Proses rekrutmen mencakup proses memposting lowongan pekerjaan, memilih kandidat terbaik, menjadwalkan acara, menyusun offering letter, dan sebagainya. Dengan berbagai proses tersebut, sebagai profesional HR Anda membutuhkan Key Performance Indicators atau KPI untuk rekrutmen guna memastikan proses perekrutan berjalan dengan baik.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu KPI untuk rekrutmen, pentingnya bagi perusahaan, hingga berbagai macam KPI terkait proses perekrutan.
Apa yang Dimaksud dengan KPI untuk Rekrutmen?
KPI untuk rekrutmen merupakan alat atau metrik yang efektif untuk mengukur, mengevaluasi, dan memeriksa seberapa baik proses perkrutmen tenaga kerja. Umumnya disajikan dalam bentuk angka, presentase, atau perbandingan agar mudah dipahami oleh tim HR dan seluruh perusahaan.
KPI rekrutmen juga memberikan insight berharga, seperti biaya per rekrutmen, tingkat penerimaan penawaran kerja, tingkat turnover karyawan, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Talent Mapping: Arti, Manfaat, Hingga Langkah-Langkahnya
Perbedaan KPI untuk Rekrutmen dan Metrik
Metrik adalah ukuran kinerja bisnis perusahaan Anda, biasanya dinyatakan dalam bentuk data, seperti jumlah pengujung situs web atau jumlah pelamar untuk posisi yang tersedia.
KPI merupakan metrik yang paling penting untuk bisnis atau suatu departemen dalam perusahaan. Oleh karena itu, KPI harus berkaitan dengan tujuan perusahaan dan menunjukkan cara bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sebagai contoh, Anda bisa melihat kesesuaian budaya dan tingkat produktivitas, serta KPI seperti lamanya proses perekrutan, sumber perekrutan, dan efektivitas saluran perekrutan.
Kemudian, KPI rekrutmen yang paling efektif didasarkan pada kinerja dan terkait dengan tujuan keseluruhan. Misalnya, daripada hanya melihat metrik seperti jumlah orang yang melamar untuk posisi yang tersedia, KPI akan memberikan informasi tentang jumlah kandidat berkualitas yang dapat memberikan kontribusi pada bisnis perusahaan.
Baca Juga: 4 Jenis HR Analytics dan Panduan Lengkapnya untuk HR
Pentingnya Melacak KPI untuk Rekrutmen
Proses rekrutmen merupakan proses yang sulit, tetapi dengan memantau setiap langkah melalui metrik khusus dan menggunakan alat pengukuran berupa KPI rekrutmen, Anda dapat melaksanakan proses ini dengan mudah dan lebih efisien.
KPI rekrutmen membantu perusahaan dalam meningkatkan struktur internal, memperbaiki akurasi, serta membuat strategi rekrutmen yang penting. Selain itu, alat pengukuran ini cocok untuk bisnis apa pun dan berbagai jenis posisi yang ingin Anda rekrut, baik untuk posisi junior maupun yang berpengalaman.
Dengan menggunakan KPI rekrutmen, Anda juga dapat meningkatkan kinerja proses rekrutmen dan menemukan cara untuk mencari kandidat terbaik sesuai dengan anggaran yang Anda miliki.
Baca Juga: OKR untuk HR: Arti, Keuntungan, Hingga Contohnya
10 KPI untuk Rekruitment Paling Penting
Berikut adalah beberapa KPI rekrutmen yang penting dengan contoh dan cara menggunakannya untuk mengukur kinerja.
1. Waktu Penerimaan
KPI ini dapat mengukur waktu antara ketika seorang kandidat dihubungi atau memulai proses rekrutmen hingga mereka menerima tawaran pekerjaan. Berikut rumus perhitungannya:
Waktu penerimaan = Jumlah hari sejak lowongan diposting atau kandidat dihubungi hingga tawaran diterima
Waktu penerimaan adalah ukuran penting untuk melihat seberapa efisien proses rekrutmen dan mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi. Bakat terbaik biasanya cepat mendapatkan pekerjaan di perusahaan lain.
