Voice of the Employee memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan pendapat mereka tentang perusahaan. Perusahaan kemudian dapat menggunakan masukan dari karyawan tersebut untuk menciptakan tempat kerja yang lebih baik, dengan mempertimbangkan tujuan bisnis perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu voice of the employee, manfaat, metode pengumpulan, hingga cara mendorong karyawan untuk berpartisipasi di dalamnya.
Apa yang Dimaksud dengan Voice of the Employee?
Voice of the Employee (VoE) atau suara karyawan merupakan cara untuk mendengarkan apa yang dirasakan dan diinginkan oleh para karyawan dalam suatu perusahaan. Proses ini mempersilakan karyawan untuk mengungkapkan kebutuhan, harapan, dan preferensi mereka tanpa takut mendapat dampak negatif di tempat kerja.
Para karyawan bisa mengatakan hal itu kepada tim manajemen, perwakilan HR, atasan mereka, dan sebagainya. Kebanyakan perusahaan percaya bahwa penting bagi karyawan untuk bisa berkomunikasi dan mengungkapkan kekhawatiran mereka.
VoE bisa tentang memperbaiki pengalaman kerja, meningkatkan produktivitas, meningkatkan budaya kerja, menyempurnakan proses bisnis, atau mengungkapkan kekhawatiran.
Perusahaan biasanya akan mengumpulkan data VoE melalui survey karyawan, sistem feedback, dan percakapan langsung. Data tersebut kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi masalah dan mencari cara untuk memperbaikinya.
Menurut sebuah penelitian oleh Society for Industrial and Organizational Psychology, suara karyawan menempati peringkat ketujuh dalam tren tempat kerja. Namun, agar bisa memberikan kesempatan secara tepat kepada karyawan untuk berbicara, perusahaan harus memenuhi tiga kriteria berikut:
- Menyediakan wadah yang terstruktur untuk menyampaikan feedback, dan gunakan survei dengan metode yang tepat.
- Menciptakan budaya di mana feedback menjadi bagian penting dari budaya kerja.
- Memberi tahu karyawan bahwa feedback mereka penting.
Baca Juga: Pentingnya Analisis Prediktif, HR Wajib Tahu
Pentingnya Voice of The Employee
Mengumpulkan feedback dari karyawan mungkin akan melibatkan proses yang panjang, namun berikut adalah beberapa manfaat dari VoE:
1. Memahami Lingkungan Kerja dari Perspektif Karyawan
Tidak hanya karyawan saja yang dapat mengajukan pertanyaan terkait peran, tim, dan organisasi. Namun, sebagai bagian dari tim HR Anda juga bisa mempelajari pandangan karyawan tentang lingkungan kerja dengan mengajukan beberapa pertanyaan.
Oleh karena itu, penting untuk memberdayakan karyawan agar mereka bisa menyampaikan pikiran. Misalnya, mereka diharapkan dapat memberikan saran agar bisa bekerja dengan lebih baik atau meningkatkan produktivitas tim. Selain itu, VoE juga menekankan pentingnya membangun komunikasi antara manajer dan karyawan untuk meningkatkan pengalaman karyawan.
2. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Salah satu manfaat besar dari program voice of the employee adalah meningkatkan keterlibatan karyawan. Biasanya, karyawan yang merasa bahwa feedback mereka didengar, akan bekerja dengan serius dan berkontribusi dalam menciptakan tempat kerja yang lebih baik.
Keterlibatan karyawan meningkatkan kinerja bisnis, sehingga penjualan akan meningkat, pendapatan bertambah, dan budaya perusahaan turut meningkat. Selain itu, karyawan yang banyak berkontribusi memiliki risiko lima kali lebih rendah untuk terlibat dalam kecelakaan kerja.
3. Meningkatkan Pemerataan Karyawan
Pemeratan karyawaan terjadi saat kepuasan karyawan tinggi. Kepuasan karyawan tergantung dari bagaimana suara mereka didengarkan, baik tentang ide yang mereka miliki ataupun keluhan yang perlu disampaikan.
Beberapa penelitian mengungkapkan bahwa bisnis dengan praktik komunikasi antara manajer dan bawahan yang baik akan menngurangi tingkat turnover karyawan.
