Saat perusahaan mengalami kelangkaan bakat, audit keterampilan akan membantu Anda untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang keterampilan yang dimiliki oleh perusahaan, serta apa yang perlu dikembangkan atau rekrut.
Apa yang Dimaksud dengan Audit Keterampilan?
Audit keterampilan adalah proses untuk mengevaluasi keterampilan dan kemampuan karyawan guna mengetahui apakah ada kesenjangan pengetahuan atau peluang pertumbuhan. Pada tingkat organisasi, proses mengukur keterampilan semua orang di perusahaan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan tenaga kerja yang ada.
Sebagai tim HR, Anda akan melakukan proses ini melalui kuesioner atau wawancara. Namun, ada berbagai sumber informasi lain, seperti sistem manajemen pembelajaran, sertifikat, riwayat kinerja, dan sebagainya.
Melalui audit keterampilan, perusahaan dapat mengetahui keterampilan yang tersedia dan tidak ada di perusahaan. Sebab, seringkali perusahaan belum menyadari keterampilan yang dimiliki karyawan, sehingga tidak dimanfaatkan sepenuhnya.
Selain itu, proses ini juga membantu perusahaan saat mengalami perubahan, seperti restrukturisasi. Misalnya, jika sebuah bank mengadopsi teknologi baru yang akan menggantikan peran teller bank, maka keterampilan teller bank tidak lagi dibutuhkan. Namun, perusahaan akan memerlukan karyawan dengan keterampilan teknologi di masa depan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa audit keterampilan merupakan proses berkelanjutan, sebab perusahaan akan selalu mengalami perubahan. Proses ini merupakan alat penting yang harus menjadi fokus strategis Anda dan tim HR agar audit berjalan sesuai dengan tujuan bisnis.
Baca Juga: Skills Taxonomy: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Jenis Audit Keterampilan
Terdapat dua jenis proses audit yang dapat dilakukan Anda dan tim:
1. Audit Keterampilan Pribadi
Jenis audit ini digunakan untuk memahami sejauh mana keterampilan seseorang dalam suatu keterampilan khusus atau secara umum. Audit ini membantu Anda dalam mengidentifikasi adanya kesenjangan keterampilan yang dimiliki oleh seorang karyawan.
Melalui audit keterampilan pribadi, karyawan dapat menentukan pekerjaan yang paling cocok untuk mereka saat ingin mengubah karier, atau sebagai rencana pengembangan diri. Selain itu, informasi dari proses audit juga bisa digunakan untuk audit keterampilan kelompok.
2. Audit Keterampilan Kelompok
Audit keterampilan kelompok melibatkan proses audit terhadap semua karyawan dalam sebuah tim atau organisasi. Biasanya jenis ini digunakan untuk membuat daftar keterampilan yang dimiliki oleh karyawan di tempat kerja.
Baca Juga: Peer Mentoring: Arti, Manfaat, Langkah, dan Contohnya
Kapan Perusahaan Harus Melakukan Audit Keterampilan?
Adanya karyawan yang meninggalkan perusahaan, perkrutan baru, dan perubahan cara kerja tentu mempengaruhi keterampilan yang dibutuhkan. Oleh karena itu, waktu yang tepat untuk mmelakukan audit adalah saat:
1. Posisi Baru Dibuat
Sebagai bagian dari tim HR, Anda perlu menemukan dan menjelaskan secara rinci mengenai keterampilan baru yang dibutuhkan untuk posisi tersebut dan karakteristik yang ideal untuk calon karyawan baru.
2. Seorang Karyawan Berganti Posisi
Dengan menggunakan audit keterampilan pribadi, karyawan dapat mengenali kekuatan atau kelemahannya, sehingga dapat mendorong keberhasilan dalam peran baru mereka.
3. Seorang Karyawan Pindah ke Departemen Lain
Audit keterampilan juga perlu dilakukan ketika seorang karyawan pindah ke departemen lain untuk memastikan keterampilan yang dimiliki masih relevan.
Baca Juga: Pelatihan Lintas Karyawan: Arti, Manfaat, dan Langkahnya
4. Proyek Baru Membutuhkan Keterampilan Khusus
Proses audit dilakukan untuk mengidentifikasi keterampilan apa yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek baru, dan apakah anggota tim proyek sudah memiliki keterampilan tersebut.