Oleh karena itu, semakin singkat waktu penerimaan, semakin baik kualitas penerimaan dan biaya yang dikeluarkan akan lebih rendah. Memantau KPI ini juga membantu dalam pengambilan keputusan rekrutmen, seperti menentukan kapan memulai proses rekrutmen untuk proyek baru. Ini merupakan metrik penting dalam perencanaan tenaga kerja.
Pantau dan kelompokkan waktu penerimaan berdasarkan departemen, tim, dan manajer perekrutan. Gunakan sistem pelacakan pelamar atau sistem manajemen SDM untuk memantau data ini secara otomatis.
2. Efisiensi Saluran Sourcing
KPI selanjutnya dapat mengukur seberapa efektif saluran sourcing yang digunakan untuk mengiklankan lowongan pekerjaan. Ini membantu mengetahui saluran mana yang menghasilkan kandidat berkualifikasi terbaik dan ROI (return on investment) dari saluran sourcing yang berbeda.
Berikut rumusnya:
Efisiensi saluran sourcing = Jumlah kandidat berkualifikasi dari sumber tertentu – rata-rata jumlah pelamar dari semua sumber
Mengetahui KPI efisiensi saluran sourcing membantu mengembangkan strategi sourcing yang efektif dan meningkatkan proses rekrutmen secara keseluruhan.
Untuk memantau KPI ini, gunakan alat pelacakan konversi seperti Google Analytics atau alat analitik dari aplikasi lain. Manfaatkan sistem pelacakan pelamar atau sistem manajemen sumber daya manusia untuk melacak data saluran sourcing setiap kandidat.
Lalu, analisis data tersebut untuk mengetahui tren dan membandingkan hasil dengan metrik terkait lainnya, seperti biaya saluran sourcing, biaya per penerimaan, efektivitas funnel rekrutmen, dan sebagainya.
3. Jumlah Kandidat Bekualifikasi
Gunakan KPI ini untuk menilai seberapa baik usaha Anda dalam mencari dan memilih kandidat yang berkualifikasi melalui proses rekrutmen. KPI ini dinyatakan sebagai perbandingan antara jumlah kandidat yang dianggap berkualifikasi oleh manajer perekrutan dengan jumlah kandidat yang berhasil melewati tahap seleksi awal.
Rasio jumlah kandidat berkualifikasi = Jumlah kandidat yang dianggap berkualifikasi oleh manajer perekrutan / Jumlah kandidat yang berhasil melewati tahap seleksi awal
Untuk menentukan kandidat yang berkualifikasi, Anda dapat bertanya kepada mmanajer perekrutan atau mengirim survei apakah kandidat yang berhasil melewati tahap seleksi awal dianggap berkualifikasi.
Apabila tidak memungkinkan, Anda juga bisa melihat metrik lainnya. Sebagai contoh, dari kandidat yang berhasil melewati proses seleksi awal, berapa banyak yang diinginkan oleh manajer perekrutan untuk diwawancarai.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan metrik rekrutmen lainnya, seperti tingkat rujukan atau rasio wawancara ke penerimaan untuk mengetahui kualifikasi kandidat terkait posisi tertentu.
Rasio wawancara ke penerimaan yang tinggi dapat menunjukkan adanya masalah dalam memasang lowongan pekerjaan, deskripsi pekerjaan, proses seleksi kandidat, atau efektivitas saluran perekrutan.
4. Rasio Pengajuan ke Wawancara
KPI ini melihat jumlah kandidat yang diajukan kepada manajer perekrutan untuk dipertimbangkan melakukan wawancara. Rasio yang tinggi mungkin menandakan adanya masalah dalam sourcing dan seleksi karena proses tersebut seharusnya menghasilkan kandidat yang berkualifikasi dan sesuai dengan kebutuhan manajer. Rasio idealnya adalah 1:1.
