Saat melakukan program pelatihan untuk karyawan, perusahaan tentunya perlu tahu bagaimana efektivitas dari pelaksanaan program tersebut. Inilah yang membuat Anda wajib memahami tentang training metrics.
Dengan metrik tersebut, Anda dapat mengetahui apakah program pelatihan memberikan manfaat yang sebanding dengan biaya yang telah dikeluarkan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu training metrics, tujuan, pentingnya bagi perusahaan, macam, hingga langkah menentukan metrik yang tepat.
Apa yang Dimaksud dengan Training Metrics?
Training metrics atau metrik pelatihan merupakan cara mengukur dan memastikan sejauh mana program pelatihan efektif. Metrik ini berupa berbagai ukuran spesifik yang bertujuan untuk menunjukkan dampak dari upaya pengembangan dan pelatihan organisasi.
Metrik ini membantu perusahaan menentukan apakah program pelatihan memberikan manfaat yang sebanding dengan investasinya, mencakup hal-hal seperti berapa banyak karyawan yang lulus dalam pelatihan, dan sejauh mana keterampilan mereka dapat meningkat.
Contohnya, jika perusahaan ingin meningkatkan kunjungan ke situs web mereka melalui media sosial, kemungkinan mereka akan menyelenggarakan pelatihan terkait digital marketing, agar karyawan memiliki keterampilan yang dibutuhkan.
Setelah melaksanakan program pelatihan tersebuut selama beberapa waktu, perusahaan akan mengukur kunjungan ke situs web. Apabila jumlah klik dari media sosial ke situs web meningkat setelah program pelatihan, maka perusahaan dapat menganggap pelatihan terebut berhasil.
Training metrics karyawan juga beragam dan dapat disesuaikan dengan program pelatihan yang spesifik. Namun, secara umum metrik pelatihan mencakup beberapa area, yaitu:
- Waktu yang dihabiskan untuk mengonsumsi konten pelatihan, misalnya jumlah jam yang digunakan untuk modul eLearning
- Jumlah karyawan yang berhasil menyelesaikan pelatihan, misalnya skor tes dari penilaian program.
- Hubungan antara hasil pelatihan dengan perbaikan operasional, misalnya perubahan perilaku yang terjadi.
- Evaluasi dampak keuangan dari kursus tertentu, misalnya pengembalian investasi atau ROI.
Baca Juga: Cara Menghitung ROI Proses Training dan Pentingnya Bagi Perusahaan
Tujuan Training Metrics
Dilansir dari AIHR, metrik pelatihan berfokus pada efektivitas yang membuatnya memiliki beberapa fungsi, seperti:
- Menilai keberhasilan program pelatihan.
- Mengukur efektivitas pelatihan.
- Menggunakan data dan wawasan untuk menyesuaikan pelatihan dengan tujuan perusahaan.
- Mengevaluasi berbagai komponen program pelatihan.
Sebagai contoh, perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak di bidang bisnis pakaian online. Untuk meningkatkan penjualan, Anda perlu melakukan optimalisasi SEO situs web agar mendatangkan lebih banyak pelanggan dan penjualan yang lebih tinggi.
Namun, setelah menganalisis situasi, Anda menyadari bahwa karyawan Anda tidak memiliki keterampilan SEO yang dibutuhkan. Oleh karena itu, Anda mengirim mereka untuk mengikuti pelatihan SEO.
Berdasarkan contoh situasi di atas, metrik pelatihan karyawan akan membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti berikut:
- Apakah pelatihan karyawan mengenai SEO berhasil?
- Apakah peserta pelatihan merasa puas dengan pelatihan tersebut?
- Apakah terjadi peningkatan penjualan di situs web? Apakah ada peningkatan yang signifikan dalam jumlah calon pelanggan?
- Apakah optimalisasi SEO pada situs web Anda sudah meningkat?
- Pelatihan tambahan apa yang diperlukan untuk meningkatkan keterampilan SEO?
Dalam sebuah perusahaan, hasil pelatihan akan menjadi jelas apabila terdapat tujuan terkait dengan pelatihan tersebut.
Misalnya, jika tujuan Anda adalah meningkatkan kunjungan situs web sebesar 20% dalam enam bulan, Anda dapat menyelenggarakan pelatihan yang sesuai untuk mencapai tujuan ini dan mengukur metrik pelatihan berdasarkan tujuannya.
Baca Juga: Pentingnya Voice of The Employee, Perusahaan Wajib Tahu
Pentingnya Training Metrics
Menggunakan metrik pelatihan karyawan dalam evaluasi pelatihan membantu Anda untuk membuat keputusan berdasarkan data yang objektif. Hal ini dapat menghilangkan pengaruh pribadi dan memastikan keputusan didasarkan fakta.
Sementara dari sudut pandang perusahaan, penggunaan metrik pelatihan menciptakan keadilan yang sesuai dengan prosedur dan memberikan keabsahan terhadap investasi keuangan yang dilakukan dalam pelatihan. Selain itu, training metrics juga memiliki beberapa manfaat seperti:
- Mengukur kinerja keuangan: Dapat menghubungkan metrik pelatihan dengan kinerja keuangan (misalnya, ROI, likuiditas, profitabilitas).