5. Bagian dari Manajemen Kinerja
Program manajemen kinerja yang baik bertujuan untuk mengembangkan karyawan. Kemudian, audit keterampilan akan membantu mengevaluasi apakah karyawan tersebut di bawah performa atau melebihi harapan.
Audit keterampilan membutuhkan waktu, usaha, dan koordinasi yang baik. Untuk hasil terbaik, gunakan teknologi untuk menggabungkan dan menganalisis data dari audit keterampilan.
Baca Juga: Evaluasi Pelatihan, Ketahui Arti, Manfaat, Hingga Langkahnya
Alasan Pentingnya Perusahaan Melakukan Audit Keterampilan
Berikut adalah beberapa alasan yang membuat perusahaan harus melakukan audit keterampilan:
1. Membantu Memahami Keterampilan yang Dimiliki Perusahaan
Melalui audit, Anda dapat memahami keterampilan yang dimiliki oleh karyawan di perusahaan pada masing-masing departemen tertentu. Karyawan mungkin memiliki berbagai keterampilan yang tidak diketahui perusahaan, seperti skill yang mereka peroleh saat belajar, pengalaman kerja sebelumnya, atau minat di luar pekerjaan mereka.
Dengan demikian, perusahaan dapat menggali keterampilan karyawan tersebut dan memanfaatkannya dengan optimal.
2. Mengidentifikasi Kesenjangan Keterampilan
87% perusahaan menyadari adanya kesenjangan keterampilan atau hal tersebut akan terjadi dalam beberapa tahun ke depan. Melalui proses audit, Anda dapat mengidentifikasi apakah terdapat kekurangan keterampilan pada karyawan, tim, departemen, dan perusahaan secara keseluruhan.
Dalam hal ini, Anda dan tim HR, serta manajemen dapat membuat keputusan strategis yang lebih baik dalam mengalokasikan proyek atau anggaran pada tim tertentu.
Selain itu, proses ini juga membantu dalam perencanaan masa depan. Misalnya, jika saat ini bisnis Anda menggunakan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) dalam produknya selama lima tahun ke depan, Anda bisa mulai mengidentifikasi kesenjangan keterampilan yang berkaitan dengan AI, seperti manajemen data, ilmu data, pemrograman, dan sebagainya.
3. Mendukung Inisiatif Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Informasi yang diperoleh dari audit keterampilan dapat menjadi dasar perancangan program pelatihan dan pengembangan karyawan oleh tim HR. Anda dapat menggunakan data ini untuk meningkatkan program yang sudah ada atau fokus untuk merancang program pelatihan keterampilan yang menjadi prioritas.
4. Meningkatkan Proses Perekrutan
Salah satu manfaat dari audit keterampilan adalah dapat membantu meningkatkan proses perekrutan. Anda dan tim HR akan memiliki informasi yang lebih baik untuk menentukan calon yang sesuai untuk melengkapi tim berdasarkan insight tersebut.
Data yang dihasilkan juga membantu Anda untuk melakukan rekrutmen dengan lebih tepat sasaran.
5. Membangun Kemampuan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki keahlian unik yang memungkinkan mereka untuk mengimplemetasi strategi bisnis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Keterampilan dan kemampuan karyawan sangat penting dalam membangun keahlian ini, terutama dalam operasional perusahaan di pasaran. Dengan mengidentifikasi keterampilan yang memberikan kontribusi pada operasional, perusahaan pun dapat memperkuat keunggulannya.
6. Menyeleraskan Tujuan Individu dan Tim
Seiring perkembangan zaman, industri bisnis mengalami perubahan yang signifikan, sehingga terdapat keterampilan yang sudah tidak relevan untuk saat ini. Misalnya, saat Anda merekrut seorang manajer acara pada tahun 2020 terjadi perubahan yang memerlukan perubahan untuk mengelola dan menjalankan acara secara online.
Audit keterampilan membantu Tim SDM untuk mengidentifikasi keterampilan yang diperlukan dalam peran yang telah berubah dan memberikan pelatihan yang diperlukan agar individu atau tim dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang baru.
