Pelatihan lintas karyawan memungkinkan karyawan mengembangkan keterampilan baru dan memperluas pemahaman mereka tentang berbagai bidang pekerjaan. Bagi perusahaan hal ini dapat membantu untuk mengatasi kekurangan SDM, meningkatkan produktivitas, serta kerja sama tim.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa yang dimaksud dengan pelatihan lintas karyawan, manfaat, kekurangan, hingga metrik untuk mengukur keberhasilan program ini.
Apa itu Pelatihan Lintas Karyawan?
Pelatihan lintas karyawan merupakan pendidikan dan pelatihan kepada karyawan di berbagai bagian perusahaan, agar mereka lebih fleksibel dan dapat melakukan beragam tugas. Tujuannya untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan dan mengistirahatkan karyawan dari rutinitas.
Selain itu, pelatihan lintas karyawan juga bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dengan memastikan karyawan bisa melaksanakan berbagai tugas, sehingga dapat menggantikan rekan kerja yang sedang sakit atau melakukan resign.
Pelatihan ini juga meningkatkan semangat dan keterlibatan karyawan dengan memberikan kesembatan bagi mereka untuk tumbuh dan mengembangkan diri.
Baca Juga: Job Shadowing: Arti, Manfaat, Hingga Tips Pelaksanaannya
Manfaat Pelatihan Lintas Karyawan
Pelatihan lintas jabatan memberikan manfaat bagi semua orang dalam perusahaan, mulai dari pimpinan, manajer, dan semua anggota tim di berbagai departemen. Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Meningkatkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi
Pelatihan lintas jabatan memungkinkan karyawan memiliki skill yang lebih luas dan menemukan bakat terpendam. Dengan berbekal hal tersebut, mereka akan lebih siap untuk menghadapi situasi tak terduga, misalnya jika ada karyawan yang sakit, sedang cuti, atau sebagainya.
Dengan pelatihan ini, perusahaan Anda akan menjadi lebih fleksibel dan bisa bertahan lama.
2. Meningkatkan efisiensi
Dengan mengidentifikasi tugas-tugas dan keterampilan penting yang diperlukan, perusahaan harus memahami apa yang paling penting dan bagaimana cara mengajarkan pengetahuan tersebut kepada karyawan lain.
Hal ini dapat meningkatkan efisiensi di seluruh bisnis, sebab melalui keterampilan tersebut karyawan akan melaksanakan tugasnya tanpa mengalami hambatan, sekalipun dalam situasi yang tak terduga.
3. Meningkatkan kerja sama tim
Ketika karyawan memahami peran dan tanggung jawab satu sama lain, mereka dapat lebih empati terhadap rekan kerja, serta membuat kerja sama dan komunikasi menjadi lebih efektif.
Anda dapat melihat contoh pada beberapa perusahaan multinasional, seperti Facebook da Microsoft yang mengedepankan sifat empati pada karyawan, karena mereka menyadari betapa pentingnya menciptakan budaya kerja yang kolaboratif.
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
4. Memperoleh pembelajaran melalui praktik
Dalam pelatihan lintas karyawan, para pekerja akan langsung diberikan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai peran atau tugas. Selain itu, mereka juga berkesempatan untuk mengaplikasikan secara langsung keterampilan tersebut.
5. Meningkatkan mobilitas internal
Karyawan yang memiliki keterampilan lebih luas berkesempatan untuk mengeksplorasi jalur karier baru di dalam perusahaan. Dalam hal ini, Anda dapat melihat dengan jelas karyawan mana yang paling cocok untuk berbagai persan.
Selanjutnya, Anda dapat membantu mereka untuk mengembangkan keterampilan, mengambil tanggung jawab tambahan, dan memberikan promosi jika ada kesempatan.
6. Menghasilkan investasi yang menguntungkan
Studi menunjukkan bahwa pelatihan lintas karyawan dapat mengurangi turnover karyawan dan meningkatkan tingkat retensi. Dengan mengurangi biaya rekrutmen dan melatih karyawan baru, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya mereka untuk investasi lain yang dapat mendukung pertumbuhan dan pengembangan perusahaan.