- Melacak perubahan kinerja dari waktu ke waktu: Dengan menggunakan metrik dan indikator kinerja yang sama, Anda dapat melihat perbaikan yang terjadi secara langsung akibat upaya pelatihan.
- Membandingkan pelatihan dengan pesaing: Dapat membandingkan program pelatihan Anda dengan pesaing dan menentukan apakah Anda menghabiskan terlalu banyak atau terlalu sedikit sumber daya untuk pelatihan.
- Berkomunikasi secara transparan kepada karyawan: Dapat menunjukkan kepada karyawan nilai dari pelatihan dan pentingnya investasi yang diberikan kepada mereka.
Baca Juga: Recruitment Funnel: Panduan Lengkap Untuk Tim HR
10 Macam Training Metrics Penting untuk Evaluasi Pelatihan
Berikut adalah sepuluh metrik penting yang dapat Anda jadikan patokan untuk mengevaluasi pelatihan karyawan:
1. Tingkat Kelengkapan
Tingkat kelengkapan mengukur berapa banyak karyawan yang berhasil menyelesaikan seluruh pelatihan dibandingkan dengan jumlah awal peserta.
Rumus Tingkat Kelengkapan = Jumlah karyawan yang menyelesaikan pelatihan / Jumlah peserta awal
Metrik ini memberikan gambaran tentang seberapa banyak karyawan yang berhasil menyelesaikan pelatihan. Namun, metrik ini tidak memberikan informasi tentang kinerja peserta.
2. Tingkat Kelulusan
Tingkat kelulusan mengukur jumlah karyawan yang berhasil lulus dalam tes atau penilaian setelah mengikuti pelatihan dibandingkan dengan jumlah peserta.
Rumus Tingkat Kelulusan = Jumlah karyawan yang lulus dalam pelatihan / Jumlah peserta
Metrik ini menunjukan seberapa banyak karyawan yang berhasil lulus dalam tes atau penilaian setelah mengikuti pelatihan.
3. Keterlibatan Peserta
Tingkat keterlibatan peserta sangat berhubungan dengan keberhasilan pelatihan. Meskipun keterlibatan sulit diukur secara pasti, pemimpin pelatihan memiliki beberapa pilihan.
Misalnya, Anda dapat melacak waktu yang dihabiskan peserta dalam mempelajari materi pelatihan atau mencoba mengukur upaya yang dilakukan peserta dalam pelatihan.
Informasi ini sebaiknya digunakan bersama data lain seperti tingkat kelulusan, metrik kinerja karyawan, atau umpan balik subjektif lainnya, termasuk survei setelah pelatihan.
4. Biaya Pelatihan per Karyawan
Metrik biaya pelatihan per karyawan mengukur berapa banyak biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pelatihan, dibagi dengan jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan tersebut. Metrik ini memberikan informasi tentang seberapa besar investasi perusahaan dalam pengembangan karyawan.
Rumus Biaya Pelatihan per Karyawan = Total biaya pelatihan / jumlah peserta
Untuk menghitung biaya pelatihan secara akurat, perusahaan perlu memperhitungkan waktu yang dihabiskan untuk pelatihan formal dan informal. Misalnya, berapa lama karyawan mengikuti pelatihan dalam kelas atau webinar, serta berapa banyak waktu dan uang yang dikeluarkan untuk perjalanan terkait pelatihan.
5. Return on Investment (ROI) Pelatihan
ROI Pelatihan adalah cara untuk mengukur manfaat finansial atau manfaat lainnya yang diperoleh dari investasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan. Metrik ini penting untuk menentukan apakah program pelatihan berhasil atau tidak.
Rumus ROI Training = Keuntungan dari hasil pelatihan / total biaya pelatihan
Namun, menghitung ROI secara tepat bisa sulit karena perusahaan perlu memisahkan pengaruh pelatihan terhadap perubahan keuntungan yang terjadi. Perhatikan bahwa hanya melihat keuntungan sebelum dan setelah pelatihan bisa menyesatkan karena ada faktor lain yang juga berpengaruh pada kinerja bisnis.
Baca Juga: Evaluasi Pelatihan, Ketahui Arti, Manfaat, Hingga Langkahnya
6. Metrik Kinerja Karyawan
Banyak perusahaan menggunakan metrik kinerja karyawan untuk menilai sejauh mana karyawan bekerja dengan baik. Dengan membandingkan metrik kinerja sebelum dan setelah pelatihan, perusahaan dapat melihat apakah pengetahuan atau keterampilan baru yang diperoleh dari pelatihan berdampak positif pada kinerja karyawan.
Metrik kinerja ini dapat berbeda-beda tergantung pada jenis pekerjaan karyawan dan jenis pelatihan yang diberikan. Ada kasus di mana perubahan dalam metrik kinerja mudah terlihat, namun ada juga kasus di mana perlu waktu untuk melihat dampaknya pada metrik kinerja akhir.
7. Tingkat Keberhasilan Penjualan
Tingkat keberhasilan penjualan mengukur kinerja tim penjualan dengan membandingkan jumlah penjualan yang berhasil dengan jumlah pertanyaan atau permintaan dari pelanggan potensial.