Baca Juga: 10 Macam Training Metrics Penting yang Wajib HR Tahu
10 Tips untuk Melakukan Audit Keterampilan
Berikut adalah tips yang bisa Anda lakukan untuk menciptakan audit keterampilan:
1. Jelaskan Tentang Tujuan Anda
Audit keterampilan membuthkan waktu, energi, dan sumber daya yang cukup signifikan. Oleh karena itu, proses tersebut harus melibatkan stakeholder, manajer proyek, tanggung jawab yang jelas, anggaran, dan tujuan yang terdefinisi dengan baik.
Kemudian pertimbangkan tantangan, peluang, dan tujuan bisnis Anda:
- Tantangan apa yang sedang Anda hadapi sekarang dan dalam waktu dekat?
- Bagaimana peluang pertumbuhan organisasi Anda?
- Apa yang ingin Anda capai?
Mengetahui jawaban atas pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan keterampilan mana yang akan difokuskan dalam audit Anda.
2. Libatkan Stakeholder
Libatkan stakeholder yang tepat saat mengembangkan tujuan untuk memastikan dukungan dan keterlibatan sejak awal. Sebab, hal ini bukanlah proyek HR semata, melainkan merupakan kebutuhan bisnis yang didukung oleh HR.
Oleh karena itu, libatkan stakeholder dari semua departemen dan sub-departemen dalam organisasi, tidak hanya front line tetapi juga back-end seperti operasional, IT, keuangan, dan lain-lain.
2. Tentukan Ruang Lingkup
Hindari menentukan ruang lingkup yang terlalu luas untuk audit keterampilan Anda. Sebab, tidak ada manfaatnya melakukan audit pada setiap keterampilan dalam organisasi.
Misalnya, mengetahui siapa yang bisa menggunakan suatu tools, mungkin tidak akan membantu bisnis Anda. Sebaliknya, tentukan ruang lingkup audit berdasarkan strategi perusahaan Anda, kemudian pecah menjadi kategori-kategori. Berikut contohnya:
- Keterampilan teknis (dibagi menjadi subkategori)
- Keterampilan kepemimpinan (berdasarkan pilar kepemimpinan Anda)
- Keterampilan interpersonal
Sertakan dalam ruang lingkup jenis informasi yang akan Anda kumpulkan, misalnya:
- Sertifikat
- Informasi tinjauan kinerja
- Tinjauan oleh manajer.
3. Gunakan Kerangka Kompetensi
Gunakan kerangka kompetensi untuk menilai keterampilan, sebab hal ini dapat memastikan konsistensi di seluruh organisasi dari waktu ke waktu.
Model kompetensi sendiri adalah agregat kompetensi yang relevan untuk peran atau fungsi tertentu. Melalui model ini, Anda akan memperoleh kerangka kerja untuk menganalisis kesenjangan keterampilan dan peningkatan keterampilan.
Selain itu, Anda dapat membuat matriks kompetensi untuk membantu memetakan keterampilan yang diperlukan dalam sebuah tim atau proyek. Matriks ini memungkinkan Anda memvisualisasikan keterampilan dan kompetensi yang tersedia serta yang diperlukan dalam sebuah tim.
4. Pilih Metode Penilaian
Anda dapat menggunakan berbagai cara untuk mengumpulkan informasi dalam proses audit. Beberapa metode yang bisa digunakan antara lain:
- Interview one-0n-one: Ajukan pertanyaan kepada karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan mereka. Lakukan pendekatan yang sama untuk setiap karyawan agar Anda dapat memahami keterampilan secara keseluruhan. Hal ini mungkin akan memakan waktu, namun efektif.
- Survei penilaian diri: Kirim survei kepada karyawan untuk mereka isi. Melalui survei ini, karyawan akan memberikan penilaian tentang singkat keterampilan mereka dalam skala tertentu.
- Kumpulkan informasi historis: Anda dapat mengumpulkan informasi yang sudah ada tentang karyawan, seperti pelatihan sebelumnya, riwayat kinerja, sertifikat, gelar sarjana, dan sebagainya.
- Uji keterampilan formal: Lakukan tes keterampilan untuk menilai keterampilan yang diperlukan dalam organisasi.
