisa menimbulkan masalah.
Yang Anda butuhkan adalah keinginan untuk bekerja sama dan mengembangkan empati satu sama lain. Tidak perlu bagi orang introvert untuk menjadi ekstrovert atau mendapatkan kualitas introvert. Hal ini membutuhkan kesabaran dan kemampuan untuk berkompromi.
Ketika mencari masalah dalam kelompok Anda, hubungan interpersonal sering kali menjadi tempat untuk memulai. Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu anggota tim Anda bekerja sama dan memanfaatkan panduan yang jelas yang diberikan oleh GRPI?
Membina komunikasi yang terbuka di dalam tim dapat membantu mencegah disfungsi tim.
Baca juga: Bagaimana Cara Membangun Perencanaan Strategi Tim?
Kesimpulan
GRPI model adalah kerangka kerja yang berguna untuk merancang tim baru serta membantu tim yang sudah ada agar dapat beroperasi dengan lebih efektif.
Dengan menggunakan kerangka kerja sederhana ini, Anda dapat dengan jelas menunjukkan masalah dalam kelompok dan bekerja sama untuk menemukan solusinya.
Dengan memahami model dan elemen-elemennya, para profesional HR dapat memandu para manajer dalam meningkatkan kinerja tim. Berikan setiap orang tujuan, peran, proses, dan bersikaplah baik. Tiba-tiba, Anda akan mendapatkan tim yang berkinerja tinggi.
Pastikan juga tim HR Anda menggunakan tools modern yang memudahkan Anda dalam mengelola operasional HR dan manajemen tim seperti menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, tim HR Anda bisa dengan mudah melakukan manajemen data karyawan dan penghitungan payroll dengan lebih mudah.
Gajihub juga memiliki fitur employee self service yang memudahkan seluruh karyawan Anda mencatat kehadiran, pengajuan cuti, sampai melihat slip gaji hanya melalui smartphone.
Tertarik menggunakan Gajihub? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
1 thought on “Mengetahui GRPI Model untuk Efektivitas Kinerja Tim”