4. Meningkatkan Efektivitas
Masukan dari karyawan memungkikan Anda untuk menemukan apa yang belum efisien, sehingga dapat kembali merancang proses agar lebih efektif. Baik yang berkaitan dengan rekrutmen, penerimaan karyawan baru, manajemen kinerja, perkembangan karier, atau kegiatan SDM lainnya.
Sebagai contoh, Anda melakukan program VoE terkait penerimaan karyawan baru. Analisis hasil survei menunjukkan bahwa karyawan merasa bingung dengan proses onboarding dan informasi yang diberikan kurang memadai. Hal ini dapat menjadi tanda bagi Anda untuk meninjau kembali proses onboarding dan melakukan perbaikan.
5. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Karyawan berinteraksi langsung dengan pelanggan dengan berbagai cara. Interaksi ini memberikan wawasan tentang keinginan, harapan, dan kepuasan pelanggan.
Mengumpulkan wawasan ini dari karyawan dapat membantu perusahaan memahami pelanggan mereka dengan lebih baik, dan sementara mereka akan memberi karyawan pengetahuan yang tepat untuk melayani pelanggan dengan baik.
Baca Juga: Analisis Kompensasi: Arti, Konsep Penting, Hingga Langkah-Langkahnya
Metode Pengumpulan Voice of The Employee
Berikut adalah beberapa metode untuk mengumpulkan suara karyawan:
1. Survei
Survei merupakan metode utama untuk mengumpulkan feedback dari karyawan. Dengan survei, Anda akan memperoleh tanggapan yang terstruktur dan kata-kata langsung dari karyawan.
Selain itu, metode ini juga mudah dianalisis, sehingga Anda bisa mendapatkan insight dengan cepat dan bisa bertindak secara efisien.
2. Penilaian 360 Derajat
Penilaian 360 derajat (360-degree appraisal) merupakan sebuah penilaian kinerja karyawan yang melibatkan berbagai pihak, seperti rekan kerja, atasan, dan bawahan.
Penilaian ini menjadi metode yang bagus untuk memahami lebih dalam kinerja karyawan dan mendorong keterlibatan antar departemen di tempat kerja.
3. Evaluasi Satu Lawan Satu
Evaluasi satu lawan satu (one-to-one) merupakan pertemuan antara seorang atasan dan karyawan untuk membahas kinerja, tujuan, perkembangan, dan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.
Evaluasi ini bertujuan untuk memberikan feedback yang membangun, saling mendengarkan, dan mencari solusi bersama untuk meningkatkan kinerja serta keppuasan karyawan.
4. Kelompok Diskusi
Kelompok diskusi juga menjadi metode yang cukup terkenal dan sangat bermanfaat di lingkungan kerja. Anda dapat menggunakan metode ini untuk menggali lebih dalam hasil survei karyawan, membahas langkah yang akan diambil perusahaan, menacari solusi untuk suatu masalah, ataupun menemukan suatu masalah baru.
5. Crowdsourcing
Secara sederhana, crowdsourcing merupakan cara untuk mengumpulkan ide melalui kontribusi dari sekelompok orang. Metode ini bertujuan untuk mendorong karyawan untuk berinovasi dan menjadi bagian dari proses kreatif.
Melalui crowdsourcing, Anda dapat mengelola beragam ide dalam satu tempat. Namun, pastikan ide-ide tersebut tidak terabaikan selagi beriorientasi pada kesuksesan perusahaan.
Baca Juga: Pahami Peran Penting HR dalam Penerapan Etika Organisasi
Tahap-Tahap Optimalisasi Voice of The Employee
Untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari VoE, berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda lakukan:
1. Tetapkan Tujuan VoE
Sebelum memulai program VoE, tentukan tujuan Anda terlebih dahulu. Tanyakan pada perusahaan apa yang ingin mereka capai. Misalnya, perusahaan mungkin ingin meningkatkan strategi terkait benefit karyawan, atau guna merancang perubahan yang dapat meningkatkan budaya kerja di perusahaan.
Melalui tujuan yang telah ditetapkan, Anda pun dapat memilih metode pengumpulan data dan membuat daftar pertanyaan yang sesuai.