Rasio pengajuan ke wawancara = Jumlah kandidat yang diajukan untuk pertimbangan / Jumlah kandidat yang diwawancarai
Pantau metrik rekrutmen lainnya, seperti kepuasan manajer perekrutan dan sumber perekrutan, jika Anda melihat masalah dalam mencapai target KPI untuk rasio pengajuan ke wawancara.
Baca Juga: Ketauhi Dampak dan Cara Menghindari Interviewer Bias
5. Rasio Wawancara ke Tawaran Pekerjaan
Wawancara merupakan bagian penting dalam rekrutmen dan bisa memakan waktu bagi kandidat serta manajer perekrutan. Rasio wawancara ke tawaran yang tidak memuaskan dapat meningkatkan biaya per penerimaan. Wawancara juga mempengaruhi KPI rekrutmen lainnya, seperti pengalaman kandidat dan skor Net Promoter.
Rasio wawancara ke tawaran = Jumlah wawancara kandidat / Jumlah tawaran pekerjaan
Rasio wawancara ke tawaran yang ideal adalah 3:1. Jika rasio Anda lebih tinggi, periksa apakah manajer perekrutan menulis atau meninjau setiap deskripsi pekerjaan. Fokuslah pada kegiatan sourcing dan seleksi serta KPI seperti kualitas sumber, efisiensi saluran sourcing, dan jumlah kandidat berkualifikasi.
6. Tingkat Penerimaan Tawaran
Setelah menemukan kandidat yang cocok dan melewati proses seleksi serta wawancara, tentu Anda menginginkan kandidat tersebut menerima tawaran pekerjaan. Sebab jika terjadi penolak, maka akan ada masalah dengan reputasi perusahaan atau strategi kompensasi dan benefit yang ditawarkan.
Untuk mengembangkan strategi retensi dan meningkatkan penerimaan tawaran Anda dapat bekerja sama dengan tim keuangan.
Tingkat penerimaan tawaran = (tawaran pekerjaan diterima / total tawaran yang diajukan) X 100
Selain tingkat penerimaan tawaran, perhatikan juga negosiasi kompensasi dengan kandidat yang cocok untuk mendapatkan pemahaman lebih jelas apakah gaji yang ditawarkan kompetitif dan apakah perlu dilakukan penyesuaian. Informasi tambahan dapat diperoleh dengan memperbaiki KPI lain, seperti waktu perekrutan, yang dapat membantu meningkatkan tingkat penerimaan.
7. Biaya Per Perekrutan
KPI biaya per perekrutan harus memperhitungkan semua biaya terkait, seperit biaya iklan di berbagai situs lowongan kerja, biaya untuk menghadiri bursa kerja, dan sebagainya.
Selain itu, Anda juga harus memperhitungkan waktu tim rekrutmen SDM, biaya onboarding, dan wawancara. Dengan melihat gambaran secara keseluruhan, Anda dapat mengetahui area di mana efisiensi bisa ditingkatkan, serta bagaimana upaya retensi guna mengurangi turnover karyawan.
Biaya per perekrutan = Total biaya perekrutan / jumlah perekrutan
Biaya per perekrutan rata-rata bervariasi berdasarkan industri dan posisi, dan sangat dipengaruhi oleh kondisi pasar tenaga kerja.
8. Kualitas Penerimaan
Tidak ada pendekatan yang menggunakan satu ukuran untuk menentukan kualitas penerimaan Anda. Biasanya, akan melibatkan beberapa ukuran yang mencakup keseluruhan, mulai dari produktivitas karyawan pada tiga, enam, dan 12 bulan pertama, hingga jumlah karyawan baru yang keluar.
Secara umum, KPI ini dibagi menjadi dua kategori yaitu kualitas sebelum dan sesudah penerimaan.
Kualitas Sebelum Penerimaan
Berdasarkan referensi, resume, dan pengalaman kerja, apakah Anda berhasil menarik kandidat yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik? Beberapa ukuran yang bisa diperhatikan adalah waktu perekrutan dan tingkat penerimaan tawaran pertama. Selain itu, tanyakan kepada manajer perekrutan seberapa puas mereka dengan calon yang mereka terima untuk setiap lowongan kerja dan catat tingkat kepuasan mereka.
