Selain rekrutmen karyawan baru, mempertahankan karyawan juga menjadi hal penting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan wajib memahami tentang employee retention metrics yang akan memberikan informasi detail tentang mengapa karyawan tetap bertahan di perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu employee retention metrics, manfaat, hingga 10 metriks penting terkait retensi karyawan.
Apa itu Employee Retention Metrics?
Employee retention metrics atau metrik retensi karyawan memberikan informasi detail tentang mengapa karyawan tetap bekerja untuk perusahaan. Metrik ini dapat digunakan untuk memantau retensi karyawan, mengidentifikasi karyawan yang berisiko, dan melihat tren untuk ke depannya.
Melalui analisis ini, sebagai bagian dari tim HR Anda dapat meningkatkan strategi retensi karyawan, sehingga mengurangi biaya turnover karyawan.
Selain itu, melacak metrik retensi karyawan dan indikator kinerja juga membantu untuk menjaga kepuasan karyawan dan mengurangi jumlah karyawan yang keluar dari perusahaan.
Beberapa upaya meningkatkan retensi karyawan adalah memberikan kompensasi yang kompetitif, kesempatan pelatihan, dan work life balance. Perusahaan juga harus membantu karyawan merasa terlibat dan didukukung agar mereka semangat dan merasa berhasil.
Seperti penjelasan sebelumnya, pertahanan karyawan dapat diukur dengan melihat sejauh mana karyawan tetap bertahan di perusahaan. Hal ini berkebalikan dengan turnover karyawan, yang mengukur tingkat kepergian karyawan dari perusahaan. Pengukuran retensi ini biasanya dilakukan secara tahunan.
Baca Juga: Agile HR: Arti, Manfaat, Hingga Contoh Penerapannya
Manfaat Employee Retention Metrics
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat Anda rasakan dari mengukur tingkat pertahanan karyawan:
1. Memahami Bagaimana Karyawan Berperilaku
Dengan menganalisis pertahanan karywaan, Anda dapat mengetahui siapa saja yang pergi dan kapan, serta karyawan mana saja yang tetap tinggal di perusahaan. Anda pun dapat melihat apakah perusahaan telah kehilangan karyawan-karyawan terbaiknya.
2. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Tingkat pertahanan karyawan mencerminkan tingkat kepuasan mereka, sehingga semakin puas karyawan, maka semakin kecil kemnungkinan mereka akan meninggalkan perusahaan.
Jadi, dengan berfokus pada meningkatkan kepuasan karyawan, perusahaan juga dapat meningkatkan retensi karyawan.
3. Mengatasi Masalah dengan Cepat
Dengan memantau tingkat pertahanan karyawan, Anda bisa mendeteksi masalah dengan cepat dan mengambil tindakan yang diperlukan. Misalnya, jika ada departemen tertentu yang tingkat pertahananya rendah, Anda bisa menyelediki penyebab dan mencari solusinya.
Baca Juga: SEO untuk Rekrutmen: Panduan Menarik Kandidat Terbaik
4. Membuat Strategi Pertahanan yang Efektif
Untuk mengembangkan strategi pertahanan yang baik, Anda perlu mengetahui area apa yang perlu diperbaiki dan apakah strategi yang diterapkan saat ini sudah berhasil. Metrik pertahanan karyawan membantu Anda dalam mengevaluasi strategi tersebut.
5. Menghemat Biaya dan Sumber Daya
Ketika karyawan meinggalkan perusahaan, akan ada biaya yang dikeluarkan, waktu, serta usaha untuk proses rekrutmen dan pelatihan karyawan baru. Dengan meingkatkan retensi karyawan, perusahaan pun dapat menghemat biaya dan sumber daya tersebut.
6. Membangun Citra Perusahaan yang Baik
Jika perusahaan dikenal karena mempertahankan karyawannya, hal ini akan menciptakan citra perusahaan sebagai tempat yang baik untuk bekerja.
Sebaliknya, apabila karyawan sering meninggalkan perusahaan, hal tersebut dapat mempengaruhi upaya rekrutmen perusahaan, terutama dengan adanya media sosial yang memungkinkan karyawan untuk membagikan pengalaman mereka saat bekerja.
Baca Juga: Peer Interview: Panduan Praktis untuk HR
Berapa Tingkat Pertahanan Karyawan yang Baik?
Tingkat pertahanan karyawan dikatakan baik dapat bervariasi tergantung pada industri, ukuran perusahaan, dan budaya perusahaan.
Shri Ganeshram salah satu yang terdaftar dalam Forbes 30 Under 30 mengatakan secara umum tingkat retensi karyawan yang mencapai 80% atau lebih tinggi dianggap baik.
