Pengertian Job Simplification dan Tahapannya

Job simplification, yang juga disebut sebagai penyederhanaan pekerjaan, adalah intervensi job design.

Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih dekat pada job simplification, memberikan definisi, dan membuat daftar sejumlah praktik terbaik tentang cara melakukannya dengan baik.

Apa yang Dimaksud dengan Job Simplification?

Job simplification atau penyederhanaan pekerjaan adalah proses menghilangkan tugas dari peran yang ada agar lebih fokus.

Tujuan dari job simplification adalah untuk mengembangkan metode kerja yang lebih baik yang memaksimalkan hasil sekaligus meminimalkan pengeluaran dan biaya.

Mari kita lihat contoh job simplification di tempat kerja.

Amy bekerja di bagian resepsionis sebuah perusahaan yang berkembang pesat. Perannya adalah menangani administrasi, mengurus pekerjaan kantor, dan menerima tamu. Amy menyukai pekerjaannya.

Namun, ketika perusahaan berkembang dari 50 orang menjadi 150 orang dalam waktu dua tahun, ia mulai merasa terbebani dengan tugas-tugas administrasinya dan mulai menunjukkan gejala kelelahan. Selama periode dua tahun ini, tanggung jawab Amy tetap sama namun jumlah orang yang harus ia tangani meningkat 300%!

Manajernya kemudian berdiskusi dan menanyakan bagian mana yang paling ia sukai dari pekerjaannya. Amy menyukai tugas-tugas dan menerima tamu, namun tugas-tugas administratif menjadi terlalu berat baginya.

Perusahaan kemudian memutuskan untuk menciptakan fungsi manajer kantor tambahan yang akan didedikasikan untuk tugas-tugas administratif ini. Tanggung jawab Amy pun dikurangi menjadi dua aktivitas lainnya.

Baca juga: Soft Skill dan Hard Skill: Mana yang Lebih Baik?

Sejarang Singkat Job Simplification

Penyederhanaan pekerjaan dipopulerkan oleh Frederick Taylor. Dia menganjurkan bahwa pekerjaan yang kompleks harus dipecah menjadi komponen-komponen yang sederhana.

Ini adalah tugas-tugas kecil yang relatif mudah dipelajari dan dilaksanakan. Keuntungannya adalah tingkat keterampilan yang dibutuhkan rendah, lebih murah bagi organisasi, dan lebih sedikit kesalahan karena spesialisasi.

Dalam pendekatan Taylor, para pekerja menjadi spesialis di bidang tertentu. Pendekatan ini pertama kali diterapkan oleh Henry Ford, yang mampu memproduksi mobil secara massal dengan harga yang jauh lebih murah daripada pesaingnya.

Manfaat lain bagi pemberi kerja adalah bahwa karyawan lebih mudah diganti karena mereka sangat terspesialisasi dan keterampilan mereka mudah dipelajari.

Dengan demikian, karyawan adalah roda gigi yang dapat diganti dalam mesin produksi. Pendekatan ini disebut sebagai pendekatan teknik, karena output (produktivitas) adalah kriteria utama untuk membuat pilihan desain ini.

Karena peningkatan otomatisasi dan peningkatan kesadaran akan kondisi kerja bagi karyawan, job simplification menjadi kurang populer. Alih-alih pendekatan teknik, pendekatan motivasi lebih diutamakan.

Pendekatan ini berfokus pada membuat pekerjaan yang memotivasi untuk dikerjakan – terutama untuk pekerja pengetahuan.

Terlepas dari penurunan popularitasnya, job simplification tetap menjadi salah satu dari empat cara utama untuk mendesain pekerjaan.

Selain itu, sebuah argumen dapat dibuat untuk memperkenalkan kembali job simplification sebagai teknik untuk menyederhanakan peran di zaman di mana pekerjaan yang kompleks dapat menyebabkan stres dan masalah kesehatan.

Job simplification adalah salah satu dari empat teknik desain pekerjaan yang merupakan bagian penting dalam pengembangan organisasi, bersama dengan job enlargement, job enrichment, dan job rotation.

Baca juga: Cara Hitung Cost Per Hire Beserta dengan Rumusnya

Keuntungan Job Simplification

Dalam penerapannya, job simplification dapat memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan, dan juga karyawan. Berikut adalah beberapa keuntungan dari job simplification:

1. Meningkatkan efisiensi kerja

Dalam job simplification, tugas yang kompleks dibagi menjadi tugas yang lebih kecil dan mudah dikerjakan. Hal ini membantu karyawan untuk menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan mudah. Dalam jangka panjang, hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi waktu produksi.

2. Mengurangi kesalahan dan kelelahan kerja

Dengan memperhatikan setiap detail dan gerakan dalam tugas, penyederhanaan pekerjaan dapat membantu mengurangi kesalahan dan kelelahan kerja.

Dengan tugas yang lebih sederhana dan mudah dikerjakan, karyawan akan memiliki waktu dan energi lebih banyak untuk memperhatikan kualitas pekerjaannya dan meminimalkan kesalahan.

3. Memudahkan pelatihan kerja

Dengan tugas yang lebih sederhana dan terorganisir, pelatihan kerja dapat menjadi lebih mudah dan efektif.

Karyawan baru dapat dengan mudah mempelajari tugas yang sederhana dan memahami gerakan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dalam jangka panjang, hal ini dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja.

4. Meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan

Dengan meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan, penyederhanaan pekerjaan dapat membantu meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

Dalam jangka panjang, hal ini dapat membantu perusahaan menghemat biaya produksi, meningkatkan penjualan, dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar.