7. Meningkatkan motivasi dan keterlibatan karyawan
Pelatihan lintas karyawan membuat karyawan merasa lebih dihargai, sebab mereka mendapatkan investasi dari perusahaan. Hal ini juga meningkatkan variasi pekerjaan dan membantu karyawan menyadari bahwa mereka memiliki peluang untuk berkembang di perusahaan.
Dengan demikian, tingkat keterlibatan dan motivasi karyawan pun turut meningkat.
Baca Juga: Succession Management: Arti, Manfaat, Hingga Hambatannya
Kekurangan Pelatihan Lintas Karyawan
Selain memiliki banyak manfaat, pelatihan lintas karyawan ternyata juga bisa memberikan dampak negatif bagi karyawan. Berikut beberapa kekurangannya:
1. Memberikan kesan negatif
Jika Anda tidak menjelaskan dengan baik rencana pelatihan lintas karyawan, ada kemungkinan mereka akan menganggap bahwa Anda menambah beban kerja, tanpa memberikan imbalan yang sesuai.
Untuk mengatasinya, sampaikan semua informasi yang positif tentang pelatihan tersebut sejak awal, dan pastikan karyawan memahami manfaatnya.
2. Kehilangan fokus
Kekurangan yang mungkin saja terjadi pada pelatihan lintas ini adalah risiko karyawan menjadi serba bisa, namun tidak benar-benar ahli dalam satu bidang. Dengan kata lain, mereka tidak memiliki fokus yang jelas dalam bekerja.
Sebagai upaya mengatasinya, Anda dapat memastikan pelatihan yang diberikan masih berkaitan dengan peran utama karyawan, serta dapat memperkuat keteramapilan yang sudah mereka miliki.
3. Beban kerja tambahan
Pelatihan ini dapat menjadi tantangan ketika karyawan sudah memiliki tanggung jawab yang cukup berat, namun tetap harus menambah pengetahuan serta keterampilan baru.
Cara mengatasinya, Anda dapat mengurangi beban kerja yang berlebihan kepada karyawan, kemudian temukan cara tertentu untuk membantu mereka menjalankan peran ganda dengan efektif dan seimbang.
Baca Juga: Training Karyawan Baru: Tujuan, Jenis, dan Metodenya
Faktor-Faktor Pelatihan Lintas Karyawan
Sebelum membuat program pelatihan lintas karyawan, penting bagi Anda untuk memahami faktor-faktor apa saja yang harus ada dalam pelatihan ini. Berikut tiga faktor tersebut:
1. Job enlargement
Job enlargement atau perluasan pekerjaan adalah penggabungan tugas-tugas pekerjaan di level yang sama dalam sebuah perusahaan. Misalnya, apabila terdapat seorang HR yang bertanggung jawab untuk proses rekrutmen, ia dapat memperluas pekerjaannya untuk menangani tugas-tugas seperti pengganjian atau kegiatan administrasi tambahan.
Selain itu, staf HR tersebut juga bisa membantu dalam hal penggunaan aplikasi HR untuk memantau kinerja karyawan dari jarak jauh.
2. Job enrichment
Job enrichment atau memperkaya pekerjaan adalah sebuah proses yang ditandai dengan menambahkan dimensi pada pekerjaan yang sudah ada agar lebih memotivasi. Faktor ini akan melibatkan tugas-tugas yang berada di luar keahlian seorang akryawan.
Misalnya, seorang customer service dilatih untuk menangani pekerjaan yang berkaitan dengan teknisi perbaikan, sehingga dapat melakukan tugas tertentu ketika teknisi sedang tidak ada.
3. Job rotation
Job rotation atau rotasi pekerjaan merupakan praktik pemindahan karyawan di antara pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi. Adanya rotasi pekerjaan memungkinkan karyawan menanamkan rasa empati, memiliki pengetahuan, serta keterampilan untuk mengisi posisi apapun.
Baca Juga: Pengertian Job Simplification dan Tahapannya
Langkah Merancang Program Pelatihan Lintas Karyawan
Berikut adalah beberapa langkah efektif yang dapat Anda terapkan untuk merancang pelatihan lintas karyawan:
1. Tentukan tujuan
Pertama, Anda perlu menentukan tujuan dari adanya pelatihan. Apakah tujuannya adalah meningkatkan kepuasan dan keterlibatan kerja, atau menciptakan cadangan untuk peran tertentu? Lalu, departemen mana saja yang paling membutuhkan pelatihan lintas karyawan ini.