5. Mulai dari yang Kecil
Untuk membuktikan apakah audit keterampilan Anda bermanfaat atau tidak, mulailah dengan cakupan yang kecil, misalnya di satu departemen atau tim. Kemudian, Anda bisa memperluas audit ke departemen dan tim lainnya berdasarkan hasil yang diperoleh.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
6. Pastikan Kepatuhan Hukum
Pastikan Anda memiliki izin untuk mengumpulkan data dan memiliki infrastruktur yang memadai untuk melindungi data pribadi karyawan. Pengumpulan data hanya boleh dilakukan dalam kondisi yang ketat dan data tersebut hanya boleh digunakan untuk tujuan yang sesuai dengan hukum setempat.
Pastikan bahwa informasi yang dikumpulkan tidak disalahgunakan dan selalu melindungi privasi karyawan. Beberapa standar minimum yang harus diperhatikan adalah:
- Gunakan data hanya untuk tujuan yang telah ditentukan.
- Jangan mengumpulkan informasi yang tidak diperlukan.
- Pastikan semua data yang dikumpulkan adalah data yang terbaru.
- Berikan akses kepada karyawan agar mereka dapat memperbaiki informasi jika terjadi kesalahan.
- Periksa peraturan hukum di negara yang berlaku jika Anda melakukan audit di luar wilayah atau negara Anda sendiri.
7. Kumpulkan dan Analisis Data
Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti saat mengumpulkan data karyawan:
- Beri tahu karyawan tentang audit keterampilan.
- Kumpulkan data menggunakan metode yang telah ditentukan. Jika Anda menggunakan wawancara, berikan pelatihan kepada pewawancara mengenai teknik yang benar.
- Latih karyawan dan manajer untuk menggunakan sistem jika Anda menggunakan metode pengumpulan data yang berkelanjutan. Misalnya, sistem manajemen pembelajaran yang perlu diperbarui oleh karyawan saat mereka memperoleh keterampilan baru.
8. Gunakan Wawasan
Gunakan wawasan untuk membuat rencana perekrutan, pelatihan, dan pengembangan keterampilan. Dalam hal ini, hasil audit keterampilan akan membantu Anda merancang intervensi perekrutan, pelatihan, pembelajaran, dan pengembangan keterampilan jangka pendek dan jangka panjang.
Misalnya, untuk jangka pendek Anda dapat mendaftarkan karyawan Anda dalam workshop untuk meningkatkan keterampilan software. Pada jangka panjang, Anda dapat mengembangkan cara untuk menguji keterampilan yang dibutuhkan dalam proses seleksi saat merekrut atau meningkatkan pelatihan bagi karyawan baru.
Selain itu, laporan penilaian dapat dibuat sebagai bagian dari audit keterampilan. Laporan ini bisa merangkum:
- Keterampilan yang tidak digunakan dan apakah keterampilan tersebut bernilai saat ini atau di masa depan
- Kemungkinan pindah tugas karyawan berdasarkan keterampilan yang dimiliki
- Menyebutkan celah keterampilan yang signifikan di seluruh organisasi
- Keterampilan yang mendesak
Selanjutnya, saring informasi ini kepada manajer perekrutan dan tim rekrutmen untuk memastikan bahwa proses wawancara dan perekrutan saat ini juga mengisi celah keterampilan yang teridentifikasi dalam audit.
9. Bangun dan Pertahankan Inventaris Keterampilan
Inventaris keterampilan yang terkini akan memberikan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana karyawan Anda harus mengembangkan diri dan membantu Anda membuat rencana suksesi serta menutupi celah keterampilan sebelum menjadi masalah.
10. Audit Keterampilan Tim HR
Saat melakukan audit, jangan lupakan tim HR untuk membantu Anda menemukan dan mengisi celah dalam tim HR guna memperkuat kompetensi inti dan memastikan keterampilan SDM yang relevan di masa depan.
Perlu diketahui bahwa tim HR akan menjadi yang terdapan dalam pelaksanaan proses audit, sehingga tim ini menjadi yang tepat untuk emmulai audit sebelum melibatkan departemen lainnya.
Baca Juga: Job Shadowing: Arti, Manfaat, Hingga Tips Pelaksanaannya
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, audit keterampilan dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan berdasarkan data dalam hal perkrutan, pelatihan, dan peningkatan keterampilan.
Proses ini akan membantu Anda mengembangkan keterampilan yang relevan bagi karyawan dan perusahaan, sehingga membantu bisnis untuk membangun kemampuan operasional yang diperlukan untuk meningkatkan keunggulan.
Sebagai upaya optimalisasi audit keterampilan, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.
Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.