Namun, tingkat tersebut tidak menjelaskan keseluruhan kondisi perusahaan, sehingga penting untuk melihat metrik lainnya.
Jadi, perlu diingat bahwa tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua dalam menetapkan tujuan terkait pertahanan karyawan. Setiap industri, model bisnis, dan peran memiliki kompleksitasnya sendiri yang dapat memengaruhi tingkat retensi.
Baca Juga: Pentingnya HR Metrics dan Analytics Bagi Perusahaan
10 Employee Retention Metrics Penting
Beirkut adalah sepuluh metrik yang bisa Anda gunakan untuk memahami karyawan, baik dari tingkat kepuasan, perputaran, absensi, dan sebagainya.
1. Tingkat Retensi Keseluruhan
Metrik ini beruna untuk mengukur berapa banyak karyawan yang tetap tinggal di perusahaan dalam periode waktu tertentu. Semakin tinggi tingkat pertahanan, maka akan semakin baik.
Tingkat retensi secara keseluruhan membagi jumlah karyawan yang tetap tinggal dengan jumlah karyawan total, kemudian dikalikan 100%.
Tingkat retensi yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan memiliki lingkungan kerja yang baik dan karyawan merasa puas serta bahagia bekerja di sana.
Jangan khawatir jika tingkat pertahanan fluktuatif dari waktu ke waktu, karena beberapa hal di luar kendali perusahaan dapat mempengaruhinya, seperti situasi keuangan atau perubahan dalam permintaan pasar.
Hal yang harus Anda lakukan adalah terus memperhatikan tingkat pertahanan dan mencari cara untuk meningkatkannya agar karyawan tetap betah di perusahaan.
2. Tingkat Retensi Setiap Kategori
Ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi tingkat retensi karyawan secara keseluruhan, salah satunya Anda bisa menghitungnya perkategori untuk menganalisis karyawan meninggalkan perusahaan.
Dalam hal ini, Anda dapat berfokus pada perhitungan tingkat retensi untuk manajer, departemen, tim, kelompok usia, identifikasi dengan kelompok yang kurang terwakili, atau kategori lain yang relevan.
Untuk menghitung tingkat retensi per kategori, berikut rumusnya:
Tingkat retensi karyawan per kategori = (Jumlah total karyawan dalam kategori – Jumlah karyawan yang keluar dalam kategori) ÷ Jumlah total karyawan dalam kategori
Apabila Anda menemukan bahwa tingkat retensi untuk satu tim jauh lebih rendah dibandingkan tingkat retensi keseluruhan, maka Anda perlu berdikusi dengan manajer yang bertanggung jawab guna menyelediki alasan mengapa karyawan mengundurkan diri.
Dengan membandingkan tingkat retensi keseluruhan dan per kategori, Anda dapat mengidentifikasi masalah-masalah tertentu dalam perusahaan yang mungkin menyebabkan karyawan berhenti bekerja.
3. Tingkat Kepuasan Karyawan
Tingkat kepuasan karyawan adalah salah satu ukuran penting dalam mempertahankan karyawan. Dalam hal ini, Net Promoter Score (NPS) karyawan dapat memberikan banyak informasi tentang situasi perusahaan, seberapa puas karyawan dengan perusahaan, serta berapa persen karyawan yang mungkin berisiko untuk pergi.
NPS berfokus pada satu pertanyaan yang dapat diberikan peringkat oleh karyawan secara anonim, dalam skala 0 hingga 10, dengan pertanyaan yang berbunyi: “Seberapa mungkin Anda merekomendasikan perusaahaan ini sebagai tempat untuk bekerja?”
Terdapat 3 kategori responden, yaitu:
- Promotor (yang memberikan skor 9-10)
- Pasif (yang memberikan skor 7-8)
- Detraktor (yang memberikan skor 0-6)
Untuk menghitung NPS perusahaan Anda, gunakan rumus berikut:
Tingkat kepuasan karyawan = Persentase promotor – Persentase detraktor
Selain itu, penting bagi Anda untuk berkomunikasi secara rutin dengan karyawan dan mengetahui bagaimana perasaan mereka terhadap pekerjaan. Kirim survei NPS dan survei retensi karyawan secara keseluruhan setidaknya sekali dalam satu kuartal agar Anda bisa memahami karyawan.
Secara umum, survei retensi karyawan terdiri dari beberapa pertanyaan, seperti:
- Apakah Anda merasa didukung oleh manajer Anda?
- Apakah Anda mendapatkan feedback yang cukup untuk berhasil dalam peran Anda?
- Apakah Anda merasa bahwa masukan Anda diperhatikan?
- Apakah Anda melihat masa depan di perusahaan ini?
- Apakah Anda merasa beban kerja Anda wajar?