2. Tentukan Cara Mengukur Suara Karyawan
Selanjutnya, tentukan bagaimana cara Anda mengumpulkan data untuk program VoE. Umumnya, survey karyawan dengan data kuantitatif menjadi metode yang paling sering digunakan untuk mengumpulkan dan menganlisis suara karyawan. Survei tersebut meliputi:
- Survei keterlibatan karyawan mengajukan pertanyaan untuk mengetahui seberapa komitmen karyawan dalam membantu perusahaan mencapai tujuan.
- Survei kepuasan karyawan menganalisis tingkat kepuasan karyawan terhadap pekerjaan mereka.
- Survei alasan keluarnya karyawan membantu Anda mengumpulkan dan memahami alasan mengapa karyawan meninggalkan perusahaan.
Selain survei, Anda juga dapat mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif melalui platform keterlibatan karyawan.
Sementara terkait pengumpulan data kualitatif, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan. Misalnya, mengadakan diskusi kelompok dengan karyawan atau wawancara untuk mendapatkan feedback yang lebih mendalam tentang permasalahan utama. Anda pun dapat mengadakan pertemuan one-to-one antara manajer dan karyawan.
Selain itu, Anda juga dapat mengumpulkan feedback dalam bentuk teks dari sumber lain seperti postingan media sosial, ulasan Glassdoor, email, dan media komunikasi internal seperti Slack.
3. Persiapkan Pertanyaan yang Relevan
Pada tahap ini, Anda dapat menggunakan pertanyaan tertutup dan terbuka. Pertanyaan tertutup menggunakan skala (misalnya 1-5) untuk memperoleh jawaban yang cepat dan jelas. Pertanyaan ini membantu Anda mengumpulkan data yang dapat diukur dan berbentuk angka.
Sementara itu, pertanyaan terbuka dapat memberikan gambaran lebih mendetail tentang pemikiran dan perasaan karyawan yang tidak bisa dijawab dengan ya atau tidak. Sebaiknya, kombinasikan kedua jenis pertanyaan tersebut untuk hasil yang terbaik.
Berikut ini beberapa contoh pertanyaan dalam survei karyawan:
Kepuasaan Karyawan:
- Apakah Anda merasa pekerjaan Anda memiliki tujuan?
- Apakah perusahaan memberikan cukup kesempatan untuk promosi dan pengembangan karir?
- Alat dan teknologi apa yang Anda butuhkan untuk bekerja dengan baik?
- Apakah pekerjaan Anda memanfaatkan keterampilan dan kemampuan Anda secara maksimal?
- Seberapa bahagia Anda dengan pekerjaan Anda?
Keterlibatan Karyawan:
- Apakah atasan Anda memberikan pujian ketika Anda melakukan pekerjaan dengan baik?
- Apakah Anda merasa proses penilaian karyawan adil?
- Apakah rekan kerja Anda menerima saran-saran yang Anda berikan?
- Apakah porsi pekerjaan yang Anda tangani adil?
- Bagaimana perusahaan mendukung keseimbangan antara kerja dan kehidupan pribadi Anda?
Alasan Resign Karyawan
- Sejauh apa peran pekerjaan berubah setelah Anda bergabung?
- Apa yang paling Anda sukai dan tidak sukai dari pekerjaan Anda?
- Bagaimana perbandingan paket kompensasi Anda dengan perusahaan lain?
- Mengapa Anda memutuskan untuk meninggalkan perusahaan?
- Dalam skala 1-10, seberapa mungkin Anda merekomendasikan perusahaan ini kepada keluarga atau teman?
Baca Juga: Pengertian Employee Spotlight dan Contohnya
4. Kumpulkan Data Secara Teratur
Pastikan program VoE Anda tidak hanya dilakukan sekali saja. Rencanakan pengumpulan data secara berkala, misalnya setiap tiga bulan atau enam bulan.
Penting untuk mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan tujuan Anda saat melakukan survei. Namun, Anda perlu memastikan survei mingguan atau bulanan tidak menimbulkan kelelahan pada karyawan.
Selain itu, penting untuk mengetahui pendapat karyawan setelah Anda mengimplementasikan tindakan berdasarkan feedback dari mereka.
5. Dorong Partisipasi Karyawan
Selanjutnya, Anda perlu mendorong keterlibatan mereka untuk menjawab survei. Jelaskan mengapa partisipasi mereka penting dan berikan insentif bagi mereka yang terlibat dalam survei tersebut.