Baca juga: 12 Jenis Budaya Organisasi dan Peran HR dalam Membentuknya

Kekurangan Job Simplification

Aeperti halnya teknik manajemen lainnya, job simplification juga memiliki beberapa keterbatasan yang perlu diperhatikan dalam penerapannya. Berikut adalah beberapa keterbatasan job simplification:

1. Mengurangi variasi tugas

Dalam metode ini, tugas yang kompleks dibagi menjadi tugas yang lebih sederhana dan terorganisir. Namun, hal ini juga dapat mengurangi variasi tugas yang dilakukan oleh karyawan.

Dalam jangka panjang, hal ini dapat membuat karyawan merasa bosan dan tidak bersemangat dalam melaksanakan tugas, yang dapat mempengaruhi kualitas dan efisiensi kerja.

2. Membuat pekerja merasa bosan dan tidak bersemangat

Dalam job simplification, tugas yang kompleks dibagi menjadi tugas yang lebih sederhana dan terorganisir.

Namun, hal ini juga dapat membuat karyawan merasa bosan dan tidak bersemangat dalam melaksanakan tugas yang monoton dan kurang menantang.

Dalam jangka panjang, hal ini dapat mempengaruhi motivasi karyawan dan produktivitas kerja.

3. Kesulitan dalam menerapkan pada pekerjaan yang kompleks

Proses penyederhanaan pekerjaan dapat lebih mudah diterapkan pada pekerjaan yang sederhana dan terstruktur.

Namun, pada pekerjaan yang kompleks dan membutuhkan keterampilan khusus, job simplification dapat sulit diterapkan. Hal ini dapat mempengaruhi kualitas dan efisiensi kerja serta memperburuk kondisi pekerjaan.

4. Mengurangi kemampuan karyawan dalam mengambil keputusan

Dalam job simplification, tugas yang kompleks dibagi menjadi tugas yang lebih sederhana dan terorganisir.

Namun, hal ini juga dapat mengurangi kemampuan karyawan dalam mengambil keputusan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat mempengaruhi kinerja organisasi dan menurunkan kemampuan karyawan dalam mengatasi masalah yang kompleks.

Baca juga: Mengetahui Graphic Rating Scale dalam Penilaian Kinerja

Teknik Job Simplification dalam 5 Langkah

Pendekatan job simplification memiliki lima langkah dan tidak berbeda dengan proses desain ulang pekerjaan apa pun.

Pekerjaan atau peran pertama-tama dianalisis dan kemudian dioptimalkan berdasarkan sejumlah kriteria. Langkah-langkah job simplification adalah sebagai berikut.

1. Pemilihan pekerjaan atau aktivitas yang akan diteliti

Titik awal yang baik adalah aktivitas yang memakan waktu atau tidak efisien.

Sebaiknya, ini adalah aktivitas yang Anda kenal, jika tidak, Anda harus mewawancarai orang-orang yang akrab dengan tugas tersebut untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang orang yang melakukannya. Hal ini akan membantu dalam memahami aktivitas tersebut.

2. Pengumpulan data dan informasi mengenai pekerjaan yang dipilih

Di sini, prioritasnya adalah untuk mendapatkan semua fakta dan membuat daftar setiap langkah yang terlibat dalam melakukan pekerjaan tersebut.

3. Mempertanyakan segala sesuatu tentang kinerja pekerjaan

Pada fase ini, Anda mempelajari semua langkah dan fakta serta menganalisa semuanya dengan bertanya “mengapa, di mana, kapan, siapa, dan bagaimana”. Selanjutnya, Anda menyelidiki prosedur dan keadaan alternatif.

4. Pengembangan kemungkinan perbaikan

Di sini Anda dapat menggunakan empat kriteria untuk semua tugas yang berbeda. Kriteria tersebut adalah hilangkan, kombinasikan, atur ulang, dan sederhanakan.

Tujuannya adalah untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, lebih aman, atau lebih efektif. Dalam fase ini, Anda harus ingat bahwa Anda dapat menggunakan alat bantu, termasuk instrumen fisik, teknologi digital, dan otomatisasi. Setelah itu, catatlah hasilnya dan buatlah usulan metode baru.

5. Evaluasi hasil dan penerapan metode yang telah diperbaiki

Di sini Anda dapat menguji prototipe baru Anda, mengoptimalkan dan menyesuaikan berdasarkan hasil awal, dan menerapkan metode yang telah diperbaiki. Hal ini dapat mencakup beberapa manajemen pemangku kepentingan atau meyakinkan atasan.

Meskipun pendekatan yang disebutkan di atas dipublikasikan pada awal tahun 1950-an, pendekatan ini sangat mirip dengan proses berpikir desain saat ini.

Anda mencoba untuk memahami pekerjaan dan keadaan (menekankan), mendefinisikan masalah, menganalisis proses, membuat prototipe solusi, dan menguji hasil.

Baca juga: Apa itu Budaya Organisasi Clan Culture?

Kesimpulan

Sekian panduan singkat mengenai job simplification.

Sebagai penutup: tujuan dari job simplification adalah untuk mengembangkan metode kerja yang memaksimalkan hasil sekaligus meminimalkan biaya.

Oleh karena itu, ini adalah pendekatan yang sangat berfokus pada tugas. Namun, ada juga faktor-faktor lain yang perlu dipertimbangkan, termasuk seberapa besar motivasi dari pekerjaan tersebut dan apakah pekerjaan baru yang disederhanakan tersebut sesuai dengan karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

Untuk memantau produktivitas dan manajemen data karyawan lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan tools modern yang akan membantu Anda. Salah satunya adalah dengan menggunakan softwar payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang sudah digunakan banyak pemilik bisnis dan tim HR dalam proses manajemen HR dan membantu proses payroll menjadi lebih praktis dan efisien.

Tidak percaya? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.