Fokuslah pada tim yang benar-benar membutuhkan pelatihan terlebih dahulu. Misalnya, pada tim yang kekurangan anggota, tim dengan karyawan baru dan tidak berpengalaman, atau tim yang paling antusias dengan program pelatihan ini.
2. Identifikasi keterampilan yang akan ditingkatkan
Pada tahap ini, Anda perlu menganalisis pekerjaan untuk memecahnya menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Setiap komponen tersebut nantinya dianalisis untuk mendiskripsikan tugas dan skill yang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut.
Dengan mengidentifikasi pekerjaan, Anda pun dapat mengetahui tugas apa saja yang perlu dilatih pada suatu posisi. Hal ini membantu Anda untuk menentukan skala prioritas terkait tugas-tugas yang paling penting.
3. Temukan calon karyawan yang cocok
Perlu Anda ketahui, bahwa tidak semua karyawan merasa cocok dengan pelatihan lintas ini, sehingga penting bagi Anda untuk menganalisis data kinerja guna menemukan calon pelatihan lintas karyawan terbaik.
Pilihlah karyawan yang memang betul-betul antuasias untuk menguasai keterampilan baru. Sebab, ada karyawan yang merasa nyaman dengan posisi mereka saat ini dan tidak mampu menangani beban kerja yang lebih besar.
Oleh karena itu, pastikan untuk berbicara dengan karyawan sebelum membuat keputusan apapun. Apakah mereka terbuka untuk pelatihan ini? Keterampilan apa yang ingin mereka pelajari atau tingkatkan? dan sebagainya.
4. Tekankan manfaat yang diberikan
Untuk melibatkan karyawan Anda dalam pelatihan lintas karyawan, serta mencegah karyawan berpikir akan beban kerja yang lebih besar tanpa imbalan finansial, Anda perlu menekankan manfaat yang akan dirasakan mereka.
Informasikan kepada karyawan bahwa mereka dapat mengembangkan karier, kemudian buatlah pelatihan ini menyenangkan dan menarik. Contohnya, Anda dapat membuat video pengantar pelatihan yang membuat mereka bersemangat dan termotivasi.
Baca Juga: Cara Melakukan Upskill Karyawan dan Contohnya
5. Susun jadwal pelatihan lintas karyawan
Selanjutnya, Anda perlu membuat jadwal untuk pelatihan karyawan dengan mempertimbangkan beban kerja mereka saat ini. Pastikan mereka tidak mengalami stres atau kelelahan, dan bahkan kehilangan motivasi karena adanya program pelatihan.
Anda perlu menetapkan batasan dengan menerapkan komitmen waktu dan tujuan pelatihan sejak awal, pastikan jadwal pelatihan tersebut memudahkan semua pihak yang terlibat. Misalnya, Anda bisa mengadakan pelatihan selama satu jam setiap minggu dalam beberapa bulan, sehingga karyawan tidak merasa terbebani.
6. Terapkan program rotasi pekerjaan
Rotasi pekerjaan mengacu pada pemindahan karyawan secara periodik antara peran-peran di dalam organisasi. Hal ini biasanya disebabkan karena pekerjaan-pekerjaan tersebut bersifat sementara, dan semuanya berada pada tingkat yang sama.
Adanya rotasi pekerjaan membuat karyawan dapat memahami pekerjaan yang berbeda dan mempelajari dasar-dasarnya, sehingga meningkatkan pengetahuan, mencegah kebosanan, meningkatkan motivasi, dan membangun sikap kerja sama.
7. Pantau dan beri rewards pada pencapaian
Memantau pencapain akan membantu Anda untuk menilai seberapa efektid program pelatihan lintas karyawan, dan bagian mana yang masih harus diperbaiki.
Kemudian, Anda bisa memberi rewards kepada karyawan atas pencapain mereka, agar mereka merasa diharagai dengan terus-menerus diberi kesempatan untuk belajar dan mengembangkan diri, serta mengaplikasikan keterampilan baru tersebut.