Insentif tidak harus berupa uang, Anda bisa memberikan penghargaan dengan menunjukkan kepada karyawan bahwa manajer mengambil tindakan berdasarkan hasil survei. Sebab, saat karyawan menyadari itu, mereka akan lebih termotivasi untuk berpartisipasi pada survei selanjutnya.
6. Analisis Data
Setelah mengumpulkan data, Anda perlu melakukan analisis. Ada berbagai cara untuk mengumpulkan dan menganlisis feedback dalam progam voice of the employee, seperti survei, Net Promoter Score (NPS) karyawan, evaluasi kinerja, forum karyawan, media sosial, kelompok diskusi, dan wawancara.
Anda dapat menggunakan Excel untuk menganalisis data kuantitatif dari jawaban survei tertutup dan menghitung persentase serta statistik. Untuk menganalisis data yang tidak terstruktur berupa teks, Anda dapat mempertimbangkan teknologi Pemrosesan Bahasa Alami (Natural Language Processing/NLP) yang dapat membantu memproses dan menganalisis konten teks secara otomatis.
7. Mengambil Tindakan
Setelah menganalisis hasil dan mendapatkan kesimpulan dari feedback yang telah diberikan karyawan, sekarang Anda sudah bisa menentukan apa yang harus dilakukan. Ciptakanlah sebuah ide atau inovasi dan mulailah untuk menerapkannya. Setelah itu, ulangi proses ini dan lakukan analisis VoE, serta rancang perbaikan baru berdasarkan hasil analisis Anda.
Baca Juga: Employee Value Proposition (EVP): Pengertian, Komponen, dan Contohnya
Cara Mendorong Karyawan dalam Voice of The Employee
Sebagai perusahaan, ada banyak hal yang bisa dilakukan untuk mendorong karyawan agar merasa nyaman menyuarakan pendapat atau masalah di tempat kerja. Berikut adalah beberapa ide yang akan membantu Anda dalam strategi mendukung suara karyawan di perusahaan Anda.
- Ciptakan lingkungan yang aman dan mendukung: Buatlah suasana kerja yang ramah dan terbuka di mana karyawan merasa nyaman menyampaikan pendapat mereka tanpa takut akan konsekuensi negatif.
- Dengarkan dengan saksama: Tunjukkan ketertarikan terhadap pendapat karyawan dengan mendengarkan dengan penuh perhatian. Ajukan pertanyaan terbuka dan berkomunikasilah secara aktif saat karyawan berbagi pikiran mereka.
- Berikan kesempatan memberi masukan: Sediakan cara bagi karyawan untuk memberikan masukan, baik melalui pertemuan rutin, survei anonim, kotak saran, atau platform digital yang mudah diakses.
- Apresiasi dan rayakan kontribusi: Akui dan hargai ide serta kontribusi yang diberikan oleh karyawan. Berikan penghargaan atas solusi inovatif, perbaikan, atau inisiatif yang telah mereka berikan.
- Berdayakan inisiatif karyawan: Dorong karyawan untuk mengambil peran aktif dalam memimpin proyek atau acara, seperti membentuk kelompok sumber daya karyawan, mengadakan sesi berbagi pengetahuan, atau memimpin proyek inovasi.
Dengan melakukan langkah-langkah ini, Anda akan menciptakan budaya di mana karyawan merasa didengar, dihargai, dan termotivasi untuk berpartisipasi secara aktif di dalam perusahaan.
Baca Juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle
Kesimpulan
Voice of the Employee (VoE) atau suara karyawan adalah suatu cara untuk mendengarkan apa yang dirasakan dan diinginkan oleh para karyawan dalam perusahaan. Program ini memungkinkan karyawan untuk mengungkapkan kebutuhan, harapan, dan preferensi mereka tanpa takut mendapat dampak negatif di tempat kerja.
Agar karyawan dapat lebih memfokuskan diri pada program VoE, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebagai software payroll dan HR untuk memudahkan proses administrasi karyawan.
Gajihub membantu mengelola gaji, absensi, dan data karyawan dengan cepat dan akurat. Coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahan serta efisiensinya.
2 thoughts on “Pentingnya Voice of The Employee, Perusahaan Wajib Tahu”