Tingkat kepuasan kualitas sebelum penerimaan = (jumlah manajer yang sangat atau sangat puas dengan calon / jumlah total survei yang diisi) x 100
Kualitas setelah penerimaan
Berapa lama waktu yang dibutuhkan bagi karyawan baru untuk menjadi produktif, dan sejauh mana produktivitas mereka dibandingkan dengan rekan-rekan sejawat yang melakukan pekerjaan serupa?
Selain itu, perhatikan kesesuaian budaya dengan tim tertentu dan budaya perusahaan secara keseluruhan. Pertimbangkan juga ukuran keterlibatan karyawan yang dapat berkontribusi pada retensi karyawan. Survei karyawan dan penilaian kinerja juga dapat menjadi alat penting untuk menentukan kualitas setelah penerimaan.
Salah satu KPI untuk kualitas setelah penerimaan adalah tingkat turnover karyawan dalam satu tahun. Tingkat turnover yang tinggi dapat menunjukkan masalah dalam menemukan karyawan yang tepat untuk pekerjaan tersebut.
Tingkat turnover dalam satu tahun = (jumlah karyawan yang keluar dalam satu tahun setelah tanggal penerimaan / jumlah total karyawan yang keluar dalam periode yang sama) x 100
9. Jumlah Penerimaan Terhadap Tujuan
Ini adalah KPI yang digunakan jika Anda memiliki target jumlah penerimaan baru untuk periode waktu tertentu. Misalnya, Anda mungkin perlu merekrut 15 karyawan baru untuk membantu meluncurkan produk baru pada kuartal ini. Ini dapat melibatkan sales, profesional IT, dan support admin.
Jumlah penerimaan terhadap tujuan = (jumlah penerimaan baru dalam periode tertentu / target penerimaan untuk periode tersebut) x 100
Mencapai target penerimaan adalah indikator kekuatan saluran kandidat Anda, perencanaan tenaga kerja, dan proses perekrutan.
10. Skor Net Promoter Score (NPS)
KPI ini mengukur pengalaman pelamar/kandidat selama proses perekrutan. Skor NPS kandidat memberikan wawasan tentang seberapa besar kemungkinan kandidat merekomendasikan perusahaan Anda berdasarkan pengalaman perekrutan mereka.
Skor NPS kandidat = % promotor – % pengkritik
Tanyakan kepada pelamar, baik yang diterima atau tidak: “Dalam skala 1-10, seberapa mungkin Anda merekomendasikan perusahaan kami kepada teman atau rekan kerja?”
Kumpulkan data NPS pada berbagai tahap proses perekrutan dan pisahkan data berdasarkan perekrut dan tahap perekrutan. NPS di atas 50% biasanya dianggap sangat baik.
11. Analisis Situs Rekrutmen dan Gunakan Media Sosial
Sesuaikan KPI ini sesuai dengan strategi media sosial dan rekrutmen online Anda. Gunakan alat analisis situs web dan teknologi media sosial untuk mengumpulkan dan menganalisis data pengguna, termasuk demografi pengunjung, efektivitas saluran, biaya saluran, dan keterlibatan kandidat secara online.
KPI situs web dan media sosial = (jumlah pelamar dari platform media sosial (misalnya, LinkedIn) / total jumlah pelamar online) x 100
Baca Juga: Recruitment Funnel: Panduan Lengkap Untuk Tim HR
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, KPI untuk rekrutmen merupakan alat atau metrik yang efektif untuk mengukur, mengevaluasi, dan memeriksa seberapa baik proses perkrutmen tenaga kerja. KPI ini memberikan insight berharga, seperti biaya per rekrutmen, tingkat penerimaan penawaran kerja, tingkat turnover karyawan, dan lain sebagainya.
Sebagai upaya optimalisasi penerapan HR analytics, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.
Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.