4. Tingkat Kepuasan Karyawan Baru
Anggota tim yang baru bergabung mungkin merasa kurang nyaman untuk membagikan pendapat dan pengalaman mereka dibandingkan dengan mereka yang sudah lama bergabung. Oleh karena itu, memantau skor NPS untuk karyawan baru sangatlah penting.
Untuk melacak metrik ini, Anda perlu mengetahui berapa banyak karyawan baru yang merasa puas dengan perusahaan. Artinya, mereka memberikan skor antara 9 hingga 10 dan dianggap sebagai promotor dalam survei NPS.
Karena survei NPS bersifat anonim, tambahkan pertanyaan seperti “Berapa lama Anda telah bergabung dengan perusahaan ini?” dengan beberapa pilihan jawaban untuk membuat perhitungan metrik.
Untuk menghitung skor eNPS karyawan baru, gunakan rumus ini:
Tingkat kepuasan karyawan baru = (Jumlah karyawan baru yang merasa puas ÷ Total jumlah karyawan baru) x 100
Sebagai contoh, jika hanya dua dari sepuluh anggota tim baru Anda yang menjadi promotor dalam survei eNPS, tingkat kepuasan karyawan baru Anda akan menjadi 20%.
Jika Anda membandingkannya dengan tingkat kepuasan karyawan secara keseluruhan dan melihat bahwa angkanya jauh lebih rendah, Anda akan mengetahui apakah karyawan baru merasa kurang puas dibandingkan dengan karyawan yang sudah ada sebelumnya.
5. Rata-Rata Lama Kerja Karyawan
Jika tingkat retensi memberi tahu Anda presentase karyawan yang bertahan di perusahaan, rata-rata lama kerja karyawan mengungkap berapa lama orang biasanya bekerja di perusahaan.
Selain itu, menghitung rata-rata lama bekerja karyawan juga dapat membantu Anda membandingkan kondisi perusahaan saat ini dengan kondisi di masa lalu. Umumnya, metrik ini dilacak setiap tahun.
Untuk menghitung rata-rata lama kerja karyawan, gunakan rumus ini:
Rata-rata lama kerja karyawan = Total waktu kerja semua karyawan ÷ Jumlah total karyawan
Jika rata-rata lama kerja karyawan lebih singkat dari yang diharapkan, Anda dapat mencari cara untuk memperpanjangnya:
- Menggunakan insentif kompensasi untuk terus mengakui dan memberi penghargaan kepada karyawan
- Berbicara terbuka dengan staf tentang tujuan karir dan aspirasi mereka
- Menyediakan jalur pertumbuhan internal yang jelas
- Menerapkan kebijakan promosi yang jelas dan rencana kompensasi
Baca Juga: 20 Strategi untuk Meningkatkan Retensi Karyawan
6. Tingkat Turnover Karyawan Secara Keseluruhan
Selain memantau berapa banyak karyawan yang tetap bekerja di perusahaan, Anda juga penting untuk memantau berapa persen karyawan yang resgin.
Gunakan rumus ini untuk menghitung tingkat turnover karyawan secara keseluruhan:
Tingkat turnover karyawan secara keseluruhan = Jumlah karyawan yang keluar dalam periode tertentu ÷ Rata-rata jumlah karyawan selama periode tersebut
Anda dapat menghitung tingkat turnover karyawan secara keseluruhan setiap bulan, tiga bulan, atau setiap tahun tergantung pada perusahaan.
Tingkat turnover yang tinggi akan berdampak negatif pada perusahaan, seperti meningkatnya biaya perekrutan, penurunan produktivitas, dan kurangnya semangat tim.
Oleh karena itu, usahakan agar tingkat turnover berada di bawah 20%. Namun, Anda juga perlu memahami bahwa faktor-faktor seperti jenis industri, ukuran bisnis, dan kondisi eknomi juga mempengaruhi karyawan untuk resign dan berpindah ke perusahaan lain.
7. Tingkat Turnover Karyawan Sukarela
Selain memahami gambaran umum tentang turnover karyawna, Anda juga perlu memahami alasan mengapa karyawan meninggalkan perusahaan secara sukarela. Sebab, penghtiungan ini akan memberitahu Anad berapa banyak karyawan yang mengundurkan diri dari pekerjaan mereka sendiri.
Contoh-contoh turnover sukarela termasuk ketika seseorang menerima pekerjaan di perusahaan lain atau ketika anggota tim memutuskan untuk berhenti karena ingin kembali ke sekolah, mengejar proyek pribadi, atau fokus pada keluarga.