Rewards yang diberikan dapat berbentuk bonus, kenaikan gaji, atau bahkan promosi jika diperlukan. Dengan begitu, karyawan tidak akan merasa diberi beban kerja yang berlebihan tanpa imbalan dan dapat memotivasi mereka untuk terus berkembang.
8. Kumpulkan feedback
Terakhir, kumpulkan feedback dari karyawan yang terlibat dalam program pelatihan ini. Manfaatkan feedback tersebut untuk melakukan perbaikan yang sesuai dan membuat pelatihan menjadi lebih efektif.
Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya
6 Metrik Utama Pengukur Keberhasilan Program Pelatihan Lintas Karyawan
Dilansir dari Proprofs, terdapat enam metrik utama yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi hasil dari program pelatihan lintas karyawan:
1. Penurunan absensi dan tingkat turnover karyawan
Salah satu tanda keterlibatan dan partisipasi aktif karyawan dalam program pelatihan lintas karyawan adalah adanya penurunan jumlah hari sakit dan karyawan yang keluar dari perusahaan dari waktu ke waktu. Jika terjadi kebalikan dari tren ini, Anda perlu mempertimbangkan untuk memperbaiki program pelatihan tersebut.
2. Peningkatkan produktivitas
Secara umum, karyawan yang menjalani program pelatihan lintas karyawan menjadi lebih produktif. Hal ini karena mereka belajar keterampilan baru, berkomunikasi dengan lebih baik, dan bekerja sama dalam tingkat yang lebih tinggi. Semua ini berkontribusi pada percepatan alur kerja dan penyelesaian proyek yang lebih efisien.
3. Peningkatan kinerja
Ketika program pelatihan lintas jabatan Anda berhasil, kinerja karyawan akan meningkat. Misalnya, Anda akan melihat peningkatan hasil produksi, peningkatan penjualan, dan jumlah keluhan pelanggan yang berkurang. Dengan demikian, baik di departemen penjualan, IT, atau operasional bisnis lainnya, efisiensi kerja meningkat karena adanya pelatihan ini.
4. Komunikasi dan kerja sama lebih baik
Pelatihan lintas karyawan tidak hanya tentang peran dan tanggung jawab baru, tetapi juga meningkatkan hubungan antara anggota tim dan departemen lainnya. Misalnya, seperti kemampuan yang lebih baik dalam berkomunikasi dan bekerja sama untuk mengurangi konflik, sehingga suasana kerja menjadi lebih positif.
5. Peningkatan kepuasan karyawan
Salah satu metrik penting untuk mengukur keberhasilan pelatihan ini adalah tingkat kepuasan karyawan secara keseluruhan. Kepuasan yang meningkat akan berdampak positif pada kinerja karyawan dan loyalitas terhadap perusahaan. Jika karyawan masih merasa tidak puas dan mengeluh tentang pekerjaan mereka, maka program pelatihan perlu dievaluasi.
6. Peningkatan kepuasan pelanggan
Program pelatihan yang berhasil juga akan membawa dampak positif pada pelayanan pelanggan. Anda akan melihat peningkatan kepuasan pelanggan dan ulasan positif lebih banyak. Karyawan yang telah dilatih dengan baik akan lebih siap untuk memenuhi harapan pelanggan dan memberikan pengalaman yang memuaskan.
Dengan mengukur metrik-metrik ini, Anda dapat mengevaluasi sejauh mana efektivitas program pelatihan lintas jabatan dalam organisasi Anda.
Baca Juga: Pengertian ADDIE Model Dalam Proses Pelatihan dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa pelatihan lintas karyawan penting bagi perusahaan untuk meningkatkan fleksibilitas, produktivitas, dan keterlibatan karyawan. Tujuannya agar karyawan dapat melaksanakan berbagai tugas, menggantikan rekan kerja yang sedang berhalangan, dan sebagainya.
Sebagai upaya optimalisasi program pelatihan lintas karyawan, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR untuk membantu Anda dalam mengelola data karyawan.
Dengan menggunakan software Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan data karyawan dengan mudah dan efisien.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
3 thoughts on “Pelatihan Lintas Karyawan: Arti, Manfaat, dan Langkahnya”