Tingkat Keberhasilan Penjualan = Jumlah penjualan yang sukses / jumlah permintaan
Dengan membandingkan tingkat keberhasilan penjualan sebelum dan setelah pelatihan, manajemen dapat melihat sejauh mana program pelatihan memberikan dampak positif.
8. Penilaian Kepuasan Pelanggan
Rumus Penilaian Kepuasan Pelanggan = jumlah tanggapan positif dibagi dengan total tanggapan
Metrik ini bertujuan untuk mengukur seberapa puas pelanggan dengan layanan yang diberikan. Jumlah tanggapan positif mengacu pada tanggapan pelanggan yang mengindikasikan kepuasan, sedangkan total tanggapan adalah jumlah keseluruhan tanggapan yang diterima dari pelanggan.
9. Perubahan Efisiensi Operasional
Perubahan efisiensi operasional dapat dihitung dengan membandingkan tingkat efisiensi sebelum dan setelah pelatihan. Efisiensi operasional mengacu pada sejauh mana suatu organisasi dapat menjalankan operasinya dengan efektif dan efisien. Pelatihan dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Perubahan efisiensi operasional dapat diukur dengan membagi tingkat efisiensi sebelum pelatihan dengan tingkat efisiensi setelah pelatihan.
10. Pola Perilaku Peserta
Melalui analisis pola perilaku peserta sebelum, selama, dan setelah pelatihan, dapat diidentifikasi pola atau tren yang mungkin terjadi. Misalnya, beberapa departemen mungkin memiliki karyawan yang secara konsisten tidak mencapai target, atau ada karyawan yang menghadapi kesulitan dalam metode pembelajaran yang ada. Dengan memahami pola perilaku ini, dapat diambil tindakan yang sesuai untuk mengatasi masalah dan meningkatkan hasil pelatihan.
Baca Juga: 13 Metrik Kinerja Karyawan yang Harus Anda Pantau
Cara Menentukan Training Metrics dengan Tepat
Untuk menentukan metrik yang tepat untuk program pelatihan Anda, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Pertimbangkan Konteks
Selalu perhatikan situasi dan kondisi pelatihan. Ajukan beberapa pertanyaan kepada diri Anda sendiri, seperti apa tujuan dari pelatihan? Apa jenis pelatihan yang akan dilakukan? Dan departemen mana yang akan melakukan pelatihan ini?
Metrik pembelajaran harus mencerminkan jenis pelatihan dan metode yang digunakan. Misalnya, apakah pelatihan dilakukan secara online atau kombinasi antara online dan tatap muka? Bagaimana kehadiran peserta diukur, dan bagaimana penilaian dilakukan?
Pelatihan untuk tim sales berbeda dengan pelatihan untuk staf HR, dan faktor konteks ini membantu Anda memilih metrik pembelajaran yang relevan. Pertimbangkan peran departemen khusus, faktor-faktor yang mempengaruhi mereka, dan apa yang diharapkan sebagai hasil pelatihan.
Untuk mengevaluasi efektivitas pelatihan dengan baik, konsultasikan dengan pimpinan departemen dan karyawan terkait.
2. Libatkan Pihak yang Terkait
Selain ketua departemen, Anda dapat meminta masukan dari berbagai pihak yang terkait untuk menentukan metrik pelatihan yang tepat. Sebab, salah satu cara terbaik untuk mengukur efektivitas pelatihan adalah dengan berbicara dengan mereka yang terlibat langsung, seperti manajer, supervisor, dan karyawan yang sudah maupun belum melakukan pelatihan.
3. Pilih Metrik yang Objektif
Lebih baik menggunakan metrik yang objektif dan dapat diukur berdasarkan data daripada berdasarkan pendapat pribadi. Sebab, metrik subjektif seringkali dapat dipengaruhi oleh banyak faktor dan sulit untuk divalidasi.
4. Tetapkan Tujuan dengan Jelas
Hal yang paling penting dalam mengevaluasi efektivitas pelatihan adalah memiliki tujuan yang jelas untuk program tersebut. Apakah tujuan tersebut terdefinisi dengan baik, misalnya meningkatkan penjualan sebesar X%, atau lebih abstrak seperti meningkatkan kolaborasi antar tim. Pemilihan metrik pembelajaran harus didasarkan pada tujuan keseluruhan tersebut.
Baca Juga: 12 Metrik Produktivitas yang Harus Diketahui Tim HR
Kesimpulan
Training metrics adalah ukuran yang digunakan untuk mengukur efektivitas program pelatihan dalam organisasi. Metrik ini membantu menilai keberhasilan pelatihan, mengukur keterlibatan peserta, menghubungkan hasil pelatihan dengan perubahan operasional, dan mengevaluasi dampak keuangan dari program pelatihan.
Untuk memanfaatkan training metrics secara maksimal, Anda dapat menggunakan Gajihub, software payroll dan HR yang akan membantu perusahaan dalam pengelolaan data karyawan.
Gajihub membantu mengelola gaji, absensi, dan data karyawan dengan cepat dan akurat. Coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahan serta efisiensinya.