Anda dapat menghitung tingkat pergantian karyawan sukarela dengan rumus ini:
Tingkat pergantian karyawan sukarela = Jumlah karyawan yang keluar sukarela dalam periode tertentu ÷ Jumlah karyawan selama periode tersebut
Selanjutnya, Anda juga perlu mengirimkan survei kepada karyawan yang meninggalkan perusahaan untuk memahami alasan resign mereka, sehingga Anda dapat mengetahui langkah apa yang perlu diperbaiki guna mengurangi tingkat turnover secara sukarela dan keseluruhan.
8. Tingkat Turnover Karyawan secara Tidak Sukarela
Tingkat pergantian karyawan secara tidak sukarela menghitung berapa banyak orang yang meninggalkan perusahaan karena dipecat atau dirumahkan.
Berikut rumus yang bisa digunakan:
Tingkat pergantian karyawan secara tidak sukarela = Jumlah karyawan yang keluar secara tidak sukarela dalam periode tertentu ÷ Jumlah karyawan selama periode tersebut
Jangan lupa untuk memperhatikan keuangan perusahaan Anda, karena hal ini termasuk ke dalam pemecatan.
Selain itu, metrik ini juga dapat membantu untuk menentukan seberapa baik Anda dalam merekrut kandidat yang tepat.
9. Biaya Pergantian Karyawan
Biaya pergantian karyawan bukanlah sesuatu yang boleh diabaikan, sebab biaya tersebut dapat menghabiskan setengah hingga dua kali lipat dari gaji tahunan.
Jadi, lacak dengan hati-hati berapa banyak yang biaya yang dikeluarkan untuk mencari pengganti anggota tim yang resign, baik secara sukarela maupun tidak sukarela.
Saat menghitung biaya pergatian karyawan, perhatikan fakt0r-faktor berikut:
- Berapa banyak uang yang hilang ketika posisi tetap kosong.
- Biaya yang terkait dengan perekrutan, termasuk biaya iklan, komunikasi, dan waktu yang dihabiskan untuk wawancara.
- Biaya yang terkait dengan pelatihan, adaptasi, dan pengembangan.
Kemudian, pertimbangkan biaya yang tidak terlihat akibat kehilangan staf, seperti penurunan produktivitas dan semangat kerja bagi mereka yang masih tinggal.
10. Tingkat Ketidakhadiran
Tingkat kehadiran dapat memantau presentase ketidakhadiran karyawan yang tidak terencana akibat sakit, keadaan darurat, atau alasan pribadi lainnya. Angka ini tidak termasuk liburan atau cuti yang telah direncanakan sebelulmnya.
Untuk menghitung tingkat ketidakhadiran, gunakan rumus berikut:
Tingkat ketidakhadiran = Jumlah ketidakhadiran selama periode tertentu ÷ Total jumlah hari dalam periode tersebut.
Selain itu, Anda juga perlu melacak tingkat ketidakhadiran per karyawan per tim atau departemen dan membandingkannya. Jika satu departemen memiliki tingkat ketidakhadiran yang jauh lebih tinggi dari yang lain, maka Anda perlu mencari tahu mengapa hal tersebut bisa terjadi.
Namun, tingkat ketidakhadiran yang tinggi pada seorang individu bukanlah alasan untuk khawatir. Sebaliknya, Anda bisa mengajak mereka berdiskusi untuk memeriksa keadaan mereka dan membahas apa yang perlu perusahaan lakukan untuk mendukung mereka.
Dengan melakukan hal tersebut, karyawan akan merasa dihargai daripada disalahkan atas ketidakhadiran mereka. Sebab, terkadang diperlukan sedikit penyesuaian jadwal untuk meningkatkan kesejahteraan dan kinerja seseorang, serta mendorong mereka agar tetap bertahan di perusahaan.
Dalam memantau ketidakhadiran karyawan, Anda dapat memanfaatkan berbagai software absensi yang tersedia, misalnya seperti Gajihub, Freshteam by Freshworks, ZenHR, BambooHR, dan masih banyak lagi.
Sebagai upaya untuk menghadapi masalah ketidakhadiran karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki beragam fitur lengkap dan harga terbaik.
Dengan Gajihub, karyawan dapat melakukan presensi dengan mudah melalui smartphone. Selain itu, mereka juga bisa mengajukan izin atau cuti sakit melalui fitur employee self service-nya.
Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca Juga: Pengertian Turnover Karyawan, Rumus, dan Tips Menurunkan Tingkat Turnover
Kesimpulan
Melalui penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa employee retention metrics dapat membantu perusahaan untuk memahami alasan karyawan tetap bekerja di perusahaan.
Metrik-metrik tersebut dapat digunakan untuk memantau retensi karyawan, mengidentifikasi karyawan yang berisiko, dan melihat tren untuk kedepannya.
Agar Anda lebih berfokus pada employee retention metrics, serahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.
1 thought on “Pahami Pentingnya Employee Retention Metrics Bagi Perusahaan”